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    淺談新時期醫(yī)院檔案安全管理

    2015-07-10 18:05:21胡殿武
    卷宗 2015年1期
    關(guān)鍵詞:檔案醫(yī)院管理

    摘 要:醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作的重要組成部分,而檔案安全管理是確保檔案實體和信息安全的基礎(chǔ)設(shè)施和制度規(guī)范,也是整個醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵。因此,醫(yī)院的檔案管理要進行不斷的改革與創(chuàng)新,進而實現(xiàn)醫(yī)院檔案安全管理工作規(guī)范化與現(xiàn)代化。

    關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案;管理

    檔案的安全管理,是指為保證檔案的齊全完整,使檔案的載體和信息免受外界不利因素的影響的存在狀態(tài)和保障條件。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作的重要組成部分,不僅涉及到醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌,更關(guān)系到人民群眾的身心健康和醫(yī)學科學的發(fā)展。而檔案安全管理是確保檔案實體和信息安全的基礎(chǔ)設(shè)施和制度規(guī)范,也是整個醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵。因此,醫(yī)院的檔案管理要進行不斷的改革與創(chuàng)新,進而實現(xiàn)醫(yī)院檔案安全管理工作規(guī)范化與現(xiàn)代化。

    1 醫(yī)院檔案安全管理工作現(xiàn)狀

    1.1 安全管理意識落后

    醫(yī)院檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全,然而目前一些檔案管理人員的檔案安全意識落后,認識不到檔案安全工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。分工不明、責任不清等行為已成為威脅檔案安全的隱患,尤其對于電子檔案的安全管理過于疏忽,致使醫(yī)院保密檔案泄露的事件時有發(fā)生。

    1.2 管理人員業(yè)務水平不高

    目前很多醫(yī)院檔案管理人員一般是來自臨床或其他非檔案管理專業(yè),業(yè)務技能水平不高。同時,醫(yī)院缺乏系統(tǒng)的檔案安全知識培訓活動,對檔案管理人員的繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求,致使檔案管理人員平時繼續(xù)學習的機會不多,思想觀念和技能水平跟不上時代的發(fā)展要求。

    1.3 法律法規(guī)體系不健全

    目前,我國關(guān)于檔案保密方面的法律法規(guī)體系還不健全,檔案安全管理工作欠缺法律的限制,對于檔案管理人員的約束力度不夠,一些違法行為時有發(fā)生。

    1.4 管理設(shè)備落后

    由于經(jīng)費的問題,一些醫(yī)院的檔案管理設(shè)備陳舊,安全管理技術(shù)落后,無法適應新形勢下檔案管理工作的需要,也制約了檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

    2 醫(yī)院檔案安全管理優(yōu)化建議

    2.1 確保檔案實體的安全

    1.強化檔案資料管理。紙質(zhì)檔案是醫(yī)院檔案資源的重要組成部分,檔案室是醫(yī)院檔案存放的場所,而易燃的紙質(zhì)檔案在保存檔案資料中占有比例較大,因此要重視檔案室的消防工作,控制檔案室內(nèi)溫度與濕度,做好防火、防蟲、防霉、防盜等工作,確保醫(yī)院紙質(zhì)檔案實體的安全性;另外,檔案管理人員還要重視電子檔案的安全管理,利用技術(shù)手段做好電子檔案的備份,同時還要采取一定的措施防范電腦病毒侵蝕和黑客的侵入,保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息的安全。

    2.加強安全設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院要加大資金的投入,進一步加強檔案安全設(shè)施建設(shè)。另外,還要做好設(shè)施的維護和必要的保養(yǎng),保證這些設(shè)施的正常運行。

    2.2 確保檔案信息的安全

    確保檔案信息安全的關(guān)鍵在“人”。醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)決定了醫(yī)院檔案信息管理的保密性,因此必須要提高檔案管理人員的素質(zhì),讓他們明確自己的社會責任和義務,進一步強化他們的檔案意識和法制觀念。

    1.強化檔案安全意識

    醫(yī)院的檔案管理人員要強化檔案安全意識,樹立全面的檔案信息安全觀,保持高度的責任感,對經(jīng)手的檔案資料文件負全責。同時,檔案管理人員還要掌握一定的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立網(wǎng)絡(luò)安全思維意識,綜合利用殺毒軟件技術(shù)、防火墻技術(shù)以及文件加密和數(shù)字簽名技術(shù)等防范風險,并及時地做好數(shù)據(jù)備份工作,落實醫(yī)院檔案信息保護工作。

    2.明確工作職責

    只有嚴格的規(guī)章制度建立以后才能從根本上保障醫(yī)院檔案管理工作的安全性。因此,醫(yī)院應該根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī),建立完善檔案管理制度,明確各項職責,規(guī)范檔案操作流程,減少檔案管理的隨意性,將檔案安全管理工作落到實處。

    3.樹立法制觀念

    醫(yī)院的檔案管理人員要樹立法制觀念,提高安全管理的認識,用法治思想深化檔案管理工作,嚴格執(zhí)行《檔案法》以及國家有關(guān)檔案工作的各項方針政策,定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作,提高依法管理的自覺性,杜絕違法行為的發(fā)生,保證醫(yī)院檔案工作的法制性。

    4.做好技能培訓

    醫(yī)院要加強對檔案信息管理相關(guān)人員的培訓工作,不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),提高處理安全問題的能力。同時,還要建立培訓需求與反饋系統(tǒng),使檔案安全培訓工作不流于形式,保證培訓質(zhì)量。

    3 結(jié)論

    檔案安全是檔案管理工作的的重要環(huán)節(jié),也是每一位檔案工作人員的重要使命。醫(yī)院的檔案管理部門應建立一整套科學、合理、嚴格的管理制度,落實各項安全維護工作。同時不斷了解行業(yè)發(fā)展動態(tài),創(chuàng)新管理理念,改變以前落后的工作方法,綜合利用現(xiàn)代科學技術(shù)來解決檔案管理工作過程中存在的各種問題,使醫(yī)院的檔案處于安全可靠的狀態(tài),保證醫(yī)院的檔案可以為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務,為廣大患者帶來福音。

    參考文獻

    [1]張梅花 提高檔案安全意識,切實加強檔案安全管理[J] 中國文學 2011(10)

    [2]劉秀榮 加強檔案管理人員培訓的幾點思考[J] 黑龍江交通科技 2011(08)

    [3]王小菁 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J] 中國現(xiàn)代醫(yī)生2012(28)

    [4]張淑娟,張玉穎 加強醫(yī)院檔案管理的探討[J] 黑龍江史志2010(13)

    作者簡介

    胡殿武(1957-),男,吉林洮南,洮南市富文社區(qū)衛(wèi)生服務中心,大專。

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