由檔案保管期限表及相關(guān)問題引發(fā)的思考

吳佳林?張巍?趙翊新

摘 要：檔案保管期限表是檔案工作人員鑒定檔案價(jià)值和確定檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，筆者針對(duì)檔案保管期限表的現(xiàn)狀以及如何改善期限表以使檔案鑒定工作和保管工作更加合理的進(jìn)行提出了幾點(diǎn)設(shè)想。

關(guān)鍵詞：檔案保管期限表；德爾菲法；權(quán)責(zé)明確；美國(guó)文件中心

對(duì)檔案保管期限表優(yōu)劣的思考，一直有很多的爭(zhēng)論。有學(xué)者認(rèn)為檔案保管期限應(yīng)該堅(jiān)持“兩分法”，保管條例越簡(jiǎn)單越好；也有學(xué)者認(rèn)為應(yīng)該借鑒國(guó)外檔案保管期限經(jīng)驗(yàn)，保管條例越細(xì)化越好，越多越好，還有學(xué)者認(rèn)為應(yīng)該建立完善的檔案保管期限表體系[1]。筆者也針對(duì)檔案保管期限表提出了一些看法。

1 檔案保管期限表現(xiàn)狀

各國(guó)檔案保管期限表的制定存在兩種態(tài)度，一是保持靈活，因而檔案保管期限表趨向概括、抽象；二是力求具體，因而檔案保管期限表趨向機(jī)械、細(xì)致。我國(guó)制定檔案保管期限表持前者的原則和態(tài)度[2]，也暴露出相應(yīng)的缺點(diǎn)：

1.1 期限表用詞過于抽象，程度性詞語過多，且沒有指出期滿之后的處置行為

國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)的《文書檔案保管期限表》和2006年頒發(fā)的通用檔案保管期限表《文書檔案保管期限表》中都包括“有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值”、“一般工作活動(dòng)”、“較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)”、“典型材料”、“一般材料”“影響大、問題嚴(yán)重的”等此類模糊、抽象的字眼。這些問題都沒有一個(gè)統(tǒng)一明確的判斷標(biāo)準(zhǔn)，有的檔案工作者認(rèn)為重要的文件，有的工作人員卻覺得價(jià)值不高，或者這份文件本身價(jià)值不大，卻被檔案工作者作為重大性檔案永久保存，而具有潛在價(jià)值的檔案卻被定期保管，面臨到期銷毀的處境，給檔案價(jià)值的鑒定工作和檔案利用工作帶來許多不便。并且對(duì)于保管期限已滿的檔案，檔案保管期限表并沒有給出相應(yīng)的處置行為規(guī)定，導(dǎo)致檔案工作人員對(duì)保管期滿的檔案的處置處于盲目和隨意的狀態(tài)。一方面，由于檔案工作者大都非本專業(yè)或未經(jīng)專門培訓(xùn)，對(duì)檔案的歷史價(jià)值知之甚少，即使鑒定工作有機(jī)關(guān)精通業(yè)務(wù)的專業(yè)人員參與，他們受工作職責(zé)、所處地位、環(huán)境等各種因素的限制，考慮文件價(jià)值的出發(fā)點(diǎn)多局限于文件對(duì)形成部門的價(jià)值，無法充分預(yù)測(cè)檔案價(jià)值的潛在性，導(dǎo)致一些具有研究和利用價(jià)值的檔案歸檔在定期保存之列，而一些無價(jià)值的檔案卻被長(zhǎng)期保管；另一方面，檔案保管期限表中存在的抽象性詞語較多，檔案工作人員為了避免日后在查找利用檔案時(shí)出現(xiàn)檔案已被銷毀的情況，減少檔案利用工作的不便和自身所負(fù)責(zé)任，對(duì)于長(zhǎng)期和定期保管的檔案，都多采取保管年限“寧多不少”的原則，這種用詞過于抽象的情況，沒有具體的要求和限制，使檔案工作者無法準(zhǔn)確對(duì)檔案的保管期限做出判斷，給實(shí)際操作工作帶來諸多不便，導(dǎo)致許多文件材料處于“有限無期”、“鑒而不毀”的狀態(tài)，造成檔案館實(shí)際利用價(jià)值不大的文件數(shù)量過多，不利于檔案的管理和提供利用。

1.2 檔案保管期限過粗，永久保存的檔案比例過高

我國(guó)的檔案保管期限表曾將檔案的保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)階段和永久、定期兩個(gè)階段，也就是所謂的“三分法”和“兩分法”。美國(guó)的保管期限表具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作用，條款具體，操作性強(qiáng)，保管期限表中一般都列有300多個(gè)條款，具體規(guī)定各類文件的保管期限也有十幾個(gè)等級(jí)；日本的檔案保管期限分為1年、3年、5年、10年、永久五個(gè)級(jí)別；阿根廷的檔案保管期限則分為6個(gè)月、1年、3年、3年、10年、永久等，并且定期保存的檔案規(guī)定得較具體。檔案保管期限表的期限與條款，雖然不是越多越好，但是從理論上講，條款細(xì)化使其一目了然是非常有必要的。另外我國(guó)永久保存檔案的數(shù)量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于國(guó)外一些國(guó)家，例如美國(guó)永久保存的檔案數(shù)量約占1%-2%，檔案館只接收具有永久保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定工作主要在文件中心進(jìn)行，對(duì)半現(xiàn)行文件擁有最終處置權(quán)[3]。而我國(guó)永久保存的檔案數(shù)量則占到50%-60%，這對(duì)檔案館館藏帶來了很大壓力，檔案館庫(kù)房建設(shè)的增長(zhǎng)速度與檔案數(shù)量急劇膨脹的矛盾十分突出。

1.3 重宏觀輕微觀，保存的檔案過于重復(fù)，反映政治話題的檔案過多

鑒定檔案價(jià)值的原則是：從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值”[4]。目前檔案保管期限表中對(duì)于宏觀的、方針政策性的綜合性文件的保管期限較長(zhǎng)，對(duì)于微觀的、典型的文件保管期限較短[5]，無法完整的反映社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、歷史文化等各方面的狀況，滿足不同機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、社會(huì)組織及個(gè)人的利用需求。我國(guó)目前仍屬于發(fā)展中國(guó)家，檔案數(shù)量的急劇膨脹速度遠(yuǎn)高于檔案館庫(kù)房建設(shè)的增長(zhǎng)速度；另外很多檔案機(jī)構(gòu)保存的文件中，往往伴隨著一份文件與另外多份文件內(nèi)容重復(fù)、交叉，造成了人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)。而且在實(shí)際鑒定工作中，往往出現(xiàn)重政治、重大體的現(xiàn)象，反映行政政治方面的檔案材料較多，反映宏觀的、系統(tǒng)的檔案較多，忽略經(jīng)濟(jì)、文化、科技等方面的重要性和利用需求，忽略典型性、代表性檔案的特殊價(jià)值，使檔案無法充分反映社會(huì)生活的各個(gè)方面。

2 針對(duì)檔案保管期限表存在問題的思考

針對(duì)檔案保管期限表的問題，筆者認(rèn)為檔案保管期限表的制定可以借用德爾菲法的原理。檔案保管期限表是確定檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)，是為了更好的保管檔案并提供利用，檔案工作者和利用單位及個(gè)人在這一問題上更有發(fā)言權(quán)，因此其制定應(yīng)該建立在對(duì)全國(guó)各地檔案部門和工作者的調(diào)查和對(duì)其結(jié)果的統(tǒng)計(jì)之上，在制定條例之前，廣泛征求這一群體的意見，然后將不同的意見進(jìn)行匯總，并整理出相對(duì)綜合的意見反饋給他們，再次征詢意見，這樣適當(dāng)次數(shù)的反復(fù)之后，逐漸得出較為一致合理的意見。這樣不僅可以考慮到不同地區(qū)不同機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，條例的制定也會(huì)更加具體合理。制定期限表時(shí)應(yīng)該條例清晰，權(quán)責(zé)明確，保證鑒定人員理解容易，方便使用，使檔案工作者在確定保管期限的同時(shí)有據(jù)可依，即使日后出現(xiàn)了部分檔案在被利用時(shí)已經(jīng)因期滿被銷毀，也是因?yàn)闄n案保管期限表的不合理和滯后性造成的，檔案鑒定人員是按照規(guī)定履行職責(zé)，不必承擔(dān)法律責(zé)任。

對(duì)于檔案的鑒定工作，檔案機(jī)構(gòu)可以考慮將檔案館與檔案鑒定工作分離，成立專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案鑒定工作，以減少由于檔案保管期限表的不完善和檔案鑒定人員的非專業(yè)性導(dǎo)致的檔案價(jià)值鑒定的隨意性和混亂，也可以減少檔案館的工作量，以便其集中精力更好的開展服務(wù)利用工作，緩解檔案館館藏壓力。在這個(gè)問題上美國(guó)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)在檔案鑒定工作方面有很大的可取性，他們?cè)O(shè)立專門組織和人員負(fù)責(zé)鑒定工作[6]，這個(gè)鑒定小組的一項(xiàng)重要任務(wù)，就是根據(jù)政府機(jī)構(gòu)報(bào)送的文件處置申請(qǐng)表，提出審核意見，確定聯(lián)邦政府形成的文件中，哪些能反應(yīng)社會(huì)生活并作為珍貴檔案史料被保存下來[7]，我國(guó)的檔案機(jī)構(gòu)可以借鑒這種做法，確保被保存下來的檔案的價(jià)值性和完整性，做到“留必用之，用必留之”。

參考文獻(xiàn)

[1]宗培嶺：檔案保管期限表研究 檔案學(xué)通訊 2002年第5期

[2]中國(guó)人民大學(xué)出版社 《檔案管理學(xué)》 第三版

[3]姚迪：中美檔案鑒定工作比較研究 《浙江檔案》2010年第2期

[4]馮惠玲：檔案管理學(xué) 北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1993.103-104

[5]付榮校：從館藏優(yōu)化審視檔案保管期限表的改革 上海檔案 2003年第2期

[6]鄭洪軍：《試述國(guó)外檔案鑒定工作的特點(diǎn)及對(duì)我國(guó)現(xiàn)狀的思考》《遼寧行政學(xué)院學(xué)報(bào)》 2006年第3期

[7]姚迪：中美檔案鑒定工作比較研究 《浙江檔案》2010年第2期