淺談檔案管理工作的重要性

滿紅梅

摘 要：黨的十八大對各個(gè)領(lǐng)域做出了重要部署，要求個(gè)領(lǐng)域加速經(jīng)濟(jì)建設(shè)，促進(jìn)我國小康社會的建成。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展壯大，企業(yè)和事業(yè)單位越來越重視檔案管理的重要性，新時(shí)期檔案管理工作出現(xiàn)了新的問題，對檔案管理人員提出了全新的要求。傳統(tǒng)的檔案管理只是對實(shí)物進(jìn)行記錄和保管為主，但是這種檔案管理模式的真實(shí)性和科學(xué)性不足，不能方便日后對檔案的管理和查詢，在一定程度上阻礙了企事業(yè)的發(fā)展。檔案管理工作是社會進(jìn)步的重要體現(xiàn)，是企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步和重要見證，因此，做好檔案管理工作十分的重要。本文主要就檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析，并論述了檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，希望本次研究對更好的發(fā)揮檔案管理的作用有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；對策

企業(yè)在開展檔案管理過程中，需要借助一定的科學(xué)理論作為依據(jù)，現(xiàn)如今還有很多企事業(yè)單位還不重視檔案管理工作，對于檔案管理在企業(yè)是單位中的重要作用認(rèn)識不清晰，對檔案管理事業(yè)不重視，導(dǎo)致檔案管理過程中存在很多混亂和不規(guī)范的現(xiàn)象。在檔案管理過程中，包含著很多理論科學(xué)成果，同時(shí)還包含著巨大的信息和客戶的資料，因此，做好檔案管理工作，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，不僅關(guān)系到企業(yè)的整體的發(fā)展，同時(shí)還關(guān)系到國家未來的全面發(fā)展和進(jìn)步。

1 檔案管理工作的意義和作用

1.1 檔案管理工作的意義

科學(xué)合理的對企事業(yè)的檔案進(jìn)行管理不僅能夠有效的衡量企業(yè)或者單位的業(yè)績，同時(shí)還能夠?qū)ζ髽I(yè)或者單位的實(shí)際水平進(jìn)行衡量。由于檔案中記錄的內(nèi)容包括了企事業(yè)單位的發(fā)展歷程和優(yōu)秀的成果，因此，我們可以說檔案是為企業(yè)向前發(fā)展提供的最權(quán)威、最全面的材料，可以利用這些材料對對企業(yè)的發(fā)展做最全面的分析，同時(shí)也是企業(yè)事業(yè)單位制定發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃的重要的參考標(biāo)準(zhǔn)。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理工作需要擺脫傳統(tǒng)的管理文書的觀念上，應(yīng)該不斷更新管理理念，改變傳統(tǒng)的管理方式和管理方法，利用全新的理念開展檔案管理工作，全面反映出企業(yè)的現(xiàn)狀和潛力。企業(yè)在發(fā)展過程中，企業(yè)規(guī)劃、發(fā)展模式、取向以及戰(zhàn)略等發(fā)展都受到檔案較大的影響，所以，檔案管理工作能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位贏得更加的市場份額，對促進(jìn)企事業(yè)單位全面發(fā)展有著十分重要的作用和意義。

1.2 檔案管理的作用

在企業(yè)事業(yè)單位中重視檔案管理主要有以下幾方面的作用，首先，其作為借鑒依據(jù)的作用。作為一種見證企事業(yè)單位發(fā)展的證明物，其與其他的文獻(xiàn)存在較大的差異性，檔案具有一定的法律效力。由于檔案自身存在的特點(diǎn)以及形成的方式，是的檔案在管理和記錄過程中更加的客觀和公正，其記錄的內(nèi)容也更加的權(quán)威和具有說服性，因此檔案是作為一種真實(shí)存在的證據(jù)見證了企事業(yè)單位的發(fā)展歷程；其次，參考作用。檔案在企業(yè)發(fā)展過程中見證了企業(yè)發(fā)展的整個(gè)歷程，因此其具備了較強(qiáng)的參考價(jià)值，其不會被隨意篡改，因此是反應(yīng)了真實(shí)情況的最為客觀的材料，是最直接證據(jù)。檔案的參考性還體現(xiàn)在檔案的內(nèi)容和材料都十分的廣泛，在任何地區(qū)都會有自己的額檔案管理辦公室，所以當(dāng)遇到問題之后，只需要到當(dāng)?shù)氐臋n案部門調(diào)閱檔案便可以了解清楚。通過上述的研究我們可以看出檔案在企事業(yè)單位扮演者十分重要的角色，因此，作為一名檔案管理人員，在工作過程中要切實(shí)做好檔案管理工作，嚴(yán)格按照國家的法律規(guī)定開展檔案管理工作，并在檔案管理過程中，始終樹立法制觀念，保證檔案工作的順利進(jìn)行。

2 檔案管理工作的重要性分析

2.1 檔案管理工作的規(guī)范化

檔案具有一定的法律效力，檔案管理具有顯著的保密性，因此，在開展檔案管理工作過程中需要我們對檔案進(jìn)行集中管理，這樣才能確保檔案的質(zhì)量和保密性。在管理檔案過程中，不僅需要制定統(tǒng)一的檔案袋和相關(guān)的工具，而且還需要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，實(shí)行統(tǒng)一的檔案整理方式和驗(yàn)收方式，制定完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行檔案管理過程中要對每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行嚴(yán)格的管理，只有嚴(yán)格規(guī)范檔案的使用和管理流程，才能切實(shí)發(fā)揮檔案管理的重要作用。對于檔案管理的最基礎(chǔ)的工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也發(fā)揮著十分重要的作用。在開展檔案管理過程中，良好的服務(wù)工作能夠切實(shí)帶動(dòng)整個(gè)基礎(chǔ)檔案管理隊(duì)伍的積極性，同時(shí)對于促進(jìn)我國檔案管理理論研究也有著十分重要的作用和意義。檔案服務(wù)創(chuàng)新的開展，使得檔案部門的檔案在接收、保管和整理以及編目等一系列的工作量降低了不少，最近幾年，很多地區(qū)都逐漸開始了對檔案收集、整理、歸檔進(jìn)行了創(chuàng)新實(shí)踐、研究和分析，并逐漸將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，使得我國的檔案管理工作效率更高，檔案質(zhì)量更好。

2.2 檔案管理工作的信息化

檔案管理工作開展過程中，檔案錄入的及時(shí)性和靈活性嚴(yán)重影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因此，為了切實(shí)發(fā)揮檔案管理企事業(yè)單位中的重要作用，必須加強(qiáng)信息化建設(shè)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，與傳統(tǒng)的檔案管理相比家，最近幾年的檔案管理工作出現(xiàn)了新的生機(jī)，檔案管理過程中將電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，改變了檔案管理工作不及時(shí)和不靈活的困擾。結(jié)合現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，改變了檔案管理的方式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，這樣不僅能夠切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量和效果，同時(shí)還能將更多的成功應(yīng)用到檔案管理中，切實(shí)發(fā)揮檔案管理的重要性。

2.3 檔案管理具有安全性

檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)細(xì)節(jié)都需要通過嚴(yán)格的制度和法律規(guī)范才能開展，不管是在檔案的查閱還是在歸檔過程中都需要在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，因此，我們可以說安全是檔案管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)。同時(shí)保證檔案具有法律效力聯(lián)系最為緊密的因素。目前，我國的檔案在進(jìn)行管理過程中實(shí)行的是集中管理，檔案的安全性得到了很好的保障。在檔案建立過程中，已經(jīng)采取了制定了嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，在檔案查閱過程中，制定了規(guī)章制度中明確標(biāo)明，與檔案無關(guān)的人員或者沒有通過批準(zhǔn)的人員禁止進(jìn)行檔案查閱。這樣做能夠更好的發(fā)揮檔案管理的多重作用，更好的促進(jìn)企事業(yè)單位的健康穩(wěn)定的發(fā)展。

3 檔案管理工作需要注意的幾點(diǎn)事項(xiàng)

首先，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識和專業(yè)素質(zhì)。在檔案管理過程中要保證所有的材料齊全，不存在丟失的現(xiàn)象。加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督，切實(shí)提高檔案管理人員的管理意識，同時(shí)還需要通過專業(yè)培訓(xùn)或者崗位學(xué)習(xí)提高管理人員的工作積極性；其次，加強(qiáng)檔案管理人員安全保密意識教育。要想保證檔案的安全性就必須切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識教育，做好防火、防盜的安全措施，保護(hù)好各種檔案。在工作要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提高管理人員的安全意識，同時(shí)在遇到問題時(shí)能夠及時(shí)的反應(yīng)，及時(shí)的解決，以便更好的滿足工作的需求，切實(shí)發(fā)揮檔案管理工作的重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]厲丹.加強(qiáng)對黨員的思想教育 做好人事檔案整理工作[J]. 中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）. 2010（12）

[2]張少芳.淺談檔案管理在園林建設(shè)企業(yè)的作用及管理策略[J]. 企業(yè)家天地（理論版）. 2010（07）

[3]王薇，王秀云.淺談如何做好企事業(yè)單位檔案管理工作[J]. 中小企業(yè)管理與科技（下旬刊）. 2010（06）

[4]查滿林.建設(shè)知識型企業(yè)檔案管理創(chuàng)新體系——21世紀(jì)企業(yè)檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略思考[J]. 檔案學(xué)通訊. 2010（01）

[5]許祝媚，張長海.檔案管理中如何研究文件生命周期理論[J]. 廣東省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào). 2012（02）

[6]郭兆德，陳雪.對當(dāng)前稅務(wù)檔案管理中存在問題的探討[J]. 稅收與企業(yè). 2010（11）