中外合作建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理的常見問題及對(duì)策建議

趙校

摘要 從國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院的角度出發(fā)，結(jié)合工程實(shí)踐，從范圍、溝通、進(jìn)度、成本、風(fēng)險(xiǎn)幾個(gè)方面分析了中外合作建筑

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理中存在的問題，并綜合上述情況給出了解決問題的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞 合作建筑設(shè)計(jì) 項(xiàng)目管理 問題 對(duì)策

0 引言

近來年，越來越多的國(guó)外建筑事務(wù)所在中國(guó)承接建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目。而作為隸屬于國(guó)資委的中央直屬大型設(shè)計(jì)院，中國(guó)建筑設(shè)計(jì)院有限公司（以下簡(jiǎn)稱“中國(guó)院”）有諸多的項(xiàng)目與境外事務(wù)所合作，筆者有幸參與了多個(gè)中外合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理，在此進(jìn)行總結(jié)。由于合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目與獨(dú)立完成設(shè)計(jì)的項(xiàng)目有許多特別之處，對(duì)于這類項(xiàng)目的項(xiàng)目管理工作也有特殊的要求和側(cè)重點(diǎn)。

1 合作建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的特點(diǎn)

需要進(jìn)行合作設(shè)計(jì)的項(xiàng)目通常是具有重要政治、經(jīng)濟(jì)影響力的大型公共建筑。大多處于重要的地理位置，兼有地標(biāo)價(jià)值，且技術(shù)要求復(fù)雜，通常需要進(jìn)行國(guó)際綠色建筑認(rèn)證；業(yè)主對(duì)項(xiàng)目期望值高，工程建造標(biāo)準(zhǔn)高，通常會(huì)聘請(qǐng)具有國(guó)際水準(zhǔn)、不同國(guó)家的多個(gè)設(shè)計(jì)和咨詢機(jī)構(gòu)共同完成一個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)工作，物業(yè)類型主要集中在大型文化體育建筑、星級(jí)賓館、高級(jí)寫字樓、購(gòu)物中心、商業(yè)綜合體、超高層建筑等。

2 合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理中經(jīng)常遇到的問題

2.1 項(xiàng)目范圍管理難度高

工作范圍難以界定清楚，中外方工作界面劃分容易出現(xiàn)真空地帶。國(guó)內(nèi)外對(duì)于建筑設(shè)計(jì)的階段劃分和各階段工作深度及范圍不同，導(dǎo)致中外方對(duì)于工作內(nèi)容的理解本身就會(huì)有差異。此外，由于建筑設(shè)計(jì)本身的綜合性、復(fù)雜性，并需要符合項(xiàng)目所在地的規(guī)范等特點(diǎn)，合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目也很難采用按專業(yè)或按階段一刀切的方式來劃分境內(nèi)外設(shè)計(jì)單位的工作界面。

目前常見的幾種合作模式有以下幾種。

（1）方案階段由境外設(shè)計(jì)單位全專業(yè)完成為主，初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)由國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院完成。如中國(guó)院與ZAHA Hadid建筑師事務(wù)所及英國(guó)標(biāo)赫（Buro Happold）工程顧問公司合作完成的南京青奧中心項(xiàng)目，就是由ZAHA完成建筑方案設(shè)計(jì)，標(biāo)赫完成結(jié)構(gòu)和機(jī)電方案設(shè)計(jì)。

（2）方案及初步設(shè)計(jì)階段由境外設(shè)計(jì)單位完成為主，施工圖設(shè)計(jì)由國(guó)內(nèi)院完成，比如中國(guó)院和SOM合作的北京綠地中心項(xiàng)目。

（3）方案階段或初步設(shè)計(jì)階段的建筑專業(yè)主要由境外設(shè)計(jì)單位完成，其他工作由國(guó)內(nèi)院完成，比如中國(guó)院與Gensler合作的王府井大飯店改造項(xiàng)目。以第一種模式為例，此種合作模式下，方案階段雖然是以境外設(shè)計(jì)單位為主完成，但在具體項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制圖習(xí)慣不同，境外設(shè)計(jì)單位完成設(shè)計(jì)成果后，需要中方設(shè)計(jì)單位按國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整、復(fù)核。此外，有些工作也需要中方設(shè)計(jì)單位完成，如人防設(shè)計(jì)、面積計(jì)算及核定、日照計(jì)算等。

除此之外，有部分合作的大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜，設(shè)計(jì)過程中有諸多的設(shè)計(jì)及咨詢單位，如酒店管理公司、結(jié)構(gòu)顧問、機(jī)電顧問、幕墻顧問、智能化專項(xiàng)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)、綠色建筑咨詢等，相互交叉作業(yè)頻繁，配合工作非常多。如中國(guó)院與Woods Bagot合作設(shè)計(jì)的位于北京CBD核心區(qū)的陽光保險(xiǎn)國(guó)際金融大廈項(xiàng)目，設(shè)計(jì)咨詢團(tuán)隊(duì)加起來共有十幾個(gè)，施工圖階段的項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)參會(huì)人有30～40人。一旦工作界面沒有劃定清楚，在配合過程中就會(huì)出現(xiàn)諸多問題，影響設(shè)計(jì)進(jìn)度及質(zhì)量。

2.2 溝通管理復(fù)雜

項(xiàng)目關(guān)系到的人多，溝通渠道多，溝通時(shí)間成本高。合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目組織間的溝通方式主要采取以下幾種方式：書面郵件、電視電話會(huì)議、重要節(jié)點(diǎn)的集中性會(huì)議。為了達(dá)到良好的溝通效果，信息需要準(zhǔn)確地傳達(dá)到相關(guān)各關(guān)系方，這就要求項(xiàng)目管理人員花費(fèi)相當(dāng)?shù)木M織書面文件、識(shí)別信息的傳遞渠道與接收對(duì)象，但還是難免會(huì)發(fā)生遺漏與錯(cuò)誤。另外，還存在因時(shí)差問題需互相遷就開會(huì)時(shí)間，及會(huì)議翻譯與溝通時(shí)間加倍等。如果項(xiàng)目業(yè)主沒有明確的項(xiàng)目溝通管理機(jī)制，未能組織好日常聯(lián)絡(luò)，不同設(shè)計(jì)咨詢單位之間的信息傳遞就會(huì)出現(xiàn)信息丟失、工作范圍變化、大量設(shè)計(jì)修改等情況。

語言與文化的差異導(dǎo)致溝通存在障礙。設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)來自不同國(guó)家，而工程設(shè)計(jì)行業(yè)的詞匯專業(yè)性較強(qiáng)，會(huì)出現(xiàn)翻譯過程中語意丟失而造成誤解。此外，更重要的是文化差異，每個(gè)民族大多習(xí)慣于按照自己的文化眼光去觀察、理解和對(duì)待其他民族的文化，這種思想也會(huì)影響到工作配合和推進(jìn)。

2.3 時(shí)間進(jìn)度難以把控

建筑設(shè)計(jì)是由多專業(yè)、多方面協(xié)調(diào)共同完成的工作。而合作設(shè)計(jì)的項(xiàng)目則由于多方交叉作業(yè)，國(guó)內(nèi)外設(shè)計(jì)單位相互為前提條件，且沒有設(shè)計(jì)進(jìn)度控制的唯一主體，導(dǎo)致進(jìn)度控制難度更大，拖延現(xiàn)象也較為普遍。

此外，由于國(guó)外項(xiàng)目建設(shè)周期普遍較長(zhǎng)，國(guó)外建筑師和工程師的工作習(xí)慣、方式與國(guó)內(nèi)不同，當(dāng)項(xiàng)目總周期固定時(shí)，經(jīng)常在方案及初步設(shè)計(jì)階段發(fā)生進(jìn)度拖延，但為了保證整體進(jìn)度，往往會(huì)壓縮國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院的施工圖設(shè)計(jì)時(shí)間。

2.4 成本較高

建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的直接成本主要包括人工成本和差旅費(fèi)用。

（1）人工成本

有的項(xiàng)目業(yè)主會(huì)簡(jiǎn)單地將合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目按階段和專業(yè)的劃分來核定國(guó)內(nèi)院的設(shè)計(jì)費(fèi)用，而事實(shí)上工作量的變化并非如其所想。以方案和初步設(shè)計(jì)階段以境外建筑事務(wù)所為主完成建筑專業(yè)設(shè)計(jì)，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院完成結(jié)構(gòu)、機(jī)電專業(yè)設(shè)計(jì)為例，中方在方案階段還需安排有相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的成熟建筑師負(fù)責(zé)項(xiàng)目，一方面為業(yè)主及境外建筑師提供咨詢，另一方面作為境外建筑師與國(guó)內(nèi)結(jié)構(gòu)、機(jī)電工程師的溝通紐帶。因而國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院需要參與所有的項(xiàng)目會(huì)議，審閱境外設(shè)計(jì)單位的各版本圖紙，做大量的溝通協(xié)調(diào)和管理工作。其次，由于境外合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目溝通的復(fù)雜性，通常對(duì)于項(xiàng)目管理人員的要求也更高，項(xiàng)目中的協(xié)調(diào)會(huì)議、日常往來函件和電話要比普通項(xiàng)目多3～5倍，項(xiàng)目管理人員花在管理協(xié)調(diào)上的工作大大增加，而目前大多數(shù)設(shè)計(jì)院未能對(duì)管理者的人工投入進(jìn)行成本核算。

（2）差旅費(fèi)用

差旅費(fèi)用考慮國(guó)內(nèi)和境外兩部分。在定期組織的匯報(bào)會(huì)中，重要的節(jié)點(diǎn)會(huì)議需要所有的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)集中到項(xiàng)目所在地或業(yè)主所在地，匯報(bào)成果，明確下階段工作，進(jìn)行技術(shù)溝通與討論。通常情況下，方案階段2～3次，初步設(shè)計(jì)階段3～4次，施工圖設(shè)計(jì)階段視外方參與工作情況而定，一次會(huì)議時(shí)間持續(xù)2～3天。同時(shí)必須全專業(yè)主要設(shè)計(jì)人員參加，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院通常每次出差都會(huì)是10人以上的規(guī)模。這樣核算下來，此類合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目?jī)H在設(shè)計(jì)階段的出差至少高達(dá)100人次·天，導(dǎo)致差旅成本較大。

2.5 合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)因素

與國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)單位不同，境外事務(wù)所對(duì)于設(shè)計(jì)工作的開展與設(shè)計(jì)收費(fèi)進(jìn)度控制非常嚴(yán)格，而國(guó)內(nèi)的開發(fā)商付款通常會(huì)有所延遲。如方案設(shè)計(jì)工作已經(jīng)完成了，但由于甲方未向境外設(shè)計(jì)單位付款，境外設(shè)計(jì)單位此時(shí)只提供PDF版本的設(shè)計(jì)成果，而不會(huì)提供可以編輯的CAD版本，而后續(xù)工作又需要繼續(xù)推進(jìn)，進(jìn)而增加了設(shè)計(jì)院的低端工作且導(dǎo)致圖紙準(zhǔn)確性不足，并為后續(xù)工作帶來了不確定性。

此外，合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)度通常推進(jìn)緩慢，不能滿足業(yè)主的需要，地上地下分開出圖的現(xiàn)象較普遍，工作流程又進(jìn)一步復(fù)雜化，工作發(fā)生顛覆的可能性更高。

3 合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理對(duì)策

3.1 制定合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目的WBS，把分工表做成菜單可選式的責(zé)任分工矩陣

目前分工界面表的版本多種多樣，多是以不同境外設(shè)計(jì)事務(wù)所制定的版本為主，工作內(nèi)容不充分，沒有考慮對(duì)其他咨詢單位的配合工作。國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院應(yīng)該綜合不同版本的分工界面，結(jié)合國(guó)內(nèi)項(xiàng)目各階段的深度要求以及合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目以往發(fā)生界面不清的內(nèi)容，制定合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目的WBS，將各階段各專業(yè)可能會(huì)有分工界面的工作詳細(xì)拆分，在此基礎(chǔ)上制定一個(gè)細(xì)化的涉及業(yè)主、境外設(shè)計(jì)單位、國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)單位、咨詢單位的責(zé)任分工矩陣，可以根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目業(yè)主的不同需要，明確每個(gè)工作包的主要責(zé)任方、配合方、審閱方等。這樣工作內(nèi)容清晰明了，業(yè)主對(duì)于各方的工作量會(huì)有清晰的認(rèn)識(shí)，避免了合作過程中由于工作界面不清而帶來的諸多問題。

此外，責(zé)任分工矩陣表也有利于業(yè)主方認(rèn)識(shí)到國(guó)內(nèi)院在合作設(shè)計(jì)過程中的作用與價(jià)值，一個(gè)優(yōu)秀的國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)單位可以為項(xiàng)目質(zhì)量提供重要保障，為業(yè)主排憂解難，為境外設(shè)計(jì)單位提供技術(shù)支撐，從而為設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)費(fèi)談判提供有力的依據(jù)。

3.2 總結(jié)合作設(shè)計(jì)基本工程流程，并按項(xiàng)目類型制定有針對(duì)性的可操作流程

國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院應(yīng)該按照國(guó)內(nèi)項(xiàng)目相關(guān)審批流程，結(jié)合與國(guó)外事務(wù)所配合的模式，以設(shè)計(jì)進(jìn)程為線索分階段歸納和整理合作設(shè)計(jì)的基本工作流程，對(duì)業(yè)主方及境外設(shè)計(jì)單位提供充分的技術(shù)服務(wù)支撐，也通過流程的梳理來解決進(jìn)度控制權(quán)分散的問題，明確每個(gè)流程的主體責(zé)任，包括設(shè)計(jì)時(shí)間、合作方的確認(rèn)反饋時(shí)間、業(yè)主確認(rèn)時(shí)間、政府審批時(shí)間，把可以由業(yè)主、合作設(shè)計(jì)單位控制的時(shí)間管理好，使整體進(jìn)度在一定程度上可控。

3.3 簽訂三方設(shè)計(jì)合同與雙方設(shè)計(jì)合同，明確工作范圍及服務(wù)內(nèi)容

國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院應(yīng)該制定針對(duì)中外合作建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的合同模板，包括設(shè)計(jì)院與業(yè)主簽訂的設(shè)計(jì)合同及三方設(shè)計(jì)協(xié)議。

為使業(yè)主、境外設(shè)計(jì)單位、國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院的法律責(zé)任清楚，業(yè)主應(yīng)與境外設(shè)計(jì)單位和國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院分別簽訂設(shè)計(jì)合同，將設(shè)計(jì)費(fèi)用及需要保密的信息在雙方合同中進(jìn)行約定。需要注意的是在合同中要對(duì)差旅費(fèi)用進(jìn)行明確的規(guī)定，約定合同中包括差旅次數(shù)，通常境外的差旅費(fèi)用都不包含在設(shè)計(jì)費(fèi)中。

此外，三方協(xié)議中還應(yīng)該明確日常溝通和設(shè)計(jì)成果的語言版本和采用的技術(shù)規(guī)范，當(dāng)業(yè)主是國(guó)內(nèi)業(yè)主、項(xiàng)目也在中國(guó)本土的話，全部要以中文和中國(guó)技術(shù)規(guī)范為主。當(dāng)業(yè)主是境外設(shè)計(jì)單位或項(xiàng)目在國(guó)外時(shí)，則要與業(yè)主確定語言和規(guī)范要求，但要考慮到相應(yīng)的翻譯費(fèi)用。

3.4 做好合同交底工作，提高服務(wù)水平，做好風(fēng)險(xiǎn)管控，保障自身權(quán)益

為了讓設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)明確合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目的特點(diǎn)與工作范圍，在召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)時(shí)，一定要對(duì)工作內(nèi)容、分工界面做充分交底，明確國(guó)內(nèi)院設(shè)計(jì)工作范圍，避免由于國(guó)內(nèi)院把控不足而給業(yè)主帶來損失。同時(shí)，對(duì)非工作范圍內(nèi)的工作清晰明了，也可以有效地進(jìn)行范圍管控，當(dāng)業(yè)主給出超出設(shè)計(jì)范圍指令的時(shí)候，由項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一與業(yè)主交涉，有效控制范圍的變更。

3.5 采用合理有效的辦法提高溝通效率

（1）盡量降低由于文化沖突而引起的溝通誤解。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在開始合作前對(duì)團(tuán)隊(duì)所有成員做好動(dòng)員工作，以謙虛務(wù)實(shí)、團(tuán)結(jié)合作的精神和雙贏的思路來開展項(xiàng)目管理。

（2）降低語言溝通障礙，視境外合作設(shè)計(jì)單位的情況安排團(tuán)隊(duì)成員。為了便于合作溝通中的技術(shù)交流，建議各個(gè)專業(yè)都選派熟練掌握英文的設(shè)計(jì)人員，可以提高溝通效率。

（3）建立良好的項(xiàng)目溝通管理體系。設(shè)計(jì)院應(yīng)制定針對(duì)中外合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目的溝通管理模式，明確項(xiàng)目各關(guān)系人的信息溝通需求，構(gòu)建項(xiàng)目組的溝通網(wǎng)絡(luò)，確定各方的唯一接口人和各關(guān)系人的職責(zé)、權(quán)限，并建立溝通反饋機(jī)制，即信息發(fā)送并接收后，雙方必須對(duì)理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。

（4）注意正式溝通留有書面記錄。項(xiàng)目過程中，與業(yè)主及合作設(shè)計(jì)單位的交流文件全部要以書面為主，通過電子郵件的形式發(fā)送，并抄送給內(nèi)外部相關(guān)單位及個(gè)人，以便相關(guān)方清晰知曉具體內(nèi)容。尤其是涉及到重大事件，電話或當(dāng)面溝通后，也需要有書面文件。對(duì)于重要節(jié)點(diǎn)會(huì)議要形成會(huì)議紀(jì)要并抄送與會(huì)各方，對(duì)于外方和業(yè)主方形成的會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容要及時(shí)審閱并回饋，以保證沒有信息遺漏。

4 結(jié)語

中外合作建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目逐年增加，目前針對(duì)這一類型項(xiàng)目的管理還沒有完善的體系，需要不斷探索，以期能形成一套完整的管理流程與體系，這對(duì)于提高設(shè)計(jì)院整體項(xiàng)目管理水平、拓展合作建筑設(shè)計(jì)市場(chǎng)將大有裨益。