強(qiáng)化大型精密貴重儀器設(shè)備“五關(guān)”管理

王 杰,張 穎,田 璐

(中國地質(zhì)大學(xué)(北京)實(shí)驗室與資產(chǎn)管理處,北京 100083)

強(qiáng)化大型精密貴重儀器設(shè)備“五關(guān)”管理

王 杰,張 穎,田 璐

(中國地質(zhì)大學(xué)(北京)實(shí)驗室與資產(chǎn)管理處,北京 100083)

儀器設(shè)備是高校從事教學(xué)、科研、新技術(shù)開發(fā)與對外技術(shù)服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要手段。大型精密貴重儀器設(shè)備的管理水平直接影響學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)水平。該文論述了大型精密貴重儀器設(shè)備管理中的常見問題,詳細(xì)闡述了如何把好管理中的“五關(guān)”,提出了解決大型精密貴重儀器設(shè)備管理的相關(guān)對策。

儀器設(shè)備;“五關(guān)”管理;資源共享

先進(jìn)的大型精密貴重儀器設(shè)備(下稱儀器設(shè)備)是高校教學(xué)、科研實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ),在一定程度上體現(xiàn)了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力,反映了學(xué)校教學(xué)、科研的水平[1-2]。隨著高等教育的蓬勃發(fā)展,國家對高等教育的投入力度越來越大。2012年我國首次實(shí)現(xiàn)教育法規(guī)定的教育投入占GDP 4%的目標(biāo),這對于高校改善辦學(xué)條件是有力的支持。事實(shí)上,一些高校的實(shí)驗室儀器設(shè)備的水平已經(jīng)可以和國外一些一流大學(xué)媲美。但毋庸置疑,我國高等學(xué)校由于歷史、觀念、體制等方方面面的原因,在儀器設(shè)備管理方面還存在一些問題,有的問題還比較嚴(yán)重。筆者在實(shí)踐的基礎(chǔ)上,提出對大型精密貴重儀器設(shè)備重視重點(diǎn)環(huán)節(jié)的管理,實(shí)行“五關(guān)”管理:即要把好儀器設(shè)備入口關(guān)、選擇關(guān)、驗收關(guān)、使用關(guān)、處置關(guān)。

1 大型精密貴重儀器設(shè)備管理中常見問題

高等學(xué)校儀器設(shè)備是從事教學(xué)、科研的重要條件和基本手段,是高校培養(yǎng)專業(yè)人才、促進(jìn)學(xué)科建設(shè)、提高辦學(xué)效益的物質(zhì)基礎(chǔ),是學(xué)校綜合實(shí)力的體現(xiàn)[3]。一般高校擁有幾億甚至幾十億元的設(shè)備資產(chǎn)并不鮮見。因此,“摸清家底,盤活資源,防止國有資產(chǎn)流失”始終是高校資產(chǎn)管理的重要使命。高校在儀器設(shè)備管理中常見問題有以下5種。

1.1 買了不該買的

儀器設(shè)備購買前未經(jīng)充分論證,倉促引入,這就給后續(xù)使用埋下了隱患。比如儀器選型已經(jīng)過時,如計劃在若干年前提出或者沒有認(rèn)真調(diào)研,草率提交購置計劃,需求發(fā)生重大變化而未作出相應(yīng)調(diào)整;使用條件不具備,場地、人員沒有落實(shí),儀器設(shè)備正常使用所需要的水、電、氣、通風(fēng)、排污等配套條件設(shè)施不能滿足需要;本校其他單位已有同類儀器設(shè)備,使用率不高,受行業(yè)景氣度影響,提出需求的人員發(fā)生工作變動等。如果在大型精密貴重儀器設(shè)備采買中未充分考慮到這些情況,極有可能買了不該買的儀器設(shè)備。

1.2 買了不先進(jìn)的

大概有下列情況:使用單位未做充分市場調(diào)研,未充分了解儀器設(shè)備的先進(jìn)性;評審專家偏聽使用人個人意見,供應(yīng)商在投標(biāo)文件中存在虛假指標(biāo),實(shí)際精度不能夠滿足研究要求或因購買周期較長,儀器設(shè)備正在更新?lián)Q代中,往往容易導(dǎo)致作出錯誤決策。另外,在制定購置計劃時,要根據(jù)資金情況,盡可能一次性購買成套整機(jī),避免因設(shè)備購置不完整而影響整機(jī)先進(jìn)性和影響設(shè)備的調(diào)試驗收[4]。

1.3 買了以次充好的

儀器設(shè)備選型時購買人偏信一些廠商業(yè)務(wù)員巧舌如簧的花言巧語,不認(rèn)真鑒別,甚至存在難以啟齒的“潛規(guī)則”而沆瀣一氣,用低檔次的產(chǎn)品替代高端產(chǎn)品,或者儀器設(shè)備在送貨時被掉包,與標(biāo)書所規(guī)定嚴(yán)重不符,“以次充好”。

1.4 買了沒有使用的

目前在高校普遍存在儀器設(shè)備資產(chǎn)閑置的現(xiàn)象,這不僅是一種極大的浪費(fèi),而且還擠占一定的空間資源。另外,閑置資產(chǎn)存在“冰棍”效應(yīng),放置的時間越長,可用效益越低[5]。一些儀器設(shè)備自購買之日起就未曾開過包,監(jiān)管環(huán)節(jié)缺失,或者存在重復(fù)購置、有馬無鞍、使用缺乏運(yùn)行費(fèi)和維修費(fèi)缺乏合理科學(xué)的補(bǔ)給政策等,均可導(dǎo)致一些儀器設(shè)備閑置浪費(fèi)。

1.5 廢了尚有價值的

在儀器設(shè)備處置過程中,存在處置方式簡單、隱形浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重的現(xiàn)象。一所高校每年報廢的儀器設(shè)備少則幾百臺,多則上千臺,其賬面原值達(dá)到幾百萬元甚至幾千萬元。這些儀器設(shè)備中,有相當(dāng)一部分通過維修或改變其用途可以得到再利用,但許多單位沒有把這些報廢的儀器設(shè)備充分利用起來,而是直接把它們當(dāng)作廢品廉價出售,造成國有資產(chǎn)的隱形浪費(fèi)[6]。一些學(xué)校因為經(jīng)費(fèi)充裕,對稍有欠缺的儀器設(shè)備即做簡單報廢處理,或者因改造、搬遷等原因,草率報廢。

2 大型精密貴重儀器設(shè)備管理要把好“五關(guān)”

高校實(shí)驗室建設(shè)與設(shè)備管理粗看起來似乎很簡單,無非就是一個買設(shè)備、用設(shè)備的問題,但要真正買好、管好、用好設(shè)備,里面還蘊(yùn)含著許許多多的科學(xué)道理和管理理念[7]。對于大型精密貴重儀器設(shè)備管理部門需要把好“五關(guān)”。

2.1 把好儀器設(shè)備入口關(guān)

(1)必要性論證。對擬采購的儀器設(shè)備在教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)及學(xué)科建設(shè)發(fā)展方面的必要性和緊迫性,儀器設(shè)備主要用途、涉及的研究領(lǐng)域與學(xué)科平臺、面向?qū)ο蟮仁褂玫母采w面;承擔(dān)的工作量,包括計劃培養(yǎng)各類學(xué)生的人數(shù)與預(yù)計工作量;本校現(xiàn)有同類儀器設(shè)備的購置年代、原價格和使用情況,同類儀器設(shè)備的分布及校內(nèi)開放共享情況;對外開放、橫向培養(yǎng)人才、可承擔(dān)大型科研項目(省部級及以上項目)、技術(shù)開發(fā)使用的前景等要作充分論證。

(2)可行性論證。對儀器設(shè)備引入組織機(jī)構(gòu)、技術(shù)條件落實(shí)情況進(jìn)行論證。包括人員配套、培訓(xùn)計劃、儀器設(shè)備的消化、吸收、開發(fā)、創(chuàng)新、維修等所需技術(shù)力量的安排情況,技術(shù)資料收集分析,對同類儀器設(shè)備使用情況及性能分析,儀器設(shè)備的型號、規(guī)格、生產(chǎn)廠商、性能價格比等[8]做到心中有數(shù)。

(3)投資效益分析論證。包括儀器設(shè)備總體投資估算,包括:主體及附件的配件費(fèi)、基建費(fèi)(或改建費(fèi))、人員培訓(xùn)費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)、年度運(yùn)行費(fèi)、維修費(fèi)等;設(shè)備開放共享方案及管理措施;該儀器設(shè)備預(yù)期對學(xué)科發(fā)展、教學(xué)、科研的作用和預(yù)期績效,該儀器設(shè)備預(yù)計使用效率及有效工作機(jī)時(小時/年)、測算依據(jù)等。必要時,還應(yīng)該組織經(jīng)濟(jì)專家論證。結(jié)合學(xué)校實(shí)際,根據(jù)儀器設(shè)備使用的學(xué)科及專業(yè)進(jìn)行論證。既要保證儀器設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)滿足教學(xué)、科研、學(xué)科發(fā)展及實(shí)驗的實(shí)際需要,又要防止申購單位片面追求高、精、尖,以保證儀器設(shè)備的利用率和使用效益[8]。

2.2 把好儀器設(shè)備選擇關(guān)

高校購買儀器設(shè)備一般要進(jìn)行政府采購。就北京市高等學(xué)校來講,通常采取委托具有資質(zhì)的招標(biāo)公司進(jìn)行采購。由于采購市場的龐雜,專家的專業(yè)水平及道德素養(yǎng)良莠不齊,應(yīng)盡量聘請能很好履行好評審任務(wù)的專家。專家的遴選一般是要從財政部專家?guī)熘谐槿?大型精密貴重儀器設(shè)備采買盡可能避免搭便車,盡可能實(shí)行一事一議,抽取的專家才可能更有針對性,更具有專業(yè)素養(yǎng)。評審時要讓專家充分發(fā)表個人意見,盡可能避免個人導(dǎo)向,必要時對投標(biāo)文件的指標(biāo)條款進(jìn)行多方求證。另外,學(xué)校采購主管部門一定要介入采購環(huán)節(jié),要多種渠道收集所購設(shè)備的信息,便于在選擇時作出甄別。政府采購好比一座“陽光大廈”[9],只要保證每個環(huán)節(jié)在陽光下運(yùn)作,就能做出正確選擇。當(dāng)然,如何既保證政府采購的“公平、公正、公開”,又做到規(guī)范、廉潔、高效,是值得大家共同思考的問題[10]。

2.3 把好儀器設(shè)備驗收關(guān)

儀器設(shè)備的到貨驗收是一個很重要的環(huán)節(jié),這一環(huán)節(jié)是檢驗所到儀器設(shè)備是否按合同約定、能否滿足要求、各項條件是否滿足正常運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié),切不可掉以輕心。

儀器設(shè)備到貨后應(yīng)首先由直接用戶開箱驗收,并有儀器設(shè)備管理部門和廠商人員在場,如果是進(jìn)口儀器設(shè)備還應(yīng)有外貿(mào)公司人員參與。檢查儀器設(shè)備牌號、規(guī)格、型號、數(shù)量是否與合同一致,按照裝箱單對照裝箱物品是否齊全,包括各種附件、技術(shù)資料等,同時還要檢查儀器設(shè)備表面是否存在缺陷或損傷等,并作出備忘記錄。這些都符合要求后,再由廠商人員進(jìn)行設(shè)備安裝調(diào)試和進(jìn)行技術(shù)驗收,其中技術(shù)驗收是驗收工作的關(guān)鍵。需要使用人在廠家技術(shù)人員的指導(dǎo)下完成該項工作,技術(shù)驗收主要是對各項技術(shù)指標(biāo)等性能參數(shù)進(jìn)行現(xiàn)場察看和測試,看是否達(dá)到合同要求。必要時要進(jìn)行重復(fù)性實(shí)驗,盡可能避免以偏概全或?qū)⒃谔厥鈼l件下得到的結(jié)果替代常態(tài)結(jié)果。

驗收工作應(yīng)有正式的現(xiàn)場查看、答辯、專家質(zhì)詢、驗收記錄等形成驗收結(jié)論環(huán)節(jié)。驗收合格后要填寫儀器設(shè)備驗收報告單,并由設(shè)備管理部門開入庫單,辦理好帳、卡等手續(xù),然后納入學(xué)校的正常管理程序[11]。

2.4 把好儀器設(shè)備使用關(guān)

盡管一些高校大型精密貴重儀器設(shè)備很多,但總體來講,仍然是高校發(fā)展的稀缺資源。發(fā)揮好儀器設(shè)備的使用效益,是設(shè)備資產(chǎn)管理的最根本目標(biāo)。建立大型精密貴重儀器設(shè)備的共享平臺,實(shí)現(xiàn)開放管理是大多數(shù)高校的選擇。

(1)要理順、協(xié)調(diào)各方利益。學(xué)校希望發(fā)揮儀器設(shè)備收益,能夠維護(hù)正常運(yùn)轉(zhuǎn),為大多數(shù)師生服務(wù),盡可能擴(kuò)大學(xué)校影響。學(xué)院及設(shè)備所在實(shí)驗中心(室)希望有支配權(quán),可以統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)院資源,最好應(yīng)有創(chuàng)收;儀器設(shè)備機(jī)組人員希望付出得到較大回報,同時應(yīng)有儀器設(shè)備使用優(yōu)先權(quán),希望受到的約束越少越好。各方利益均要有所滿足,需要在制定政策時給予全面兼顧。

(2)要調(diào)動各方面積極性。目前,一些學(xué)?；鶎庸芾聿块T在儀器設(shè)備管理平臺建設(shè)中,權(quán)力都集中在學(xué)校高層部門,他們掌握著管理和預(yù)算的各項權(quán)力。因此,給予基層管理部門相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)利是必不可少的[12]。

(3)要體現(xiàn)管理部門的權(quán)威性。學(xué)校儀器設(shè)備管理部門肩負(fù)著設(shè)備使用效益監(jiān)管的重任,需要及時準(zhǔn)確地掌握儀器設(shè)備和優(yōu)質(zhì)教育資源的動態(tài)信息,協(xié)調(diào)各單位的需求,減少重復(fù)投資,減少浪費(fèi),提高資金效益。因此,理應(yīng)在制定政策、實(shí)施監(jiān)管、計劃調(diào)整、調(diào)配處置等方面體現(xiàn)一定的權(quán)威性,確保各項政策得以有效貫徹執(zhí)行。

(4)制定明確可量化的考核標(biāo)準(zhǔn)。制定定量可行的考核指標(biāo),一般應(yīng)包括教學(xué)、科研、學(xué)生創(chuàng)新、社會服務(wù)方面的使用機(jī)時、測樣數(shù)、培訓(xùn)人員數(shù)、承擔(dān)實(shí)驗項目數(shù)、科研項目數(shù)、社會服務(wù)項目數(shù);獲得國家級、省部級科研成果、專利數(shù);發(fā)表核心期刊、三大檢索的論文數(shù)等。

2.5 把好儀器設(shè)備處置關(guān)

(1)科學(xué)嚴(yán)格地掌握報廢標(biāo)準(zhǔn)。制定并嚴(yán)格執(zhí)行科學(xué)、可操作的報廢標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范報廢工作程序是做好儀器設(shè)備報廢工作的前提[6]。因技術(shù)落后、損壞等原因不能修復(fù)使用或維護(hù)修理費(fèi)用過高、無修復(fù)價值的儀器設(shè)備,應(yīng)予以報廢,要對是否達(dá)到報廢標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確界定。比如:產(chǎn)品技術(shù)落后、質(zhì)量差、耗能高、效率低,已屬淘汰且不適于繼續(xù)使用的;已超過產(chǎn)品使用年限或?qū)嶋H工作運(yùn)轉(zhuǎn)時數(shù)已超過儀器設(shè)備規(guī)定運(yùn)轉(zhuǎn)壽命,主要部件陳舊、嚴(yán)重磨損、精度和性能嚴(yán)重下降、使用效率不高,又不能革新利用的或無修復(fù)價值產(chǎn)品;雖能修復(fù),但修復(fù)費(fèi)用超過原價值的50%或超過原儀器設(shè)備價值的;絕緣老化、性能低劣、使用危險、無法修復(fù)的電氣產(chǎn)品;因長期使用,已逐漸銹蝕、磨損、失效的機(jī)械設(shè)備和工具器皿;損壞、丟失的儀器設(shè)備等。

(2)認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)把控報廢環(huán)節(jié)。為了節(jié)約資金,最大限度地發(fā)揮大型精密貴重儀器設(shè)備的作用,對申請報廢的儀器設(shè)備要認(rèn)真做好技術(shù)鑒定工作。實(shí)行多級報廢制度,堅持能用則用,能修不買,能轉(zhuǎn)不廢的制度。管理人員要對待報廢的儀器設(shè)備加以認(rèn)真分析、鑒定,結(jié)合專業(yè)發(fā)展、教學(xué)和科研需求,確定哪些是退役的,哪些是報廢和可留用的,做到既要充分發(fā)揮儀器設(shè)備的使用效率、節(jié)省資金,又要滿足教學(xué)和科研的實(shí)際需求[11]。

3 加強(qiáng)儀器設(shè)備“五關(guān)”管理的對策

3.1 樹立“一盤棋”思想

高校儀器設(shè)備的基本特點(diǎn)是品種多、數(shù)量大、總額高。高校一般規(guī)模較大、學(xué)科門類多、教學(xué)和科研工作層次多、儀器設(shè)備多。教學(xué)和科研工作由于其對象和目標(biāo)的不同,在儀器設(shè)備配置上也有許多不同的特點(diǎn)和要求,儀器設(shè)備比較分散,使用、管理歸屬變動較頻繁,更新周期短[6]。因此,高校儀器設(shè)備管理是一項極其復(fù)雜的工作。尤其對于規(guī)模大的學(xué)校,需要樹立“一盤棋”思想,不管儀器設(shè)備經(jīng)費(fèi)預(yù)算歸口是誰,不管是用在教學(xué)、科研,還是其他方面,只要是屬于學(xué)校管理的儀器設(shè)備,就應(yīng)納入學(xué)校統(tǒng)籌管理范圍,不應(yīng)有特權(quán)。

3.2 實(shí)行“流程化”管理

大型精密貴重儀器設(shè)備管理責(zé)任重大,程序繁雜。要抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié),解決突出問題,加強(qiáng)規(guī)范管理[12-13]。為做好規(guī)范管理,各個環(huán)節(jié)均應(yīng)建立相應(yīng)流程,做到要求明確、程序清楚、可操作性強(qiáng)、執(zhí)行效率高。當(dāng)執(zhí)行制度、遵循流程成為一種習(xí)慣時,管理工作就變得相對容易了,儀器設(shè)備管理水平也就自然而然提高了。

3.3 實(shí)現(xiàn)“閉環(huán)”管理

大型精密貴重儀器設(shè)備管理各個環(huán)節(jié)不是孤立的,而是環(huán)環(huán)相扣,需要從計劃、論證、立項、執(zhí)行、驗收、使用、考核、處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行立體干預(yù),將考核、處置與計劃、立項等各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)從入口到出口的閉環(huán)管理(見圖1),方能將先進(jìn)的設(shè)備管好、用好、用活。

圖1 儀器設(shè)備的閉環(huán)管理

以上各環(huán)節(jié)需要多個部門共同參與,形成合力。因此,需要各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作,才能保證儀器設(shè)備管理鏈環(huán)環(huán)暢通。

4 結(jié)束語

大型精密貴重儀器的數(shù)量與質(zhì)量以及管理水平,是衡量學(xué)校辦學(xué)水平與實(shí)力的重要標(biāo)志,是高等學(xué)校的重要基礎(chǔ)設(shè)施。加強(qiáng)儀器設(shè)備管理,實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化,對提高學(xué)校投資效益具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

建立大型儀器設(shè)備共享平臺,加大開放共享力度,充分發(fā)揮各類儀器設(shè)備在教學(xué)、科研以及為社會服務(wù)中的作用,優(yōu)化儀器設(shè)備配置,實(shí)現(xiàn)全校、全社會的資源共享,真真正正把好管理中的“五關(guān)”,是高校發(fā)展面臨的現(xiàn)實(shí)選擇和必然要求。

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Strengthening of“five tests”management for large-scale precision valuable instruments and equipment

Wang Jie,Zhang Ying,Tian Lu
(Division of Laboratory and Assets,China University of Geosciences,Beijing 100083,China)

The instruments and equipment are engaged in university teaching,research,new technology development and the material basis of external technical services and important means.Large-scale precision valuable instruments and equipment management level directly affects the quality of school education and personnel training standards.This article discusses some prpblems seen flequently on the management of largescale precision valuable instruments and equipment,elaborates on how the good management of the“five tests”,and proposes to solve large-scale precision valuable instruments and equipment management related countermeasures.

instruments and equipment;“five tests”management;sharing of resource

G482

A

1002-4956(2015)4-0004-03

2014-0-

北京市高等教育學(xué)會技術(shù)物資研究會課題研究項目(JSWZ201203)

王杰(1971—),男,內(nèi)蒙古涼城,碩士,副研究員,中國地質(zhì)大學(xué)(北京)實(shí)驗室與資產(chǎn)管理處處長,主要從事教育管理、實(shí)驗室建設(shè)與管理、資產(chǎn)管理工作和研究.

E-mail:wangjie＠cugb.edu.c