ERP系統(tǒng)在國(guó)企內(nèi)部控制中的運(yùn)用研究

姜瑋

ERP（Enterprise resource planning）即企業(yè)資源計(jì)劃，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。它集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。

ERP的核心內(nèi)容可以簡(jiǎn)單概括為一種先進(jìn)的管理模式；一款商品化的軟件產(chǎn)品；一種網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng)。

一、國(guó)有企業(yè)以ERP系統(tǒng)為代表的信息化發(fā)展?fàn)顩r

國(guó)務(wù)院發(fā)展研究中心做了一項(xiàng)關(guān)于中國(guó)企業(yè)信息化發(fā)展?fàn)顩r的調(diào)查。受訪企業(yè)的經(jīng)濟(jì)類型分布為：國(guó)有及國(guó)有控股企業(yè)樣本量400個(gè)，占總量的47.7%；私人企業(yè)118個(gè)，占14.1%；三資企業(yè)144個(gè)，占17.2%；股份制企業(yè)154個(gè)，占18.4%；集體企業(yè)6個(gè)，占0.7%；其他民營(yíng)企業(yè)16個(gè)，占1.9%。

以上統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示：我國(guó)企業(yè)對(duì)信息化重視程度較高；企業(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)基礎(chǔ)良好；應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)用縱深發(fā)展?fàn)顩r不錯(cuò)，但是各種管理信息系統(tǒng)總體水平仍然不高，供銷存系統(tǒng)和客戶管理系統(tǒng)的應(yīng)用率超過(guò)了50%，復(fù)雜的ERP普及率也達(dá)到了47.7%，另有15.5%企業(yè)正在建立。

二、我國(guó)國(guó)有企業(yè)運(yùn)用ERP的主要問(wèn)題

1、認(rèn)識(shí)不足和選型失誤，管理不到位

很多企業(yè)很多國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)把信息化誤認(rèn)為是簡(jiǎn)單的一個(gè)管理軟件的技術(shù)應(yīng)用，只是將其等同于管理信息系統(tǒng)，沒(méi)有把它放到戰(zhàn)略管理的高度。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到ERP項(xiàng)目的實(shí)施是對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)管理的變革，是一種現(xiàn)代化的管理方法，導(dǎo)致企業(yè)一把手對(duì)項(xiàng)目重視不夠，在項(xiàng)目推行過(guò)程中遇到很多阻力，從而為ERP失敗埋下了伏筆。

2、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不充分

1）流程優(yōu)化準(zhǔn)備不足。ERP是基于流程作業(yè)的組織運(yùn)作，一環(huán)扣一環(huán)，部門間的業(yè)務(wù)互相關(guān)聯(lián)，彼此牽制，通過(guò)過(guò)程中的牽制與控制代替?zhèn)鹘y(tǒng)內(nèi)部控制的事后“對(duì)數(shù)”。在ERP的實(shí)施過(guò)程中流程和作業(yè)方式的絕對(duì)不變是不太可能的。所以，在企業(yè)引進(jìn)ERP項(xiàng)目的時(shí)候，都需要與ERP提供商進(jìn)行需求分析與溝通，將企業(yè)特定需求融入ERP系統(tǒng)。

2）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不準(zhǔn)確。有一句話叫“三分軟件，七分實(shí)施，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，這充分說(shuō)明了數(shù)據(jù)的重要程度。一個(gè)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤可能會(huì)引起全盤決策的錯(cuò)誤，相信一個(gè)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)不如沒(méi)有數(shù)據(jù)。國(guó)企中很多還是粗放式管理，很多產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)與市場(chǎng)脫節(jié)，盡管實(shí)施前準(zhǔn)備了部分?jǐn)?shù)據(jù)，但是其完整性和準(zhǔn)確性遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到上線的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求，阻礙了系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)程。

3、項(xiàng)目推行和支持力度欠缺

1）管理不善。一方面是國(guó)有企業(yè)管理制度不完善。國(guó)企的官僚作風(fēng)很嚴(yán)重，真正了解企業(yè)流程和業(yè)務(wù)的基層人員往往沒(méi)有發(fā)言權(quán)，對(duì)于ERP實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題不能及時(shí)進(jìn)行反應(yīng)和處理。內(nèi)部利益分配不均，ERP實(shí)施會(huì)對(duì)企業(yè)整個(gè)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置產(chǎn)生重大影響，當(dāng)涉及更多人利益的時(shí)候，大家可能會(huì)希望繼續(xù)保持現(xiàn)狀，導(dǎo)致ERP實(shí)施過(guò)程中態(tài)度不積極；另一方面是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)不重視，只有得到他們堅(jiān)決支持，才能排除干擾，克服困難。

2）人力資源欠缺。ERP系統(tǒng)的引入對(duì)企業(yè)的人力資源提出高要求，ERP環(huán)境下需要既能懂管理又能掌握IT技術(shù)、統(tǒng)計(jì)等具有多學(xué)科知識(shí)的復(fù)合型人才。企業(yè)這個(gè)時(shí)候?qū)?huì)面臨一個(gè)人才瓶頸問(wèn)題，沒(méi)有復(fù)合型的項(xiàng)目管理總監(jiān)會(huì)一定程度上增加ERP實(shí)施難度。國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)采用政府任命制，選撥人才時(shí)重視其道德素質(zhì)和品行，一般不同時(shí)具有管理、計(jì)算機(jī)等綜合學(xué)科知識(shí)。

三、ERP系統(tǒng)下完善我國(guó)國(guó)企內(nèi)控機(jī)制的基本對(duì)策

企業(yè)信息化是企業(yè)內(nèi)控的重要支撐環(huán)境，良好的信息化有助于縮短企業(yè)流程，提高企業(yè)信息處理效率，同時(shí)也有助于內(nèi)部控制的順利實(shí)施，將管理與業(yè)務(wù)流程“固化”到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，提高內(nèi)部控制流程的有效性。我國(guó)國(guó)企信息化存在很多問(wèn)題：信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)者錯(cuò)位，對(duì)信息化理解不到位；缺乏對(duì)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃；專業(yè)人才缺乏；信息化系統(tǒng)與現(xiàn)有管理流程不匹配等。結(jié)合當(dāng)前我國(guó)多數(shù)國(guó)企ERP系統(tǒng)運(yùn)用狀況，提出以下基本對(duì)策：

1、深化高管信息化建設(shè)理念

受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)觀念和傳統(tǒng)信息化管理機(jī)制的影響，多數(shù)企業(yè)管理層將信息化片面理解為計(jì)算機(jī)硬件配置和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，認(rèn)為信息化只是技術(shù)問(wèn)題，是由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)的事務(wù)性工作。國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)該是一項(xiàng)由決策層領(lǐng)導(dǎo)的管理信息化建設(shè)工程，將信息化戰(zhàn)略與企業(yè)戰(zhàn)略結(jié)合起來(lái)，將企業(yè)信息化建設(shè)與建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度結(jié)合起來(lái)，從公司治理的高度對(duì)企業(yè)信息化作出制度安排。最高層領(lǐng)導(dǎo)的支持與否，直接決定企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的成敗，最高層領(lǐng)導(dǎo)的支持構(gòu)成企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的第一層次。最高層領(lǐng)導(dǎo)一方面可以給予政策上的支持，另一方面可以設(shè)立專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)ERP項(xiàng)目的建設(shè)。

當(dāng)然僅有領(lǐng)導(dǎo)的重視和過(guò)程中的關(guān)注、協(xié)調(diào)，以及參與關(guān)鍵環(huán)節(jié)的決策和執(zhí)行是不夠的，由于ERP系統(tǒng)會(huì)對(duì)企業(yè)整個(gè)經(jīng)營(yíng)管理模式提出更高要求，所以還應(yīng)該有在高層領(lǐng)導(dǎo)下的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，以達(dá)到組織結(jié)構(gòu)與ERP的運(yùn)作特征相適應(yīng)。

2、業(yè)務(wù)流程重組抓住重點(diǎn)

面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)要加強(qiáng)過(guò)程控制，要不斷地對(duì)企業(yè)原來(lái)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的思考和徹底重組，這就是業(yè)務(wù)流程重組。大量實(shí)踐表明，ERP系統(tǒng)只有與企業(yè)業(yè)務(wù)流程相適應(yīng)，才能獲得最佳效益?，F(xiàn)在我國(guó)國(guó)企大多數(shù)還處于粗放的管理模式，徹底的業(yè)務(wù)流程重組會(huì)涉及企業(yè)的方方面面，推行難度很大，風(fēng)險(xiǎn)也不小，往往牽扯到各方利益，使得企業(yè)經(jīng)營(yíng)者望而卻步。但是在內(nèi)控建設(shè)的過(guò)程中，尋求改善企業(yè)管理必須分清事務(wù)的輕重緩急，適當(dāng)選取關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確定關(guān)鍵控制點(diǎn)和關(guān)鍵目標(biāo)，不追求一蹴而就的全方位業(yè)務(wù)流程改造，而是先急后緩，有步驟地完成整個(gè)體系的建設(shè)。

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)一直保持高速增長(zhǎng)的情況下，國(guó)有企業(yè)成長(zhǎng)很快，成長(zhǎng)大部分都是粗放的、規(guī)模性增長(zhǎng)，增長(zhǎng)的質(zhì)量并不高，理論上需要放慢腳步作系統(tǒng)性的整合，以提高管理質(zhì)量和增長(zhǎng)質(zhì)量。但是在全球化的大背景下，國(guó)有企業(yè)一直沒(méi)有也不可能放慢成長(zhǎng)的腳步。所以國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改造是不要過(guò)分追求完備性，而是要抓住重點(diǎn)，力求靈活、適用，以適應(yīng)高變革、高成長(zhǎng)所帶來(lái)的企業(yè)演進(jìn)和變化。

3、加強(qiáng)ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)下存在許多新的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，所以內(nèi)部控制的結(jié)構(gòu)必須滿足控制目標(biāo)的要求，避免、監(jiān)測(cè)和糾正企業(yè)交易和處理過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤、遺漏與不規(guī)范情況，并確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)的連貫性。控制目標(biāo)要把風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部控制聯(lián)系起來(lái)。

ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的管理控制和會(huì)計(jì)控制之外，增減了IT控制。為了建立ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制系統(tǒng)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)首先確定一個(gè)ERP內(nèi)部控制總體框架。

ERP系統(tǒng)是一個(gè)以財(cái)務(wù)為導(dǎo)向的系統(tǒng)，先考慮最先從財(cái)務(wù)模塊入手最有利于內(nèi)部控制重點(diǎn)內(nèi)容的實(shí)施。在ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)與各項(xiàng)業(yè)務(wù)關(guān)系密切，在每一筆業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)，財(cái)務(wù)也能獲得相關(guān)業(yè)務(wù)信息，因而內(nèi)部控制從財(cái)務(wù)入手就容易對(duì)業(yè)務(wù)的成本費(fèi)用進(jìn)行有效監(jiān)控和管理；財(cái)務(wù)管理和其他業(yè)務(wù)模塊的集成使得業(yè)務(wù)企業(yè)的所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、所有部門都能被有效地制約和監(jiān)控，做到事前預(yù)算、事中監(jiān)控、事后準(zhǔn)確核算；財(cái)物與業(yè)務(wù)的一體化集成，也使得任何地方發(fā)生的業(yè)務(wù)開支一旦進(jìn)入系統(tǒng)就可能被公司總部的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制跟蹤，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的集中控制。在財(cái)務(wù)模塊內(nèi)部控制融入完成之后，再在銷售、供應(yīng)、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)循環(huán)中逐步擴(kuò)展、融入和實(shí)施。（作者單位：連云港財(cái)經(jīng)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校會(huì)計(jì)一系）