關于高校二級學院教學檔案管理工作的幾點思考

馬卓

摘要：隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大和教育教學的全面深化改革，二級學院的發(fā)展顯得尤為重要，而教學檔案作為二級學院發(fā)展和改革的真實記錄，是極為重要的信息資源，所以加強二級學院的教學檔案管理已然成為高校檔案管理工作需要嚴肅思考的問題。本文結合筆者從事高校二級學院教學檔案的日常管理工作實際情況，做一點探討和交流。

關鍵詞：高校二級學院;教學檔案;管理

高校的二級學院是高等院校按學科或職能設置的教學、科研機構，是高校教學工作的基本運行單位，是人才培養(yǎng)的具體實施者。教學檔案能反映出教育教學的真實面貌和全過程，是考查教師評優(yōu)和教學質(zhì)量的主要依據(jù)，更是衡量教學質(zhì)量和管理水平的主要標志。加強高校二級學院的教學檔案管理工作，對高校的健康發(fā)展和促進教學工作的提高具有特別重要的意義。

一、明確劃分教學檔案的歸檔范圍

教學檔案指的是二級學院在教學科研和教學管理過程中直接形成的具有保存價值的原始憑證，包括聲像、文字和圖表等，其作為學校檔案的重要來源，除其中一部分重要資料需要移交到學校檔案館歸檔外，由于高校的二級學院普遍都承擔一定的職能并具有一定的規(guī)模，所以絕大部分教學檔案是需要二級學院自行保存的。做好教學檔案管理工作的基礎環(huán)節(jié)，首先必須明確二級學院教學檔案的歸檔范圍。但是在日常工作中，我們幾乎把所有教學過程中的原始數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)歸檔，但是其中一部分資料對我們今以后的工作提供不了任何有價值的信息，無形中會給檔案管理工作增加負擔。高校二級學院應作為教學檔案歸檔加以保存的主要包括以下幾大類：

（一）教學材料。主要指教學計劃質(zhì)量監(jiān)控和執(zhí)行等各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料，主要有：教學大綱、教學計劃、課程設計、課程表、教學情況檢查記錄、聽課記錄以及學生的實習實驗報告、畢業(yè)論文等。

（二）學生材料。主要指輔導員在學生日常管理中形成的材料，主要有：學生名冊、學生基本信息、學生成績單、學生獎懲情況以及學生畢業(yè)和學位的授予材料等。

（三）行政材料。主要指學?；驅W校上級部門下達的公文資料，以及本部門的工作計劃、工作總結、會議記錄等。

（四）業(yè)務材料。主要指教師的教學工作量、教學科研、外出進修和培訓情況、教學工作考核以及個人年度工作總結材料等。

（五）考試材料。主要指各種考試從報名到課程考查和考試以及考試分析等相關材料。

二、加強二級學院教學檔案管理工作的必要性

（一）教學檔案是高校檔案的基礎

教學科研和管理過程中形成的數(shù)量眾多且內(nèi)容豐富的檔案材料，既是二級學院教學檔案的所有內(nèi)容，又是見證基層單位發(fā)展過程的全面紀實，同樣是本學校檔案的重要組成部分，二級學院具有向學校檔案館提供基礎檔案的職責，因此，二級學院的教學檔案對學校檔案館的館藏起著十分重要的基礎性作用。

（二）二級學院教學檔案是高校實現(xiàn)規(guī)范化管理的憑證

二級學院教學檔案不僅可以反映出高校的教師的工作水平、校風以及學風， 而且還能為學校領導層的相關決策提供強有力的原始憑證。它能夠值得信服， 可靠性極強， 對促進學術的交流、提高教育教學質(zhì)量、開展科研以及總結教學規(guī)律等方面都起著很重要的借鑒和參考作用。

（三）教學檔案是高校教學管理的主要參考

二級學院教學檔案以不同載體形式記錄了在教學過程中教學管理人員積極探索最終形成的教學科研成果， 可以明顯的反映出教學過程中的成功經(jīng)驗以及缺陷不足。為了有效地進行教學科研管理， 處理教學問題， 制定教學計劃以及總結教學經(jīng)驗時，教師不可能僅憑借記憶， 需要不斷的來借鑒現(xiàn)存的教學成果， 并在現(xiàn)有基礎上改進教學方法甚至優(yōu)化教學模式。因此， 教學信息的反饋、教學管理和實踐都不可能離開二級學院的教學檔案，它能為高校的教學管理工作提供比較翔實可靠的參考依據(jù)。

（四）教學檔案是教學評估的重要依據(jù)

教學工作水平評估是國家對高等院校在教學狀態(tài)、效果、條件分等方面的全面考核， 無論教學評價指標體系的定位如何，專家評估組最終都要依靠教學檔案作為佐證材料對高校做出客觀且全面的評價。因此，做好高校的評估工作，為給專家提供出比較完整、系統(tǒng)和真實的信息及數(shù)據(jù)作為參考依據(jù)，必須要重視二級學院教學檔案的建設。

三、教學檔案管理存在的問題

（一）教學檔案管理意識淡薄，制度不健全

按照《普通高等學校檔案管理辦法》第九條之規(guī)定：“高等學校各部、處、院、系、所等部門，必須由一名負責人分工主管該部門的檔案管理工作，并視情況配備一至兩名專（兼） 職人員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作?！倍谌粘嵺`工作中，大部分高校二級學院的領導對教學檔案管理工作缺乏足夠的重視，意識不強，所以在檔案管理工作中僅配備一名兼職檔案員，或由辦公室秘書兼職或由掌握檔案知識的相關人員兼職，且人言變動頻繁。兼職的檔案管理人員或是時間緊缺，或是對這項工作重要性的認識不足，甚至是缺乏檔案管理的相關知識，以致各類教學檔案不能被及時的整理和立卷。另外，因為大多數(shù)高校的二級學院都缺少一套完整的規(guī)章制度來保障教學檔案的管理，所以二級學院的教學檔案管理就沒有一套有序的管理體制和統(tǒng)一的標準，所以，歸檔的材料常常是零散和不完整的，以致教學檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化以及標準化更是無從談起，教學檔案管理的質(zhì)量便受到嚴重的影響。

（二）管理人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力有待提高

兼職的教學檔案管理人員往往有繁重的日常事務性工作需要打理，所以往往缺少了對教學檔案工作的專注度，對教學檔案的規(guī)范化管理常常也是心有余而力不足，有個別檔案管理人員甚至沒能真正履行其職責。再者，二級學院的教學檔案管理人員決大多數(shù)是沒有檔案管理技能和經(jīng)驗的兼職人員，并且很少有受過檔案專業(yè)的正規(guī)培訓，工作中動手能力差、業(yè)務能力不強，這些都是制約二級學院教學檔案管理工作健康有序發(fā)展極為不利的因素。

（三）檔案管理條件落后，手段陳舊

檔案的管理條件是決定高校二級學院教學檔案管理工作質(zhì)量的一個主要因素。從前面的歸檔范圍可看出，高校二級學院的教學檔案數(shù)量之大，因此，存放這些教學檔案的檔案盒、文件柜以及專用庫房都是必不可少的先決條件。但在實際中，由于多數(shù)高校的辦學投入要遠遠滯后辦學規(guī)模，因而，二級學院的辦公場就顯得尤為珍貴，隨之，有一個可以存放教學檔案的專門場所就變得很渺茫。多數(shù)二級學院的教學檔案是存放在辦公室或會議室的一個角落，各方面條件都不符合檔案存放的標準。檔案管理環(huán)境的混亂，很容易使資料遺失，更違背了檔案保密性的原則，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量。另一方面，由于檔案管理硬件的缺失以及檔案管理人員的不專業(yè)，現(xiàn)行的教學檔案管理手段比較單一，多數(shù)仍以紙質(zhì)為主，忽視對聲像資料的歸檔;以笨拙的手工管理為主，沒有與時俱進的利用現(xiàn)代化的信息化管理手段，且很少編目，有規(guī)劃的檢索目錄就更無從談起。使得檔案不能被充分利用或利用不便捷。

四、加強教學檔案管理工作的對策

高校二級學院在教學檔案管理工作中存在的問題如果不能引起高度重視，將對教學檔案的管理和利用帶來很多損失和缺憾，針對如上問題，筆者認為應該采取相應的對策：

（一）強化意識，健全制度

學院的領導要從發(fā)展和人才培養(yǎng)的高度強化教學檔案管理的意識，高度重視教學檔案的管理工作，盡量配備專人負責此項工作，不能安排專人的也要保持住人員的相對穩(wěn)定并做好銜接工作，確保教學檔案的完整性和統(tǒng)一性。同時，要強化教學檔案管理人員的服務意識和管理意識，從根本上改變工作觀念。另一方面，要依據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》，根據(jù)二級學院實際情況，制定具有前瞻性的規(guī)章制度或管理辦法，明確相關內(nèi)容，避免管理混亂，提高管理水平。

（二）提高素質(zhì)，增強能力

檔案工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力對教學檔案管理工作的質(zhì)量具有十分重要的作用。首先，應提高二級學院教學檔案管理工作者的職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)精神，全心全意對待檔案管理工作、責任心強，奉獻意識強，提高教學檔案工作的效率和質(zhì)量。另外，教學檔案管理人員還應不斷增強檔案管理的相關能力，熟悉檔案工作專業(yè)基礎知識和工作流程，通過組織崗位培訓、參觀學習或參加繼續(xù)教育等方式及時更新檔案管理人員的現(xiàn)代化專業(yè)技能，不斷提高業(yè)務能力，使之成為符合新時代要求的合格檔案管理員人。

（三）改善條件，豐富手段

從長遠看，二級學院教學檔案管理工作若要健康有序發(fā)展，必須要得到主要領導的高度重視，并從資金上給予最大限度的支持，滿足發(fā)展對硬件的需求，即按照檔案管理的“八防”標準首先要建立專用檔案室以及相關配套設施設備，為規(guī)范檔案管理工作打好基礎。與此同時，要在經(jīng)費允許的前提下，逐年投入適當經(jīng)費用于更換現(xiàn)代化的設施設備，如，專用計算機和移動存儲設備等，使此項工作與教育教學的快速發(fā)展相適應。另外，要關心檔案管理人員的職稱和待遇問題，改善其辦公設備和環(huán)境，盡可能的保證管理人員的穩(wěn)定。另一方面，采用豐富多彩的現(xiàn)代化管理手段也可以提高檔案保管和利用的工作效率和工作質(zhì)量。這就對檔案管理人員提出了新的工作要求，以傳統(tǒng)手工紙質(zhì)管理為依托，利用網(wǎng)絡和計算機，應用成熟的檔案管理軟件，逐步提高二級學院的教學檔案管理水平。同時，既可以極大的提高檔案的利用率，也為師生員工的查詢需求提供更為方便、快捷的服務。

總之，隨著高校在新常態(tài)下健康的發(fā)展，教學檔案的作用與價值已經(jīng)十分明顯，提高重視程度，正確分析突出問題并及時妥善的解決就可以使教學檔案在高校的教育教學改革中發(fā)揮更大的作用。

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