淺析高校檔案管理人員素質提高的必要性

齊輝

摘要：高校檔案管理是各高等院?；A建設工作的重要環(huán)節(jié)，是記錄高校在各個不同時期的歷史發(fā)展進程及重大事件，是學校對教師和學生進行評估的重要指標與依據(jù)。檔案管理人員綜合素質的高低直接會影響著檔案業(yè)務工作的效率、質量和水平。提高檔案管理人員的素質，不僅是新形勢下高校發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理隊伍自身建設的內(nèi)在要求。具有高素質的檔案管理人員是保證檔案管理工作健康發(fā)展的關鍵，因此，要在各方面不斷提高高校檔案管理人員的素質。

關鍵詞：高校;檔案管理：職業(yè)素質;業(yè)務素質提高

一、檔案管理工作的作用及意義

檔案管理是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理的服務性是說，檔案管理系統(tǒng)是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，通過提供檔案信息為社會實踐服務。檔案管理的政治性是說，在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

二、提高高校檔案管理人員素質的必要性

首先，提高檔案管理人員素質符合社會發(fā)展的要求。社會的進步，經(jīng)濟的發(fā)展，特別是信息時代的到來，引發(fā)了檔案業(yè)務的更新和拓展，給檔案工作提出了更高的要求，對檔案管理人員在素質上提出了新的要求、新的標準。檔案管理的內(nèi)容日益豐富，檔案服務的范圍和對象不斷擴大，在信息化時代下，高校檔案管理人員應不斷運用新的技術和方法來提高檔案管理的技術水平，實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。

其次，提高高校檔案管理人員的素質是提高檔案管理水平的保障。高校檔案是高校社會活動的原始記錄，具有權威性和憑證性，有些檔案一旦損毀就無法復原、再生，提高高校檔案管理的能力和服務質量是高校檔案管理的重中之重。因此檔案管理水平高低、檔案服務質量如何決不單純地取決于檔案管理人員在數(shù)量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質、專業(yè)技術水平、先進的工作方法。因此，提高檔案管理人員的整體素質是提高檔案管理水平和檔案服務質量的先決條件。

三、新時期下檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

在以網(wǎng)絡化和信息化為主要特點的新時期，賦予檔案管理工作的突出特點是：科學技術含量更高，技術應用更先進，管理內(nèi)容更豐富，管理分工更細致等。其中技術的先進性重點表現(xiàn)在在：現(xiàn)階段的檔案管理工作中，已經(jīng)實現(xiàn)了計算機技術和網(wǎng)絡技術的全覆蓋，這兩種技術的應用和發(fā)展，極大的提高了檔案管理工作的效率和成果;管理內(nèi)容更加豐富，集中體現(xiàn)在由于知識經(jīng)濟的快速發(fā)展，知識經(jīng)濟衍生出更多的信息和資料，很多重要的信息都會成為檔案管理的內(nèi)容;新時期檔案管理分工更細致更專業(yè)，這就表明檔案管理工作已經(jīng)作為一門專業(yè)化的管理工作，在我國眾多的企業(yè)和單位中得到了重視和應用。但是，新時期的檔案管理工作，在具有眾多突出特點下，自身固有的缺點和弱勢也逐漸的顯現(xiàn)出來，即檔案信息在保真、保密、保存、計算機讀取等問題上，漏洞百出。實踐證明，國家保密對各單位的檔案管理工作檢查中，發(fā)現(xiàn)大量的管理漏洞，并且有些單位的重要信息已經(jīng)泄漏，給國家安全帶了嚴重的威脅，這些都為新時期檔案管理人員的素質和工作能力提出了新的挑戰(zhàn)。

四、目前高校檔案管理人員素質的現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理工作的內(nèi)容越來越大，而學校對檔案管理工作的質量要求卻越來越高，就使檔案管理人員的工作量加大，學校又沒有配備足夠的檔案管理人員，管理人員力不從心，久而久之，就會降低工作積極性，消極對待檔案管理工作。

（二）隨著社會科技的不斷更新，檔案管理手段也越來越先進，但檔案管理人員不肯接受新的管理模式和運用新的管理手段，嚴重制約了檔案管理工作的進程，并讓人們在查詢檔案時耗費較長的時間。

（三）現(xiàn)在高校中的大多數(shù)檔案管理人員還是坐在辦公室里，等著師生將信息送到他們的手里，沒有與時俱進的工作理念，不會運用計算機將信息統(tǒng)一收集上來;有些管理人員害怕師生在翻閱檔案時對紙質檔案造成損壞，就限制師生進去查看檔案，降低了檔案的利用率。

（四）大多數(shù)高校的檔案管理人員專業(yè)素質普遍不高，多數(shù)都是一些沒有經(jīng)過專業(yè)訓練的擁有一般學歷的人，他們沒有專業(yè)的技術知識，沒有工作經(jīng)驗，不熟悉檔案管理的程序和內(nèi)容。他們無法將檔案進行劃分、標注、分門別類的放好，會阻礙檔案管理的發(fā)展。

（五）多數(shù)高校不重視檔案管理工作，沒有給檔案管理人員提供晉升機會，也沒有給他們好的待遇，使檔案管理人員容易流失，工作積極性下降，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

五、高校檔案管理人員提升職業(yè)素質的有效途徑

（一）樹立正確的思想觀念。高校檔案管理工作人員需要不斷轉變傳統(tǒng)意義上的保守觀念，結合高校實際確立一套符合時代要求、高效、優(yōu)質、快捷的服務觀念。充分發(fā)揮自身的主觀能動性，更好地明確好服務方向，樹立科學的服務態(tài)度，不斷健全服務的具體方法，從事保證服務質量的不斷提升。

（二）提升工作人員的服務意識。對于檔案管理工作人員來說，其工作的價值就在于是否能夠真正為工作決策提供實際性的服務，如果不能保證服務的質量，就很可能會失去檔案管理工作的重要作用和價值。從某種意義上講，檔案管理是一項重要的服務工作與管理工作，因此，要求工作人員了解并熟練掌握科學的服務意識以及高超的工作技能?？梢?，檔案管理工作人員的工作質量、工作效率、工作態(tài)度以及工作成果都在很大程度上影響著檔案管理工作的質量。

（三）加強檔案管理人員的專業(yè)技能。現(xiàn)代化社會是電子化的信息時代，并且便利的信息交流使得信息量編的越來越大。從事檔案管理的工作人員就需要拓展自身的知識面，不斷提升自身的業(yè)務技能。第一，制定業(yè)務技能的學習計劃，然后朝著既定的方向努力;第二，學習計算機技術的具體操作，靈活運用網(wǎng)絡與多媒體，快速掌握現(xiàn)代化的管理技術;第三，做好檔案管理最基礎性的工作，然后建立并不斷健全借閱、保管制度，真正保證日常工作的有序進行，例如著錄、整理、收集、鑒定等工作。

（四）注重檔案管理人員的職業(yè)道德建設與發(fā)展。在高校檔案管理工作中，要想保證檔案管理工作的質量就需要管理工作人員具備良好的職業(yè)道德與專業(yè)素質，就需要在實踐中不斷加強對他們的職業(yè)道德教育。另外，馬克思主義在理論上認為，不管是主觀世界還是客觀世界，都需要建立在社會實踐的基礎之上，因此，檔案管理工作者需要在通過自己努力的同時，不斷加強自身的實踐學習加強自身的道德觀念，從而不斷提升作為檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，在實踐中不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。

【參考文獻】

[1]周海燕.新形勢下高校檔案人員素質的提升[J].黑龍江史志，2011（18）

[2]鄭雪飛，王文峰.淺談如何提高檔案管理人員的素質[J].檔案學研究，2010（07）

[3]王玫，郁影.如何提高現(xiàn)代檔案管理人員的信息素質[J].蘭臺世界，2011（30）