縣級綜合檔案館文書檔案重份原因及改進(jìn)辦法

楊立波

摘 要：縣級綜合檔案館存在檔案重份的問題。這些重份檔案既占用檔案庫房，又會增加檔案管理成本。本文對文書檔案重份的原因進(jìn)行了剖析，并對減少今后進(jìn)館文書檔案重份的問題提出了解決辦法。

關(guān)鍵詞：縣級綜合檔案館；文書檔案；改進(jìn)辦法

近幾年來，隨著計(jì)算機(jī)檔案信息化檢索軟件的廣泛推廣和應(yīng)用，縣級綜合檔案館在檔案檢索查詢中可能會發(fā)現(xiàn)這樣一種現(xiàn)象：即同一件檔案經(jīng)常會在不同的全宗中多次重復(fù)出現(xiàn)。那么，為什么會有這種情況呢？如何才能避免出現(xiàn)這種狀況的發(fā)生呢？下面筆者就這些問題進(jìn)行簡要的分析和探討。

1 縣級綜合檔案館文書檔案重份原因剖析

縣級綜合檔案館文書檔案存在重份的問題不是最近幾年才形成的，而是由來已久。只不過在館藏檔案機(jī)讀目錄著錄完成之前，不易引起人們的注意罷了。隨著檔案信息化檢索軟件的廣泛推廣和應(yīng)用，縣級綜合檔案館在檔案查閱檢索時，文書檔案重份的問題就開始暴露無遺了，有時檢索出同一件檔案會在不同的全宗中同時出現(xiàn)，重份檔案有時多達(dá)數(shù)十件。那么，為什么會出現(xiàn)這種狀況呢？究其原因，大概主要是由以下因素造成的：

（一）由于縣級綜合檔案館檔案保管范圍不僅限于縣級黨委、政府及下屬部門的檔案，而且還涉及所屬的鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府的檔案，這就會不可避免地出現(xiàn)大量重份檔案。對于各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府來說，上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料主要為當(dāng)?shù)乜h級黨委政府制發(fā)的文件材料，按照國檔8號令《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍及保管期限的規(guī)定》，各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府都應(yīng)當(dāng)將這些重要的文件材料列入永久保存，這些檔案滿10年進(jìn)館后，縣級綜合檔案館就會不可避免地出現(xiàn)與鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)量相當(dāng)?shù)闹胤輽n案。

（二）按照國檔8號令的規(guī)定， 上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料，應(yīng)當(dāng)列入永久保存。而有的同一份任免令涉及到若干個部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)，所涉及的部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)都應(yīng)當(dāng)列入永久保存，這樣也就會產(chǎn)生大量的重份任免令檔案。

（三）有的部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)在整理檔案時，因?qū)n案保管期限的鑒定把握不準(zhǔn)而形成的重份檔案。因縣級綜合檔案館負(fù)責(zé)集中保管本級黨委、政府的所有部門及所屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案，數(shù)量多達(dá)上百個，各部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)在整理檔案時對檔案保管期限準(zhǔn)確度的把握上參差不齊，有的部門對涉及本地黨委和政府行文的文件材料本不在保存范圍內(nèi)而保存的問題，有的應(yīng)當(dāng)保存10年而實(shí)際列入保存30年或永久，這樣勢必造成同一份檔案會在不同全宗中重復(fù)出現(xiàn)的問題。

由于上述種種原因而造成的重復(fù)檔案，不僅占用檔案庫房的空間，給本來就不寬余的庫房增加額外負(fù)擔(dān)，而且還增加了檔案的保管成本，造成管理上的浪費(fèi)，使本來就經(jīng)費(fèi)不足的檔案部門捉襟見肘。因此，探索有效地防止和減少縣級綜合檔案館檔案重復(fù)的問題很有必要，應(yīng)該引起縣級檔案行政管理部門的重視，以便采取有效的方法，避免今后進(jìn)館檔案再發(fā)生大量重復(fù)的現(xiàn)象。

2 減少今后進(jìn)館文書檔案重份的解決辦法

對縣級綜合檔案館現(xiàn)存的這些重復(fù)的文書檔案，已沒有必要進(jìn)行一一剔除重新整理，但減少今后進(jìn)館文書檔案重份的問題，卻不能不引起縣級檔案行政管理部門的重視。否則，長此以往重份檔案會越積越多，使本來就不寬余的檔案庫房顯得更加擁擠，檔案管理成本也會隨著重份檔案的不斷增加而提高，造成不必要的浪費(fèi)。那么，如何才能盡量減少今后進(jìn)館文書檔案的重份問題呢？筆者認(rèn)為最關(guān)健的就是縣直各部門及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府在整理檔案時，要把縣級區(qū)域作為一個系統(tǒng)來考慮，各立檔單位就是這個系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，子系統(tǒng)之間的檔案要盡量避免重復(fù)。在檔案整理時，各立檔單位應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（一）各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府在檔案整理過程中，只需要將本鎮(zhèn)制發(fā)的重要文件材料列入永久保存，而當(dāng)?shù)乜h委縣政府制發(fā)的需要各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府貫徹執(zhí)行的重要文件材料不再列入永久保存，可列為保存10年，相關(guān)文件材料由制發(fā)機(jī)關(guān)列入永久保存即可。但縣委縣政府針對本鎮(zhèn)而單獨(dú)制發(fā)的重要文件材料，仍要列入永久保存。

（二）市直各部門在整理檔案時，對于縣委縣政府制發(fā)的要求各部門貫徹執(zhí)行的重要文件材料不要列入永久保存及上級機(jī)關(guān)制發(fā)的非單獨(dú)關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料，也不要列入永久保存，可列為保存10年，相關(guān)文件材料可由文件制發(fā)機(jī)關(guān)列入永久保存。

（三）要以國檔8號令為指導(dǎo)，認(rèn)真準(zhǔn)確把握文件材料的保存范圍和保管期限，不能將不需保存的文件材料列入保存范圍，防止“有文必檔”。同時，又要對在保存范圍的檔案準(zhǔn)確鑒定其保管期限，盡量不要隨意延長保管期限。如果各立檔單位都能準(zhǔn)確把握好文件材料的歸檔范圍和保管期限，檔案重份的問題就會大大減少。

當(dāng)然，若要完全避免檔案重份是不可能的，也是不必要的，有些重份的情況也是合情合理的。譬如以下幾種情況：縣委對單獨(dú)某個部門負(fù)責(zé)人的任免令，縣委辦公室全宗要永久保存，涉及的部門全宗也要永久保存；某個部門向縣委縣政府請示的重要問題及縣委縣政府的批復(fù)，除了縣委縣政府全宗要永久保存外，所請示部門的全宗也要永久保存；一些重要的來函與復(fù)函，去函部門要永久保存復(fù)函部門也要永久保存。