基于現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理理念的高校大學(xué)生電子檔案管理研究

胡映君

不斷提高高校大學(xué)生檔案管理水平是我國(guó)高等教育改革與發(fā)展的必然要求。本文嘗試引入現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理理念，分析高校大學(xué)生檔案管理中存在的問題，提出現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理理念與檔案管理相結(jié)合的觀點(diǎn)，從而改善和提高高校大學(xué)生檔案管理水平，提出建立高校大學(xué)生電子檔案，以便更加適應(yīng)和滿足服務(wù)需求。

1??現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理與高校大學(xué)生檔案管理可比性分析

1.1??現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理與高校大學(xué)生檔案管理概述。倉儲(chǔ)管理，是指對(duì)倉庫及倉庫內(nèi)的物資所進(jìn)行的管理，是倉儲(chǔ)機(jī)構(gòu)為了充分利用所具有的倉儲(chǔ)資源提供高效的倉儲(chǔ)服務(wù)所進(jìn)行的計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào)過程。具體地說，現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理包括倉儲(chǔ)資源的獲得、倉儲(chǔ)商務(wù)管理、倉儲(chǔ)流程管理、倉儲(chǔ)作業(yè)管理、保管管理、安全管理等多種管理工作以及相關(guān)的操作。

高校大學(xué)生檔案管理是指對(duì)學(xué)生自高中階段起在校期間所形成的全部材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的政審、查詢、借閱服務(wù)及轉(zhuǎn)遞等工作。

1.2??現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理與高校大學(xué)生檔案管理的可比性分析。倉儲(chǔ)作業(yè)過程是指以保管活動(dòng)為中心，從倉庫接受商品入庫開始，到按需要把商品全部完好地發(fā)送出去的全部過程。它主要由入庫、保管、出庫三個(gè)階段組成。從其作業(yè)性質(zhì)來看，可以歸納為商品檢驗(yàn)、保管保養(yǎng)、裝卸與搬運(yùn)、加工、包裝和發(fā)運(yùn)等六個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)。如果把這個(gè)過程看作一個(gè)系統(tǒng)，系統(tǒng)的輸入是需要儲(chǔ)存的商品，輸出的則是經(jīng)過保存的商品。

對(duì)比高校大學(xué)生檔案管理與倉儲(chǔ)管理，不難看出，高校大學(xué)生檔案室就相當(dāng)于其中一個(gè)物流節(jié)點(diǎn)——倉庫，學(xué)生檔案管理的工作同樣包含了入庫、保管、出庫三個(gè)階段。當(dāng)然，高校大學(xué)生檔案管理的服務(wù)對(duì)象是高校、學(xué)生以及用人單位等，有別于現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理的最終服務(wù)對(duì)象為消費(fèi)者。

以下將結(jié)合廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)生檔案室的實(shí)際情況，介紹高校大學(xué)生檔案管理流程：

第一，入庫過程：入學(xué)時(shí)，省內(nèi)生源親自攜帶高中期間個(gè)人檔案（包括高考考生材料和團(tuán)員材料）到廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)報(bào)到;省外生源則由高中階段所在學(xué)校通過機(jī)要局送達(dá)廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)。新生入學(xué)后，各學(xué)院將學(xué)生的高中相關(guān)檔案材料收齊后做好登記工作，統(tǒng)一移交至學(xué)生檔案室，經(jīng)審核無誤后，方可入庫。

第二，保管過程：學(xué)生在校期間，會(huì)逐漸形成大學(xué)期間個(gè)人檔案（包括高考材料、學(xué)籍表、高校畢業(yè)生登記表、學(xué)位資格審核表、成績(jī)單、大學(xué)生素質(zhì)拓展成績(jī)單、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、就業(yè)通知書存根、體檢表以及助學(xué)貸款合同及委托函等）。這些資料統(tǒng)一由學(xué)生檔案室進(jìn)行管理。

第三，出庫過程：主要是指應(yīng)屆畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)寄工作。檔案去向主要分為暫緩就業(yè)、有報(bào)到證、讀研、公務(wù)員自帶、申請(qǐng)緩寄以及異動(dòng)等六種學(xué)生檔案類型。如圖1所示

綜上所述，將現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理理念引入高校大學(xué)生檔案管理具有一定的可行性。

2??廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)生檔案室管理工作中存在的問題

2.1??作業(yè)流程欠缺協(xié)調(diào)性。學(xué)生大學(xué)期間檔案材料主要來自教務(wù)處、團(tuán)委和各學(xué)院，由輔導(dǎo)員收集移交學(xué)生檔案室進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。各部門根據(jù)實(shí)際制定工作流程，在材料收取過程相互之間協(xié)調(diào)不善，甚至出現(xiàn)在畢業(yè)生檔案整理過程不能及時(shí)收齊，導(dǎo)致檔案?jìng)€(gè)別無法按時(shí)寄出的現(xiàn)象。隨著擴(kuò)大招生規(guī)模，在校學(xué)生檔案數(shù)量逐漸增多，學(xué)生檔案室采用“專職檔案管理人員+勤工助學(xué)學(xué)生”的用人方式。而專職學(xué)生檔案管理人員僅有一人，多名學(xué)生進(jìn)行輪崗值班，每個(gè)工作人員都按自己的作業(yè)方式工作，作業(yè)流程不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致每次學(xué)生輪崗時(shí)都必須進(jìn)行工作交接。

2.2??信息化程度偏低。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的年代，信息化成了一種必然。隨著招生人數(shù)的不斷增加，畢業(yè)生的就業(yè)方式靈活多變，加上檔案機(jī)要投遞方式的特殊性，落后的管理手段已不能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要。而高校大學(xué)生檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、容易出錯(cuò)等高錯(cuò)誤率和低效率的現(xiàn)象。廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)生檔案室的學(xué)生檔案管理目前還處于傳統(tǒng)的手工操作模式，缺少一套完整的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件。如在畢業(yè)生檔案整理過程中，采用的計(jì)算機(jī)技術(shù)僅僅停留在Excel、功能極其簡(jiǎn)單的廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)以及大學(xué)生就業(yè)在線系統(tǒng)。郵寄學(xué)生檔案時(shí)，機(jī)要局所提供的機(jī)要編號(hào)也需要手工輸入Excel電子表中，這又增加了一道手工程序。畢業(yè)生若想了解其檔案去向，則需聯(lián)系檔案室進(jìn)行查詢，卻沒有網(wǎng)上高校大學(xué)生電子檔案管理查詢系統(tǒng)可提供給學(xué)生自行查閱，信息網(wǎng)絡(luò)共享程度低。由于工作的不徹底性，使得暑假期間需要有人值班為畢業(yè)生提供檔案情況查詢等服務(wù)。

2.3??資源浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。一方面是時(shí)間的浪費(fèi)。如在高校大學(xué)生檔案管理過程中，檔案入庫前，由各學(xué)院獨(dú)立審核整理新生檔案后，仍需要學(xué)生檔案室進(jìn)行多次全盤檢查審核，存在無效檢查工作現(xiàn)象。另一方面是重復(fù)作業(yè)導(dǎo)致配套材料浪費(fèi)。根據(jù)檔案室要求畢業(yè)生檔案是以各學(xué)院為單位，嚴(yán)格以學(xué)號(hào)為序，按每20袋一捆，每捆名單一式三份的形式操作的。假如學(xué)院有關(guān)人員萬一一時(shí)疏忽，找不到某畢業(yè)生的報(bào)到證，得將其列為異動(dòng)，但是一旦找回其報(bào)到證，則需要重新歸類，放回原來的位置。這樣看似簡(jiǎn)單，可是，很有可能需要全部重新捆綁檔案，并重新打印名單。

3??引入現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理理念，提高高校大學(xué)生電子檔案管理信息化服務(wù)水平

3.1??形成標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高作業(yè)協(xié)調(diào)性。在現(xiàn)代物流管理中，要使整個(gè)物流系統(tǒng)形成一個(gè)統(tǒng)一的有機(jī)整體，具有標(biāo)準(zhǔn)化理念起到橋梁性的關(guān)鍵作用。標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程可以使每一個(gè)不同的操作員工都能按同樣的步驟提供相同質(zhì)量的服務(wù)。沒有標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，導(dǎo)致操作服務(wù)水平依賴于員工個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)、能力和責(zé)任心，這將造成服務(wù)水平不穩(wěn)定。

如圖2所示，在下列坐標(biāo)系中，橫軸表示時(shí)間，縱軸表示流程改進(jìn)效果。左圖是沒有標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的情況，有了好的改善可能會(huì)暫時(shí)帶來一些績(jī)效的提高，然后工作人員可能又會(huì)習(xí)慣性地回到以前的工作狀態(tài)，流程改善的成果并沒有被充分應(yīng)用。而右圖是有標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的情況，一旦有了任何改進(jìn)，都會(huì)進(jìn)行記錄并重新出新版本的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，然后每個(gè)人都按這個(gè)流程做，這就會(huì)讓績(jī)效和服務(wù)水平一步一個(gè)臺(tái)階穩(wěn)步提高。

通過以上分析，很明顯，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)對(duì)于高校大學(xué)生檔案管理同樣具有重要的借鑒意義。要保證學(xué)生檔案材料產(chǎn)生過程的連續(xù)性，必須建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理和檢查制度，提高檔案管理效率，才能更加完整、準(zhǔn)確地提供高校大學(xué)生的信息，從而在一定程度上，避免學(xué)生檔案室與各學(xué)院信息之間的脫節(jié)，提高作業(yè)協(xié)調(diào)性。對(duì)于學(xué)生來說，標(biāo)準(zhǔn)化程度的提高，使其明確需要做什么和怎樣做等問題，形成較強(qiáng)的系統(tǒng)性，減少不必要的重復(fù)。在對(duì)2014級(jí)學(xué)生檔案管理中制定的一份標(biāo)準(zhǔn)化的電子版excel表格《新生檔案明細(xì)情況登記表》和填寫標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)學(xué)生檔案室與各學(xué)院的嚴(yán)格執(zhí)行，再次進(jìn)行電子版Excel表格的匯總時(shí)，相同結(jié)構(gòu)源數(shù)據(jù)的多表合一，用簡(jiǎn)單的SQL語句的方式即可迅速完成，錯(cuò)誤率也較之前有了明顯的降低。

3.2??加強(qiáng)信息化管理，提高辦事效率。人、機(jī)、物三元世界的高度融合引發(fā)了數(shù)據(jù)規(guī)模的爆炸式增長(zhǎng)和數(shù)據(jù)模式下的高度復(fù)雜化，世界已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化的大數(shù)據(jù)時(shí)代，搭建好高校大學(xué)生電子檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高校大學(xué)生檔案管理中各項(xiàng)工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化至關(guān)重要。為了確保高校大學(xué)生檔案管理的信息完整與安全，該系統(tǒng)應(yīng)該主要通過用戶管理、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、運(yùn)行日志登記等方面加以保證，系統(tǒng)用戶分學(xué)生檔案室、教務(wù)處、團(tuán)委、招生辦、各學(xué)院、學(xué)生六類用戶，制定實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)權(quán)限;系統(tǒng)中相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)交叉及數(shù)據(jù)唯一性識(shí)別;系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出、錄入標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化管理等規(guī)則，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生及用人單位可網(wǎng)上查詢相關(guān)信息。此外，畢業(yè)生檔案主要通過機(jī)要郵寄方式轉(zhuǎn)遞，因此，機(jī)要局與高校共建信息平臺(tái)有利于提高畢業(yè)生檔案機(jī)要郵寄的效率，節(jié)約資源，減少浪費(fèi)。

3.3??加強(qiáng)目標(biāo)成本管理，節(jié)約檔案管理成本。在高校大學(xué)生檔案管理過程中，成本是必須發(fā)生的，但它又是可控的。降低高校大學(xué)生檔案管理成本是一項(xiàng)綜合性的工作。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，對(duì)檔案適當(dāng)進(jìn)行分類管理，如效仿ABC分類法，完成學(xué)生檔案材料的收集、整理、審查、轉(zhuǎn)寄等日常管理工作，杜絕返工現(xiàn)象。轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案管理模式，高考材料、學(xué)籍材料、畢業(yè)登記表等材料，應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)以電子檔案、光盤等形式來保存，盡量減少紙質(zhì)材料費(fèi)用的消耗，從而降低寄存費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)高校大學(xué)生紙質(zhì)檔案與電子檔案管理雙套制的新管理模式。在數(shù)據(jù)化校園背景下，實(shí)現(xiàn)高校大學(xué)生電子檔案管理信息化全方位動(dòng)態(tài)管理，落實(shí)服務(wù)理念。

*本文為廣東省檔案局檔案科技項(xiàng)目“大學(xué)生電子檔案對(duì)職業(yè)指導(dǎo)的作用研究”（項(xiàng)目編號(hào)：YDK-84-2014）成果之一。

（作者單位：廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)工部??來稿日期：2015-04-17）