成為異化力量的檔案規(guī)范

洪佳惠

摘??要：異化被理解為事物的本質(zhì)向其對(duì)立面演化，并反過來被其對(duì)立面吞噬和壓制。將這樣純粹的理論概念運(yùn)用于檔案管理這樣的實(shí)用范疇，其目的是為了使人們擺脫規(guī)范的框限，真正回到檔案的本質(zhì)。作者以實(shí)際工作中遇到的書寫工具、案卷質(zhì)量、“雙套制”問題等為例，層層推進(jìn)，對(duì)規(guī)范中的檔案本質(zhì)產(chǎn)生質(zhì)疑。

關(guān)鍵詞：異化;規(guī)范;檔案管理;書寫工具;案卷質(zhì)量;雙套制

Abstract：?Alienation?is?considered?as?a?form?of?deviation?of?essence，and?the?deviated?form?swallows?the?essence?on?the?contrary.?Applying?the?pure?theoretical?concept?to?archives?management，?the?purpose?is?to?break?the?limit?of?regulation，?and?back?to?the?essence?of?archives.?The?author?uses?the?practical?problems?as?examples?such?as?writing?instruments，?file?quality，?dual?filing?system，to?query?the?archives?essence?in?regulation?gradually.

Keywords：?Alienation，?Regulation，?Archives?Management，?Writing?Instruments，??File?Quality，?Dual?Filing?System

異化原本是屬于宗教范疇的概念，意指與神的脫離，到了近代社會(huì)，啟蒙思想家將之運(yùn)用到哲學(xué)、社會(huì)學(xué)領(lǐng)域中，意義引申為關(guān)系的疏遠(yuǎn)、意義的喪失等。黑格爾在其著作《精神現(xiàn)象學(xué)》中第一次明確地使用了異化的概念，意指事物的本質(zhì)向其對(duì)立面演化，并反過來被其對(duì)立面吞噬和壓制。將這樣純粹的理論概念運(yùn)用于檔案管理這樣的實(shí)用范疇似乎略有些大而無當(dāng)之嫌，但哲學(xué)作為一種對(duì)世界整體的觀照方式，能夠幫助人們真正回到事物的本質(zhì)來觀照事物，使事物呈現(xiàn)其自身。萬事如是，檔案不能例外。

按照一般定義，檔案“是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。[1]檔案首先是一種歷史記錄，檔案真實(shí)是最原始的，應(yīng)用的是未經(jīng)加工的第一手材料。但這種所謂的檔案真實(shí)卻不如字面上看起來那樣不言自明，在這些浩如煙海的歷史記錄中，哪些能夠被作為歷史真實(shí)保存下來，這種真實(shí)以何種方式被保留下來，必須依靠某種規(guī)范來框定。我們必須承認(rèn)的是，任何一種規(guī)范都有其時(shí)代局限，尤其在科技快速發(fā)展的當(dāng)下，信息載體、保存方式都發(fā)生了質(zhì)的變化，這種時(shí)代局限帶來的矛盾尤其激烈。為了確保歷史真實(shí)能夠被保存下來的檔案規(guī)范，卻反過來危及了歷史真實(shí)，這是現(xiàn)時(shí)代檔案工作者必須面對(duì)和思考的現(xiàn)代性困境。

1??碳素墨水：一種被規(guī)范異化的真實(shí)。

在現(xiàn)行各類檔案規(guī)范中，碳素墨水一直是主流的公文書寫材料，如《民政部歸檔文件整理辦法》中規(guī)定：“歸檔文件應(yīng)……使用鋼筆、藍(lán)黑墨水或者碳素墨水填寫有關(guān)內(nèi)容?！盵2]這當(dāng)然是出于檔案保護(hù)的考慮，碳素墨水的穩(wěn)定性和對(duì)紙張的不易腐蝕性，是其流行于公文書寫中的原因。但這種流行卻是一種“被流行”，在實(shí)際檔案收集過程中，我們無法判斷文件上的黑色字跡究竟是否來自碳素墨水，于是這項(xiàng)規(guī)定很容易被簡(jiǎn)化為“歸檔材料的書寫必須使用黑色墨水”。但事實(shí)上，有很多種墨水的書寫字跡會(huì)呈現(xiàn)黑色，這些墨水的耐久性和酸堿度都不盡相同，我們對(duì)多種常用墨水的耐水性和酸堿性作了測(cè)試（見文后圖及附表），測(cè)試結(jié)果顯示，字跡呈現(xiàn)為黑色的黑墨水其耐水性極差，酸堿度呈現(xiàn)為酸性，而同樣呈現(xiàn)為黑色的中性墨水，其耐久性極佳，酸堿度呈現(xiàn)對(duì)紙張無腐蝕性的堿性。從另一方面來看，各色中性墨水的耐水性都是極好的，并且也呈堿性。

從以上測(cè)試中，我們可以得出如下結(jié)論，將簡(jiǎn)單化的“歸檔材料的書寫字跡必須為黑色”作為標(biāo)準(zhǔn)，是很難真正符合歸檔要求的。事實(shí)上，《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）》中是這樣規(guī)定的：“整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。”[3]而各色中性墨水在這個(gè)意義上符合檔案保護(hù)要求，作為文件的書寫材料并不會(huì)對(duì)檔案造成腐蝕和危害。

進(jìn)一步來說，《規(guī)則》中對(duì)檔案書寫材料的規(guī)定，目的是為了保證文件上信息的保存，為了保證檔案所記載信息的真實(shí)。但這種真實(shí)只是內(nèi)容上的真實(shí)，形式上的真實(shí)被忽略了。這里，以另一種備受詬病的書寫工具圓珠筆為例。圓珠筆是近幾十年以來在世界范圍內(nèi)使用最多的書寫工具，但由于其不耐久，易發(fā)生褪色、滲化等現(xiàn)象，一般不被用作歸檔文件的書寫用筆。相較于碳素墨水的“被流行”，圓珠筆卻是“被規(guī)定”的流行書寫工具。試想若干年后，當(dāng)書寫筆真正成為過去，人們來回顧這段歷史時(shí)，或許可以在各類文件中看到類似“圓珠筆是當(dāng)時(shí)最為流行的書寫工具”的記載，但寫下這些文字的卻是碳素墨水，人們根本無法在歷史文化的意義上感受到圓珠筆的風(fēng)行。如此來還原歷史難道就真實(shí)嗎？

出于保護(hù)檔案真實(shí)考慮的規(guī)定，卻在形式上走向了歷史真實(shí)的反面，這不得不說是一種異化。如此說來，以圓珠筆油墨等易褪色材料書寫而成的檔案，是否在形式真實(shí)和內(nèi)容真實(shí)之中只能選擇其一呢？在計(jì)算機(jī)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，數(shù)字化為解決這個(gè)問題提供了一條有效的路徑。我們完全可以將這部分檔案以數(shù)字形式保存在電腦硬盤中。事實(shí)上，這也是目前大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)正在推進(jìn)的工作——信息化。

2??信息化：一種被規(guī)范異化的人類勞動(dòng)

信息化的目的是造福于社會(huì)。在檔案工作中，我將其理解為兩個(gè)方面：一、信息化極大提高了檔案的利用效率和準(zhǔn)確率，這是信息化給檔案帶來的最顯而易見的作用;二、信息化將變革檔案管理的整體工作體系，在逐步降低體力勞動(dòng)量的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作向文化層面的轉(zhuǎn)變，這股變革力量是緩慢而隱性的，但也是根本性的、符合整個(gè)信息發(fā)展潮流的。

我們既有的檔案規(guī)范卻成為橫亙?cè)跈n案工作轉(zhuǎn)型道路上的一條溝壑，甚至轄制了使信息化的深層次優(yōu)勢(shì)，成為一股異化力量。依據(jù)檔案規(guī)范來對(duì)照檔案實(shí)體，其中的案卷質(zhì)量問題在信息化過程中突現(xiàn)得尤為明顯。掃描工作是當(dāng)前檔案管理機(jī)構(gòu)信息化推進(jìn)的主要部分，這項(xiàng)工作一般在文件組卷之后進(jìn)行。在以往檔案歸檔工作結(jié)束后，案卷質(zhì)量問題往往在利用時(shí)才會(huì)被發(fā)現(xiàn)，甚至有些利用率比較低的文件質(zhì)量問題，在保管期限之內(nèi)都不易被察覺。但加入了掃描環(huán)節(jié)之后，案卷質(zhì)量問題可能被及時(shí)發(fā)覺，于是，在收集量本身就成倍增加的同時(shí)，又產(chǎn)生了大量需要整改的案卷。以幾何級(jí)數(shù)增加的工作量不僅使檔案管理人員難以負(fù)荷，也背離了信息化減低勞動(dòng)密集型工作強(qiáng)度、促使檔案工作智性轉(zhuǎn)型的原初目的。

這里，需要區(qū)分兩種案卷質(zhì)量問題。一種是明顯影響檔案利用的問題，另一種是不符合規(guī)范的問題。具體來說，在歸檔文件上亂涂亂畫屬于前者，而前文所說的圓珠筆書寫問題屬于后者。前一種問題理應(yīng)整改，否則既妨礙了檔案今后的利用，又破壞了檔案的嚴(yán)肅性。但在實(shí)際工作中，需要大量返工的往往卻是后一種問題。舉一個(gè)工作中司空見慣的例子，即案卷頁碼問題——在檔案的立卷階段，都會(huì)在頁腳處編排頁碼，編排的一般要求為連續(xù)號(hào)碼，不漏號(hào)，不重號(hào)，這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)單，卻由于其需要高度精神集中和連續(xù)工作，往往容易出錯(cuò)。這樣的案卷質(zhì)量問題在核對(duì)掃描張數(shù)時(shí)會(huì)被輕易發(fā)現(xiàn)，涂改、重新編碼不僅工作量巨大，也影響檔案的外觀。我們?cè)谶@個(gè)問題上首先應(yīng)該明確編碼的作用。在檔案中，我們認(rèn)為頁碼有兩方面的作用，一是統(tǒng)計(jì)一本案卷的頁數(shù)，以防在檔案利用中丟失文件;二是標(biāo)識(shí)文件所在的位置，便于利用檢索。在文件數(shù)字化之后，頁碼的這兩個(gè)作用被完全弱化了。首先，從保證案卷實(shí)體完整性方面來說，已掃描紙質(zhì)案卷一旦入庫，被再次利用的可能性就大大減小;其次，已掃描文件一般以一一對(duì)應(yīng)的方式掛接到電腦系統(tǒng)中，頁碼實(shí)際上已經(jīng)失去了檢索功能。

3??電子文件：一種被規(guī)范異化的主流

在我們慣常對(duì)歷史的認(rèn)識(shí)中，延續(xù)性被認(rèn)為是歷史真實(shí)的第一特性，而檔案僅僅是作為歷史延續(xù)性的佐證而存在。以這種方式來觀照既往已經(jīng)形成的檔案，我們或許可以自欺欺人地將大部分檔案安置于歷史延續(xù)性中，并無視那些無法被安插入的文件，甚至將其判斷為“錯(cuò)誤”。這條一貫暢通無阻的思路卻在電子文件這里碰了壁，我們既無法將電子文件生硬地納入既往檔案的范疇中，又無法完全無視這種方興未艾的信息載體形式，為了解決這個(gè)問題，便只有在路的斷頭之處停滯不前，實(shí)行不尷不尬的“雙套制”。

“雙套制”是目前檔案管理機(jī)構(gòu)普遍采用的一種管理方式，但隨著信息化程度的提高和計(jì)算機(jī)使用的普及，電子文件成為比紙質(zhì)文件更原始的信息載體形式。這種真實(shí)情狀在檔案中卻無法完全體現(xiàn)出來，我們無法否認(rèn)，至少在目前，檔案管理中“紙質(zhì)檔案優(yōu)于電子檔案”仍舊是一種流行的觀點(diǎn)。

我們究竟是在固守著檔案的本質(zhì)，還是只是被囚囿于既有規(guī)范中，反而對(duì)檔案的本質(zhì)視而不見？檔案在根本上就是信息的記錄，從甲骨、竹簡(jiǎn)、紙質(zhì)，到電子，檔案的載體是變化著的，但其記錄信息的本質(zhì)是不變的。規(guī)范的目的是保護(hù)在時(shí)代主流信息載體中檔案的本質(zhì)，因此，規(guī)范必須根據(jù)不同的信息載體來進(jìn)行修正，如果在載體問題上，規(guī)范歷來抱殘守缺，我們現(xiàn)在庫房中保存的依舊是一大堆龜甲和獸骨。但“雙套制”依循的恰恰是“龜甲獸骨”的思路，在主流信息載體向數(shù)字形態(tài)轉(zhuǎn)化的時(shí)候，檔案領(lǐng)域仍舊固守著紙質(zhì)的陣地。檔案管理者們一邊感嘆著職業(yè)的邊緣化，一邊卻又對(duì)信息發(fā)展的新領(lǐng)地望而卻步。

實(shí)際上，電子文件的產(chǎn)生和繁榮、紙質(zhì)文件的逐漸衰落，本身就是一個(gè)時(shí)代信息載體發(fā)生變化的憑證，我們也不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為后于電子文件產(chǎn)生的紙質(zhì)文件在憑證作用上比電子文件更有優(yōu)勢(shì)，兩者的對(duì)立、并存身后隱藏著錯(cuò)綜復(fù)雜的時(shí)代因素和事物發(fā)展本身的規(guī)律。這種錯(cuò)綜復(fù)雜的狀況本身，就應(yīng)該作為一種時(shí)代特征在檔案中留存下來，而不是以現(xiàn)有規(guī)范去規(guī)整之，抹殺之，這不啻為一種異化。

4??“大數(shù)據(jù)”的啟示

在檔案規(guī)范這個(gè)方面，“異化”遠(yuǎn)沒有作為現(xiàn)代性特征之一的“異化”來得這么復(fù)雜。這其中涉及的可能只是一種工作思路的拓寬和思維方式的轉(zhuǎn)變。

在這里，同樣是處理信息的“大數(shù)據(jù)”思維方式或許能夠?yàn)槲覀兲峁┬碌乃伎悸废??！按髷?shù)據(jù)”是一種“需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)”。[4]這種“新的處理模式”就是本文所說的“大數(shù)據(jù)的啟示”?！按髷?shù)據(jù)”對(duì)思維方式的變革主要有三方面內(nèi)容。

第一，大數(shù)據(jù)分析的是所有數(shù)據(jù)，而非樣本數(shù)據(jù)。以往由于數(shù)據(jù)收集手段和處理手段的限制，人們往往用隨機(jī)采樣的方法來得出總體性的結(jié)論，這種方法依賴的是“確定的隨機(jī)性”，“確定的隨機(jī)性”這種提法本身就是一個(gè)悖論，一旦這種隨機(jī)性不那么確定，分析結(jié)果就會(huì)謬以千里。這就同我們狹義上的檔案相類似，具體來說，我們憑什么認(rèn)為字跡能夠保存下來的文件才是真實(shí)的，而字跡發(fā)生褪變的文件就應(yīng)排除在外呢？在全數(shù)據(jù)模式下，樣本同總體畫上了等號(hào)，“通過使用所有的數(shù)據(jù)，我們可以發(fā)現(xiàn)如若不然則會(huì)在大量數(shù)據(jù)中淹沒掉的情況”。[5]以這樣的方式來比照檔案，我們是否也能發(fā)現(xiàn)被狹義檔案所遮蔽的歷史真實(shí)呢？

第二，大數(shù)據(jù)著眼的是混雜性，而非精確性。精確性是對(duì)“小數(shù)據(jù)”最基本的要求，在數(shù)據(jù)量本身就很小的前提下，精確的數(shù)據(jù)才能被認(rèn)為是有效的數(shù)據(jù)。但在大數(shù)據(jù)時(shí)代，混雜性甚至被看作了一種“標(biāo)準(zhǔn)途徑”，[6]在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下被認(rèn)為是不精確的數(shù)據(jù)，或許在另一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下有著截然不同的重要性。檔案規(guī)范恰恰無法容忍混雜性，在信息缺乏時(shí)代，檔案管理機(jī)構(gòu)必須保證每一份進(jìn)館的文件是“精確”的，似乎只有這樣才能在利用的時(shí)候保證是對(duì)歷史原貌的還原，如此還衍射到了許多細(xì)枝末節(jié)的“精確”點(diǎn)（比如頁碼）。但是在大數(shù)據(jù)的思路下，問題的重點(diǎn)并不在于數(shù)量是否精確，而在于處理這些數(shù)據(jù)的手段是否有效，也就是說，并不在于“檔案”是否精確，而在于利用者以何種手段來利用。在信息化條件下，能夠進(jìn)行任意字段的檢索，絕不會(huì)出現(xiàn)因數(shù)據(jù)量巨大無法查找的情況，并且能夠根據(jù)不同的搜索方式，自動(dòng)歸納新的字段，使得檔案管理系統(tǒng)“活”起來，這才是大數(shù)據(jù)思路下檔案信息化的本質(zhì)功用之所在。

第三，大數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的是相關(guān)關(guān)系，而非因果關(guān)系。這種思維方式和福柯在《知識(shí)考古學(xué)》中的觀點(diǎn)不謀而合，知識(shí)考古學(xué)不考察事件變化的因果關(guān)系，而著眼于變化發(fā)生的外部條件，并由這些外部條件，重新構(gòu)建一個(gè)更為宏大的、復(fù)雜的歷史網(wǎng)絡(luò)。以這個(gè)思路來考察“雙套制”問題，我們就不應(yīng)再以規(guī)范的要求來“改造”電子文件，把電子文件硬塞入既有的因果關(guān)系中。各類檔案規(guī)范應(yīng)該在持守檔案本質(zhì)的同時(shí)，放開胸襟，以更寬容的姿態(tài)接納“所有數(shù)據(jù)”，認(rèn)可“混雜性”，呈現(xiàn)更為寬闊、復(fù)雜的歷史原貌。進(jìn)一步來說，以“相關(guān)性”來分析巨量的檔案數(shù)據(jù)，檔案就具備了預(yù)測(cè)功能，這又為檔案管理機(jī)構(gòu)從文件管理向知識(shí)管理提供了契機(jī)。

當(dāng)規(guī)范對(duì)檔案管理產(chǎn)生異化的作用，使得作為檔案存在意義的真實(shí)性都走向了反面之時(shí)，我們是應(yīng)該故步自封，還是應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，這個(gè)答案是不言自明的。我們或許能夠?qū)n案的本質(zhì)和應(yīng)守的規(guī)范分為包裹著的內(nèi)外兩層，內(nèi)中方方正正的是檔案的本質(zhì)，所謂“守史”，外部的規(guī)范卻需要打磨得圓潤(rùn)，以和歷史的發(fā)展相契合，以規(guī)范的圓融變通才能守衛(wèi)本質(zhì)的剛正不阿，而不應(yīng)將規(guī)范當(dāng)做一把砍斧，將歷史掐頭去尾，修改規(guī)整后才將其稱為“檔案”。以這種“外圓內(nèi)方”的方式來持守檔案的本質(zhì)，或許能使檔案在現(xiàn)時(shí)中以一種豐富的面貌獲得社會(huì)的認(rèn)可，在歷時(shí)中以一種寬容的態(tài)度成為歷史的見證。

圖：常用墨水耐水性測(cè)試

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國(guó)檔案法.?1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過.

[2]民政部歸檔文件整理辦法.民辦發(fā)[2002]6號(hào).

[3]中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）.?2001年1月1日實(shí)施.

[4]楊旭，湯海京，丁剛毅.數(shù)據(jù)科學(xué)導(dǎo)論[M]：北京理工大學(xué)出版社，2014：9.

[5][6]?維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼斯·庫克耶著.大數(shù)據(jù)時(shí)代[M].盛楊燕，周濤譯，浙江人民出版社，2012：?38，58.

（作者單位：上海大學(xué)檔案館??來稿日期：2015-04-16）