淺談學(xué)校升格期間的檔案管理

郭志敏

濮陽(yáng)市衛(wèi)生學(xué)校籌設(shè)濮陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校被省教育廳列入《河南省高等學(xué)校設(shè)置“十二五”發(fā)展規(guī)劃》，通過(guò)省高校設(shè)置委員會(huì)的正式評(píng)審，目前正在等待省政府審批和國(guó)家教育部報(bào)備。濮陽(yáng)市衛(wèi)生學(xué)校開(kāi)展升格工作歷經(jīng)近三年時(shí)間，學(xué)校采取各項(xiàng)有力措施加快發(fā)展步伐，各項(xiàng)工作都達(dá)到專(zhuān)科水平。在這重要的歷史性時(shí)期，加強(qiáng)檔案管理工作尤為重要，筆者就如何做好醫(yī)專(zhuān)籌設(shè)期間檔案管理工作進(jìn)行探究。

1??檔案管理對(duì)學(xué)校升格的重要性

在近三年的升格籌設(shè)工作中，濮陽(yáng)市委、市政府高度重視，在市土地、財(cái)政、稅收、規(guī)劃、征地、人才引進(jìn)等部門(mén)給予了強(qiáng)力保障。新校區(qū)位于濮陽(yáng)教育園區(qū)，占地685畝，總投資7.8億元，總建筑面積17.8萬(wàn)平方米，目前已部分建成并投入使用。學(xué)校面向全國(guó)招聘引進(jìn)高學(xué)歷、高職稱(chēng)人才60人。學(xué)校共有專(zhuān)任教師194人，副高級(jí)以上職稱(chēng)54人。市財(cái)政撥付2510萬(wàn)元用于圖書(shū)、設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)工作，圖書(shū)館現(xiàn)有圖書(shū)達(dá)到19萬(wàn)冊(cè)，總價(jià)值近500萬(wàn)元，實(shí)驗(yàn)設(shè)備2753件（套），總價(jià)值達(dá)到1520.744萬(wàn)元。學(xué)校在基礎(chǔ)設(shè)施、專(zhuān)業(yè)建設(shè)、教學(xué)科研水平、臨床教學(xué)基地等各方面，已具備醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校的基本條件。學(xué)校建設(shè)的日新月異，飛速發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)了很大的壓力和挑戰(zhàn)。在籌設(shè)過(guò)程中直接形成大量的有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是極其珍貴的信息資源，是國(guó)家檔案資源的重要組成部分。學(xué)校重大活動(dòng)檔案的收集、保管、利用對(duì)促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)工作具有現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。濮陽(yáng)市衛(wèi)生學(xué)校在軟硬件等方面已經(jīng)基本具備醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校的辦學(xué)條件。學(xué)校在籌設(shè)期間先后制作了《申報(bào)材料合訂本》、升專(zhuān)宣傳畫(huà)冊(cè)、宣傳片等資料，整理升專(zhuān)備查資料443盒，這些工作離不開(kāi)檔案部門(mén)大力支持，同時(shí)為檔案管理工作也帶來(lái)了更大壓力和挑戰(zhàn)。因此，加強(qiáng)升格期間中的檔案管理工作，是檔案工作人員義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

2??存在的問(wèn)題

2.1??對(duì)檔案工作的重視不夠。衛(wèi)校作為醫(yī)療衛(wèi)生單位，大部分教職工是從事衛(wèi)生職業(yè)教育的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，行政人員中學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)的也較少，對(duì)文書(shū)管理和檔案案管理知識(shí)了解得較少。同時(shí)，由于迎評(píng)資料有一定的應(yīng)對(duì)性和臨時(shí)性，工作任務(wù)較重、時(shí)間較緊，工作重點(diǎn)一般側(cè)重于在時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)迅速地完成迎檢任務(wù)，檔案管理的工作一般會(huì)放在靠后的位置。

2.2??材料歸檔意識(shí)不強(qiáng)。各部門(mén)缺乏收集整理重大活動(dòng)檔案和向校檔案室移交材料的自覺(jué)意識(shí)，沒(méi)有明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)材料收集，由于升專(zhuān)涉及重點(diǎn)部位較多，如人事、基建、教學(xué)等工作，過(guò)程中形成的檔案材料大量存在于科室中、工作人員手中，移交材料不主動(dòng)。同時(shí)，對(duì)籌建醫(yī)專(zhuān)過(guò)程中形成的各種檔案材料不太重視，只重視相對(duì)比較重要的文件，對(duì)產(chǎn)生重要文件過(guò)程中形成的憑證材料往往認(rèn)識(shí)不到其中的價(jià)值，得不到完整的保管。如在申報(bào)項(xiàng)目、資金過(guò)程中形成的各種證明、報(bào)表、總結(jié)等材料，數(shù)量多而瑣碎，事情辦完就過(guò)去了，不能及時(shí)完整地收集。

2.3??檔案管理比較分散。學(xué)校沒(méi)有設(shè)立綜合檔案室，校檔案室設(shè)在校辦公室，室藏檔案主要有文書(shū)檔案、基建檔案、照片檔案等，其他門(mén)類(lèi)檔案歸各職能科室的兼職檔案員保管，管理較為分散，且歸檔程序不規(guī)范，不利于檔案的保管和利用。

2.4??檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)亟待提高。雖然大多數(shù)科室安排了專(zhuān)門(mén)人員管理檔案，但大都兼任著其他行政、教學(xué)工作，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理方面系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)了解較少，缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)型人才，影響了檔案收集歸檔的質(zhì)量。

3??加強(qiáng)檔案管理的措施

3.1??提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。校領(lǐng)導(dǎo)班子要高度重視檔案管理工作，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)升專(zhuān)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要將加強(qiáng)檔案管理作為升格工作中一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，列入工作目標(biāo)。創(chuàng)建辦要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，各科室確定檔案聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本科室的檔案收集和移交工作，形成創(chuàng)建辦綜合協(xié)調(diào)、各科室積極參與、專(zhuān)職檔案員和各科室聯(lián)絡(luò)員齊抓共管的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。要加強(qiáng)對(duì)全體教職工檔案知識(shí)的培訓(xùn)，提高教職工對(duì)檔案管理重要性和必要性的認(rèn)識(shí)。要按照迎檢工作進(jìn)度制定《籌設(shè)期間檔案管理工作方案》，確定歸檔材料的范圍、內(nèi)容、接收時(shí)間等，把檔案工作作為當(dāng)前及長(zhǎng)遠(yuǎn)的重要工作來(lái)抓。

3.2??完善管理制度，落實(shí)保障措施。要以升專(zhuān)工作為契機(jī)，進(jìn)一步提高學(xué)校檔案管理工作的整體水平。要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案整理技能，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，拓寬收集渠道，確保各項(xiàng)資料完整歸檔。要不斷適應(yīng)學(xué)校發(fā)展建設(shè)的新形勢(shì)、新任務(wù)和新要求，建立完善與專(zhuān)科學(xué)校相適應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度。結(jié)合《河南省重大活動(dòng)檔案管理辦法（試行）》，制定《學(xué)校重大活動(dòng)檔案管理辦法》，要明確濮陽(yáng)醫(yī)專(zhuān)升格工作檔案收集、整理的具體責(zé)任部門(mén)和人員，落實(shí)工作經(jīng)費(fèi)以及保障措施，同時(shí)要建立健全檔案管理工作的督查督辦機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)重要材料歸檔的督辦，對(duì)文件質(zhì)量和完整程度進(jìn)行把關(guān)，確保制度落實(shí)到位。各相關(guān)部門(mén)應(yīng)在重大活動(dòng)、重要會(huì)議結(jié)束和重要文件辦理完畢之日起30天內(nèi)將文件材料、照片、視頻、錄音和電子文件等分類(lèi)、排列后，向校檔案室及時(shí)完整地移交。由于材料使用率高，歸檔時(shí)間不好確定，應(yīng)做好重要文件的備份工作，避免原件紙張的磨損和老化，確保原件能及時(shí)完整歸檔。

3.3??提高工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。一是要提高工作標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)專(zhuān)籌設(shè)工作是對(duì)學(xué)校辦學(xué)水平的綜合檢驗(yàn)，是學(xué)校的管理水平、綜合實(shí)力、業(yè)務(wù)素質(zhì)的整體反映，要以升專(zhuān)工作為契機(jī)，進(jìn)一步提高學(xué)校檔案管理的整體水平。要嚴(yán)格按照文件處理規(guī)范開(kāi)展工作，制定本部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作方案，抓好工作的落實(shí)。二是要加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案整理技能，樹(shù)立良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，積極主動(dòng)地開(kāi)展工作。三是要抓好源頭管理。從源頭上抓好原始文書(shū)材料的積累和收集，創(chuàng)建迎檢工作與檔案管理工作同步，文書(shū)處理程序與平時(shí)立卷同步，利用和保管同步，加強(qiáng)對(duì)重要材料的跟蹤，對(duì)文件質(zhì)量和完整程度進(jìn)行把關(guān)，把日常的檔案收集工作做細(xì)做扎實(shí)。四是要加強(qiáng)檔案普及教育。要加大檔案管理重要性的宣傳教育工作，讓每個(gè)教職工都對(duì)檔案工作有所了解，從而主動(dòng)配合收集和整理工作，積極參與到學(xué)校的各項(xiàng)中心工作中去，進(jìn)一步提高工作效率。

3.4??加強(qiáng)檔案編研，提升檔案價(jià)值。濮陽(yáng)醫(yī)專(zhuān)籌設(shè)工作被列入濮陽(yáng)市2013年20件大事和濮陽(yáng)市建市30周年50件大事，是全市386萬(wàn)人民群眾殷切期盼的重點(diǎn)工作。因此，要做好濮陽(yáng)醫(yī)專(zhuān)籌設(shè)工作的檔案編研工作，以達(dá)到滿(mǎn)足社會(huì)利用需要的目的。學(xué)校檔案室先后編研了《濮陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校（籌）迎接省評(píng)審組檢查工作資料匯編》、《濮陽(yáng)市衛(wèi)生學(xué)校遷建升專(zhuān)工作歷程圖片集》和《濮陽(yáng)市衛(wèi)生學(xué)校近三年新增規(guī)章制度匯編》等。針對(duì)濮陽(yáng)醫(yī)專(zhuān)籌設(shè)工作實(shí)際，要做好材料的匯總和升華工作，去粗取精地提煉材料，籌備編研《濮陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)?；I設(shè)工作大事記》、《濮陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)?；I設(shè)工作重大活動(dòng)資料匯編》等資料，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新工作方法，編研出切合實(shí)際、高質(zhì)量的編研成果，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。

3.5??做好搬遷準(zhǔn)備，超前科學(xué)謀劃。一是要做好搬遷前的檔案收集工作。學(xué)校即將搬入新校區(qū)，為避免在搬遷過(guò)程中材料的遺失和丟棄，檔案主管部門(mén)要制定《材料鑒定和接收方案》，有步驟地對(duì)各部門(mén)材料進(jìn)行鑒別、銷(xiāo)毀和接收，各部門(mén)要丟棄的材料要經(jīng)檔案工作人員查看后才能進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案管理人員要強(qiáng)化大局意識(shí)、保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，進(jìn)行全面排查、集中運(yùn)送和保管，為升格后建立高標(biāo)準(zhǔn)的檔案室打好基礎(chǔ)。二是要做好升專(zhuān)后綜合檔案室的建設(shè)工作。根據(jù)教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)。檔案管理部門(mén)要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展工作，超前進(jìn)行科學(xué)謀劃，制定濮陽(yáng)醫(yī)專(zhuān)綜合檔案室建設(shè)的合理化方案，按照高等院校的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)綜合檔案館（室），及時(shí)為校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，建立健全管理制度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，努力開(kāi)創(chuàng)濮陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的新局面。

（作者單位：河南省濮陽(yáng)市衛(wèi)生學(xué)校檔案室??來(lái)稿日期：2015-04-20）