兄弟檔案期刊集萃

謝建波

數(shù)字檔案館建設(shè)若干實(shí)踐問題思考

張晉周在《中國檔案》2015年第2期撰文，指出數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)根據(jù)各館發(fā)展條件、功能需求，設(shè)定總目標(biāo)和合理的分段目標(biāo)，分步實(shí)施，逐步完成。作者認(rèn)為有以下幾個階段：第一，構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫階段;第二，館藏存量數(shù)字化階段;第三，傳統(tǒng)檔案信息化管理階段;第四，局館功能結(jié)合階段;第五，電子文件自動歸檔進(jìn)館階段。目前，國內(nèi)正在建設(shè)或已投入使用的數(shù)字檔案館大部分處于第一到第四階段，第五階段發(fā)展還不太成熟。作者認(rèn)為，第五階段的建設(shè)，不宜簡單地套用現(xiàn)成的國際國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，更不能將規(guī)劃與建設(shè)實(shí)施工作全盤委托給承建單位。作者認(rèn)為，從現(xiàn)實(shí)應(yīng)用角度考慮，應(yīng)理清幾個關(guān)系：一為全局性信息化系統(tǒng)與獨(dú)立建設(shè)的數(shù)字檔案館的關(guān)系;二為機(jī)構(gòu)電子文件管理與電子檔案管理的關(guān)系;三為面向黨政機(jī)關(guān)的檔案系統(tǒng)與面向全社會的檔案系統(tǒng)的關(guān)系;四為全面規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)與階段性規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系;五為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)與通用性技術(shù)規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系;六為系統(tǒng)規(guī)劃與紙上規(guī)則的關(guān)系。作者指出，在數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)過程中，要注意以下方法的研究與把握;一是數(shù)字檔案館開發(fā)的關(guān)鍵要求業(yè)務(wù)部門與技術(shù)部門的充分協(xié)調(diào);二是數(shù)字檔案館開發(fā)的基本功在于調(diào)研;三是檢驗(yàn)數(shù)字檔案館成敗的標(biāo)準(zhǔn)在于能否支持業(yè)務(wù)運(yùn)行與業(yè)務(wù)創(chuàng)新;四是數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)功能必須能夠逐項(xiàng)驗(yàn)收。為此，項(xiàng)目開發(fā)除制定規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、建成數(shù)字檔案館信息化系統(tǒng)外，還必須編制完整的系統(tǒng)使用說明書和周密的應(yīng)用培訓(xùn)手冊。

數(shù)字模擬影像技術(shù)發(fā)展創(chuàng)新與應(yīng)用

馬淑桂在《中國檔案》2015年第3期撰文，首先，簡單明了地介紹了縮微攝影技術(shù)復(fù)制出的檔案原文圖像稱為模擬影像，它是記錄在縮微膠片上的;把應(yīng)用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)復(fù)制出的檔案原文圖像稱為數(shù)字影像，一般存儲在磁盤上。接著，介紹了縮微技術(shù)的特點(diǎn)是體積小、密度高，可有效節(jié)省存儲空間;縮微品信息不可更改性使其具有憑證作用;以縮微品代替原件提供利用;縮微品信息可直讀，在沒有閱讀器的情況下，用放大鏡可以閱讀;不會受計(jì)算機(jī)病毒感染和黑客的攻擊;制作成本低;具有穩(wěn)定性和影像的不可逆性，是長期存儲的最佳介質(zhì);可多套備份拷貝復(fù)制并異地保存。其弱點(diǎn)是，檢索速度慢，用一件檔案需在一整卷膠卷中查找，無法實(shí)現(xiàn)信息快速遠(yuǎn)距離傳輸和共享。數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)是，存儲信息可以是文字、圖表等靜態(tài)信息，也可以是集圖、文、聲像于一體的動態(tài)信息;網(wǎng)絡(luò)傳輸不受時間、空間限制，便于信息的交流與共享;可遠(yuǎn)程利用檔案，可異地備份;數(shù)字化后的原件可封存。其弱點(diǎn)是，對設(shè)備的依賴性、不同系統(tǒng)和設(shè)備的不兼容;存儲載體壽命短、格式更新?lián)Q代快，易造成不兼容，不能讀取;計(jì)算機(jī)病毒入侵造成數(shù)據(jù)丟失或被刪除、修改、復(fù)制;法律憑證作用未得到認(rèn)可等。通過比較，得到一條共識：縮微技術(shù)優(yōu)于“存”，數(shù)字技術(shù)優(yōu)于“用”。同時找到了兩種技術(shù)的最佳契合點(diǎn)和最佳平衡點(diǎn)，即在現(xiàn)階段，充分發(fā)揮兩種技術(shù)優(yōu)勢，存儲在縮微膠片上的模擬影像作為檔案信息長期保存的最佳載體和方式，存儲在磁盤等介質(zhì)上的數(shù)字影像作為檔案提供利用、信息共享的最佳方式。最后，介紹了數(shù)字模擬影像技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展情況。一是縮微膠片數(shù)字化技術(shù)?？s微膠片上的檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像，稱為縮微膠片檔案數(shù)字化，也稱模轉(zhuǎn)數(shù)技術(shù)。二是計(jì)算機(jī)輸出縮微品技術(shù)。通過COM技術(shù)，可將電子檔案、已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息打印在縮微膠片上，稱為數(shù)轉(zhuǎn)模技術(shù)。三是彩色COM技術(shù)（這項(xiàng)技術(shù)正處于研究、測試階段）。四是縮微、數(shù)字一體化技術(shù)（一次加工同時保存兩種數(shù)據(jù)）。

大數(shù)據(jù)時代檔案信息安全管理新思考

崔海莉在《檔案學(xué)研究》2015年第1期撰文，指出大數(shù)據(jù)時代的檔案管理不同于以往的工作內(nèi)容，檔案信息更不容忽視。檔案安全歷來就包括實(shí)體安全和信息安全，檔案信息正迎來大數(shù)據(jù)時代和云計(jì)算環(huán)境下的新風(fēng)險、新挑戰(zhàn)。作者從檔案管理的工作實(shí)踐中，提出了大數(shù)據(jù)時代檔案信息三個安全管理的問題：一是檔案數(shù)據(jù)采集安全。它包括兩個方面的內(nèi)容：1.檔案數(shù)據(jù)收集范圍擴(kuò)展;2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程和結(jié)果安全。二是檔案信息管理系統(tǒng)安全。它包括兩個方面的內(nèi)容：1.數(shù)據(jù)支持平臺安全。構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)平臺至少要實(shí)現(xiàn)四個層次的部署：第一，云服務(wù)商提供全面可視化服務(wù);第二，收集海量數(shù)據(jù)，并解決各個數(shù)據(jù)的兼容問題;第三，數(shù)據(jù)庫有識別目標(biāo)，鎖定威脅來源和相關(guān)設(shè)置;第四，基礎(chǔ)設(shè)施具有可擴(kuò)展性。2.數(shù)據(jù)計(jì)算環(huán)境安全。大數(shù)據(jù)時代的檔案安全解決方案應(yīng)包括足夠強(qiáng)大的、能夠針對不同層次的人群提供不同的展現(xiàn)界面和工具。三是檔案數(shù)據(jù)提供利用安全。它包括兩個方面的內(nèi)容：1.檔案數(shù)據(jù)對比分析;2.檔案咨詢服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代的檔案信息是主動地提供檔案數(shù)據(jù)安全保障，而不是等出現(xiàn)了無法挽回的損失再進(jìn)行補(bǔ)救。所有的思考都是基于這一認(rèn)識。

全媒體時代江蘇音像資料館服務(wù)方式探討

朱健在《檔案與建設(shè)》2014年第12期撰文，指出隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和全媒體時代的到來，擁有核心戰(zhàn)略資源和寶貴財(cái)富的音像資料館現(xiàn)有的服務(wù)方式受到挑戰(zhàn)，急需進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展。目前其服務(wù)現(xiàn)狀為：一是參觀、培訓(xùn)服務(wù)。接待參觀的同行近百家。培訓(xùn)服務(wù)是當(dāng)前的基本工作之一，培訓(xùn)對象是節(jié)目生產(chǎn)一線的編輯、記者，內(nèi)容為媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)檢索知識，并將培訓(xùn)內(nèi)容做成視頻文件上傳至辦公網(wǎng)。二是文件資料柜服務(wù)。文件資料柜類似于U盤，用戶可通過文件柜上傳、存儲、下載和共享音像資料。三是檢索下載服務(wù)。四是主題資料服務(wù)。根據(jù)一定時期新聞宣傳報道熱點(diǎn)、重點(diǎn)及用戶需求，對音像資料進(jìn)行二次信息整理加工、形成主題資料包（如“建黨”90周年），供一線制作人員使用。隨著全媒體時代的發(fā)展，用戶對服務(wù)方式提出了更新、更高的要求，因此服務(wù)方式要不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，需要推出廣泛化、各樣化、個性化的服務(wù)。一個是個性化服務(wù)。它包括推送服務(wù)和定制服務(wù)。一個是資料導(dǎo)演服務(wù)。資料導(dǎo)演服務(wù)是音像資料館，以資料導(dǎo)演的身份參與重大電視主題創(chuàng)作的各個階段和環(huán)節(jié)，對資料梳理、編目、復(fù)制等環(huán)節(jié)，從資料角度為編導(dǎo)的素材選擇、選題策劃、文稿撰寫提供借鑒參考。

開發(fā)區(qū)拆遷檔案收集工作的實(shí)踐與探索

周曉紅在《檔案與建設(shè)》2014年第12期撰文，指出拆遷檔案真實(shí)記載了城鄉(xiāng)的歷史原貌和變遷過程，是最原始最真實(shí)的珍貴記錄。它是城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的重要組成部分，可為今后查詢拆遷情況和城鄉(xiāng)建設(shè)提供依據(jù)。其特點(diǎn)：一是形成時間長;二是文件易散失;三是可單獨(dú)成類。存在的問題有：一是制度不全，管理分散;二是職責(zé)不明，業(yè)務(wù)有待提高;三是拆遷周期長，收集整理不規(guī)范;四是重文字檔案，輕聲像檔案。明確歸檔范圍的要求：一是政策法規(guī)性文件材料;二是拆遷前期準(zhǔn)備的綜合性文件;三是拆遷過程中形成的文件材料;四是回遷安置前后的文件材料。做好拆遷檔案收集工作的對策建議：一要強(qiáng)化制度，提高認(rèn)識;二要明確職責(zé)，提高素養(yǎng);三要統(tǒng)一管理，拆遷要與建檔同步;四要文字和聲像文件并檔保存。

加強(qiáng)工業(yè)遺產(chǎn)檔案的搶救與保護(hù)

孫成德在《蘭臺世界》2015年第1期（上旬）撰文，指出工業(yè)遺產(chǎn)檔案蘊(yùn)藏著大量的歷史信息，真實(shí)記錄了工業(yè)從無到有、從小到大、由弱到強(qiáng)的發(fā)展軌跡，具有不可替代的歷史文化價值。由于歷史年代久遠(yuǎn)等原因，有些重要的工業(yè)遺產(chǎn)、工業(yè)企業(yè)留下的檔案數(shù)量很少，內(nèi)容不全，有的已破損瀕危，亟須搶救和保護(hù)。為此，作者提出如下建議：一是增強(qiáng)全社會對工業(yè)遺產(chǎn)檔案的保護(hù)意識。工業(yè)遺產(chǎn)的實(shí)體部分，如企業(yè)的廠房、車間、設(shè)備等可直觀地展示其歷史、社會、科技、經(jīng)濟(jì)和審美價值，而工業(yè)遺產(chǎn)檔案則可展示上述各個方面的深刻內(nèi)涵，同樣是工業(yè)文明發(fā)展的重要物證。工業(yè)遺產(chǎn)檔案包括企業(yè)建立和生產(chǎn)過程中產(chǎn)生和保管的文書、科技、音像、實(shí)物等檔案，這些檔案對于工業(yè)遺產(chǎn)的保護(hù)和利用都是十分重要的科學(xué)依據(jù)。要充分認(rèn)識工業(yè)遺產(chǎn)檔案的證據(jù)性作用，通過各種新聞媒體，廣泛宣傳工業(yè)遺產(chǎn)實(shí)體和檔案保護(hù)的意義和實(shí)例，在各類工業(yè)遺產(chǎn)保護(hù)措施中增設(shè)檔案宣傳展示內(nèi)容，從而增強(qiáng)全社會保護(hù)和利用工業(yè)遺產(chǎn)檔案的自覺意識。二是加大對工業(yè)遺產(chǎn)檔案的搶救和保護(hù)力度。它有三個方面的工作：一是和時間賽跑，搶救工業(yè)遺產(chǎn)檔案;二要明確搜集工業(yè)遺產(chǎn)檔案的范圍和內(nèi)容;三要明確當(dāng)前搶救工業(yè)遺產(chǎn)檔案的方式和重點(diǎn)。三是強(qiáng)化對工業(yè)遺產(chǎn)檔案搶救和保護(hù)工作的各項(xiàng)保障。如：一為組織保障;二為制度;三為資金保障;四為人才保障。

電子病歷歸檔前的質(zhì)量控制

尹成芳在《浙江檔案》2014年第12期撰文，指出電子病歷歸檔前的質(zhì)量控制，是醫(yī)院電子病歷檔案管理工作的重要組成部分。把好電子病歷的質(zhì)量關(guān)，對于確保電子病歷的原始性、真實(shí)性、完整性以及提高醫(yī)院醫(yī)療水平和服務(wù)品質(zhì)具有重要意義。作者認(rèn)為，電子病歷歸檔前的質(zhì)量控制要做好，必須達(dá)到以下要求：一是加強(qiáng)制度規(guī)范，確保電子病歷的真實(shí)與安全。它包括三項(xiàng)內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心要設(shè)立修改痕跡保留功能、關(guān)閉計(jì)算機(jī)光盤、U盤等插接口和權(quán)限管理。二是提高思想認(rèn)識，切實(shí)加強(qiáng)對醫(yī)護(hù)人員的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容為《電子病歷基本規(guī)范》、《電子病歷系統(tǒng)功能規(guī)范》等。三是實(shí)施登記備份，探索進(jìn)行第三方監(jiān)管。如2012年，紹興市檔案局對全市各大醫(yī)院的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)啟動登記備份工作，要求各大醫(yī)院將電子病歷檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行在線登記備份，每日對數(shù)據(jù)進(jìn)行更新。四是使用電子簽名，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。只有把電子簽名落到實(shí)處，才能做好電子病歷歸檔前的質(zhì)量控制工作。