淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性

李瑩

目前，油田企業(yè)的合同管理工作存在著很多問題，在一定程度上影響了企業(yè)之間的關(guān)系，同樣對(duì)市場(chǎng)秩序和社會(huì)秩序的穩(wěn)定造成了傷害。本文主要簡(jiǎn)述合同檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的整改措施，以此保證油田合同檔案管理的有效性和公平性。

合同檔案主要是將合同履行全過程和情況的全部文字資料進(jìn)行記載，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的擴(kuò)大，世界經(jīng)濟(jì)一體化及企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，使合同的地位日趨顯著，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的活動(dòng)地位日漸重要。采取科學(xué)規(guī)范的合同檔案管理，可有效的保障法人和單位的合法權(quán)益，需要管理人員和領(lǐng)導(dǎo)重視合同檔案管理的重要性。

一、合同檔案建立的必要性

外部因素的影響是起建立合同檔案的主要因素。隨著國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，世界大環(huán)境的變化，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力日趨激烈，這些都對(duì)企業(yè)發(fā)展造成很大影響，因此，企業(yè)管理者也需要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，尊重客觀規(guī)律增強(qiáng)法制法律觀念，同時(shí)積極參加國際平臺(tái)，汲取他人長處，增強(qiáng)自身合同風(fēng)險(xiǎn)化解能力，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。而企業(yè)為維護(hù)自己的利益，在生產(chǎn)經(jīng)營中簽訂大量合同協(xié)議，大量合同文本需要保存，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生合同檔案，因此，企業(yè)需要建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。其次，企業(yè)任何一部分的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，都需要通過合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)企業(yè)中出現(xiàn)任何一個(gè)問題，都需要通過合同檔案進(jìn)行處理和解決。因此，企業(yè)內(nèi)部如果保持平穩(wěn)運(yùn)行、持續(xù)發(fā)展，必須建立合同檔案辦法。

二、油田企業(yè)合同檔案管理存在的問題

（一）難以收集合同檔案資料

合同檔案管理工作中，難以收集合同檔案已經(jīng)在油田企業(yè)中屢見不鮮。在法人單位看來，不同職能部門，所擬定和承辦的合同有所不同。在起草、審核、審批以及履行合同時(shí)，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜環(huán)節(jié)。而且合同要想實(shí)效，需要經(jīng)過所有責(zé)任方共同承擔(dān)責(zé)任，簽字后才能生效。具有流程復(fù)雜，周期長等特點(diǎn)。在收集合同檔案時(shí)，會(huì)存在中途流失的現(xiàn)象。所以，在收集合同檔案時(shí)，不利于開展部門工作收集合同情況。

（二）企業(yè)對(duì)合同檔案管理缺少重視

在某些油田企業(yè)中，由于缺少專業(yè)合同人員配備，加之對(duì)于合同管理存在認(rèn)識(shí)偏差，就連合同管理人員都對(duì)合同檔案管理缺少基本認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于合同管理方面更加輕視，未將合同檔案管理納入部門職責(zé)和個(gè)人崗位職責(zé)，甚至連最起碼合同管理制度都沒有，也并沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔情況，造成合同原件丟失，給企業(yè)帶來了不必要的經(jīng)濟(jì)損失，管理人員在收集檔案后，未及時(shí)歸納和整理，合同歸檔不及時(shí)，影響了合同檔案管理工作的順利實(shí)施，并且頻繁更換管理人員，使得合同檔案管理工作呈現(xiàn)混亂局面。

（三）合同檔案管理缺乏規(guī)范性

在油田企業(yè)合同管理中，缺乏完整的合同內(nèi)容也是普遍存在的現(xiàn)象。部分合同承辦人缺乏完善的法律知識(shí)，缺少合同法的基本知識(shí)，使合同內(nèi)容不完整。其次合同格式不規(guī)范，影響了合同檔案質(zhì)量。再者由于合同承辦人責(zé)任心的缺失，工作中易出現(xiàn)數(shù)字，格式、地址等的人為錯(cuò)誤。在合同管理中，管理人員按合同檔案管理相關(guān)制度對(duì)合同檔案進(jìn)行分類和歸納，使合同檔案條目不清，難于查詢。

三、合同檔案管理的改進(jìn)措施探討

（一）增強(qiáng)合同管理的規(guī)范性

企業(yè)需要根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，制定符合企業(yè)的檔案管理制度，構(gòu)建完善的檔案管理制度，提高合同檔案管理的規(guī)范性，合同檔案管理制度需要明確合同文本格式、所包含的附件清單及合同編號(hào)原則，以便合同檔案的收集工作。另外，提高合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平。在合同檔案管理中，可采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對(duì)合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號(hào)及檔案管理工作進(jìn)行在線管理，實(shí)現(xiàn)合同管理一體化，保證合同檔案信息齊全、準(zhǔn)確，同時(shí)方便合理開發(fā)和利用檔案。

（二）專業(yè)化培訓(xùn)檔案管理工作

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到合同檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到合同檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)生存發(fā)展，制定合同檔案管理制度，企業(yè)需要將合同檔案管理納入到部門及崗位職責(zé)上，管理人員要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)知道檔案管理工作的存在的問題，并積極處理，企業(yè)需要由相對(duì)固定的專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案，保證合同檔案的連續(xù)性。同時(shí)制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，若出現(xiàn)問題，需要給予必要的懲罰，以次改善管理人員的合同檔案管理意識(shí)薄弱的問題，其次是加強(qiáng)合同檔案管理的培訓(xùn)，以此增強(qiáng)管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平綜合素質(zhì)。最后，企業(yè)需要將績效考核注入合同檔案管理工作中，保證合同的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，合同檔案管理員監(jiān)督指導(dǎo)合同形成部門和下屬單位進(jìn)行合同歸檔工作。

結(jié)語：在企業(yè)合同檔案管理工作中，為了保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展，需充分發(fā)揮合同檔案管理的作用，針對(duì)合同檔案管理工作的問題，規(guī)范管理制度，合同實(shí)施網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，并提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，以此促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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