采購(gòu)管理—成本控制

彭德偉

【摘 要】作為企業(yè)物流活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，采購(gòu)在供應(yīng)鏈企業(yè)之間發(fā)揮著重要的橋梁作用。而企業(yè)為了獲取更多的利潤(rùn)，往往會(huì)在采購(gòu)管理方面下功夫，試圖促使采購(gòu)成本大大降低。對(duì)于制造企業(yè)而言，產(chǎn)品成本中非常重要的一部分就是采購(gòu)成本，而且也是非常重要的一種因素，對(duì)產(chǎn)品價(jià)格水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力起著決定作用。但是就多數(shù)企業(yè)來(lái)看，還是沒(méi)有足夠地重視采購(gòu)環(huán)節(jié)，而就其具體的實(shí)施過(guò)程來(lái)看，還是有很大問(wèn)題存在。本文是在供應(yīng)鏈環(huán)境下，以對(duì)成本控制的研究為基礎(chǔ)來(lái)研究采購(gòu)管理。

【關(guān)鍵詞】采購(gòu)管理；成本控制；供應(yīng)鏈管理

一、供應(yīng)鏈環(huán)境下采購(gòu)管理內(nèi)容的變化

面對(duì)供應(yīng)鏈管理環(huán)境，采購(gòu)管理的內(nèi)容也發(fā)生了相應(yīng)的變化。作為供應(yīng)鏈管理的重要部分，采購(gòu)管理是指采購(gòu)組織所采取的一系列計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制活動(dòng)，目的是為了其戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，與生產(chǎn)和庫(kù)存之間緊密相連，針對(duì)采購(gòu)所需的全部資料進(jìn)行的識(shí)別、采辦以及獲取等管理活動(dòng)。

就采購(gòu)管理的具體內(nèi)容來(lái)看，主要是研究采購(gòu)市場(chǎng)、確立采購(gòu)目標(biāo)、制定采購(gòu)策略、生產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)施采購(gòu)作業(yè)、控制和評(píng)估。其中的采購(gòu)作業(yè)實(shí)施環(huán)節(jié)還包括了商務(wù)談判、訂貨合同的簽訂、進(jìn)貨實(shí)施與驗(yàn)收入貨等。

就供應(yīng)鏈模式下采購(gòu)管理的過(guò)程來(lái)看，其信息流動(dòng)量很大。其中的信息涵蓋了很多數(shù)據(jù)，如采購(gòu)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)以及最終客戶的需求數(shù)據(jù)等。能否正確有效地處理這些數(shù)據(jù)，將會(huì)與采購(gòu)管理各環(huán)節(jié)的最終成效存在很大關(guān)聯(lián)。另外，在供應(yīng)鏈模式下，訂單驅(qū)動(dòng)著采購(gòu)，因而和供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)信息共享，做到信息的及時(shí)傳遞和溝通，從而對(duì)最終的市場(chǎng)需求做出迅速反應(yīng)。所以，在供應(yīng)鏈管理下，一定要建立相應(yīng)的信息處理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行采購(gòu)管理，相比較傳統(tǒng)采購(gòu)模式，這也是比較大的不同點(diǎn)。

在供應(yīng)鏈模式下，企業(yè)采購(gòu)管理實(shí)際上是對(duì)企業(yè)的采購(gòu)職能進(jìn)行整體的重構(gòu)，這就促使企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的運(yùn)作效率得到了整體性的提高，而且企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力也大大提高了。新的管理模式使得運(yùn)作成本大大降低，采購(gòu)周期得到了縮短，與此同時(shí)在企業(yè)的整體規(guī)劃中納入供應(yīng)商，這就促進(jìn)了企業(yè)和供應(yīng)商間的合作與溝通，實(shí)現(xiàn)了實(shí)質(zhì)性的飛躍。

二、控制采購(gòu)成本的基本策略

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的業(yè)績(jī)來(lái)說(shuō)，控制采購(gòu)成本是極為關(guān)鍵的工作。采購(gòu)成本的下降不但體現(xiàn)為企業(yè)減少了現(xiàn)金流出，而且也在產(chǎn)品的成本下降、利潤(rùn)增加與企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力增強(qiáng)方面有著直接的體現(xiàn)。因?yàn)樵谥圃鞓I(yè)中，采購(gòu)成本在產(chǎn)品成本中占據(jù)了30%-80%，而采購(gòu)成本當(dāng)中材料成本占了最大份額，所以將材料成本控制好并促使其有效下降，將有助于產(chǎn)品成本的有效減少和利潤(rùn)的有效增加。

（一）加強(qiáng)采購(gòu)管理要從制度入手

采購(gòu)工作有著較廣的涉及面，而且以與外界打交道為主。所以，企業(yè)很有必要將嚴(yán)格的采購(gòu)制度和程序制定出來(lái)，以便確保采購(gòu)工作能夠有章可依，限制采購(gòu)人員的暗箱操作，這樣不但對(duì)控制采購(gòu)成本不利，而且會(huì)對(duì)企業(yè)信譽(yù)不利。對(duì)采購(gòu)制度進(jìn)一步完善，需要做到以下幾點(diǎn)：

1.建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度

企業(yè)建立的采購(gòu)制度要做到嚴(yán)格、完善，不但有助于對(duì)企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范，促進(jìn)效率的提高，將部門間的扯皮現(xiàn)象杜絕，而且可以對(duì)采購(gòu)人員可能的不良行為進(jìn)行預(yù)防。采購(gòu)制度對(duì)很多方面都要進(jìn)行詳細(xì)地規(guī)定，諸如物料采購(gòu)的申請(qǐng)方面、規(guī)定授權(quán)人的權(quán)限、制定物料采購(gòu)流程、各部門的責(zé)任與關(guān)系以及報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等等。例如在采購(gòu)制度中對(duì)采購(gòu)物品的規(guī)定，即要求先向進(jìn)行供應(yīng)商價(jià)格問(wèn)詢，并且進(jìn)行列表比價(jià)，接下來(lái)是供應(yīng)商的選擇，同時(shí)在請(qǐng)購(gòu)單上填寫清楚選擇的供應(yīng)商及其報(bào)價(jià)；有的采購(gòu)以及超過(guò)一定金額，那就需要將三個(gè)以上的書(shū)面報(bào)價(jià)附上，從而為財(cái)務(wù)或內(nèi)部審計(jì)部門稽核提供方便。

2.建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度

針對(duì)企業(yè)正式供應(yīng)商，需要將相應(yīng)的檔案建立起來(lái)，其中的信息應(yīng)當(dāng)包括編號(hào)以及詳細(xì)的聯(lián)系方式和地址，此外還應(yīng)當(dāng)涵蓋付款條件、交貨條款及期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行帳號(hào)等信息，要嚴(yán)格審核每一個(gè)供應(yīng)商的檔案之后才可以進(jìn)行歸檔處理。企業(yè)采購(gòu)的進(jìn)行應(yīng)當(dāng)在已經(jīng)歸檔的供應(yīng)商范圍之內(nèi)，要定期不定期的更新供應(yīng)商的檔案，并且安排專人進(jìn)行管理。與此同時(shí)還要將供應(yīng)商準(zhǔn)入制度建立起來(lái)。針對(duì)一些重點(diǎn)材料，必須經(jīng)過(guò)質(zhì)檢、物料等部門進(jìn)行聯(lián)合考核之后供應(yīng)商才可以進(jìn)入，有條件的話最好去供應(yīng)商的生產(chǎn)地進(jìn)行實(shí)地考察。針對(duì)考核程序和指標(biāo)，企業(yè)要嚴(yán)格制定，針對(duì)考核的問(wèn)題進(jìn)行逐個(gè)評(píng)分，經(jīng)過(guò)評(píng)分后達(dá)標(biāo)的才可以成為歸檔供應(yīng)商。

3.建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系

企業(yè)采購(gòu)部門應(yīng)該針對(duì)全部的采購(gòu)材料將價(jià)格檔案建立起來(lái)。針對(duì)每一批物品報(bào)價(jià)，要先和歸檔的材料價(jià)格之間作比較，對(duì)價(jià)格差異原因進(jìn)行分析。假如不存在特殊原因的話，那么采購(gòu)的價(jià)格原則上來(lái)看是要不高于檔案中的價(jià)格水平的，要不然就要進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明。針對(duì)重點(diǎn)材料價(jià)格，應(yīng)當(dāng)將價(jià)格評(píng)價(jià)體系建立起來(lái)，公司相關(guān)部門要將價(jià)格評(píng)價(jià)組組建起來(lái)，對(duì)于相關(guān)供應(yīng)價(jià)格信息要定期收集，并且對(duì)目前的價(jià)格水平進(jìn)行分析、評(píng)估，針對(duì)歸檔的價(jià)格檔案也要做出評(píng)價(jià)、更新。

（二）從價(jià)格入手控制材料成本

在價(jià)格管理體系中，定價(jià)問(wèn)題被視為焦點(diǎn)問(wèn)題。所以說(shuō)，定價(jià)水平將會(huì)對(duì)定價(jià)是否被接受產(chǎn)生直接關(guān)聯(lián)。在定價(jià)是否合理方面，很大程度上會(huì)受到價(jià)格的一些影響因素的影響。就采購(gòu)價(jià)格的確定方法而言，主要包括以下幾種：

1.報(bào)價(jià)采購(gòu)方式。也就是采購(gòu)方向供應(yīng)商發(fā)出關(guān)于采購(gòu)物品的詢價(jià)，對(duì)方也要進(jìn)行正式報(bào)價(jià)。一般情況下，供應(yīng)商會(huì)寄發(fā)包含交易條件和報(bào)價(jià)有效期等內(nèi)容的報(bào)價(jià)單，有時(shí)候也會(huì)自動(dòng)提出信用調(diào)查對(duì)象。雙方同意接受報(bào)價(jià)，那就算成立了買賣契約。

2.招標(biāo)確定價(jià)格。這是比較常用也是首選的定價(jià)辦法。對(duì)于價(jià)格管理中的審批認(rèn)證工作而言，這是尤為重要的，由于通常招標(biāo)采購(gòu)的物資都是以大宗材料、通用設(shè)備等為主。其價(jià)格是否準(zhǔn)確將會(huì)對(duì)以這些物資為直接成本的下游物資價(jià)格產(chǎn)生直接影響。

三、結(jié)束語(yǔ)

采購(gòu)研究的核心問(wèn)題一直就是采購(gòu)成本問(wèn)題，而對(duì)采購(gòu)管理進(jìn)行研究，促進(jìn)采購(gòu)成本的降低便是其最直接的目的。就過(guò)去的傳統(tǒng)采購(gòu)來(lái)看，其采購(gòu)成本只是涵蓋一些顯性成本，即與價(jià)格等因素有關(guān)，對(duì)于供應(yīng)鏈上的總體成本卻考慮的比較少。針對(duì)企業(yè)的日常采購(gòu)，應(yīng)該兼顧顯性成本和隱性成本來(lái)考慮采購(gòu)成本管理問(wèn)題。企業(yè)要著眼于觀念的轉(zhuǎn)變，對(duì)采購(gòu)工作多加重視，對(duì)采購(gòu)管理進(jìn)一步加強(qiáng)。企業(yè)需要從供應(yīng)鏈的整體角度來(lái)開(kāi)展活動(dòng)，采取一定的采購(gòu)決策以及進(jìn)行成本控制，要將企業(yè)的第三利潤(rùn)源充分挖掘出來(lái)，從而確保自身能夠于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位。

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