加強土地整理項目檔案工作的思考

孫 華 朱 莉

（射陽縣國土資源局，江蘇射陽，224300）

土地整理項目具有建設規(guī)模大、時間長、施工項目多、涉及部門多等特點，給檔案的收集、整理、保存、歸檔帶來很大的難度，以致土地整理項目檔案存在很多問題，導致因為檔案的不完善和缺失而造成土地整理項目沒法通過驗收。因此，各級國土資源部門，特別是基層國土所（分局），要切實重視并加強土地整理項目檔案工作。

一、土地整理項目檔案存在的問題

1. 監(jiān)理督查不到位。有些土地整理項目單位只重視項目施工建設，對檔案管理工作存在領導不重視、人員配備不到位、有章不循、管理缺失等問題，使項目完成施工任務后，常常出現(xiàn)因人員變動、資料缺失、無現(xiàn)場記錄日記等，竣工資料無法進行整理，致使項目無法按時申報驗收。監(jiān)理單位對工程在施工過程中的監(jiān)理資料不注意收集或監(jiān)理工作不到位流于形式，沒有很好履行監(jiān)理的督促和審查職能。

2. 人員配備不充足。工程監(jiān)理單位、工程建設單位專業(yè)人員不足，人員素質(zhì)參差不齊，工程建設前期階段不重視檔案管理，有的單位不知如何管理，甚至無人過問，使檔案管理工作處于散、亂、差，土地整理項目有的地方建設一兩年，管理人員流動性大、資料管理人員經(jīng)常調(diào)換，影響工程資料的收集整理及歸檔。

3. 管理模式不完善。工程建設采取小業(yè)主大監(jiān)理的建設管理模式，工程建設項目單項多，工程繁雜，工程建設前期工作千頭萬緒，導致項目監(jiān)理單位和施工單位都沒時間顧及檔案管理工作。項目承擔單位、工程中標單位、監(jiān)理乃至建設單位，在工程建設過程中不能及時做好檔案資料的對接銜接工作，常出現(xiàn)工程建完了，竣工資料卻無法收集，遲遲歸不了檔的現(xiàn)象。還有一些中標單位將工程層層轉包或分包給一些低資質(zhì)的個體工程隊，對工程資料不重視、管理不及時不規(guī)范，甚至無財務資料或資料存在失真。

4. 檔案制度不健全。沒有建立項目檔案管理制度，導致項目檔案員無章可循、無據(jù)可依，項目承擔單位沒有指定專人負責項目資料，項目施工單位和工程監(jiān)理單位也沒有做好工程技術檔案管理工作。項目資料員沒有及時收集、登記、分類和整理歸檔，檔案資料沒有按財務類、文書類、技術類和其他類進行分類，各類檔案出現(xiàn)一盤散沙的現(xiàn)象。也沒有按工程的進度和時序要求進行分類，檔案不能完整、系統(tǒng)地體現(xiàn)立項階段、實施準備階段、施工階段、驗收準備階段、驗收階段和后續(xù)利用管護階段等各階段的工作，所（分局）沒有依照檔案管理規(guī)定進行檢查和記錄。

二、規(guī)范土地整理項目檔案的基本原則

1. 保證連續(xù)性。按土地整理項目的時間順序排列項目檔案資料，做到有始有終，使項目檔案資料能夠完整、連續(xù)、準確無誤地反映整個土地整理項目的開展情況。

2. 保證適用性。應以有利于保持項目檔案的有機聯(lián)系，有利于為檢查和驗收提供服務和使用為目的。土地整理項目實行總承包的，各分包單位負責收集、整理分包范圍內(nèi)檔案資料，交總包單位匯總、整理。項目竣工時由總包單位向監(jiān)理單位提交完整、準確的項目檔案資料。

3. 保證有序性。以各階段為主，緊密聯(lián)系，主題單一，確保立項階段、實施準備階段、施工階段、驗收準備階段、驗收階段和后續(xù)利用管護階段等各階段材料不混，按照項目進展的時間先后排列，保持項目檔案資料排列有序，確保各階段檔案能順利驗收。

三、加強土地整理項目檔案工作的對策與思考

1. 各級各部門的領導重視是前提。各級領導對項目資料的管理工作要有一個正確和足夠的認識，要將檔案工作與項目工程建設的進度一起抓，時刻督查收集檔案資料情況，要專門明確一名業(yè)務精、責任心強的人員負責檔案工作，在工程報批開始就要強化檔案管理和收集意識。所（分局）應配合鎮(zhèn)（區(qū)）對項目實施進行現(xiàn)場全程管理，隨時跟蹤督查作業(yè)單位和監(jiān)管單位的檔案收集、分類、整理、歸檔工作。將檔案管理深入到項目工程建設的各個層面和環(huán)節(jié)中，將檔案管理納入到工程建設計劃和作業(yè)單位、監(jiān)理單位責任制中。土地整理項目的檔案資料工作要與整理項目建設進程同步，整理項目申請立項時，即應開始進行文件、方案、圖紙等材料的積累、整理、審查工作。

2. 各單位的協(xié)調(diào)配合是關鍵。一個土地整理項目的實施到驗收成功需要各方工作人員的積極配合，盡職盡責共同努力。一是工程項目實施單位檔案人員承擔著本單位檔案編制以及對各參建單位資料收集整理的指導、督促、檢查職能，因此從事這項工作的同志必須熱愛檔案工作，熟知檔案管理工作業(yè)務知識，按照統(tǒng)一領導、統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一標準收集、整理、歸檔檔案資料。二是工程監(jiān)理單位檔案人員，要按照工程監(jiān)理的要求認真履行職責，做好監(jiān)理日記和自身資料的收集、整理、歸檔，同時對施工單位資料進行監(jiān)督、審查。三是施工單位檔案人員必須經(jīng)常深入到施工現(xiàn)場第一線，加強收集整理施工一線所形成的原始記錄、質(zhì)量檢查形成的記錄表格、各種試驗的檢測成果、會議紀要、設計施工圖紙、批復文件報告等資料，為項目竣工驗收準備必備資料。

3. 建章立制抓落實是重點。制定詳細切實可行的土地開發(fā)整理項目檔案管理方案和分類表，細化項目初步設計報告和土地整理項目預算書、工程承包合同、監(jiān)理合同、進度計劃等材料格式的統(tǒng)一，明確規(guī)定立項階段、實施準備階段、施工階段、驗收準備階段、驗收階段和后續(xù)利用管護階段等各個階段歸檔范圍、歸檔順序、時間節(jié)點、歸檔要求和歸檔標準。在前期工作和工程剛開始時各責任單位就應該對所要收集的檔案落實專人，在工程實施前對檔案人員進行崗位及檔案知識培訓，按照檔案整理規(guī)范要求，收集及時、準確、系統(tǒng)，整理規(guī)范統(tǒng)一，將制度落到實處。

4. 加強日常管理是保證。要實現(xiàn)項目工程資料的真實、完整，達到竣工資料真、全、好、快，加強日常管理，開展多種形式的檢查交流及時糾正工作中的問題是很有必要的。項目承擔單位必須及時指導各參建單位的工作，幫助協(xié)調(diào)解決問題，在日常工作中就應該加強這方面的管理和督查，如在對每個分部或單體工程驗收時，及時檢查監(jiān)理單位、施工單位所提供的工程資料的完整和真實性，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)通報，并要求各單位限期整改。也可在撥付相關項目資金時調(diào)閱施工資料和財務檔案資料，看其資料是否按規(guī)定收集、記錄、裝訂，對資料不全、不完善的不予撥付資金。

5. 強化竣工資料驗收是根本。組織竣工資料的系統(tǒng)復查，復查時對小的問題當場解決，大的問題要做好記錄并要求被查單位限期整改。在工程建設初期，在抓紙質(zhì)檔案管理的同時建立電子檔案，實現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔案雙重管理，為以后檔案管理查詢利用打好基礎。緊跟歸檔進度，實現(xiàn)工程建設與資料歸檔同步，保證檔案的真實、齊全、完整、準確，確保在工程建設完工的同時，報請上級部門對項目進行竣工驗收。