檔案學科信息門戶資源建設研究初探

趙 前 黃 鸝

（1.河海大學商學院，江蘇南京，210098；2.南京鼓樓醫(yī)院圖書館，江蘇南京，210008）

1 引言

學科信息門戶，是針對特定學科或主題領域，按照一定的資源選擇和評價標準、規(guī)范的資源描述和組織體系，對具有一定學術價值的網絡資源進行搜集、選擇、描述和組織，并提供瀏覽、檢索、導航等增值服務的專門性信息網站［1］。

當前，國內檔案學界并沒有建設這一門戶，相關的有國家科學數字圖書館建設的圖書情報學科信息門戶，以及各種類型的檔案網站。檔案學科信息門戶作為信息門戶的類型之一，是根據檔案學學科研究與教學的需要，整合檔案專業(yè)的核心資源和相關資源，對國內外具有一定學術價值的網絡資源進行搜集、選擇、描述和組織，并提供瀏覽、檢索、導航等增值服務，從而為檔案領域的科研、教育用戶及其他相關人員提供權威的網絡資源導航服務。

2 用戶需求調研

2.1 研究設計

網上問卷調查是本次調查的數據來源，調查對象是檔案學專業(yè)本科生、研究生及博士生，檔案學專業(yè)教師以及檔案專業(yè)工作者。調研時間一個月，共計回收到103份有效問卷。調查表分兩個部分，第一部分調查用戶的背景信息以及平時使用網絡檢索信息的習慣；第二部分主要調查用戶對檔案學學科信息門戶的需求。包括：用戶希望獲得的資源類型、信息內容、個性化服務，以及對此信息門戶資源組織方式的要求。

2.2 調查結果分析

2.2.1 用戶類型

問卷調查的對象以學生為主，占54.37%，檔案工作者25.24%，研究人員12.62%，教師7.77%。不同用戶群的信息需求特點具有多樣性。學生群體以碩士生為主，他們站在學科研究的前沿，圍繞專業(yè)課題開展深入研究，對相關文獻資源和研究熱點等的需求強烈。絕大部分用戶認為在互聯網上獲取檔案學術信息面臨著一些困難。

表1 用戶希望獲得的資源類型

表2 用戶希望獲得的服務

2.2.2 用戶獲取信息的方式

通過調查，69.90%的用戶通過搜索引擎，65.05%的用戶通過訪問檔案網站，62.14%的用戶通過數據庫等方式獲取信息，選擇這些方式的原因是信息量大，涵蓋內容全面，同時信息專業(yè)，較易篩選。但是需要花費大量的時間和精力去篩選其中有價值的信息資源。在無法獲取時，為了節(jié)省時間，有的用戶只能在網上購買相關資源。

2.2.3 用戶獲取信息存在的問題

用戶在檢索和獲取網絡檔案學術信息資源時面臨著諸多困難。最主要的問題是用戶對信息的檢索和鑒別能力有待提升，網絡信息紛繁復雜，各種檢索方式均存在一定的缺陷，影響著用戶獲取學術信息資源。此外，還有垃圾信息太多，數據庫收集論文等質量和范圍參差不齊；受網絡限制，有些文章需要收費，找得到卻沒法下載等。

2.2.4 用戶對檔案學學科信息門戶的需求

作為網絡學術信息資源深層次組織的學科信息門戶，應該在了解用戶需求的基礎上有針對性地提供相應的資源。對于檔案學學科信息門戶，68.24%的用戶傾向于根據使用體驗再決定，27.06%的用戶選擇經常使用，這說明學科信息門戶如果能滿足用戶的利用需求，那么將會建立廣泛的用戶群體。

根據用戶調查，他們對檔案學學科信息門戶最主要的期望就是希望信息門戶資源豐富，門戶網站簡介清晰。希望在資源具備權威性、準確性、全面性、時效性、新穎性等特征。希望加大資金投入把網站搞好，提供多一點特色檔案，搞出特色才能吸引大家對于檔案的關注，而且要關注信息的實用性，及時提供最新的相關政策及標準。

2.3 結論及建議

2.3.1 嚴格篩選，力保權威

優(yōu)質而高效的信息資源是保證學科信息門戶用戶使用的基礎，用戶訪問學科信息門戶就是看重其提供的資源權威性和準確性、全面性［2］，在選擇資源以及更新維護的時候，一定要以此為準則。

2.3.2 便于檢索，具有實用性

為保證用戶全面、準確快速地獲得所需信息，學科信息門戶一般都提供檢索系統(tǒng)，包括“簡單檢索”和“高級檢索”兩種方式。一般用戶不具備專業(yè)的檢索知識，如果檢索方式過于復雜和專業(yè)，會使用戶望而卻步，影響使用意愿。所以，檢索功能要保證具有實用性。同時分類要清晰，要有必要的導航和指引；不要太僵化地按照主題進行分類，要結合用戶需求和實際情況，靈活選擇和組織資源。

2.3.3 提供完善的統(tǒng)計功能

包括網站訪問情況統(tǒng)計，用戶訪問情況統(tǒng)計(如進入本系統(tǒng)的時間、地址及身份等)、各種類型文獻使用情況統(tǒng)計(如期刊、圖書、專利、學位論文等)。以此可以了解用戶在不同的時間段都利用了哪些資源、用戶的科研動態(tài)、網絡學科信息資源搜集和選擇的質量等情況，進而為網絡學科信息資源組織者提供數字依據和實踐指導。

3 檔案學學科信息門戶的資源建設方案

作為管理學科，同時受到信息、歷史等其他專業(yè)的影響，跨學科交流也越來越普遍，大數據、云計算等新概念也應運而生。檔案學學科信息門戶應包含更多的有利于本學科研究和發(fā)展的相關資源，涵蓋更多的目標用戶，不僅包括檔案領域，還應包括圖書情報領域、歷史學領域的科研工作者和高校師生，檔案工作者以及檔案領域的商業(yè)機構和檔案服務機構的從業(yè)人員。

3.1.1 資源選擇范圍

一般來說，大型的綜合性門戶網站被歸類為水平門戶，針對某一專業(yè)領域的網站是垂直門戶。他們的一個重要的區(qū)分點在于，水平門戶注重在資源涵蓋的范圍內盡可能地羅列所有的網絡信息資源，而垂直門戶所收集的信息資源具有專業(yè)性，主要采選覆蓋本領域范圍內的信息［3］。作為垂直門戶的一種，檔案學科信息門戶的資源選擇范圍應考慮以下兩個方面：$

學科范圍。檔案學學科信息門戶的信息資源建設應該基本涵蓋的學科范圍應該以本專業(yè)、圖書情報學、歷史學和信息資源管理為主，對涉及文獻學、計算機科學、哲學等學科的內容，也可以適當索引其他與檔案學術密切相關的信息資源。

表3 檔案學學科信息門戶的資源采選標準

地域范圍。發(fā)展背景的不同，導致國外檔案學更加注重于實踐，而國內檔案學更多具有的則是行政性質。從研究主體上來說，我國的檔案學研究以高校專業(yè)教師為主，缺乏實踐工作的指導，研究內容傾向于“廣”，而不像國外專注于“?！?。這些差異在一定程度上限制了我國檔案學研究和學科的發(fā)展，所以，檔案學學科信息門戶應該在重點收集本國資源的基礎上，盡可能多地收集美國、英國、加拿大、澳大利亞等英語國家在圖書情報以及歷史檔案領域發(fā)展較好的學科信息資源。

3.1.2 資源選擇標準

建設學科信息門戶的主要手段是整合學科領域的信息資源，而網絡學術信息資源的質量往往良莠不齊，要保證學科信息門戶的服務質量就要對網絡學術信息資源做出評價和選擇。所以，在學科信息門戶建設之初，學科信息門戶建設人員就已經確定本學科門戶的資源選擇標準，并以此為基礎，從大量的網絡信息資源中進行人工采選［4］。這些標準一般是從定性的角度來確定的，國外的一些學科門戶在建立之初就制定了嚴格的質量篩選標準。

以英國社會科學信息網關SOSIG 為例，資源選擇建立在對網絡信息資源的質量的評價和根據已有的優(yōu)先級標準，為選擇安排合理的時間，每個資源的評價都根據一系列要素進行。SOSIG 適應通用的評價標準，主要集中于內容，著眼于資源的有效性、時效性、準確性、權威性等，而且還考慮到數據提供的形式，其中包括資源能否易于操作，關鍵是資源能否得到充分維護［5］。可以根據這一評價標準考慮確立檔案學學科信息門戶的資源選擇性質量標準，其中的內容可以為檔案學學科信息門戶的建設起到一定的參考作用。

學科信息門戶的潛力具有相當的吸引力，如用戶第一次使用時發(fā)現其有用，那么他們有望持續(xù)使用它。但也有潛在的缺點，資源更新非常迅速而且選擇非常耗時，保持更新的問題可能會相當嚴重［6］。所以，應將考慮信息的有效性（維護及時性）放在重要的地位，定期對經過篩選的數據資源進行訪問，當出現鏈接失效或者資源質量下降不符合標準的時候，及時進行處理。同時，對學科發(fā)展的新的研究方向保持一定的關注，當有新的符合要求的資源時要及時進行篩選添加［7］。

3.2 檔案學學科信息門戶的資源分類

3.2.1 按照研究方向（主題）進行分類

檔案學基礎理論。此部分研究內容是檔案學理論研究的核心，是應用檔案學研究的基礎和前提。主要研究內容包括：檔案與檔案事業(yè)管理中的宏觀性、基礎性和全局性的問題，各種專門檔案的管理、檔案學管理理論等，研究檔案一般管理活動中的各種原理、技術和方法。

歷史檔案與史學研究。在所有學科中，檔案學和歷史學的聯系最為緊密，在檔案學形成初期就是從歷史學中分化出來的，在國外，檔案學仍然是歷史學的分支學科。值得一提的是，檔案學界關于檔案與社會記憶的研究是現在學者研究的熱點之一，而歷史學對社會記憶的研究已經有了一定的成果。而檔案部門對珍貴檔案文獻做了開發(fā)利用，將一些特色資源共享，建設成為特色數據庫，兩者之間存在緊密聯系，可以共同合作研究，分享知識和經驗。

檔案信息資源建設與利用。在我國古代,檔案與圖書一直有著密切的關系,古代的檔案管理機構就是文書、圖書、編史與檔案結合在一起的管理機構。在現代，檔案與圖書情報關系更加密不可分，檔案學中關于數字檔案館的研究就是受數字圖書館建設的啟發(fā)，而關于檔案用戶信息行為的研究、檔案文獻和電子信息資源的研究與情報學密不可分。圖書情報領域在開展信息資源的建設和利用研究上已經取得了一定的成果，檔案學領域的信息資源研究也可開展全方位的理論探討和創(chuàng)新研究。

數字檔案館及信息化建設。隨著計算機科學的發(fā)展，數字檔案館和檔案信息化建設如火如荼。本研究內容主要包括檔案數字化、檔案信息安全、檔案管理軟件開發(fā)、數字檔案館運用云計算技術、大數據等的研究。

其他學科領域。主要包括法學、管理學、哲學、秘書學、文書學等相關學科。例如，檔案法律法規(guī)、檔案事業(yè)和管理標準、檔案專利等都屬于法律法規(guī)研究的一部分；檔案管理的理論、原則、體制等屬于管理學的研究范疇；檔案與圖書、資料、文件等的關系，又涉及到哲學領域。

表4 檔案學學科信息門戶資源類型分類表

3.2.2 按照資源類型進行分類

根據CALIS“重點學科網絡資源導航庫”資源類型表，借鑒資源環(huán)境學科信息門戶的類目設計，結合網絡環(huán)境下檔案信息資源的特點，可以考慮從資源類型來整合檔案信息資源。具體分類方案見下表。

3.3 面向個性化服務的檔案學學科信息門戶資源組織

個性化服務是學科信息門戶與其他網絡信息資源組織方式區(qū)別的根本所在。學科信息門戶提供的是經過專家篩選、評價，以一定的選擇標準選擇的特定類型的資源，與通過搜索引擎等其他方式得到的資源在可靠性、權威性以及標準化上有著獨特的優(yōu)勢?，F在一些搜索引擎公司開始致力于開發(fā)學術搜索引擎，提供RSS 定制等一系列個性化服務等與學科信息門戶爭奪用戶。

通過調研，國外網站提供的個性化服務主要有以下幾種，一些主要的服務內容列舉見表5。學科信息門戶要更好地滿足用戶的利用需求，就需要其針對本學科用戶群的特點，完善服務的方式，提供更優(yōu)質的個性化服務。

3.4 檔案學學科信息門戶的資源建設應注意的問題

3.4.1 信息的更新和維護

定期的信息維護和更新是學科信息門戶保持信息新穎性和全面性的內在要求。在互聯網迅速發(fā)展的今天，分分秒秒都有新的檔案網站或者新的信息內容發(fā)布到網上，這需要檔案學學科信息門戶定時進行信息的更新和維護，這樣既可及時收錄新增的資源，也可以根據信息變化對現有資源進行調整和梳理。

3.4.2 注重用戶體驗

用戶的反饋是學科信息門戶建設的重要標準。只有根據用戶的需求建設用戶滿意并有使用期望的學科信息門戶，然后根據用戶需求的變化不斷調整資源的分類和組織體系，才能保證檔案學學科信息門戶的可用性和存在價值。

3.4.3 提高系統(tǒng)可用性

調查問卷結果表明，對檢索方式的了解影響著用戶獲取信息。檔案學學科信息門戶的建設必須完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的可用性。要實現交互式查詢功能，資源瀏覽和資源檢索都應該符合用戶的使用習慣，提供按資源類型瀏覽或者按學科分類瀏覽。而且，應該具備智能檢索、信息處理和分析功能。當用戶因為檢索方式不科學而得不到所需要的結果時，系統(tǒng)能夠智能分析用戶的檢索意圖,向用戶提供相關的檢索結果或進一步的提示。

4 結語

建設學科信息門戶是一個龐大的系統(tǒng)的工程，需要考慮到經費、建設主體、技術、資源、人才等各個方面，研究不可能一步到位。選取檔案學學科信息門戶的資源建設這一視角，通過用戶需求調研和一系列理論研究，希望能為檔案學學科信息門戶信息資源建設提供參考和借鑒，同時也能對檔案學術信息資源的整理、分類和組織提供自己的研究成果。

［1］周曉英主編.信息組織與信息構建［M］.北京:中國人民大學出版社,2010:184.

［2］肖希明，信息資源建設概念、內容與體系.［J］中國圖書館學報2006（5）：5-8.

［3］胡昌平,柯平,王翠萍主編.信息服務與用戶研究［M］.北京:科學技術文獻出版社,2005:67,305.

［4］陳耀盛主編.網絡信息組織［M］.北京:科學技術文獻出版社,2004:79,176.

［5］Debra Hiom.SOSIG: an Internet hub for the social sciences，business and law［J］. Online Information Review Volume 24,Number 1，2000,pp.54-58.

［6］GEORGE KUK .Social Science Information Gateway for Psychology:A Utility Test of SOSIG［J］. Social Science Computer Review，Vol. 17 No. 4，Winter 1999 451-454.

［7］Dodds，Douglas.Who needs subject gateways，portals or hubs?［J］. Art Libraries Journal. 2007，Vol. 32 Issue 3，p26-31.6p.