淺談鐵路建設(shè)項目檔案的管理

高紅燕

摘 要：近年來，鐵路建設(shè)項目逐年增加，規(guī)模逐年擴(kuò)大，新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備不斷出現(xiàn)，如何管好鐵路建設(shè)項目檔案成為一個重要的課題。鐵路建設(shè)項目檔案是指項目在建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存和利用價值的各種形式的文件材料，主要包括立項、審批、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計、征地拆遷、施工、監(jiān)理、試運(yùn)行及竣工驗收全過程中形成的文件、圖紙、圖表、聲像材料、電子文件等。它是鐵路建設(shè)項目建設(shè)全過程的真實記錄，是生產(chǎn)、運(yùn)營、維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，是建設(shè)項目質(zhì)量責(zé)任追溯的重要憑證。因此加強(qiáng)和規(guī)范鐵路建設(shè)項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、完整性、準(zhǔn)確性的管理，對確保鐵路建設(shè)項目優(yōu)質(zhì)高效地建成和運(yùn)營，以及實現(xiàn)我國國民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展都有重要的意義。

關(guān)鍵詞：鐵路建設(shè)項目;檔案管理;重要性

1 鐵路建設(shè)項目檔案管理存在的問題

1.1 參建單位檔案管理意識薄弱，對檔案工作重視不夠。

由于鐵路建設(shè)項目具有規(guī)模大、周期長，使項目檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性的特點(diǎn)?！蛾P(guān)于印發(fā)<鐵路建設(shè)項目竣工文件編制移交辦法>的通知》（辦檔〔2002〕8號）明確規(guī)定：鐵路建設(shè)工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交，應(yīng)做到布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制、工程施工進(jìn)展與竣工文件形成積累、工程驗收交接與竣工文件交接同步進(jìn)行。而有的施工單位只重視項目實體過程管理，檔案管理意識薄弱，沒有認(rèn)識到項目檔案依據(jù)和憑證作用的重要性，未指定專職檔案人員，而是由施工技術(shù)人員兼職，鐵路建設(shè)項目具有工期緊、任務(wù)重的特點(diǎn)，施工技術(shù)人員既要忙著搞技術(shù)，又要忙著做檔案管理，常常造成項目實體已完工，相關(guān)技術(shù)資料還未完成或未歸檔，出現(xiàn)了憑記憶編制技術(shù)資料或杜撰技術(shù)資料的現(xiàn)象，這樣嚴(yán)重影響了項目檔案的原始性和真實性。有個別監(jiān)理單位認(rèn)為自己的任務(wù)是監(jiān)督工程實體的質(zhì)量，而施工單位項目資料收集、整理工作的監(jiān)督不是自己的任務(wù)，從而放縱了施工單位資料后補(bǔ)的情況。

1.2 未建立健全建設(shè)項目檔案管理制度。

有的參建單位在開工前未制訂建設(shè)項目檔案立卷和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，未建立檔案管理制度，未設(shè)立專門機(jī)構(gòu)，未指定專人管理，未配備確保檔案資料安全的庫房和設(shè)備。建設(shè)單位在與設(shè)計、施工、監(jiān)理單位簽訂合同時，未將建設(shè)項目檔案的編制、移交等事項作出明確規(guī)定。有的施工單位既未指定專人負(fù)責(zé)資料收集整理工作，也未制訂相關(guān)的制度將此項工作納入相關(guān)人員的職責(zé)范圍中，造成了技術(shù)資料無人收集、整理和保管的后果，嚴(yán)重影響了項目檔案的齊全性、完整性、系統(tǒng)性和安全性。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，且更換頻繁。

有的參建單位檔案管理人員不懂工程技術(shù)相關(guān)知識，不清楚應(yīng)收集哪些檔案資料，不能確定檔案的內(nèi)容是否真實反映工程項目的實際情況和建設(shè)過程，無法判斷竣工圖和工程實體是否相符，造成了項目檔案資料收集不齊全、不完整，資料內(nèi)容不真實，嚴(yán)重影響了項目檔案的準(zhǔn)確性、齊全性和后期的提供利用服務(wù)。有的單位檔案管理人員不負(fù)責(zé)任，不深入現(xiàn)場收集一手資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，影響了項目檔案的完整性和系統(tǒng)性。有的施工單位由于不重視檔案工作，檔案人員更換頻繁，交接時責(zé)任不明、界限不清，造成項目檔案資料丟失，交接手續(xù)不完備的結(jié)果。

2 加強(qiáng)和規(guī)范鐵路建設(shè)項目檔案管理的措施和建議

2.1 充分認(rèn)識建設(shè)項目檔案的重要性。

建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目全過程工程質(zhì)量的反映，是建設(shè)活動的直接產(chǎn)物，是運(yùn)營、維護(hù)和基礎(chǔ)設(shè)施改造的依據(jù)，《關(guān)于印發(fā)<鐵路建設(shè)項目檔案驗收>的通知》（鐵檔史〔2011〕110號）規(guī)定，建設(shè)項目檔案正式驗收不合格的，不得進(jìn)行建設(shè)項目正式驗收。因此，各參建單位要提高檔案管理意識，遵循“三同步”，做到資料形成與工程進(jìn)度同步，并隨時收集和整理，確保項目檔案的真實性、有效性、完整性和準(zhǔn)確性。建設(shè)單位不僅要做好自己的檔案管理工作，還應(yīng)不定期地監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)計、施工、監(jiān)理單位的項目檔案工作，確保項目檔案的完整性。

2.2 建立健全檔案管理制度。

為了加強(qiáng)鐵路建設(shè)項目各階段檔案資料的有序管理，確保建設(shè)項目檔案的形成、收集、整理工作與工程進(jìn)度同步進(jìn)行，確保項目檔案做到系統(tǒng)、真實、完整、準(zhǔn)確，建設(shè)單位要在合同中明確規(guī)定建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位應(yīng)歸檔范圍和內(nèi)容，及技術(shù)資料收集和整理的要求，要把檔案質(zhì)量考核與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，以確保檔案管理工作順利開展。各參建單位應(yīng)根據(jù)合同要求建立健全檔案管理規(guī)章制度，單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位建設(shè)項目檔案資料的監(jiān)督和管理工作，建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，并指定專職檔案管理員，明確其職責(zé)，納入考核。監(jiān)理單位還應(yīng)對設(shè)計、施工單位形成的資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督檢查。

2.3 進(jìn)一步提高檔案人員素質(zhì)。

由于鐵路建設(shè)項目點(diǎn)多線長、技術(shù)復(fù)雜、涉及的專業(yè)多，需要檔案管理人員一是既懂檔案又懂工程技術(shù)。二是要經(jīng)常深入現(xiàn)場收集整理資料。

因此要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的工程技術(shù)業(yè)務(wù)水平，讓其明白哪些是應(yīng)歸檔的，歸檔內(nèi)容是否真實齊全完整，使其成為集工程建設(shè)管理、檔案管理知識為一體的復(fù)合型人才。同時檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，多深入一線，了解和掌握第一手資料，做好傳遞和變更記錄，不斷提高項目檔案管理工作水平。另外，各參建單位盡量不要更換檔案人員，必須更換時，要監(jiān)督好檔案交接工作。

2.4 加強(qiáng)項目檔案驗收。

項目檔案驗收組應(yīng)嚴(yán)格把好檔案驗收關(guān)。驗收時，應(yīng)對建設(shè)項目檔案進(jìn)行全面的檢查、審核，重點(diǎn)檢查項目前期文件、隱蔽工程資料、竣工圖的編制，驗收不合格的，限期整改，復(fù)驗仍不合格，不得進(jìn)行項目正式驗收，同時不得辦理尾工款清算。

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