知識(shí)服務(wù)及其在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)

朱利

[摘要]知識(shí)服務(wù)在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，其可以提高檔案管理的水平，可以提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量。在信息時(shí)代背景下，檔案管理人員需要優(yōu)化服務(wù)理念以及服務(wù)機(jī)制。本文對(duì)知識(shí)服務(wù)的概念以及其在檔案管理中發(fā)揮的作用進(jìn)行了介紹，希望對(duì)檔案管理人員提供一定幫助，在今后的工作中，可以提高工作的效率與質(zhì)量，促進(jìn)檔案事業(yè)更好的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]知識(shí)服務(wù)；檔案管理；核心；起點(diǎn)；實(shí)現(xiàn)

知識(shí)服務(wù)是知識(shí)管理的核心內(nèi)容，其也是檔案管理中應(yīng)用的一項(xiàng)新技術(shù)，可以提高檔案管理人員的技術(shù)水平，可以促進(jìn)現(xiàn)代化檔案館的建設(shè)。在信息時(shí)代下，檔案管理人員必須加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)的學(xué)習(xí)，還要對(duì)管理的理念進(jìn)行創(chuàng)新，要滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理工作的要求。將知識(shí)服務(wù)理念應(yīng)用在檔案管理工作中，可以提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，下面筆者對(duì)知識(shí)服務(wù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹。

一、知識(shí)服務(wù)的概念

知識(shí)管理是一項(xiàng)具有創(chuàng)新性的管理方法，其是社會(huì)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，在應(yīng)用的過(guò)程中，需要先在組織內(nèi)部建立有效的管理機(jī)制，可以挖掘員工潛力，通過(guò)對(duì)員工的培訓(xùn)，可以使其掌握新的知識(shí)，從而提高工作的效率。知識(shí)服務(wù)是知識(shí)管理的重要內(nèi)容，其強(qiáng)調(diào)對(duì)知識(shí)的創(chuàng)新，可以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，可以培養(yǎng)出更多具有創(chuàng)新意識(shí)的高素質(zhì)人才。在信息大爆炸的時(shí)代背景下，員工必須做好知識(shí)的補(bǔ)給，要不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)，還要提高創(chuàng)造力。知識(shí)服務(wù)可以實(shí)現(xiàn)人與信息的結(jié)合，可以對(duì)傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，有助于提高企業(yè)管理的水平。知識(shí)服務(wù)需要建立相關(guān)服務(wù)體系，要實(shí)現(xiàn)信息的共享，還要做好知識(shí)的宣傳工作，使員工積累更多知識(shí)，企業(yè)可以建立知識(shí)庫(kù)，將信息資料集中在一起。在知識(shí)管理的模式下，要提供信息增值服務(wù)，要圍繞知識(shí)管理提高服務(wù)的水平。

二、知識(shí)服務(wù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)

知識(shí)服務(wù)對(duì)檔案管理水平的提升有著促進(jìn)作用，在當(dāng)前信息時(shí)代下，檔案館的管理者需要做好培訓(xùn)工作，還提高服務(wù)管理水平，還要提高檔案文件的利用價(jià)值，管理人員需要做好文件價(jià)值的鑒定工作，還要加強(qiáng)對(duì)檔案的整理與分類(lèi)，做好檢索設(shè)置工作，這樣才能節(jié)約檔案查找的時(shí)間。在很多現(xiàn)代化的檔案館中，都采用的是后管理模式，這對(duì)電子文件的管理有著極大的適用性，可以發(fā)揮出檔案機(jī)構(gòu)的職能。加強(qiáng)知識(shí)服務(wù)，可以提高社會(huì)的檔案意識(shí)，可以保證檔案收集的全面性，還可以增加檔案利用的價(jià)值。強(qiáng)化人們的知識(shí)服務(wù)意識(shí)，可以促進(jìn)檔案事業(yè)更好的發(fā)展，下面筆者對(duì)知識(shí)服務(wù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹。

1、檔案知識(shí)服務(wù)理念的確立

知識(shí)服務(wù)首先是一種理念，一種認(rèn)識(shí)和組織服務(wù)的觀念。與傳統(tǒng)信息服務(wù)相比較，知識(shí)服務(wù)的目標(biāo)不再是基于文獻(xiàn)物理獲取和傳遞的服務(wù)，而是以信息知識(shí)的搜尋、組織、分析、重組的知識(shí)和能力為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶的問(wèn)題和環(huán)境融入用戶解決問(wèn)題的過(guò)程中，并能提供能夠有效支持的信息增值服務(wù)。因此，檔案管理與服務(wù)的目標(biāo)應(yīng)以此為主，而不僅僅是基于館藏占有、勞務(wù)服務(wù)等來(lái)體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。這樣一種理念的確立，會(huì)使檔案工作者重新審視自己的立身之本。

2、檔案信息服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

檔案在信息化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，必然以滿足社會(huì)需求為宗旨。社會(huì)對(duì)檔案顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的雙重需求，使得檔案信息服務(wù)的機(jī)制應(yīng)在新環(huán)境下有新的發(fā)展，其中，檔案信息咨詢(xún)機(jī)構(gòu)、文件中心和檔案事務(wù)所等商業(yè)化服務(wù)機(jī)構(gòu)的產(chǎn)生與發(fā)展即是應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物，它豐富了檔案信息服務(wù)機(jī)制的內(nèi)容，更好地發(fā)揮了檔案信息與知識(shí)的作用，這是檔案管理機(jī)制與體制在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的改革與創(chuàng)新。特別是檔案咨詢(xún)業(yè)的發(fā)展，已經(jīng)由一般信息的處理過(guò)渡到利用可以辨別信息并做出取舍的能力來(lái)幫助社會(huì)組織以及個(gè)人的層次，這是檔案信息服務(wù)更深層次的變革。

3、檔案知識(shí)服務(wù)模式的新發(fā)展

首先，檔案知識(shí)服務(wù)將是基于專(zhuān)業(yè)化和個(gè)人化的服務(wù)，而不是“批發(fā)性”的服務(wù)，它需要檔案工作人員針對(duì)具體用戶的具體需要和過(guò)程提供服務(wù)，這種服務(wù)要求縱向上全程跟蹤。其次，應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的特點(diǎn)體現(xiàn)在內(nèi)容上實(shí)行增值服務(wù)，包括編制檔案網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)引工具，能為用戶提供專(zhuān)業(yè)分類(lèi)導(dǎo)引和對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)產(chǎn)品增加新的附加值，即“從提供相關(guān)信息到提供答案”的重要轉(zhuǎn)變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來(lái)滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關(guān)的信息技術(shù)，更要研究用戶的信息需求，學(xué)習(xí)應(yīng)用信息解決問(wèn)題的方法，針對(duì)查詢(xún)問(wèn)題的具體要求和特點(diǎn)來(lái)解決實(shí)際問(wèn)題。這正是知識(shí)服務(wù)的要求，是檔案信息服務(wù)新的發(fā)展方向。

4、融入新的事業(yè)合作圈

知識(shí)管理的重要特點(diǎn)就是在協(xié)作系統(tǒng)中求得管理增值與創(chuàng)新，因?yàn)橹R(shí)只有在整合、流動(dòng)與應(yīng)用中才可能增值，它需要打破更多的門(mén)戶和專(zhuān)業(yè)壁壘，需要前所未有的協(xié)作精神，才能共享彼此的知識(shí)，這一點(diǎn)在電子文件管理中尤為突出。因此，檔案工作此時(shí)將不再是檔案部門(mén)獨(dú)家經(jīng)營(yíng)和檔案人員獨(dú)善其身的行為了，而必須融入新的合作圈：

①檔案部門(mén)將離不開(kāi)信息技術(shù)專(zhuān)家的指導(dǎo)和幫助。檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、維護(hù)、使用甚至增值都離不開(kāi)信息技術(shù)人員，只有將檔案人員的功能需求和技術(shù)人員的開(kāi)發(fā)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，才能達(dá)到系統(tǒng)的良性運(yùn)轉(zhuǎn)；

②檔案部門(mén)將更需要與法律專(zhuān)家、安全專(zhuān)家的合作，事實(shí)上電子文件管理過(guò)程中的一些諸如知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題、證據(jù)問(wèn)題以及隱私權(quán)問(wèn)題等等都遠(yuǎn)非檔案部門(mén)一家所能擔(dān)當(dāng)；

③與網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)商（ISP）的合作，將是檔案信息知識(shí)服務(wù)的又一生長(zhǎng)點(diǎn)。目前我國(guó)ISP有100多家，大部分從事的是接入服務(wù)和提供檢索功能，多數(shù)站點(diǎn)沒(méi)有自己的較大型的數(shù)據(jù)庫(kù)，更不能提供深層次的信息服務(wù)，因而發(fā)展后勁不足；

④檔案部門(mén)與其它信息源的合作與融合。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，利用者關(guān)心的將是如何迅速準(zhǔn)確的獲取信息，而不是信息的來(lái)源，信息共享是根本趨勢(shì)，也是知識(shí)共享的基礎(chǔ)和前提?？梢灶A(yù)料，不僅檔案館室之間需要信息資源的協(xié)調(diào)共享，而且檔案館、圖書(shū)館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復(fù)和浪費(fèi)，也會(huì)連為一體，組成一種基于通信網(wǎng)絡(luò)之上的國(guó)家信息系統(tǒng)。

三、結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)知識(shí)服務(wù)的概念進(jìn)行了介紹，還對(duì)知識(shí)服務(wù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析，知識(shí)服務(wù)是知識(shí)管理的重要內(nèi)容，增強(qiáng)人們的知識(shí)服務(wù)意識(shí)，可以提高人們對(duì)檔案管理的重視，可以促進(jìn)檔案管理部門(mén)對(duì)檔案文件的收集，可以提高檔案的利用價(jià)值。在現(xiàn)代化的檔案館中，檔案管理人員必須掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，還要提高檔案管理意識(shí)，要做好檔案的收集、整理與保管工作，要提高檔案檢索的方便性，這樣才能為檔案利用提供更大的便利，從而提高了檔案館的服務(wù)質(zhì)量。

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