電子郵件在移動辦公中的應用

史雙全，鄭丹丹

（中國石油華北石化公司，河北 任丘 062552）

電子郵件是網(wǎng)絡時代最簡單的應用，已經(jīng)成為普及度最高、最簡單的通信方式之一，這為手機郵件服務的普及和發(fā)展奠定了良好的基礎。隨著企業(yè)信息化建設水平發(fā)的展以及手機等移動終端的不斷普及，通過手機郵件來審批工作流程成為了可能。現(xiàn)在幾乎所有大中型企業(yè)都建立有辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，簡稱OA），將有規(guī)律、重復、煩瑣的行政審批工作交由OA來解決，流程步步設定權限，逐級傳遞，鼠標輕輕一點，即可辦理。但傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)把流程審批者“綁定”到了計算機旁，如遇到出差開會等情況，即使很簡單的審批，也需要回到計算機旁才能審批，一個節(jié)點的審批時間會較長。

1 工作流程郵件審批簡介

郵件審批系統(tǒng)，是借助電子郵件，完成對工作流程的審批辦理。當用戶有待審批的流程時，系統(tǒng)會自動給用戶發(fā)送一封電子郵件，郵件中包含流程中的申請內容、日期、附件等所有信息，并把流程流下一步及辦理人員展示在郵件中，用戶僅需點擊相應的鏈接，便能完成流程的審批。

郵件審批系統(tǒng)需要和原OA系統(tǒng)進行接口，當有待辦流程時，郵件審批系統(tǒng)需要把流程的所有信息通過郵件的方式發(fā)送給待辦者。借助于手機郵件客戶端的推送及提醒功能，待辦者會第一時間接收到提醒，打開郵件，便能了解流程的內容，并實現(xiàn)辦理。

2 企業(yè)工作流程郵件審批背景

隨著國內企業(yè)的信息化發(fā)展，幾乎所有的大中型企業(yè)都有獨立的郵件系統(tǒng)，而且郵件使用的頻率也越來越高，尤其是隨著智能手機以及各種平板電腦的普及，還有WiFi、3G乃至4G網(wǎng)絡的高速發(fā)展，郵件使用更加的頻繁?，F(xiàn)在幾乎所有的智能手機都自帶了郵件客戶端，在移動設備上，僅需幾步即可配置好郵箱設置，郵件客戶端基本都有推送和提醒功能，當有新郵件時，會通過彈出通知等方式提醒用戶。

對于一些企業(yè)，為了企業(yè)數(shù)據(jù)的安全，公司的辦公網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)會采用物理隔離，這為移動辦公帶來了很大的不便，移動辦公一定要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下進行，這會涉及到企業(yè)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通問題。但是公司的郵件系統(tǒng)，幾乎都可以在內外網(wǎng)訪問，換言之，通過郵件來實現(xiàn)流程審批，可以在原有的網(wǎng)絡環(huán)境下進行，不需要額外的網(wǎng)絡規(guī)劃。

郵件客戶端可以很好地展現(xiàn)表單、附件等內容，這為通過郵件審批流程提供了可能。另一方面，通過開發(fā)手機客戶的方式，難度較大，成本較高，用戶學習成本高。在和眾多的移動辦公提供商溝通時，幾乎所有的移動客戶端僅支持iOS、Android兩大操作系統(tǒng)，而且很多還有版本的要求，比如iOS僅支持4.0以上版本、Android僅支持2.3以上版本，其他的操作系統(tǒng)如BlackBerry OS、Windows Phone、Symbian均不支持；另外，客戶端需要經(jīng)常升級，已修復系統(tǒng)bug，適應新的操作系統(tǒng)。從用戶角度講，需要安裝額外的程序，勢必增加系統(tǒng)的負擔，尤其是對于一些配置較低的移動設備，會拖慢系統(tǒng)的運行速度，從而使有些用戶有抵觸情緒。

3 工作流程郵件審批系統(tǒng)定位

郵件審批系統(tǒng)定位于入門級的移動辦公系統(tǒng)，開發(fā)成本低，運維量小，用戶門檻低，幾乎現(xiàn)在所有的手機都能使用。通過郵件審批系統(tǒng)，可以使企業(yè)用戶非常直觀地感受到移動辦公的方便快捷性，可培養(yǎng)用戶移動辦公的習慣，從而為企業(yè)全面進入移動辦公階段提供條件。

4 工作流程郵件審批系統(tǒng)的實現(xiàn)

4.1 獲取流程數(shù)據(jù)并發(fā)送郵件

要實現(xiàn)通過郵件對流程進行審批，首先要對工作流系統(tǒng)進行全面的分析，通過工作流的設計文檔，把工作流程中的表單、附件等信息進行格式化，按照郵件展示要求進行重新組合，以便展示在郵件中。如果企業(yè)有工作流程系統(tǒng)的源程序和設計問題，可以對原系統(tǒng)進行修改，在新的流程工作項創(chuàng)建時，根據(jù)系統(tǒng)的邏輯，把流程的表單、附件、流程流轉方向、下一步流程待選人等信息進行重新組合，使用郵件中能支持的html語言進行重新編排，并觸發(fā)郵件發(fā)送事件。

有很多企業(yè)都是使用一些成熟的第三方工作流產(chǎn)品，比如極限OA、通達OA等，這些系統(tǒng)比較成熟，功能強大，系統(tǒng)穩(wěn)定，部署成本低。這些產(chǎn)品得到源程序與設計文檔有一定的難度。針對這些產(chǎn)品，可以通過對產(chǎn)品業(yè)務邏輯和數(shù)據(jù)庫的研究分析，來解決表單、附件、流程分支等問題?？赏ㄟ^模擬登陸的方式，抓取到工作流程的表單，并通過對數(shù)據(jù)庫的分析，得到流程的附件地址、流程分支等；通過對數(shù)據(jù)庫的監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)新增流程，從而觸發(fā)郵件發(fā)送事件。

4.2 同步流程辦理數(shù)據(jù)

當工作流程系統(tǒng)中有了新的待辦工作項或者工作項由待辦變更為已辦時，需要將互聯(lián)網(wǎng)中的郵件審批系統(tǒng)和企業(yè)內網(wǎng)中工作流程系統(tǒng)同步的數(shù)據(jù)進行，以保證待辦工作在原工作流系統(tǒng)、郵件審批系統(tǒng)中均能正常審批，且不會被重復辦理。

4.3 在互聯(lián)網(wǎng)上搭建工作流程郵件審批系統(tǒng)辦理網(wǎng)站

當用戶收到郵件時，可以點擊郵件中的辦理鏈接，系統(tǒng)會跳轉到辦理網(wǎng)站，由用戶輸入辦理意見，點擊提交即可完成辦理。在搭建辦理網(wǎng)站時，需要對工作流系統(tǒng)辦理邏輯進行充分了解，對第三方產(chǎn)品可以開發(fā)出辦理接口，當用戶在辦理網(wǎng)站提交數(shù)據(jù)時，可以調用辦理接口，保證流程正常流轉。

4.4 工作流程郵件審批系統(tǒng)注意事項

在設計工作流程郵件審批時，需要對工作流系統(tǒng)有較深的理解與管理經(jīng)驗，確保流程審批中的轉交、委托、會簽、退回、結束流程等操作均能在郵件中辦理。

管理員在后臺對流程的管理，比如終止流程，在工作項中添加待辦人等操作，也要在郵件審批系統(tǒng)中考慮到。

5 應用實例——華北石化公司行政辦公郵件審批系統(tǒng)

華北石化公司行政辦公系統(tǒng)是一套大型綜合辦公系統(tǒng)，是推進無紙化辦公的一個良好開端，利用公司便利穩(wěn)定的網(wǎng)絡資源，實現(xiàn)了日常辦公的網(wǎng)絡化、自動化，既簡化了煩瑣的工作，又提高了工作效率。行政辦公系統(tǒng)自2006年9月開始上線試運行，到目前為止，公司在行政辦公系統(tǒng)中自主開發(fā)了103個業(yè)務流程，將有規(guī)律、重復、繁瑣的行政審批工作通過行政信息系統(tǒng)來解決，流程步步設定權限，逐級傳遞，鼠標輕輕一點，即可辦理、備案。為了進一步提高工作效率，又對行政辦公系統(tǒng)進行了大量的附加信息化開發(fā)工作，手機短信提醒和自動考核，以及郵件審批。

華北石化公司行政辦公系統(tǒng)郵件審批系統(tǒng)由華北石化信息中心自主研發(fā)，利用中國石油電子郵箱系統(tǒng)可以內外網(wǎng)收發(fā)郵件的特性，解決了中石油不允許內外網(wǎng)互通的問題。華北石化公司行政辦公郵件審批系統(tǒng)使用C＃開發(fā)語言，2011年7月8日項目啟動，全職參與項目人員為2人。通過奮力拼搏，僅用時一個月就完成了公司《行政辦公郵件審批系統(tǒng)》的開發(fā)工作。如圖1～2所示。該系統(tǒng)實現(xiàn)了行政辦公管理系統(tǒng)中流程審批、流程委托、流程會簽、流程退回、表單查看、附件查看等功能。系統(tǒng)已于2011年11月21日正式運行，在對92860條工作項進行跟蹤統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，通過計算機審批的流程平均辦理時間為28.1 h，通過郵件審批辦理的流程平均辦理時間為9.7 h，辦理時間節(jié)約了18.4 h，辦理時間節(jié)約了65.5%。一個4步審批的流程，即使在非工作時間發(fā)起申請，也有很大的可能在半個小時內完成審批，運行效果明顯，極大地提高了公司流程審批的效率。

圖1 流程表單在iOS中的效果

圖2 在iOS、Android系統(tǒng)中的審批效果

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