數(shù)據(jù)挖掘在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用

蹇 蕾

（廣東煙草湛江市有限公司，廣東 湛江 524000）

0 引言

辦公自動化（簡稱OA）是指利用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，采用各種媒體形式，管理和傳輸數(shù)據(jù)信息，并借助于科學(xué)的管理方法，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平，以實(shí)現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化和自動化。

辦公自動化系統(tǒng)就是要為企業(yè)中的所有辦公人員創(chuàng)造一個(gè)集成的辦公環(huán)境，能在同一個(gè)桌面環(huán)境下工作，并擺脫時(shí)間、地域和工作類型的限制，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作。目前，企業(yè)普遍使用的辦公自動化系統(tǒng)主要用于文檔管理、公文傳輸、流程管理等基本操作。要實(shí)現(xiàn)能輔助企業(yè)決策管理的辦公自動化，還需主要解決以下2個(gè)方面的問題：一是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各種信息系統(tǒng)資源的高度整合與共享；二是利用整合信息發(fā)掘有效價(jià)值，輔助決策管理。

1 數(shù)據(jù)挖掘相關(guān)理念及國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀介紹

1.1 數(shù)據(jù)挖掘定義

數(shù)據(jù)挖掘是從數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫中發(fā)現(xiàn)并提取隱藏在其中的信息的一種新技術(shù)。該技術(shù)自動分析數(shù)據(jù)，通過歸納性推理和聯(lián)想，尋找數(shù)據(jù)間內(nèi)在的某些關(guān)聯(lián)，從中發(fā)掘出潛在的、對信息預(yù)測和決策行為起著十分重要作用的模式，從而建立新的業(yè)務(wù)模型，以達(dá)到幫助決策者制定市場策略、做出正確決策的目的。在數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上挖掘的知識通常以圖表、可視化界面等形式表示出來，但所挖掘的知識并不都是有意義的，必須進(jìn)行評價(jià)、篩選和驗(yàn)證，把有意義的知識放到知識庫中，隨著時(shí)間的推移將積累更多的知識。

1.2 國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)從一開始就是面向應(yīng)用的，由于它所固有的為企業(yè)創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)效益的潛力，已有了許多成功的應(yīng)用，具有代表性的應(yīng)用領(lǐng)域有市場預(yù)測、金融投資、制造業(yè)、銀行、通訊、保險(xiǎn)、交通、零售顧客行為分析等商業(yè)領(lǐng)域。數(shù)據(jù)挖掘所能解決的典型商業(yè)問題包括：數(shù)據(jù)庫銷售、市場預(yù)測、客戶群體劃分、交叉銷售等市場分析行為，以及客戶流失性分析、客戶信用記分等等。

商業(yè)利益的強(qiáng)大驅(qū)動力將會不停地促進(jìn)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的發(fā)展，每年都有新的數(shù)據(jù)挖掘方法和模型問世，人們對它的研究正日益廣泛和深入。由于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)給商業(yè)帶來的巨大利潤，國內(nèi)利用此技術(shù)用于實(shí)際工作的企業(yè)很多，常見的應(yīng)用案例多發(fā)生在零售業(yè)、制造業(yè)、財(cái)務(wù)金融保險(xiǎn)、通訊及醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域，系統(tǒng)性利用得較強(qiáng)的要數(shù)電信市場，國內(nèi)電信企業(yè)將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)主要用于以下幾個(gè)方面：業(yè)務(wù)預(yù)測、客戶群體的劃分、大客戶特征的識別、客戶流失的預(yù)測和控制、客戶呼叫模式分析、網(wǎng)絡(luò)資源的管理。

2 數(shù)據(jù)挖掘在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用

2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

辦公自動化系統(tǒng)的最終目標(biāo)是通過信息處理，實(shí)現(xiàn)信息化決策管理。系統(tǒng)不僅要完成信息收集、加工處理和傳播，而且要進(jìn)行信息挖掘和排列，從大量的信息中得出關(guān)鍵信息，為決策者提供決策依據(jù)，輔助決策者進(jìn)行正確決策，從而獲取最大的效益和發(fā)展。

2.2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

圖1 辦公自動化系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)圖

辦公自動化系統(tǒng)的基本功能應(yīng)包括日常辦公、工作流、資源管理、綜合業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、結(jié)果處理、信息交流、檔案／知識管理等功能模塊。將數(shù)據(jù)挖掘引入辦公自動化系統(tǒng)中，可以有效地整合企業(yè)各部門的內(nèi)外部信息，使其信息發(fā)布更有針對性。另外，通過基于數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以對企業(yè)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的大量相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和分析，獲得影響企業(yè)各部門工作的關(guān)鍵因素，從而為企業(yè)決策者的決策提供依據(jù)，提升企業(yè)的競爭力。數(shù)據(jù)挖掘在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）日常辦公模塊，其主要任務(wù)是對企業(yè)內(nèi)部日常辦公事務(wù)進(jìn)行管理，是以用戶的個(gè)人事務(wù)處理為核心。通過對用戶個(gè)人工作流及用戶訪問日志記錄信息的挖掘，有助于用戶日常辦公信息的定制服務(wù)，有針對性地解決相應(yīng)的辦公問題。

（2）工作流模塊中的“工作流”是指企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)處理的電子化流程，在該模塊中可結(jié)合企業(yè)各部門的工作流程制定工作流，該模塊可適用并涵蓋企業(yè)內(nèi)部所有工作流程。而隨著實(shí)際工作的不斷開展，工作流會越來越多，對工作流過程進(jìn)行挖掘，尤其對不同工作流進(jìn)行聚類分析，可以用復(fù)制工作流的方式創(chuàng)建新工作流，大大減少了工作時(shí)間。

（3）資源管理模塊包含人力資源管理、項(xiàng)目管理、固定資產(chǎn)查詢管理、辦公用品、計(jì)算機(jī)設(shè)備申報(bào)使用管理等。其中，人力資源管理包含人事管理，即根據(jù)從目前已有的人力資源系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，對企業(yè)人員（年齡、專業(yè)、工齡、性別、地域、部門、職稱、學(xué)歷等）數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，或?qū)ω?fù)責(zé)某一項(xiàng)具體工作的人員組成情況進(jìn)行挖掘，提供其結(jié)構(gòu)組成或合理性分析，對人事管理提供一定的參考意見。人力資源管理還包含考勤管理，它可與目前在使用的指模系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，挖掘員工上下班時(shí)間、請假外出等數(shù)據(jù)，發(fā)掘考勤分布與工作量階段性密集程度等的關(guān)系或規(guī)律情況，便于對業(yè)務(wù)部門提出合理的休假時(shí)間安排建議或制定有效的考勤對策。另外，人力資源管理還包括績效考核的部分，它可與目前正在使用的考評系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接。項(xiàng)目管理指對項(xiàng)目的可行性研究、申請、批復(fù)、招投標(biāo)、合同簽訂、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，以跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)程、監(jiān)控與項(xiàng)目相關(guān)的活動、保障項(xiàng)目順利運(yùn)行。在對固定資產(chǎn)查詢管理過程中，可挖掘企業(yè)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，結(jié)合人員組織結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，發(fā)掘出固定資產(chǎn)分布的合理性。在辦公用品、計(jì)算機(jī)設(shè)備申報(bào)使用管理過程中，也可引入上述辦法，為審批者提供有力依據(jù)。

（4）綜合業(yè)務(wù)模塊，包含車輛調(diào)度、會議室管理、會議管理、飯?zhí)霉芾淼?。車輛調(diào)度的主要任務(wù)包括車輛使用申請、批準(zhǔn)以及信息管理，可與GPRS系統(tǒng)對接，直接在辦公系統(tǒng)中查看車輛在途情況。會議室管理的主要任務(wù)是會議室使用申請、批準(zhǔn)以及信息管理，可直接在辦公系統(tǒng)中查看所有會議室近期申請使用情況實(shí)時(shí)表。通過對車輛或會議室等公共資源使用情況等數(shù)據(jù)的挖掘，可以有效地實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)這些公共資源狀態(tài)，如采用自動歸類技術(shù)實(shí)現(xiàn)公共資源的層次性組織，同時(shí)，還可以結(jié)合對各部門使用公共資源歷史信息的挖掘，有助于個(gè)人申領(lǐng)的定制服務(wù)建議，有針對性地最大化利用好公共資源。

（5）在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口模塊中，數(shù)據(jù)挖掘主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)整合及決策支撐上。通過對業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行再次開發(fā)，即數(shù)據(jù)挖掘，能為決策者快速準(zhǔn)確地提取輔助決策的信息資源。

（6）結(jié)果處理模塊。在綜合業(yè)務(wù)、資源管理等事務(wù)處理結(jié)果的基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)挖掘?qū)Y(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行開采、挖掘和分析，從中識別和抽取隱含的信息，并利用這些信息為決策者對決策目標(biāo)提供決策依據(jù)。

（7）在檔案／知識管理模塊中，數(shù)據(jù)挖掘主要體現(xiàn)在知識檢索平臺上。企業(yè)各種知識以多種形式存在，如Word、PDF文檔格式、圖形或多媒體資源等。如此巨大的數(shù)據(jù)資源若靠人工檢索，存在相當(dāng)大的難度，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為海量知識檢索平臺提供了技術(shù)支撐，通過對海量知識的挖掘，可以實(shí)現(xiàn)對信息資源的聚類、分類瀏覽與檢索；并且允許用戶在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)的海量數(shù)據(jù)中進(jìn)行全文檢索和特征檢索，提高檢索效果；另外，運(yùn)用挖掘技術(shù)改進(jìn)關(guān)鍵詞加權(quán)算法，提高信息資源的標(biāo)引準(zhǔn)確度，從而改善檢索效果。

3 本文的創(chuàng)新和進(jìn)一步研究方向

數(shù)據(jù)挖掘是國內(nèi)外近年來較為熱門的研究議題，本文結(jié)合辦公自動化系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)，分析了數(shù)據(jù)挖掘在各功能模塊中的應(yīng)用，其分析結(jié)果對企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)思路具有一定的參考意義。

根據(jù)本文內(nèi)容，未來還需要在以下幾個(gè)方面深入研究：

（1）本文在分析數(shù)據(jù)挖掘在系統(tǒng)功能模塊的應(yīng)用中涉及到了系統(tǒng)性和開放性。但對一個(gè)業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)而言，安全性是放在首位的，未來將從安全技術(shù)角度，重點(diǎn)研究數(shù)據(jù)挖掘在辦公自動化系統(tǒng)安全性方面的應(yīng)用。

（2）數(shù)據(jù)挖掘目前有許多基于不同領(lǐng)域的算法，不同算法面對不同問題所產(chǎn)生的效率甚至結(jié)果都不一樣，在專業(yè)技術(shù)層面，將研究數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)各模塊中采取何種算法能實(shí)現(xiàn)結(jié)果及效率的最優(yōu)化。

（3）系統(tǒng)各模塊數(shù)據(jù)挖掘結(jié)果產(chǎn)生后，有無可供參考的標(biāo)準(zhǔn)，或如何根據(jù)時(shí)間、區(qū)域、人文等實(shí)際情況，制定文字分析規(guī)則，提供有針對性的供決策者參考的合理意見或建議。

4 結(jié)語

數(shù)據(jù)挖掘是一種實(shí)用的科學(xué)化工具，已經(jīng)在國內(nèi)外多個(gè)行業(yè)取得了令人滿意的應(yīng)用效果。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)挖掘本身也不是萬能的，它在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用必須遵循以人為本、實(shí)事求是的原則，將信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理融為一體，提高辦公效率及辦公自動化應(yīng)用水平，服務(wù)并推進(jìn)決策支持體系的不斷完善。

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[3]程海英.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2009（6）.