大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金管理及信息系統(tǒng)建設(shè)

錢(qián)俊臻, 廖 琪, 嚴(yán) 薇

(重慶大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處， 重慶 400044)

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大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金管理及信息系統(tǒng)建設(shè)

錢(qián)俊臻, 廖 琪, 嚴(yán) 薇

(重慶大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處， 重慶 400044)

大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金能促進(jìn)開(kāi)放共享，有效提高大型儀器設(shè)備的使用效益，保證大型儀器設(shè)備運(yùn)行處于良性循環(huán)。基于大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金手工管理中存在的問(wèn)題，建設(shè)了大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金信息系統(tǒng)，優(yōu)化了管理流程，提高了管理水平和效率，對(duì)學(xué)?？蒲泄ぷ骱腿瞬排囵B(yǎng)提供了條件支撐。

大型儀器設(shè)備； 開(kāi)放基金； 管理信息系統(tǒng)

0 引 言

儀器設(shè)備是高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)[1]，近年來(lái)隨著高校儀器設(shè)備數(shù)量和質(zhì)量的飛速增長(zhǎng)，對(duì)這些儀器設(shè)備開(kāi)放共享的需求不斷增強(qiáng)[2-3]。目前很多高校都在努力探索并創(chuàng)新相應(yīng)的機(jī)制和制度，積極推進(jìn)開(kāi)放共享，提高儀器設(shè)備使用效益，保證儀器設(shè)備運(yùn)行處于良性循環(huán)[4-6]。設(shè)立大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金是促進(jìn)開(kāi)放共享和提高使用效益的有力措施，采用信息系統(tǒng)對(duì)開(kāi)放基金進(jìn)行全過(guò)程管理能提高工作效率和管理水平，使管理更加規(guī)范和完善。

1 開(kāi)放基金的設(shè)立與運(yùn)行

為充分發(fā)揮大型儀器設(shè)備在教學(xué)、科研工作中的作用，避免大型儀器設(shè)備重復(fù)購(gòu)置，促進(jìn)大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享，學(xué)校設(shè)立了大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金，基金實(shí)行項(xiàng)目管理制，①支持教學(xué)、科研項(xiàng)目使用大型儀器設(shè)備，保證科研項(xiàng)目的順利進(jìn)行，②為大型儀器設(shè)備的開(kāi)放運(yùn)行提供資金資助，提高儀器設(shè)備的使用效益。根據(jù)“重慶大學(xué)大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金管理實(shí)施細(xì)則”規(guī)定，凡承擔(dān)國(guó)家、省部級(jí)等縱向課題的教師、科研人員、實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員如需用到原值20萬(wàn)元以上的儀器設(shè)備都可申請(qǐng)開(kāi)放基金；申請(qǐng)周期1年2次，需經(jīng)實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處初審和專家評(píng)審；獲得批準(zhǔn)的項(xiàng)目組需定下預(yù)期目標(biāo)，同時(shí)明確開(kāi)放基金的資助金額與自籌金額；開(kāi)放基金使用過(guò)程中機(jī)組需做好詳細(xì)記錄，以落實(shí)開(kāi)放基金的實(shí)際用途；開(kāi)放基金使用完畢后各項(xiàng)目組需提交結(jié)題報(bào)告，對(duì)于取得顯著成果的項(xiàng)目，在開(kāi)放基金資助方面享有優(yōu)先權(quán)[7-8]。大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金推動(dòng)了大型儀器設(shè)備開(kāi)放共享工作；提高了大型儀器設(shè)備的使用效益；緩解了大型儀器設(shè)備運(yùn)行、維護(hù)經(jīng)費(fèi)的不足，使大型儀器設(shè)備的運(yùn)行處于良性循環(huán)。

2 開(kāi)放基金運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題

隨著大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金使用范圍的不斷擴(kuò)大，原有的手工、紙質(zhì)管理和操作方式逐漸顯示出如下各種問(wèn)題[9-12]:

(1) 基金的申請(qǐng)、評(píng)審、使用、結(jié)算、結(jié)題等工作牽涉到多個(gè)管理部門(mén)，如學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處、財(cái)務(wù)處和科技處等，并涉及參與部門(mén)的工作人員、分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)學(xué)科的評(píng)審專家，因此手工管理工作效率低。

(2) 基金的調(diào)整、結(jié)算和結(jié)題流程繁瑣,因此手工管理工作量大。

(3) 不能保證相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和唯一性。

基于上述問(wèn)題，為簡(jiǎn)化流程、提高工作效率、提高管理水平，學(xué)校于2013年開(kāi)發(fā)了大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金信息系統(tǒng)并于2014年正式上線運(yùn)行。

3 開(kāi)放基金信息系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行效果

3.1 功能設(shè)計(jì)

大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金信息系統(tǒng)建設(shè)的目的是在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)開(kāi)放基金申請(qǐng)、評(píng)審、使用、效益錄入、費(fèi)用結(jié)算、結(jié)題和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能；給基金申請(qǐng)者和使用者提供一個(gè)平臺(tái)，使他們能及時(shí)查詢和了解基金使用情況；改變基金付費(fèi)方式，將后付費(fèi)改為預(yù)付費(fèi)，改變了后付費(fèi)所帶來(lái)的繁瑣與滯后等問(wèn)題，避免基金負(fù)責(zé)人、基金使用人和相關(guān)工作人員在賬目結(jié)算方面的重復(fù)工作；轉(zhuǎn)變?cè)械氖止す芾砟Ｊ?，及時(shí)反映出基金的動(dòng)態(tài)運(yùn)行情況；提高工作效益，提高管理水平。

大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金信息系統(tǒng)在建設(shè)過(guò)程中特別注重信息共享，確保數(shù)據(jù)來(lái)源的唯一性和準(zhǔn)確性。大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了開(kāi)放基金申請(qǐng)、評(píng)審、使用、效益登載、費(fèi)用結(jié)算及結(jié)題等各個(gè)環(huán)節(jié)的過(guò)程和信息管理。管理流程中可以分為基礎(chǔ)信息管理和開(kāi)放基金管理流程。其中基礎(chǔ)信息管理流程需實(shí)現(xiàn)可供開(kāi)放共享的儀器設(shè)備的管理，可申請(qǐng)開(kāi)放基金的縱向科研項(xiàng)目的管理(基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)源于科研處)，專家?guī)旌腿藛T庫(kù)的管理(基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)源于人事處)，教師、實(shí)驗(yàn)人員、學(xué)生等人員庫(kù)的管理(基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)源于人事處和研究生院)，它是開(kāi)放基金管理流程的基礎(chǔ)。開(kāi)放基金管理流程包括申請(qǐng)、評(píng)審、使用、登載、費(fèi)用結(jié)算、結(jié)題和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等管理。

用戶根據(jù)具有唯一性的身份認(rèn)證號(hào)登錄系統(tǒng)進(jìn)行使用，系統(tǒng)根據(jù)身份認(rèn)證號(hào)自動(dòng)識(shí)別用戶的角色，從而賦予相應(yīng)的功能。系統(tǒng)管理員能使用的功能包括發(fā)布通知、對(duì)申請(qǐng)項(xiàng)目進(jìn)行審核、組織專家對(duì)申請(qǐng)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審、對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、對(duì)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行管理、對(duì)開(kāi)放基金進(jìn)行全過(guò)程管理、完善基礎(chǔ)信息管理、完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等；項(xiàng)目申請(qǐng)人能使用的功能包括申請(qǐng)、使用和結(jié)題；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能使用的功能包括申請(qǐng)、初審、使用、確認(rèn)付費(fèi)、經(jīng)費(fèi)及其他狀態(tài)查詢、變更使用需求和結(jié)題；機(jī)組管理員能使用的功能包括使用和收費(fèi)記錄。大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金信息系統(tǒng)的功能(見(jiàn)圖1)。

圖1 大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金信息系統(tǒng)功能圖

3.2 系統(tǒng)特點(diǎn)

大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金信息系統(tǒng)優(yōu)化了現(xiàn)有的管理模式，簡(jiǎn)化了操作流程，提高了工作效率和管理水平，具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

(1) 流程明確，管理規(guī)范。大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金信息系統(tǒng)流程非常明確，只有完成了上一步的流程才能進(jìn)行下一步流程操作；對(duì)基金申請(qǐng)人和負(fù)責(zé)人的相關(guān)情況具有歷史記錄功能，例如上一批次未結(jié)題的不能再繼續(xù)申請(qǐng)開(kāi)放基金、不能申請(qǐng)自己管理的儀器設(shè)備、同一人不能在同一批次依托同一縱向課題同時(shí)申請(qǐng)幾個(gè)開(kāi)放基金資助項(xiàng)目等，整個(gè)管理流程清晰而規(guī)范。

(2) 角色清晰，權(quán)限確定。系統(tǒng)設(shè)置了5種角色，包括系統(tǒng)管理員、機(jī)組管理員、專家、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目申請(qǐng)人。用戶根據(jù)具有唯一性的身份認(rèn)證號(hào)登錄，系統(tǒng)根據(jù)身份認(rèn)證號(hào)自動(dòng)識(shí)別用戶的角色，從而賦予相應(yīng)的功能。

(3) 效益實(shí)時(shí)登載。開(kāi)放基金使用過(guò)程中，要求機(jī)組人員測(cè)試完畢后及時(shí)在系統(tǒng)中錄入使用機(jī)時(shí)、收費(fèi)情況、用途等相關(guān)信息，為每年的效益考核提供最直接最真實(shí)的數(shù)據(jù)，為經(jīng)費(fèi)結(jié)算提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)。

(4) 及時(shí)準(zhǔn)確結(jié)算。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或申請(qǐng)人使用開(kāi)放基金后，機(jī)組管理人員在系統(tǒng)上及時(shí)扣除分析測(cè)試費(fèi)用并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或申請(qǐng)人現(xiàn)場(chǎng)通過(guò)系統(tǒng)確認(rèn)，既為機(jī)組人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或申請(qǐng)人節(jié)約了時(shí)間，也能保證分析測(cè)試費(fèi)用使用額度的準(zhǔn)確性和結(jié)算的及時(shí)行，保證賬目清晰。

(5) 基金使用過(guò)程動(dòng)態(tài)管理與實(shí)時(shí)查詢。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或申請(qǐng)人和機(jī)組人員隨時(shí)可以通過(guò)系統(tǒng)查詢基金使用情況，包括儀器設(shè)備使用機(jī)時(shí)、用途、金額和余額等，有利于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或申請(qǐng)人有計(jì)劃地管理自己的開(kāi)放基金，有利于機(jī)組管理人員了解自己管理的儀器設(shè)備的使用效益。

(6) 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及時(shí)準(zhǔn)確。信息系統(tǒng)對(duì)大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金實(shí)行全過(guò)程管理，能便捷、高效地完成項(xiàng)目、儀器設(shè)備、分析測(cè)試費(fèi)用、余額和結(jié)題等的查詢與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)與準(zhǔn)確。

3.3 運(yùn)行效果

大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金信息系統(tǒng)已上線運(yùn)行1年，工作效率和管理水平得到了極大地提高。實(shí)行信息系統(tǒng)管理的2期開(kāi)放基金共立項(xiàng)151項(xiàng)，資助金額68.1萬(wàn)元，自籌金額102.2萬(wàn)元，實(shí)際用于分析測(cè)試的金額為170.3萬(wàn)元?；鸬男枨蠛鸵郧跋啾瘸尸F(xiàn)不斷增長(zhǎng)的去趨勢(shì)，從原來(lái)的74個(gè)增加到151個(gè)；基金的覆蓋面從原有的2個(gè)學(xué)院擴(kuò)展到11個(gè)學(xué)院；付費(fèi)方式從原有的后付費(fèi)變?yōu)轭A(yù)付費(fèi)，保證了資金的有效使用，確?？蒲泄ぷ黜樌M(jìn)行。

4 結(jié) 語(yǔ)

大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金不僅支持了學(xué)校的科研工作和人才培養(yǎng)，調(diào)動(dòng)了機(jī)組人員和儀器設(shè)備使用人員的積極性，而且促進(jìn)了大型儀器設(shè)備的有償服務(wù)，推動(dòng)了儀器設(shè)備的開(kāi)放共享，提高了儀器設(shè)備的使用效益[13-15]。大型儀器設(shè)備開(kāi)放基金的信息系統(tǒng)則進(jìn)一步規(guī)范了基金管理流程，提高了工作效率和管理水平，其使用過(guò)程能進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理與實(shí)時(shí)查詢，為數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)提供了便捷、準(zhǔn)確的手段。

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The Construction of Information System for Large-scale Instrument and Equipment and Open Fund Management

QIANJun-zhen,LIAOQi,YANWei

(Lab and Equipment Managing Section of Chongqing University, Chongqing 400044, China)

large-scale instrument open fund can enhance the utilization and promote open sharing.Based on the problems existed in large-scale instrument open fund manual management we build a system to manage open fund.As a result,optimizing the management process,enhancing management efficiency and providing support for scientific research.

large-scale instrument; open fund; management information system

2015-02-15

錢(qián)俊臻，(1980-)，女,重慶人，正科級(jí)職員，主要從事儀器設(shè)備固定資產(chǎn)管理。

Tel.：023-65112180；E-mail：qjz@cqu.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2015)08-0272-03