創(chuàng)新檔案管理制度的探索

張玲

摘要：隨著我國(guó)改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，推動(dòng)著企事業(yè)管理體制的改革，管理體制改革是適應(yīng)企事業(yè)發(fā)展的必然要求。檔案管理制度的創(chuàng)新變革是適應(yīng)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，是適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要，是推動(dòng)檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：檔案管理制度 檔案管理工作 建設(shè) 安全

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈。為了適應(yīng)不斷出現(xiàn)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，企事業(yè)單位必須通過不斷的優(yōu)化改革管理體制，才能在眾多競(jìng)爭(zhēng)者中脫穎而出。制定檔案管理制度，是為了加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，更好地為社會(huì)、為民眾、為企事業(yè)服務(wù)。檔案管理制度的強(qiáng)弱直接影響到檔案管理的效率和效能。但是檔案管理制度不能遵循一成不變的原則，要根據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展、社會(huì)的不斷進(jìn)步而進(jìn)行創(chuàng)新變革。只有通過不斷的創(chuàng)新變革，才能提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、法制化的根本轉(zhuǎn)變。

1 現(xiàn)存檔案管理制度存在的缺陷

高速發(fā)展的社會(huì)要求企事業(yè)單位必須高速運(yùn)轉(zhuǎn)，只有不斷更新管理制度才能跟隨上社會(huì)發(fā)展的腳步。檔案管理是企事業(yè)資源管理中不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。檔案管理工作對(duì)企業(yè)的管理、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。但是隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷變革，檔案管理制度日漸僵化，無法及時(shí)滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

1.1 檔案管理歸檔范圍未按細(xì)則劃分，內(nèi)容模棱兩可，檔案管理制度缺少針對(duì)性和可操作性。部分檔案管理過程中，未能按照規(guī)定明確地分類、記載、整理等，待需要查找時(shí)難以及時(shí)查找到，造成資源利用不得當(dāng)。

1.2 檔案管理制度執(zhí)行力度不夠，缺少嚴(yán)格的規(guī)范和管理。檔案管理制度作為一項(xiàng)真實(shí)制度的存在，就要有存在的意義。然而部分檔案管理制度未能起到真正的規(guī)范和監(jiān)管的作用，沒有一定的威懾力，無法約束員工的工作行為，造成員工工作水平參差不齊，造成檔案信息不完整，不安全，令檔案管理工作存在較多隱患。

1.3 借閱制度繁瑣冗雜，無法及時(shí)應(yīng)對(duì)緊急狀況。由于檔案管理制度執(zhí)行不到位，造成檔案管理過程不嚴(yán)格，盲目借閱的現(xiàn)象屢有發(fā)生。某些檔案管理員工由于工作懈怠，顧及面子問題、照顧特殊人員等原因，未按檔案借閱管理制度進(jìn)行詳細(xì)記錄，導(dǎo)致檔案借出易、歸還難等現(xiàn)象。

1.4 檔案管理制度中針對(duì)檔案管理的失職行為未能按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行處罰，對(duì)違法犯罪行為姑息縱容。在檔案管理過程中，存在著嚴(yán)重的篡改信息、檔案造假等行為，這種現(xiàn)象在社會(huì)上已經(jīng)是屢見不鮮。針對(duì)此類現(xiàn)象，并沒有按照嚴(yán)格的制度進(jìn)行管理、制止，造成這種違規(guī)違法現(xiàn)象日益嚴(yán)重，造成此種作風(fēng)日益漸長(zhǎng)。

2 創(chuàng)新檔案管理制度的主要措施

作為基本的服務(wù)性、常規(guī)性的檔案管理工作，已經(jīng)對(duì)信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等社會(huì)方面做出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。要想檔案管理制度適應(yīng)時(shí)代轉(zhuǎn)型和社會(huì)進(jìn)步的需要，適應(yīng)社會(huì)多元化和復(fù)雜化趨勢(shì)，檔案管理制度就需要不斷創(chuàng)新改革，不斷推陳出新。只有打破日益僵化的傳統(tǒng)制度，才能引導(dǎo)檔案管理事業(yè)走向新的高潮。

2.1 加大檔案管理體制宣傳力度，重視檔案資源的內(nèi)在價(jià)值。隨著國(guó)家檔案管理制度的頒布，檔案管理工作成為了社會(huì)日益重視的行業(yè)。企事業(yè)單位要重視檔案管理工作的存在，結(jié)合國(guó)家普法教育活動(dòng)和檔案管理工作的實(shí)際情況，充分利用電視平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、多媒體平臺(tái)、雜志報(bào)刊等加強(qiáng)檔案管理制度在檔案管理工作中的關(guān)鍵作用。通過不斷的宣傳教育，使社會(huì)公眾認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和優(yōu)越性，認(rèn)識(shí)到檔案管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可缺少的戰(zhàn)略資源。只有真正意識(shí)到檔案管理工作的重要性，真正看到檔案管理工作的存在價(jià)值，才能充分利用檔案信息資源，才能使檔案管理工作在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中存活并有活力的發(fā)展下去。

2.2 培養(yǎng)員工的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的首要任務(wù)就是按照相關(guān)法律法規(guī)配置合格的充足的檔案管理人員。在檔案管理人員的任用上，要嚴(yán)格按照規(guī)定控制人員任用標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行資格證書上崗制度。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，積極開展網(wǎng)絡(luò)化、信息化、先進(jìn)技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作能力和綜合素質(zhì)。規(guī)范內(nèi)部管理流程，要求檔案管理工作完全按照檔案管理制度執(zhí)行，不能玩忽職守，不能馬虎大意，盡量避免失誤操作等安全隱患。對(duì)于思想行為不努力的員工，首先采取教育培訓(xùn)的原則，若仍不思進(jìn)取，則只能淘汰解雇。對(duì)于工作表現(xiàn)突出的員工，要實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度，在很大程度上調(diào)動(dòng)其工作的積極性。

2.3 促進(jìn)管理設(shè)備更新?lián)Q代，創(chuàng)新檔案管理工作平臺(tái)。加快信息化建設(shè)步伐，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。作為檔案管理企事業(yè)，要著重引進(jìn)先進(jìn)科技設(shè)備，重視檔案信息化管理的培訓(xùn)，創(chuàng)建以數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)的記錄，整理、流轉(zhuǎn)、處理、收集歸檔、保存利用的全新平臺(tái)，使檔案資源信息傳遞迅速，交流便捷。創(chuàng)建辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，為企事業(yè)員工的現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理提供創(chuàng)新平臺(tái)。通過先進(jìn)技術(shù)手段，加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用能力，保證檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行。

2.4 加強(qiáng)工作流程、檔案信息以及檔案保管方式的管理，確保檔案信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。確保檔案資源管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，就需要檔案管理人員認(rèn)真執(zhí)行檔案管理的每一項(xiàng)任務(wù)和細(xì)節(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理政策，做到對(duì)檔案管理情況的監(jiān)控和跟蹤，做到定時(shí)定期進(jìn)行檔案信息安全檢查，確保檔案管理工作安全穩(wěn)定運(yùn)行。

2.5 建立健全嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制，做好檔案信息的保密工作。檔案管理大到涉及國(guó)家信息安全，小到關(guān)系民眾利益。在檔案管理中，一定要建立嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，不能隨意、任意放權(quán)，要確保國(guó)家信息資源、客戶信息的安全。

檔案管理工作必須緊跟時(shí)代的步伐，在檔案管理實(shí)踐工作中，積極探索創(chuàng)新管理方法，升華管理理念，努力提高員工的綜合素質(zhì)，建立一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理工作必須緊跟時(shí)代的節(jié)奏，充分運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，做到檔案管理工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)同步發(fā)展，做到員工能力和企業(yè)發(fā)展同進(jìn)步。檔案管理制度必須打破傳統(tǒng)的陳舊觀念的束縛，看清發(fā)展的主要形勢(shì)，理清發(fā)展的主要思路，與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案資源管理工作，保護(hù)好企業(yè)和客戶的利益。

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