淺析數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

婁國煥 董燁

(河北聯(lián)合大學(xué)信息工程學(xué)院,河北唐山 063000)

淺析數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

婁國煥 董燁

(河北聯(lián)合大學(xué)信息工程學(xué)院,河北唐山 063000)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)信息化逐漸替代了傳統(tǒng)的工作方式,傳統(tǒng)檔案管理方法越來越不能滿足日常應(yīng)用。檔案管理數(shù)字化越來越多的應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)中。本文根據(jù)基層檔案管理人員近年來的工作經(jīng)驗(yàn)累積,結(jié)合數(shù)據(jù)庫應(yīng)用知識(shí),論述了檔案數(shù)字化管理的基本技術(shù)理論,構(gòu)建了常用檔案數(shù)字化管理五大模塊。

數(shù)字化檔案管理 數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)安全 異構(gòu)數(shù)據(jù)庫

1 緒論

近年來，隨著檔案數(shù)量日益增長，傳統(tǒng)的檔案管理方法已無法解決社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用需求，進(jìn)而產(chǎn)生越來越大的矛盾。如檔案數(shù)量越來越多面臨的存儲(chǔ)問題；查找檔案困難重重，既難查準(zhǔn)，又難查全問題；檔案資源不能充分開發(fā)，檢索困難，還需手工翻找問題；檔案信息加工、傳遞緩慢問題；長期檔案不易保存，保存環(huán)境要求苛刻等等。

檔案數(shù)字化替代傳統(tǒng)檔案管理，提高經(jīng)濟(jì)效益，提高辦公效率，增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)。檔案數(shù)字化管理勢(shì)在必行。

2 關(guān)鍵技術(shù)

用數(shù)據(jù)庫知識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，關(guān)鍵需要解決數(shù)據(jù)一致性好、數(shù)據(jù)完整性強(qiáng)、數(shù)據(jù)安全性好三個(gè)方面。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行使用和安全使用，需要一系列關(guān)鍵技術(shù)，例如信息的更新、操作版本的更新、數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、數(shù)據(jù)的備份及安全測試等等，這些工作需要專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，并按照流程操作。下面著重講解五個(gè)關(guān)鍵技術(shù)。

2.1 數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和信息的更新

數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和信息的更新主要是指對(duì)數(shù)據(jù)庫和過期的信息及時(shí)的進(jìn)行維護(hù)和更新，從而保證數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行正常和信息的時(shí)效性、及時(shí)性，進(jìn)而保證系統(tǒng)用戶能順利地獲取最新信息。

(1)將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一處理，簡化了管理人員的使用難度，使該系統(tǒng)能夠成功應(yīng)用于實(shí)際操作。

(2)充分利用數(shù)據(jù)庫檢索功能基礎(chǔ)上，利用數(shù)據(jù)挖掘，歸納形成的全宗介紹、組織沿革，方便快捷的同時(shí)，減輕了檔案工作人員的工作量。

(3)運(yùn)用異構(gòu)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和透明訪問。數(shù)字化檔案系統(tǒng)投入使用后，各使用單位原有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)加入本異構(gòu)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的各個(gè)組成部分具有自身的自治性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的同時(shí)，每個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)仍保有自己的應(yīng)用特性、完整性控制和安全性控制。

2.2 系統(tǒng)可擴(kuò)展性

在進(jìn)行系統(tǒng)需求分析時(shí)，就要對(duì)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性做全局的考慮。擴(kuò)展性主要是為了資源的整合，防止以后系統(tǒng)之間的不兼容。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就給其他系統(tǒng)存留接口。保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。

2.3 系統(tǒng)的穩(wěn)定性

系統(tǒng)的穩(wěn)定性至關(guān)重要。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)首先要保證系統(tǒng)能夠穩(wěn)定的運(yùn)行。穩(wěn)定不僅僅是數(shù)據(jù)的安全，要系統(tǒng)有序的進(jìn)行，既要保證用戶檔案信息的安全，又要保證系統(tǒng)的有序、高效的進(jìn)行。檔案管理系統(tǒng) 釆用運(yùn)行數(shù)據(jù)庫與備份數(shù)據(jù)庫相結(jié)合，例如可以用SQL語句多數(shù)以存儲(chǔ)過程的形式，存儲(chǔ)在MYSql數(shù)據(jù)庫中，可一定程度上保證了系統(tǒng)的穩(wěn)定與安全。

2.4 操作版本的更新

操作版本的更新主要是對(duì)系統(tǒng)的操作頁面定期的進(jìn)行調(diào)整或者更新，對(duì)系統(tǒng)操作版本的更新，系統(tǒng)的操作方法及使用過程是不產(chǎn)生變化的，操作版本的升級(jí)和更新，可以使整個(gè)系統(tǒng)總是充滿活力，給使用者新鮮感。

2.5 安全測試和數(shù)據(jù)備份

由于目前整個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系的安全問題還存在著較大的隱患，所以加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性能是一個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行的重要保障和基本前提。這需要系統(tǒng)管理員不定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行的一些用戶名、密碼以及權(quán)限進(jìn)行更新或重新設(shè)置，從而保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

此外，經(jīng)常對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，可以有效防止系統(tǒng)遭到外界襲擊時(shí)陷入癱瘓狀態(tài)，也可以有效保護(hù)數(shù)據(jù)。

3 檔案系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)前提是從檔案工作的實(shí)際需要出發(fā)，目的在于提高辦公效率和經(jīng)濟(jì)效益。管理系統(tǒng)包括基本檔案業(yè)務(wù)、檔案資料管理，以及業(yè)務(wù)處理流程中的鑒定、檢索、開發(fā)利用等。

在操作上，系統(tǒng)應(yīng)以符合大眾用戶的使用為基準(zhǔn)，簡單快捷、易上手，功能鍵統(tǒng)一，并且滿足大眾審美，界面美觀。集人性化、智能化和科學(xué)化為一體。

3.1 檔案管理系統(tǒng)登陸、退出設(shè)計(jì)

使用者登陸檔案系統(tǒng)，首先在系統(tǒng)首頁按格式要求輸入用戶名和密碼，并選擇“登陸身份”，點(diǎn)擊確定后，系統(tǒng)自動(dòng)判斷用戶輸入的用戶名和密碼是否為合法用戶；如果用戶名和密碼錯(cuò)誤，系統(tǒng)將報(bào)錯(cuò)，并返回到登陸頁面；如果用戶名和密碼正確，系統(tǒng)將自動(dòng)識(shí)別用戶的身份，選擇相應(yīng)用戶權(quán)限。

所有用戶成功登陸并完成操作后，需要進(jìn)行退出工作，保證系統(tǒng)信息的安全。點(diǎn)擊退出，系統(tǒng)將返回到登錄頁面。

3.2 數(shù)據(jù)錄入設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)錄入是檔案管理系統(tǒng)的基本要求，需要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)使用者對(duì)各種檔案數(shù)據(jù)的錄入、編輯、修改以及完成檔案文本與各種電子檔案原件的掛接。

用戶在進(jìn)行資料、檔案和文件的錄入工作時(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行基本操作，包括新增、刪除、編輯、排序、檢索等，并可對(duì)選中的文件及文字進(jìn)行復(fù)制和粘貼。對(duì)原始資料及檔案可以分配給系統(tǒng)管理員權(quán)限進(jìn)行修改并保存替換原有文件，使其他用戶能夠在檢索查詢時(shí)直接瀏覽到修改后的新電子文件。同時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)記錄修改信息和舊檔案，對(duì)檔案修改情況進(jìn)行跟蹤。

設(shè)置好各項(xiàng)指標(biāo)后，可以將用戶已錄入的檔案記錄和電子檔案原件自動(dòng)對(duì)應(yīng)，這就是電子文件的批量掛接功能?？梢苑奖悴樵冇脩粼跈z索到檔案條目的同時(shí)能夠?yàn)g覽電子原件，相應(yīng)減輕了檔案人員的錄入數(shù)據(jù)的工作量。

3.3 檢索功能設(shè)計(jì)

檢索是電子檔案管理系統(tǒng)中的重要應(yīng)用模塊，普遍運(yùn)用于日常工作中。檢索的主要功能設(shè)計(jì)是滿足對(duì)系統(tǒng)所管理的文件、檔案、資料進(jìn)行多種方式的檢索、瀏覽和下載利用。系統(tǒng)的參與者都有檢索的權(quán)限，根據(jù)文件、檔案、資料的保密級(jí)別不同，檢索出的結(jié)果顯示相應(yīng)信息或者顯示全文。檢索出的文件、檔案、資料可直接瀏覽，也可下載到本地電腦上利用，也可直接打印。

簡單查詢即在一個(gè)數(shù)據(jù)表中輸入查詢條件進(jìn)行查詢，查詢條件支持模糊查詢和多條件查詢，可以輸入一個(gè)，也可以輸入兩個(gè)或多個(gè)

進(jìn)行查詢，

之間用空格隔開，輸入

后，點(diǎn)擊提交，系統(tǒng)右側(cè)即顯示檢索結(jié)果。

自定義查詢是針對(duì)某一個(gè)數(shù)據(jù)表進(jìn)行查詢，所檢索的信息比分類查詢更精確。自定義查詢中，首先指定要檢索的數(shù)據(jù)表，然后才能輸入要檢索的關(guān)鍵字信息。系統(tǒng)自動(dòng)將查詢條件和結(jié)果作為一項(xiàng)內(nèi)容并標(biāo)識(shí)以助記名保存下來，如果不想保存，也可以刪除。與簡單查詢相比，自定義查詢更精確。但是自定義查詢只能針對(duì)某個(gè)數(shù)據(jù)表進(jìn)行檢索，對(duì)多個(gè)數(shù)據(jù)表的檢索要使用跨庫查詢。

跨庫查詢與自定義查詢類似，只是跨庫查詢可以在系統(tǒng)中同時(shí)找出多個(gè)數(shù)據(jù)表中符合條件的記錄，彌補(bǔ)了簡單查詢和自定義查詢只能在一個(gè)數(shù)據(jù)表中進(jìn)行檢索的缺點(diǎn)。在進(jìn)行跨庫查詢時(shí)，同時(shí)指定多個(gè)數(shù)據(jù)表，輸入要檢索的關(guān)鍵字信息，點(diǎn)擊提交后，檢索成功。

3.4 利用借閱設(shè)計(jì)

檔案管理系統(tǒng)的利用借閱，主要是面向紙介質(zhì)文件、檔案、資料的利用、記錄、歸還、統(tǒng)計(jì)以及電子介質(zhì)資料的利用統(tǒng)計(jì)。

借閱登記：借閱登記一般針對(duì)紙質(zhì)檔案或者文件資料。系統(tǒng)管理員需要登記被借閱檔案資料的類型、歸檔與否、所屬卷宗(文件)、借閱者、借閱日期、借閱期限和登記領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容備查等等。登記無誤，檢索出借閱材料并打印借閱登記單。

歸還登記：借閱人歸還借閱材料后，系統(tǒng)管理員進(jìn)行歸還登記，并提供續(xù)借功能。

催還管理：借閱人沒有按照規(guī)定時(shí)間歸還借閱材料，系統(tǒng)將提示“超期”，系統(tǒng)管理員對(duì)超期未歸還的借閱人進(jìn)行催還登記，打印催還單。

借閱統(tǒng)計(jì)：因借閱出去的檔案、資料和借閱人等都進(jìn)行了登記，所以系統(tǒng)按照不同類別可以生成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。借閱統(tǒng)計(jì)的形成便于對(duì)檔案資料的利用價(jià)值評(píng)估和對(duì)檔案管理員工作量的掌握，也可以對(duì)某一個(gè)借閱人在一段時(shí)間內(nèi)的借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)了解。

3.5 鑒定設(shè)計(jì)

“鑒定”即對(duì)到期的檔案資料進(jìn)行鑒定，對(duì)到期不需要保存的資料，進(jìn)行銷毀清冊(cè)處理。電子文件檔案管理中對(duì)電子文件檔案的鑒定、銷毀是一項(xiàng)重要的工作步驟和環(huán)節(jié)，必須認(rèn)真對(duì)待。過寬，將不應(yīng)該長期或永久保存的電子文件檔案都保存，數(shù)據(jù)量劇增，檔案信息系統(tǒng)負(fù)擔(dān)過重，開銷很大，造成浪費(fèi)；過嚴(yán)，將應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件檔案銷毀，或者將不到時(shí)限的檔案提前銷毀，造成資料的缺失，給使用者帶來無法挽回的損失。

檔案鑒定銷毀管理主要的依據(jù)是檔案保管期限，對(duì)經(jīng)過鑒定的舊檔案進(jìn)行銷毀處理，就是將其從檔案庫中徹底刪除，同時(shí)系統(tǒng)日志將記錄該操作的申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、銷毀原因、銷毀日期等，便于對(duì)銷毀的操作進(jìn)行檢索。

檔案管理員可每隔一段時(shí)間(6個(gè)月或者12個(gè)月)檢索一次，篩選出過期的檔案，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出鑒定申請(qǐng)，由領(lǐng)導(dǎo)批示和簽字。檔案管理員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行相應(yīng)的鑒定處理：更改保密級(jí)別、變更保管期限、還原或銷毀。銷毀的檔案首先放入回收站，回收站管理可實(shí)現(xiàn)對(duì)其中的檔案進(jìn)行還原、刪除、檢索、打印等功能。

4 結(jié)語

本文根據(jù)基層檔案工作者實(shí)際工作過程中的點(diǎn)滴經(jīng)驗(yàn)，首先闡述了檔案管理過程中紙質(zhì)化檔案管理的弊端，從而體現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化需求。淺談數(shù)字化檔案管理所需幾項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)后，作者根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)設(shè)計(jì)出檔案管理系統(tǒng)五大重要組成部分，希望與檔案工作者共享。