淺析檔案管理工作中存在的問題與對(duì)策

摘要：檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性、保密性及政策性都較強(qiáng)的工作。因此，做好檔案管理工作顯得尤為重要，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，是確保檔案發(fā)揮出應(yīng)有作用的重要保障。本文簡(jiǎn)要闡述了目前檔案管理工作中存在的問題，并提出解決對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 對(duì)策

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）重視程度不足

目前普遍存在著不重視檔案工作的情況，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員都沒有重視起檔案工作，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)還停留在保管、抄抄寫寫等“守住攤”式的工作狀態(tài)中，只要能保證找到檔案、找到記錄就可以了，這種認(rèn)識(shí)嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，沒有意識(shí)到檔案的重要性，也就沒有開發(fā)檔案信息的動(dòng)力，直接導(dǎo)致檔案資源利用率低，從而無(wú)法促進(jìn)工作發(fā)展。

（二）制度不健全

雖然《檔案法》已經(jīng)實(shí)施多年，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)也逐漸提高，但是很多單位的檔案管理細(xì)則、制度還不夠明確，甚至很多單位根本沒有符合本單位實(shí)際情況的檔案管理制度。制度的不健全，對(duì)檔案管理工作的影響非常大，工作人員沒有相應(yīng)的制度作依照，無(wú)法有效開展檔案管理工作，無(wú)法規(guī)范檔案管理工作，同時(shí)沒有相應(yīng)的制度約束，其他部門更無(wú)從配合檔案部門的工作。

（三）工作人員業(yè)務(wù)能力弱

目前很多單位的檔案工作都是其他部門人員兼職，即使專職做檔案管理工作的人員，其中也有很多都不是檔案相關(guān)專業(yè)的人員，基本都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案相關(guān)的工作甚至基本知識(shí)都不夠了解、不夠熟悉，日常的工作只是簡(jiǎn)單停留在歸檔、保存的層面上，而不能做到及時(shí)收集、整理及開發(fā)檔案信息，檔案信息不能得到有效的開發(fā)，直接造成檔案利用率不高，檔案工作不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（四）硬件設(shè)施薄弱

目前，很多單位還沒有專門的檔案室，一些有檔案室的單位設(shè)施也不夠齊全，檔案室空間比較狹小、沒有通風(fēng)設(shè)施，導(dǎo)致檔案室潮濕，不利于檔案的保存，經(jīng)常出現(xiàn)蟲蛀、霉變的情況，嚴(yán)重影響檔案長(zhǎng)期保存。很多單位的檔案管理部門還沒有配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，造成收集、整理電子檔案信息等工作無(wú)法展開，同時(shí)由于沒有這些信息設(shè)備，檢索檔案也還在沿用傳統(tǒng)方式，嚴(yán)重影響了檔案的利用效率。

二、解決對(duì)策

（一）加大宣傳力度，提高認(rèn)識(shí)

利用各種宣傳手段，包括電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等媒體進(jìn)行檔案的重要意義、重要作用的宣傳，營(yíng)造良好的社會(huì)氛圍。同時(shí)，在本單位也可以通過組織培訓(xùn)、競(jìng)賽等活動(dòng)，在本單位內(nèi)營(yíng)造重視檔案工作的氛圍，使領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都重視起檔案工作。

（二）健全制度

要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，建立科學(xué)、合理的檔案管理制度。規(guī)章制度要對(duì)實(shí)際工作具有管理和規(guī)劃的作用，同時(shí)也要簡(jiǎn)明扼要、符合實(shí)際、便于操作，只有這樣，規(guī)章制度才不會(huì)成為一紙空文，才能對(duì)實(shí)際工作產(chǎn)生效應(yīng)，才能具有更好的指導(dǎo)性、約束性和規(guī)范性。在落實(shí)規(guī)章制度時(shí)，也要做到有章必循、遵章必嚴(yán)、違章必究、賞罰分明，以保持規(guī)章制度的權(quán)威性。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)能力

工作人員的綜合素質(zhì)是決定檔案管理工作成敗的關(guān)鍵。因此，要著力提高工作人員的綜合素質(zhì)，一方面，在招聘檔案管理工作人員時(shí)，要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)考核及責(zé)任心的考查，要讓具有責(zé)任感及扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)人員上崗工作；另一方面，對(duì)于在職的員工要進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，包括檔案收集、整理、開發(fā)等專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷更新員工的知識(shí)庫(kù)，以適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理工作。

（四）調(diào)動(dòng)工作人員積極性

檔案工作比較枯燥單調(diào)，工作人員如果長(zhǎng)期處于這種工作氛圍中，難免會(huì)出現(xiàn)厭倦情緒，這樣的工作情緒會(huì)非常影響檔案工作的發(fā)展，因?yàn)?，只有工作人員具有一定的工作熱情后，才會(huì)主動(dòng)思考，達(dá)到創(chuàng)新發(fā)展的目的。因此，我們需要大力激發(fā)檔案管理工作人員對(duì)工作的積極性和熱情，一方面，我們可以通過樹立典型的辦法，用榜樣的力量激勵(lì)員工；另一方面，可以設(shè)置一些獎(jiǎng)勵(lì)措施，用完善的激勵(lì)體系激發(fā)員工的積極性。在設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)措施時(shí)，要以每位員工創(chuàng)造的績(jī)效大小為依據(jù)，制定相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，充分體現(xiàn)“多創(chuàng)造價(jià)值多得回報(bào)”的理念。

（五）加大投入，提高工作效率

加大投入，完善檔案管理的硬件設(shè)施，從而保障檔案管理工作的有效開展。同時(shí)，也要加大信息化建設(shè)力度，檔案信息化對(duì)檔案開發(fā)和利用都具有重要的促進(jìn)作用。信息化對(duì)檔案工作提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。檔案管理部門應(yīng)運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平。配置完備信息化硬件設(shè)施，研究開發(fā)檔案管理系統(tǒng)軟件。同時(shí)，將檔案目錄與內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化設(shè)計(jì)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理格式，便于實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案盒和數(shù)字檔案的“雙套制”工作模式。

在日新月異的新時(shí)期，對(duì)檔案管理工作提出更嚴(yán)要求、更高標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門和工作人員都要與時(shí)俱進(jìn)，積極關(guān)注新科技，充分利用新成果，不斷提高檔案管理質(zhì)量和效益，為檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

（作者簡(jiǎn)介：于海燕，女，吉林省公主嶺市安全生產(chǎn)執(zhí)法監(jiān)察大隊(duì)；研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）