微信在檔案利用服務(wù)中的新策略研究

王晨

摘要：近年來(lái)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，特別是微信在提供信息服務(wù)方面發(fā)揮著重要作用。本文在對(duì)借助微信開(kāi)展檔案利用服務(wù)進(jìn)行可行性分析的基礎(chǔ)上，通過(guò)SWOT分析法提出在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的背景下，微信在檔案利用服務(wù)領(lǐng)域中的新策略。

關(guān)鍵詞：移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng) 微信 檔案利用服務(wù)

4G網(wǎng)絡(luò)的普及，使移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)人們的生活方式產(chǎn)生了重要影響，智能手機(jī)開(kāi)始成為人們獲取信息必不可少的工具。而在智能手機(jī)的應(yīng)用中，微信以其多樣化的服務(wù)正逐漸深入到社會(huì)服務(wù)的各個(gè)方面。作為向社會(huì)提供公共文化服務(wù)的機(jī)構(gòu)之一，筆者認(rèn)為檔案館也應(yīng)抓住機(jī)會(huì)，借力移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，特別是利用微信實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的移動(dòng)化，為用戶打造更加便捷全面的“移動(dòng)檔案館”。基于此，本文通過(guò)SWOT分析法對(duì)微信在檔案利用服務(wù)中的內(nèi)外部環(huán)境進(jìn)行分析，以探究移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代微信在檔案利用服務(wù)中的新策略。一、微信應(yīng)用于檔案利用服務(wù)領(lǐng)域的可行性分析

目前，我國(guó)的檔案利用服務(wù)大多集中在線下的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，例如，公共檔案館提供的利用服務(wù)仍局限于館內(nèi)實(shí)體檔案的查詢、閱覽等，網(wǎng)站在線式的信息服務(wù)還不夠成熟。雖然國(guó)家一直致力于推動(dòng)電子文件的發(fā)展和數(shù)字檔案館的建設(shè)，但是檔案的信息化程度不高，檔案資源的開(kāi)發(fā)利用率不容樂(lè)觀。由于這些服務(wù)方式受時(shí)空和設(shè)備的限制，使得檔案館在移動(dòng)終端的開(kāi)發(fā)較少，可用于移動(dòng)服務(wù)的資源較為匱乏。同時(shí)，公眾的檔案利用意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案及檔案事業(yè)缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步制約了檔案利用服務(wù)工作的開(kāi)展，這些都側(cè)面反映出移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案館未來(lái)建設(shè)的重點(diǎn)。對(duì)此筆者就微信在檔案利用服務(wù)領(lǐng)域的可行性進(jìn)行了分析。

（一）從社會(huì)可行性上看，國(guó)家政策和發(fā)展規(guī)劃，為微信在檔案利用服務(wù)中的應(yīng)用提供了良好的社會(huì)環(huán)境

2013年10月，國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)政府信息公開(kāi)回應(yīng)社會(huì)關(guān)切提升政府公信力的意見(jiàn)》，強(qiáng)調(diào)要積極探索利用政務(wù)微博、微信等新媒體。2014年4月，國(guó)務(wù)院辦公室《2014年政府信息公開(kāi)工作要點(diǎn)》指出“加強(qiáng)新聞發(fā)言人制度和政府網(wǎng)站、政務(wù)微博微信等信息公開(kāi)平臺(tái)建設(shè)”。2015年1月，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》明確提出要“加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等數(shù)字檔案資源建設(shè)，為社會(huì)提供全方位的檔案信息服務(wù)?！?/p>

（二）從技術(shù)可行性上看，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)及相關(guān)技術(shù)，為微信在檔案利用服務(wù)中的應(yīng)用提供了技術(shù)支撐

近年來(lái)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及檢索技術(shù)的研究更為深入，加之建設(shè)數(shù)字檔案館的需要，目前各檔案館正在大規(guī)模地對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。且數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的成熟，這些都為微信應(yīng)用檔案利用服務(wù)奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。

（三）從經(jīng)濟(jì)可行性上看，借助微信可以降低成本，提高檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值

對(duì)用戶而言，若能直接借助微信實(shí)現(xiàn)查檔、閱覽等，將在很大程度上節(jié)省用戶的時(shí)間成本、人力成本和信息服務(wù)成本。對(duì)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展而言，突破檔案利用在時(shí)空上的限制，也會(huì)提高檔案工作的效率，進(jìn)而提高檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

二、微信應(yīng)用在檔案利用服務(wù)中的SWOT分析

為了保證微信在檔案利用服務(wù)領(lǐng)域具有更強(qiáng)的實(shí)用性，筆者引入SWOT分析法對(duì)微信在檔案利用服務(wù)中的內(nèi)外部環(huán)境進(jìn)行評(píng)估和分析。SWOT分析法，通過(guò)調(diào)查進(jìn)行列舉，并以矩陣形式排列，將與研究對(duì)象密切相關(guān)的內(nèi)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和態(tài)勢(shì)等，以系統(tǒng)分析的思想，把各因素兩兩匹配加以分析，從而得出相應(yīng)結(jié)論的一種科學(xué)分析方法。

（一）優(yōu)勢(shì)（strength）：借助微信，其傳播范圍更廣泛，傳播內(nèi)容更有針對(duì)性

從傳播范圍上看，微信作為騰訊公司推出的一款即時(shí)通訊工具，借助多樣化的信息傳輸形式迅速積累了龐大的用戶群，并形成了巨大的傳播優(yōu)勢(shì)。從傳播內(nèi)容上看，微信的LBS（Location Based Service：基于位置的服務(wù)）系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)基于地理位置的服務(wù)推廣，通過(guò)添加附近的人，向其推送個(gè)性化的內(nèi)容，提高用戶關(guān)注度，較好地推廣檔案利用服務(wù)。另外，騰訊公司的應(yīng)用平臺(tái)體系之間存在聯(lián)動(dòng)共享機(jī)制，能夠?qū)崿F(xiàn)跨平臺(tái)傳播和推廣。

（二）劣勢(shì)（weakness）：智能化程度偏低且檔案資源的安全性無(wú)法保障

一是微信對(duì)信息發(fā)布的限制以及現(xiàn)有的智能化程度還不足以支撐人們對(duì)檔案利用服務(wù)的需求，比如公眾平臺(tái)有消息發(fā)布數(shù)量的限制，對(duì)用戶反饋的自動(dòng)回復(fù)不能智能捕獲其關(guān)鍵詞，并從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出恰當(dāng)?shù)拇饛?fù)。二是基于微信的信息服務(wù)模式需要建立在檔案信息化的基礎(chǔ)之上，而目前我國(guó)檔案資源的信息化進(jìn)程還存在許多漏洞，無(wú)法保障其安全性。如何在移動(dòng)終端保證信息化過(guò)程中檔案資源轉(zhuǎn)換、處理和傳輸控制等流程的安全性，是檔案利用服務(wù)的短板。

（三）機(jī)會(huì)（opportunity）：政策支持和微信的普及，成為微信深入檔案利用服務(wù)領(lǐng)域的推動(dòng)力

政策上，國(guó)家積極推動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)，明確了檔案事業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向。同時(shí)，全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展五年規(guī)劃的出臺(tái)和檔案相關(guān)法律的修訂，也為檔案在PC端和移動(dòng)終端的信息化建設(shè)提供了政策導(dǎo)向。智能手機(jī)和微信的普及，不僅是信息載體和新媒體的推廣和融合，更是微信在信息時(shí)代提供信息服務(wù)的重要抓手，這種作用在檔案利用服務(wù)中的作用也將凸顯。

（四）威脅（threat）：技術(shù)和載體的更新?lián)Q代對(duì)微信在檔案利用服務(wù)中的可持續(xù)性提出挑戰(zhàn)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，手機(jī)終端應(yīng)用的更新?lián)Q代速度越來(lái)越快，同類(lèi)移動(dòng)終端應(yīng)用程序的異軍突起，都會(huì)對(duì)微信在檔案利用服務(wù)中的應(yīng)用構(gòu)成一定的威脅。另外，從檔案利用服務(wù)領(lǐng)域自身來(lái)講，目前檔案信息移動(dòng)載體的不穩(wěn)定性對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存提出了挑戰(zhàn)，這也將間接地影響到新技術(shù)在檔案利用服務(wù)中的應(yīng)用。

綜上，從內(nèi)部環(huán)境來(lái)看，微信具有多樣化的信息傳輸方式，但不可避免地存在移動(dòng)終端的安全性問(wèn)題；從外部環(huán)境來(lái)看，有良好的政策支持和利用需求，也有技術(shù)迭代和同類(lèi)應(yīng)用的競(jìng)爭(zhēng)威脅。

三、微信在檔案利用服務(wù)中的新策略

（一）借力微信社交的移動(dòng)智能咨詢服務(wù)

微信，集語(yǔ)音、圖片、視頻和文字于一體，打破了人機(jī)交互單一的文字對(duì)話形式。結(jié)合SWOT分析法，筆者認(rèn)為信息化時(shí)代的檔案利用服務(wù)，應(yīng)以公眾社會(huì)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)和用戶體驗(yàn)為新的著眼點(diǎn)，充分發(fā)揮微信的移動(dòng)社交功能，將檔案利用打造成移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)式的智能服務(wù)。同時(shí)，在不斷拓寬檔案利用服務(wù)用戶群體的基礎(chǔ)上，應(yīng)盡可能地完善檔案公眾號(hào)的自動(dòng)回復(fù)功能，主要是提高用戶輸入的自然語(yǔ)言同微信后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中主題詞識(shí)別和對(duì)接的精準(zhǔn)率，實(shí)現(xiàn)同用戶之間點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的移動(dòng)咨詢和智能回復(fù)，將檔案利用服務(wù)中的信息咨詢由自動(dòng)化轉(zhuǎn)向智能化和個(gè)性化。

（二）面向廣大公眾的平臺(tái)檢索查詢和推送服務(wù)

檔案利用服務(wù)所要解決的根本問(wèn)題是“查得到”“用得好”，因而，對(duì)檔案的檢索和查詢應(yīng)是檔案館首先要提供的基礎(chǔ)服務(wù)。同時(shí)，要在查檔的前提下盡可能地提高檔案資源利用效率。微信若要打造高效的“移動(dòng)檔案館”，其查檔功能應(yīng)面向全體用戶，并對(duì)平臺(tái)功能做出相應(yīng)的改進(jìn)。一是做好公眾號(hào)（包括訂閱公眾號(hào)和服務(wù)公眾號(hào)）的支撐服務(wù)，完善檢索功能，尤其是在同檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的共享和匹配上，逐步實(shí)現(xiàn)移動(dòng)終端的遠(yuǎn)程異地查檔，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的檔案查詢和檢索服務(wù)。二是隨著信息量的幾何級(jí)增長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用服務(wù)在海量信息中的精準(zhǔn)推送。充分利用用戶在微信上的各類(lèi)行為信息和地理信息，挖掘其在檔案利用服務(wù)方面的需求，通過(guò)公眾平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息推送的主動(dòng)化和個(gè)性化。

（三）借助微信掃碼和LBS的檔案閱覽和推廣服務(wù)

在多樣化的用戶利用需求推動(dòng)下，移動(dòng)互聯(lián)可避免地將會(huì)成為檔案利用服務(wù)和宣傳推廣的必然趨勢(shì)。檔案館可以借助騰訊平臺(tái)的聯(lián)動(dòng)共享優(yōu)勢(shì)，利用微信的多元功能來(lái)革新檔案利用服務(wù)模式。一是公共檔案館可以借鑒目前國(guó)家各級(jí)博物館的模式，開(kāi)通微信服務(wù)賬號(hào)，充分利用微信自身的掃碼功能，在檔案資源數(shù)字化的基礎(chǔ)上生成二維碼，打破檔案閱覽和推廣的時(shí)空限制，將檔案信息逐步轉(zhuǎn)移到電子服務(wù)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的自助化。二是結(jié)合微信“掃一掃”和LBS功能，將檔案館或相關(guān)檔案資源的二維碼覆蓋到檔案建設(shè)與推廣宣傳的各個(gè)地方和網(wǎng)頁(yè)上去。三是充分利用微信在移動(dòng)互聯(lián)上的優(yōu)勢(shì)，縮短社交距離，或者通過(guò)LBS發(fā)起基于位置信息的線上宣傳和推廣活動(dòng)，使檔案利用服務(wù)真正從檔案館走向移動(dòng)互聯(lián)，走向用戶的掌心。