機(jī)關(guān)檔案工作存在問(wèn)題和對(duì)策的探究

徐靜

摘 要：機(jī)關(guān)檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的寶貴財(cái)富，做好機(jī)關(guān)檔案工作具有重要的價(jià)值和意義。當(dāng)前，國(guó)家對(duì)檔案工作高度重視，檔案事業(yè)也取得了較大的發(fā)展。但是，各級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作中還存在著不少問(wèn)題與不足。本文根據(jù)一些檔案理論知識(shí)和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，意在通過(guò)對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案工作中存在的各類問(wèn)題進(jìn)行分析研究，探尋解決機(jī)關(guān)檔案工作問(wèn)題的一些思路和辦法，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好檔案工作提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；重要性；問(wèn)題；對(duì)策

我國(guó)中央辦公廳及國(guó)務(wù)院辦公廳與2014年，聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的高度重視，為新形勢(shì)下做好檔案工作提供了重要指導(dǎo)和遵循。機(jī)關(guān)檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，做好機(jī)關(guān)檔案工作具有重要的價(jià)值和意義。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案工作意識(shí)不斷增強(qiáng)，當(dāng)前我國(guó)各級(jí)企事業(yè)單位的機(jī)關(guān)檔案工作取得了很大的發(fā)展和進(jìn)步，當(dāng)然，也還存在一些問(wèn)題需要努力克服和解決。

一、機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)容和重要性

（一）機(jī)關(guān)檔案工作的內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案工作，是指機(jī)關(guān)檔案室和檔案人員用科學(xué)的原則和方法，管理本單位檔案，為各項(xiàng)事業(yè)提供檔案服務(wù)的工作。機(jī)關(guān)檔案工作與檔案行政部門(mén)的檔案工作不太一樣，它主要包括檔案材料收集、檔案整理、文件歸檔、檔案保管、檔案信息利用、檔案移交等內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，更是一項(xiàng)服務(wù)性工作，它具有很強(qiáng)的政策性、專業(yè)性和技術(shù)性。

（二） 機(jī)關(guān)檔案工作的重要性。機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)行政公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的寶貴財(cái)富，是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，是提高機(jī)關(guān)管理效率、促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)機(jī)關(guān)干部職工根本利益的重要依據(jù)，對(duì)保存機(jī)關(guān)價(jià)值資料，為干部職工提供憑證和參考作用具有重要意義。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)整體工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各級(jí)機(jī)關(guān)的重要使命和職責(zé)。

二、機(jī)關(guān)檔案工作的存在問(wèn)題

（一）缺乏檔案工作觀念，質(zhì)量偏低。一是，重視程度存在較大差異。個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作觀念缺乏，認(rèn)為檔案工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，不能取得明顯政績(jī)，因而對(duì)檔案工作不夠重視，有的只是口頭上重視而未將檔案工作提上議事日程，不把檔案工作制度舉措落到實(shí)處；二是，沒(méi)把檔案工作納入單位年度考核，沒(méi)有檔案工作的硬性規(guī)定；三是，人力、物力、財(cái)力投入不夠，檔案人員待遇得不到有效保障。機(jī)關(guān)檔案質(zhì)量方面也存在一些問(wèn)題，如檔案放置隨意，收集、歸檔不及時(shí)，檔案目錄填寫(xiě)籠統(tǒng)、不詳細(xì)，檔案材料順序混亂、材料不全，歸檔分類不夠規(guī)范合理，保管期限分類不準(zhǔn)確，單位歸檔范圍不明確，或者凡文必檔，造成檔案內(nèi)容龐雜，或者只收集“紅頭”文件，不收集業(yè)務(wù)資料，造成檔案資料缺漏、遺失。

（二）辦公設(shè)施不齊全。隨著社會(huì)發(fā)展，大多數(shù)機(jī)關(guān)檔案保管條件有了很大改善。但是，仍然有一些單位設(shè)施設(shè)備簡(jiǎn)陋，難以達(dá)到檔案管理的有關(guān)要求。如一些單位還在使用木柜或鐵柜存放檔案，沒(méi)有專門(mén)的檔案柜、密集柜，沒(méi)有按照要求建立檔案管理制度，沒(méi)有利用效果登記表冊(cè)等；部分機(jī)關(guān)單位還缺乏專門(mén)用于檔案存放、管理的庫(kù)房，也尚未設(shè)立檔案閱覽室；有的單位雖然有庫(kù)房和綜合檔案室，但設(shè)施設(shè)備老化、不齊全，檔案柜凌亂、不統(tǒng)一，無(wú)法達(dá)到檔案管理“八防”要求；有的綜合檔案室變成了雜物室，檔案放置零亂，保護(hù)設(shè)施設(shè)備不完善，使得部分檔案受到損害。

（三）管理手段較為落后。少數(shù)機(jī)關(guān)單位尚未實(shí)現(xiàn)檔案集中管理，檔案分散零亂，存在安全隱患。有的單位檔案工作機(jī)構(gòu)不健全，人員編制和配備難以適應(yīng)檔案工作需要。有的管理體制不到位，綜合檔案室防護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，重要業(yè)務(wù)檔案沒(méi)能及時(shí)整理、裝訂、歸檔、移交。有的檔案整理不規(guī)范，從分類、立卷到案卷標(biāo)題、保管期限等都存在問(wèn)題。一些機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化工作止步不前，未能充分利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提高檔案管理技術(shù)含量，對(duì)工作中形成的電子文件沒(méi)能科學(xué)歸檔。

（四）管理能力略顯不足。由于人少事多的緣故，大多數(shù)機(jī)關(guān)檔案人員為兼職，工作不穩(wěn)定，經(jīng)常出現(xiàn)人員更新和變動(dòng)，對(duì)檔案工作的完整性和持續(xù)性造成影響。有的檔案員一崗多職，疲于應(yīng)付各種雜務(wù)，因而很少能抽出時(shí)間和精力認(rèn)真做檔案工作。大多機(jī)關(guān)檔案人員不是檔案學(xué)專業(yè)出身，缺乏一定的檔案基本知識(shí)，不熟悉檔案業(yè)務(wù)，檔案管理水平不高，致使在歸檔文件的整理、分類、保管期限劃分等不準(zhǔn)確，不利于機(jī)關(guān)檔案的專業(yè)化和規(guī)范化。此外，個(gè)別檔案人員缺乏責(zé)任感，存在應(yīng)付了事思想和畏難情緒，工作主動(dòng)性、創(chuàng)新性較差。

三、機(jī)關(guān)檔案工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案工作的認(rèn)識(shí)。一是，要增強(qiáng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作意識(shí)，切實(shí)把檔案安全工作提上議程，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作納入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍，著力解決檔案工作所需的人力、物力、財(cái)力保障，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的考核力度；二是，要加強(qiáng)檔案工作宣傳力度，抓好《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等的宣傳教育，擴(kuò)大檔案工作的影響力，推進(jìn)依法治檔水平；三是，要經(jīng)常聽(tīng)取匯報(bào)，及時(shí)解決檔案工作中存在的困難和問(wèn)題，做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作，使檔案人員安心從事檔案工作；四是，要增強(qiáng)機(jī)關(guān)職能科室和全體職工的檔案意識(shí)，在日常工作中主動(dòng)將需要?dú)w檔保存的文件資料移交檔案室歸檔。

（二）加強(qiáng)辦公設(shè)施投入和改善。機(jī)關(guān)檔案管理工作的推行，要嚴(yán)格遵循規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、科學(xué)的原則，并根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，制定出檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求；進(jìn)一步加大對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的投入力度，完善檔案柜、綜合檔案室、檔案閱覽室等檔案基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案工作順利、有序開(kāi)展。

（三）改進(jìn)管理手段。一是，應(yīng)建立崗位責(zé)任制，落實(shí)好檔案管理人員和科室，重點(diǎn)加強(qiáng)規(guī)范化管理；二是，要增強(qiáng)檔案員責(zé)任意識(shí)，如檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，要嚴(yán)格按照裝訂規(guī)范進(jìn)行操作，并認(rèn)真仔細(xì)檢查移交的檔案目錄是否填錄詳細(xì)、正確，是否存在遺失、漏交的問(wèn)題；三是，機(jī)關(guān)檔案管理人員要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，積極應(yīng)用各種現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化；四是要加強(qiáng)督促檢查，促使檔案工作常態(tài)化、正規(guī)化、科學(xué)化；五是，建立健全機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的信息安全保障體系，以保證檔案數(shù)據(jù)和檔案管理系統(tǒng)的可靠、安全，進(jìn)而最大化地防止檔案數(shù)據(jù)的丟失，出現(xiàn)泄密、失密的問(wèn)題。

（四）優(yōu)化管理方式，提升管理能力。一是，要在注重實(shí)用性上下功夫，加強(qiáng)檔案人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和科學(xué)技術(shù)，提升檔案人員業(yè)務(wù)水平；二是，要認(rèn)真做好檔案收集和管理工作，完善檔案歸檔內(nèi)容；三是，平時(shí)要注重檔案收集工作，了解部門(mén)、科室的檔案動(dòng)態(tài)，對(duì)本單位檔案數(shù)量、內(nèi)容、種類、史料價(jià)值等要做到心中有數(shù)，掌握檔案工作主動(dòng)權(quán)；四是，加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新，積極開(kāi)發(fā)檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案作用，更好地服務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、中心工作、基層群眾和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

（五）構(gòu)建檔案管理制度。一是，要圍繞全面性、針對(duì)性和可操作性的要求，積極制定和完善機(jī)關(guān)檔案安全保管制度、檔案信息保密制度、檔案查閱利用制度、檔案信息公開(kāi)審核制度等；二是，要加強(qiáng)《檔案法》等法律法規(guī)的執(zhí)行力度，層層落實(shí)安全責(zé)任制，加強(qiáng)責(zé)任追究和落實(shí)，強(qiáng)化檔案安全法規(guī)制度的約束力度；三是，要制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，簽訂安全保密責(zé)任書(shū)，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行保密檢查，形成保密檢查制度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正和解決。

結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的基礎(chǔ)性工作。做好機(jī)關(guān)檔案工作，需要組織的高度重視和大力支持，需要檔案人員長(zhǎng)期地堅(jiān)持和默默的奉獻(xiàn)，需要社會(huì)各界檔案意識(shí)的增強(qiáng)和對(duì)檔案工作的大力支持。從目前趨勢(shì)來(lái)看，機(jī)關(guān)檔案正朝著一個(gè)科學(xué)規(guī)范的方向發(fā)展，人們對(duì)做好機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)充滿信心。（作者單位：新疆林業(yè)科學(xué)院）

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