論信息化條件下檔案的開發(fā)利用

鄧紅梅

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，全球已經(jīng)進(jìn)入信息化社會(huì)，在信息化浪潮中，檔案工作也逐步信息化，但如何創(chuàng)新服務(wù)，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理和利用檔案，讓檔案活起來，提高檔案的利用效果，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，從而更加有效地為社會(huì)服務(wù)，就是擺在檔案工作者面前的新課題。

一、當(dāng)前檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀

1.長期以來，檔案工作由于受傳統(tǒng)思想的束縛，大部分檔案部門僅局限于一般的收集、整理、保管和借閱上，而且是重實(shí)體管理、輕開發(fā)利用，致使檔案信息資源的開發(fā)利用處在一種低水平的狀態(tài)。

2.檔案部門目前仍沒有完全走出封閉狀態(tài)，主動(dòng)性服務(wù)意識不強(qiáng)，大多數(shù)檔案部門的工作方式仍局限在接收檔案、編目立卷、入庫上架、查閱調(diào)卷方面，在利用上也是一問一查的被動(dòng)服務(wù)。利用是檔案工作永恒主題，沒有提供利用，檔案是就死檔案，其價(jià)值和潛力就體現(xiàn)不出來。

3.隨著信息化進(jìn)程，檔案信息資源建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的接收使檔案館蘊(yùn)藏了海量的檔案信息資源，但這些信息資源卻沒有很大程度的利用起來。

二、信息化條件下檔案信息資源特點(diǎn)

1.信息實(shí)體的虛擬化。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，以各類檔案為載體的知識信息，都可以方便地轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式。數(shù)字檔案館創(chuàng)造了一個(gè)奇特的“信息空間”，用戶對館藏的利用將不再受地理位置的限制，擁有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以方便享用世界各地?cái)?shù)字資源。

2.信息利用的共享化。檔案信息共享必須是無障礙的檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息傳輸，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。數(shù)字化檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)，用戶可突破時(shí)間和空間的限制，打破檔案信息傳輸?shù)钠款i，隨時(shí)隨地在網(wǎng)絡(luò)上檢索和查詢所需的信息。

3.信息服務(wù)的社會(huì)化。數(shù)字化檔案信息資源不僅提供檔案，還將提供更深層次的信息服務(wù)，滿足社會(huì)的不同信息需求。它要突破時(shí)空的限制，要實(shí)現(xiàn)服務(wù)角色的轉(zhuǎn)換，同時(shí)要克服信息間的脫節(jié)問題，使實(shí)現(xiàn)最大化的檔案信息資源共享成為可能。

三、信息化條件下檔案利用需求

現(xiàn)代的檔案工作與傳統(tǒng)的檔案工作并沒有什么本質(zhì)的區(qū)別，信息化改變了檔案傳播、開發(fā)、利用和管理方式的同時(shí)，對檔案信息利用者及其需求也產(chǎn)生了深刻影響，檔案信息化使得用戶數(shù)量增加，用戶需求觀念也不斷發(fā)生轉(zhuǎn)變，對檔案工作的要求有了很大的變化。利用者希望足不出戶，便可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的異地查詢和檢索，并根據(jù)自己的權(quán)限和利用需求，自由檢索，采取所需信息。

此外，信息化背景下，信息與載體不再從一而終，信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)檔案信息的優(yōu)化組合，可以進(jìn)行多元檢索，提高查全率和查準(zhǔn)率。

四、信息化條件下檔案開發(fā)利用途徑

1.通過集成化檔案管理與服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)管理平臺(tái)對數(shù)字檔案的管理能力、提供網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的能力;借助先進(jìn)技術(shù)手段（如無線條碼閱讀器、電子標(biāo)簽、手持掃描識別器）等，提高業(yè)務(wù)管理的自動(dòng)化水平與工作效率。

2.提高檔案信息檢索和查詢技術(shù)，能對館藏進(jìn)行屬性檢索、全文檢索或目錄索引檢索等。同時(shí)，提供基于數(shù)字化圖象、影像或聲音內(nèi)容的查詢技術(shù)，進(jìn)行圖象、聲音等各種形態(tài)的檔案信息檢索。

3.保持?jǐn)?shù)字檔案館知識資源的動(dòng)態(tài)更新，滿足對用戶開展知識服務(wù)的需要。保持檔案數(shù)字庫及時(shí)動(dòng)態(tài)更新，提高數(shù)字檔案館對用戶需求的快速反應(yīng)能力，滿足數(shù)字檔案館對用戶開展知識服務(wù)的需要，解決用戶所面臨的問題。根據(jù)用戶的需求考慮及時(shí)調(diào)整知識庫的內(nèi)容，對知識進(jìn)行去偽存真，去粗取精工作。

4.強(qiáng)化檔案編研和信息資源開發(fā)利用。館藏檔案的大量數(shù)字化處理和管理信息系統(tǒng)功能的完善，為檔案編研創(chuàng)造了良好的條件。借助搜索引擎技術(shù)，可以有效建立主題內(nèi)容關(guān)聯(lián)和聚類。由此將大幅提高檔案的可用性;通過深度數(shù)據(jù)加工，能夠從館藏檔案中提煉出大量有價(jià)值的信息資源，譬如：通過深度加工建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)，可以為區(qū)域三維空間信息資源庫提供基礎(chǔ)信息。

5.加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)。檔案信息網(wǎng)站是檔案館宣傳業(yè)務(wù)、面向社會(huì)收集檔案、提供服務(wù)的重要窗口，是實(shí)現(xiàn)檔案館與社會(huì)公眾、企業(yè)建立良性互動(dòng)的有效途徑。尤其是數(shù)字檔案館建成之后，借助檔案信息網(wǎng)站開展業(yè)務(wù)和提供服務(wù)，會(huì)大幅提升工作效率和提高服務(wù)的便捷性。

五、信息化條件下檔案開發(fā)利用的安全

安全問題一直都是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代讓信息管理人員和用戶最為頭痛的難題，同時(shí)，也是數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中的重大難題。計(jì)算機(jī)病毒是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全問題中最主要的敵人。網(wǎng)絡(luò)上的計(jì)算機(jī)病毒已對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息安全構(gòu)成嚴(yán)重的威脅。計(jì)算機(jī)黑客一般是出于好奇或者自我挑戰(zhàn)的極端心理，經(jīng)常對某些重要的信息資源進(jìn)行惡意攻擊、篡改。人為或偶然事故造成的威脅，一般是參與相關(guān)工作的人員因?yàn)椴僮魇д`產(chǎn)生了不可預(yù)知網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、軟硬件故障等， 以上這些都有可能使數(shù)字檔案信息的安全受到不同程度的威脅。

如何才能保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全，人們有不同的意見，但比較一致的看法是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全沒有一種一勞永逸的解決措施，更需要將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的多種安全防護(hù)技術(shù)與管理措施結(jié)合使用。目前主要采用的防護(hù)技術(shù)有訪問權(quán)限控制、信息加密、防火墻、計(jì)算機(jī)病毒的防治以及建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)等。管理措施包括建立健全相關(guān)的法律法規(guī)，以約束社會(huì)上種種危及數(shù)字信息資源安全的行為;制定并嚴(yán)格執(zhí)行安全管理制度，以堵塞管理方面的漏洞，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性。在保證檔案信息安全情況下，最大程度提高檔案資源利用率，為廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

當(dāng)今世界是以高科技為主導(dǎo)的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識已成為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)力量。知識信息在飛速增長，信息利用率已成為國家實(shí)力的重要指標(biāo)。檔案作為歷史的記錄，知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價(jià)值，檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的。只有開發(fā)利用檔案信息資源才是檔案工作自身價(jià)值的真正體現(xiàn)，積極開發(fā)利用檔案信息資源已成為現(xiàn)階段檔案工作的必由之路。

（作者單位：冀東油田檔案信息中心）