淺談檔案的電子化管理

李猛

電子檔案就是將檔案的內(nèi)容記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的介質(zhì)上，包括數(shù)字的、圖形的及文本的各種信息，并且可通過(guò)計(jì)算機(jī)將這些信息進(jìn)行傳輸和處理的文件。隨著信息時(shí)代各種高新技術(shù)的飛速發(fā)展。人們對(duì)辦公自動(dòng)化的要求也越來(lái)越高.促使檔案電子化成為潮流，電子檔案不可能完全取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，但它為人們提供了紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的便利。信息時(shí)代檔案工作者研究和掌握好電子檔案的特點(diǎn)，最大限度地控制其安全隱患，制定科學(xué)的技術(shù)方案、嚴(yán)格的管理制度及合理的工作模式，可以有效利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使電子檔案能夠安全可靠可持續(xù)地在社會(huì)生活中發(fā)揮作用，更好地造福于人類。

一、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1、檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、推行檔案電子化管理的幾點(diǎn)建議

當(dāng)今世界已步入信息化的時(shí)代，檔案工作也必然要進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段，以數(shù)字化采集技術(shù)為手段，以檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為依托，向檔案電子化管理發(fā)展將是必然趨勢(shì)。要加強(qiáng)檔案的電子化管理，首先要提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好電子檔案管理的責(zé)任感和緊迫感，站在歷史文獻(xiàn)的高度看待電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質(zhì)量和效果。

1、積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。一是要吸納專業(yè)人才充實(shí)干部隊(duì)伍，如計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過(guò)短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對(duì)與檔案管理工作有關(guān)人員，進(jìn)行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

2、及時(shí)做好硬件設(shè)備的更新維護(hù)。由于計(jì)算機(jī)不斷地升級(jí)、更新、換代，對(duì)所有的電子檔案來(lái)講，它在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過(guò)時(shí)的技術(shù)，這是科技進(jìn)步所帶來(lái)的必然結(jié)果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復(fù)制”，以適應(yīng)新的“生存環(huán)境”而不被“淘汰”。同時(shí)，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)力加以轉(zhuǎn)換，防止新技術(shù)不能處理舊問(wèn)題情況的發(fā)生。

3、建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過(guò)程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。

4、建立電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)。要建立電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開(kāi)辟專區(qū)，以科室為單位分業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時(shí)間存放相關(guān)電子檔案資料。共享平臺(tái)按級(jí)次設(shè)置查訪權(quán)限，以供機(jī)關(guān)各科室自行查詢所需資料，避免各崗位人員的相互打擾，消除影響資源共享的其他因素，促進(jìn)整體工作效率的全面提高。

（作者單位：河北省孟村回族自治縣財(cái)政局）