新形勢(shì)下的檔案創(chuàng)新管理與信息安全

高峰

一、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案資料收集不齊全、數(shù)據(jù)內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確性

在檔案管理過(guò)程中，管理水平不高、管理力量薄弱等問題很容易導(dǎo)致資料收集不齊全、數(shù)據(jù)內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確性等問題。部分計(jì)算機(jī)工作人員和檔案管理人員專業(yè)不對(duì)接，也導(dǎo)致檔案的不完整。

2.檔案管理手段落后

傳統(tǒng)的檔案一般以紙質(zhì)為載體，易損壞丟失且不便于儲(chǔ)存管理。在查閱檔案信息時(shí)采用手工查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也給檔案的及時(shí)更新和補(bǔ)充帶來(lái)不便。

3.對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足、檔案管理保密性差

檔案管理人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，管理工作只局限于記錄資料，收集整理與檔案保存等，不能開發(fā)檔案價(jià)值并進(jìn)行有效利用。此外，還存在檔案管理制度不夠完善，保密性差的問題。

二、檔案的創(chuàng)新管理

1.健全檔案管理制度

檔案管理應(yīng)有章可循，規(guī)范操作，因此，一套完善且行之有效的檔案管理制度尤為重要。檔案管理制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，以便更好地發(fā)揮其規(guī)范引導(dǎo)作用。作為檔案管理人員要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，遵守檔案管理制度，嚴(yán)格檔案管理程序，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集檔案資料，努力做到檔案信息收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，提升專業(yè)化管理水平

檔案管理部門應(yīng)有針對(duì)性地培養(yǎng)一支素質(zhì)較高的檔案管理人才隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí)和現(xiàn)代化管理方法，檔案專業(yè)與計(jì)算機(jī)管理兼容，擯棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式，更新理念，提高業(yè)務(wù)要求標(biāo)準(zhǔn)。

3.建立電子檔案，完善檔案現(xiàn)代化管理

隨著辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案的管理模式也逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。無(wú)紙化辦公逐漸成為現(xiàn)實(shí)，檔案歸檔形式不斷更新，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。因此，檔案管理工作必須從傳統(tǒng)模式向信息化管理模式過(guò)渡，采用更為科學(xué)、先進(jìn)的辦公軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化為具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)的電子檔案，并通過(guò)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動(dòng)檢索、數(shù)據(jù)信息分析的技術(shù)。利用縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用使照片、影像等檔案資料更完整、安全的保存。實(shí)現(xiàn)檔案快捷檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱，提高工作效率。

4.建立檔案網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上在線服務(wù)

建立檔案網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上在線服務(wù)是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作模式的新的突破。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。因此，使用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案服務(wù)已成為檔案利用服務(wù)的一種更加便捷的形式。檔案部門可制作自己的網(wǎng)頁(yè)，組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)代化管理。傳統(tǒng)檔案管理存在重保管輕利用的問題，而檔案網(wǎng)頁(yè)不僅方便檔案的檢索等常規(guī)服務(wù)，更有利于電子信息的資源共享和宣傳利用，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。此外，現(xiàn)代生活中，人們更注重信息的時(shí)效性，而開展網(wǎng)上在線服務(wù)通過(guò)信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)能及時(shí)準(zhǔn)確的獲得多方信息，更好的滿足了人們的需求。網(wǎng)頁(yè)還可提供信息咨詢、文件閱覽等服務(wù)，具有覆蓋面廣、信息全、利用率高等優(yōu)點(diǎn)。檔案網(wǎng)頁(yè)適應(yīng)新形勢(shì)的要求，有利于轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率。

三、檔案的信息安全管理

隨著信息高度共享時(shí)代的來(lái)臨，信息公開已成為一種必然趨勢(shì)，因此，檔案信息安全顯得尤為重要。另一方面，不同于其他信息，檔案具有較強(qiáng)的保密性和利用限制性，而在對(duì)電子檔案及檔案網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行常規(guī)操作、信息傳輸、資料存貯的過(guò)程中以及在電子檔案的收集整理、歸檔利用過(guò)程中，都難免產(chǎn)生錯(cuò)誤操作、信息丟失、病毒侵入、黑客侵犯等問題，這些都對(duì)檔案的信息安全保障工作提出了更高的要求。加強(qiáng)檔案的保密工作，提高檔案信息的安全性成為檔案管理部門需要面臨的一項(xiàng)重要工作。

1.人員安全

檔案信息安全系統(tǒng)通常具有復(fù)雜的加密技術(shù)，但嚴(yán)格的人員控管才是信息保密工作的第一步。檔案信息在操作過(guò)程中最有可能發(fā)生的安全問題就是人為的泄密。因此，必須培養(yǎng)一支有較高素質(zhì)和較強(qiáng)法律意識(shí)的專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍。檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案信息安全的重要性，對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，必須嚴(yán)防保密信息的泄露，使信息安全問題發(fā)生的幾率降到最小。檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》，樹立保密意識(shí)。應(yīng)根據(jù)檔案管理人員的職權(quán)崗位給予不同的使用及管理權(quán)限。檔案管理人員要牢記系統(tǒng)密碼并熟練掌握查殺病毒、資料備份等相關(guān)安全措施的操作方法。工作人員還要做好操作記錄，清晰記錄每一次查詢、收錄、整理等檔案管理的時(shí)間、參與人員等信息。要分工明確、責(zé)任到人、規(guī)范操作。遇到檔案管理人員調(diào)職、離職等情況時(shí)要注意加強(qiáng)管理，防止信息外流。

2.操作安全

操作安全是檔案安全的重要環(huán)節(jié)。在檔案信息操作過(guò)程中也要樹立安全意識(shí)，如確保收集信息的準(zhǔn)確性，按時(shí)查殺病毒，避免檔案信息被病毒感染、篡改。還要養(yǎng)成信息備份的習(xí)慣，避免操作失誤造成的信息資料丟失的情況，帶來(lái)不可挽回的損失。在對(duì)影像、錄音等資料進(jìn)行掃描收集時(shí)要注意提取原件，并確保內(nèi)容未遭到過(guò)破壞、篡改。絕密檔案的調(diào)閱、銷毀應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，完善的安全應(yīng)急機(jī)制也是十分重要的，當(dāng)意外發(fā)生時(shí)要及時(shí)采取措施，有效應(yīng)對(duì)，將損失降到最低。在管理過(guò)程中要主動(dòng)接受保密部門對(duì)工作的監(jiān)督指導(dǎo)，做好對(duì)涉密文件的安全保障工作。

3.信息設(shè)備安全環(huán)境

設(shè)備安全是保證檔案信息安全的基本條件，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都應(yīng)在充分安全的環(huán)境下進(jìn)行保存，檔案室、電腦房等檔案管理環(huán)境必須專人管理并建立嚴(yán)格的門禁制度，出入時(shí)要進(jìn)行詳細(xì)登記，以避免閑雜人等進(jìn)入。還應(yīng)做好信息設(shè)備環(huán)境的防火、防盜工作，避免水災(zāi)、火災(zāi)等外力破壞或盜竊等不法行為對(duì)檔案安全帶來(lái)的威脅。

科技的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及帶動(dòng)全社會(huì)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化、信息化時(shí)代，檔案的創(chuàng)新管理正是這一新形勢(shì)下的新要求。廣大檔案管理工作者必須增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理模式，通過(guò)建立電子檔案和檔案網(wǎng)頁(yè)等措施努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。另一方面，要不斷提高檔案安全性，做好保密檔案的保密工作，維護(hù)信息安全。全體檔案工作人員都應(yīng)樹立安全與保密的共識(shí)，維護(hù)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用上的安全性。

（作者單位：河北聯(lián)合大學(xué)）