論商務(wù)英語寫作原則與寫作技巧

張憭憭

隨著國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的往來，商務(wù)英語信函成為國際溝通的有效途徑之一，而有效地撰寫商務(wù)英語信函是國際商務(wù)人才必備的技能之一。作為商務(wù)英語專業(yè)的學(xué)生，撰寫商務(wù)英語信函也是我們必須掌握的一項(xiàng)重要的、實(shí)用的技能。本文從商務(wù)英語的寫作的7原則出發(fā)，探討如何通過掌握商務(wù)英語寫作的原則來撰寫成功的商務(wù)英語信函并總結(jié)商務(wù)英語的寫作技巧。

商務(wù)英語寫作原則寫作技巧自加入世界貿(mào)易組織之后，我國與世界各國的經(jīng)濟(jì)交往日益頻繁，因此，培養(yǎng)一大批既熟練掌握外語，又通曉國際商務(wù)知識(shí)，并善于進(jìn)行跨文化交際的國際商務(wù)人才已成當(dāng)務(wù)之急。商務(wù)英語信函是進(jìn)行書面信息溝通的重要手段。在國際商務(wù)人員必備的諸多技能中，商務(wù)英語寫作是其中一項(xiàng)重要的技能，也是商務(wù)活動(dòng)得以順利開展的重要保證。商務(wù)英語寫作的技能既反映了商務(wù)人員的個(gè)人能力，也是提升企業(yè)形象、樹立良好企業(yè)形象的保證。

一、商務(wù)英語的寫作原則

撰寫商務(wù)英語信函需在一定的原則指導(dǎo)下才能達(dá)到預(yù)期效果。相反，如果違背了既定原則，可能會(huì)給外貿(mào)工作造成意想不到的麻煩。在大量的理論及實(shí)踐中，我們總結(jié)出了以下7C基本原則，即完整性原則（Completeness）、正確性原則（Correctness）、具體性原則（concreteness）、清楚性原則（Clarity）、簡(jiǎn)潔性原則（Conciseness）、體諒性原則（consideration）、禮貌性原則（courtesy）。

1.完整性原則。一封完整的信函有助于表達(dá)寫作者的交流意圖;有助于建立和表達(dá)友善的關(guān)系;有助于防止出現(xiàn)信息遺漏而導(dǎo)致索賠、損失或訴訟。完整性原則包括信函格式的完整性，信函結(jié)構(gòu)的完整性以及信函內(nèi)容的完整性。標(biāo)準(zhǔn)的信函格式包括信頭，日期，信內(nèi)地址，稱呼，正文，結(jié)尾敬語，簽名。格式的完整性能體現(xiàn)寫作者的專業(yè)性。信函結(jié)構(gòu)的完整性體現(xiàn)在其結(jié)構(gòu)的模式化。商務(wù)英語信函屬于實(shí)用性文體，程序化程度比較高，一般來說正式的信函由三大部分組成，即信函的開頭，正文以及結(jié)尾三個(gè)部分。信函內(nèi)容的完整性即一封信函必須包括讀者想知道的所有信息，回答讀者的一切提問，解答讀者的所有疑問。在寫作中，我們建議用五個(gè)W來檢驗(yàn)。

2.正確性原則。商務(wù)英語信函的一個(gè)重要功能就是信息功能，也就是傳遞信息。正確性原則不僅僅是指信函中語法的正確、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫的正確，而且也包括標(biāo)準(zhǔn)的語言，合適的表述，準(zhǔn)確的數(shù)字以及對(duì)于商業(yè)術(shù)語的正確理解。

3.具體性原則。商務(wù)英語信函都有明確的交際意圖和目的，信函的內(nèi)容都是具體的。在內(nèi)容表述上，應(yīng)該確定、準(zhǔn)確而又生動(dòng)，特別是要求對(duì)方做出明確反應(yīng)的信函，或者答復(fù)對(duì)方提出的要求或問題的信函，或是報(bào)盤、接受等。該具體的就要具體，避免模糊、籠統(tǒng)和抽象。如商品的某些質(zhì)量和特征要用準(zhǔn)確的數(shù)字;時(shí)間要具體，用年月日，避免使用模棱兩可、含混不清的表達(dá)法。

4.清楚性原則。所謂清楚，就是信函要寫得清楚明白，無晦澀難懂之處，不至于產(chǎn)生誤解。寫信人應(yīng)該盡量將自己的意思表達(dá)清楚，有助于收信人正確地理解信函的內(nèi)容，這樣才能達(dá)到寫信的效果。要做到這一點(diǎn)，應(yīng)避免使用復(fù)雜、冷僻、含義模糊的詞句和冗長(zhǎng)的句子結(jié)構(gòu);正確恰當(dāng)?shù)胤侄巍?/p>

5.簡(jiǎn)潔性原則。商務(wù)英語屬于實(shí)用性語言，在實(shí)際的商務(wù)活動(dòng)中，信函的用語應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔，也就是盡量使用簡(jiǎn)潔的話語表達(dá)完整的、詳實(shí)的信息。簡(jiǎn)潔常被認(rèn)為是信函寫作的第一要義。在行文中，可以考慮使用縮略語。

6.體諒性原則。商務(wù)英語信函的寫作中需要作者時(shí)刻注意對(duì)方的反應(yīng)，也就是多為對(duì)方著想。在寫作中，既要滿足對(duì)方的需要，在結(jié)構(gòu)、態(tài)度、措辭等方面也要考慮對(duì)方的接受情況。在行文中我們可以多使用“you attitude”，將收信人放在首位。

7.禮貌性原則。一封彬彬有禮的信函能幫助寫作者樹立良好的職業(yè)道德形象，有助于促進(jìn)業(yè)務(wù)，增進(jìn)友誼，加強(qiáng)交流。禮貌意味著在信函中非常巧妙地表示出誠摯的友情、誠懇的感謝、真誠的禮貌、體貼的理解和由衷的尊重。如何能更好的做好這一點(diǎn)呢？我們需要掌握以下的幾個(gè)要點(diǎn)。

（1）在行文中多使用積極的詞匯，避免使用消極的、有歧視含義的詞匯。在平時(shí)的閱讀寫作中多搜集積極的詞匯。如please，pleasure，appreciate，obliged，grateful，helpful，positive，increase等。商務(wù)信件應(yīng)尊重女性伙伴，盡量避免使用有性別歧視的詞語。

（2）將命令式用語改為請(qǐng)求式用語。在行文中使用命令式用語會(huì)使口氣顯得很強(qiáng)硬，儼似把自己的想法強(qiáng)加于人。而使用請(qǐng)求式用語，不僅表明了話語意義，還表示了對(duì)對(duì)方的尊重，語氣則顯得更加謙和。如我們?cè)谛形闹薪ㄗh多采用Please，Will you please，Could you please，It will be highly appreciated that，It is our pleasure to，Would you be interested in，We regretthat等句型。

（3）利用虛擬語氣表示客氣和委婉語氣。表示希望或意見時(shí)可用虛擬式，以示禮貌。如We wish you would let us have your reply soon.

（4）在行文中恰當(dāng)使用被動(dòng)語態(tài)。在商務(wù)函電中，為了使文章更加禮貌得體，除了選用一些得體的語言外，還應(yīng)多使用被動(dòng)語態(tài)。因?yàn)楸粍?dòng)語態(tài)能使你的請(qǐng)求顯得更加溫和，更顯客氣。而主動(dòng)語態(tài)常有譴責(zé)、抱怨對(duì)方的語氣。

二、商務(wù)英語信函的寫作技巧

在撰寫商務(wù)英語信函時(shí)我們應(yīng)當(dāng)遵守以上的7個(gè)原則，那么，除了以上的寫作原則外，要想撰寫一篇高質(zhì)量、高效率的文章，我們還應(yīng)掌握以下的寫作技巧。

1.采用商務(wù)英語信函的四步式結(jié)構(gòu)。商務(wù)英語信函不同于其他類型的文章，它的寫作有一定的框架規(guī)范可循。具體表現(xiàn)在內(nèi)容結(jié)構(gòu)與語言運(yùn)用等方面要選用常用的四部式的正文結(jié)構(gòu)。通常，常見的商務(wù)信函由四部分組成，即引言、詳情、應(yīng)答回復(fù)和結(jié)束語。

引言部分應(yīng)說明寫信的來由，出于禮貌，商務(wù)信函通常通過告知事由或提及彼此之前的聯(lián)系引出正文，而不是開門見山談具體事宜，以免唐突與失禮。引言中經(jīng)常使用的句型有I am writing to you concerning; Thank you for your letter dated; Referring to our contract; We take pleasure in informing you that; We are in receipt with thanks of your等。

詳情部分即開始進(jìn)入文章的中心部分。在這一部分應(yīng)詳細(xì)說明具體信函事宜及具體要求。

第三部分是應(yīng)答，也就是我們常說的回復(fù)部分。這部分可以涉及要求對(duì)方確認(rèn)、答復(fù)或寄來價(jià)目表等。在寫這部分內(nèi)容時(shí)要根據(jù)具體情況來回復(fù)，回復(fù)時(shí)注意禮貌，信息完整，無誤。

最后一部分是結(jié)束部分。結(jié)尾部分可根據(jù)信函內(nèi)容表達(dá)感謝之意，提出要求或者提請(qǐng)對(duì)方注意。

2.平時(shí)注意積累商務(wù)信函的固定表達(dá)和句型。商務(wù)英語專業(yè)的學(xué)生應(yīng)在平時(shí)的學(xué)習(xí)中根據(jù)不同的寫作內(nèi)容積累并記憶商務(wù)信函的固定表達(dá)和句型。只有多記憶，才能在真實(shí)的撰寫中游刃有余。

三、總結(jié)

商務(wù)英語信函屬于應(yīng)用文的范疇，有著自己獨(dú)特的語言風(fēng)格、寫作原則和寫作特點(diǎn)。在商務(wù)英語寫作過程中，必須突出商務(wù)寫作的特點(diǎn)，遵循通俗易懂、簡(jiǎn)明完整、清楚正確、禮貌等寫作風(fēng)格和原則，并靈活運(yùn)用寫作技巧。由此可見，領(lǐng)會(huì)和掌握商務(wù)應(yīng)用文的寫作原則不僅可以提高學(xué)生的語言基本功，而且有利于學(xué)生了解和學(xué)習(xí)語言應(yīng)用的社會(huì)環(huán)境。而掌握商務(wù)英語寫作的技巧能全面提高實(shí)用英語的寫作能力。

參考文獻(xiàn)：

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