管理學(xué)對(duì)行政文秘日常工作的啟示

王周賓

秘書學(xué)是一門研究秘書活動(dòng)及其規(guī)律的應(yīng)用性學(xué)科，秘書活動(dòng)在我國歷史悠久，但我國古代對(duì)于秘書活動(dòng)的研究多為零散的、局部的。①西方現(xiàn)代秘書學(xué)傳入中國之后，我國秘書學(xué)飛速發(fā)展，研究范圍和研究方法都有了很大拓展，而且取得了較為豐碩的研究成果，但是秘書學(xué)的研究一直沒有和管理科學(xué)的理論相聯(lián)系、相結(jié)合，行政文秘的日常管理工作缺乏科學(xué)管理理論指導(dǎo)。因此，把管理學(xué)的思想和理念應(yīng)用到行政文秘的日常工作中，就變成了當(dāng)今秘書學(xué)研究急需開拓的領(lǐng)域。

一、行政文秘的自我管理

行政文秘的自我管理對(duì)于自身素質(zhì)增強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力的提高，具有重要作用。文秘從業(yè)人員如能進(jìn)行良好的自我管理，也有利于更加順利的開展日常工作，更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

（一）彼得·德魯克的自我管理理論

管理學(xué)家彼得德魯克于1954年提出了“自我管理”的管理哲學(xué)理論，所謂自我管理，是指個(gè)體或群體計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制自身的活動(dòng)，以期望更好地達(dá)到自己的目標(biāo)；也就是個(gè)人對(duì)自己本身，自己的目標(biāo)、心理、思想、行為等要素進(jìn)行的管理，自己把自己組織起來，自己管理自己，自己約束自己，自己激勵(lì)自己。②這個(gè)理論對(duì)于行政文秘自我管理具有重要意義。

自我管理的構(gòu)成包括六個(gè)方面，分別是：

1.了解自身優(yōu)勢(shì)。

通過反饋分析的方法了解自身優(yōu)勢(shì)和長處，即做某件事時(shí)，個(gè)人對(duì)可能產(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)行預(yù)期并加以記錄，經(jīng)過一段時(shí)間以后，對(duì)結(jié)果進(jìn)行反饋分析。通過反饋分析可以實(shí)現(xiàn)：（1）分析自己需要改善的技能，完善自身長處。（2）集中自身優(yōu)勢(shì)，將精力放在自己擅長的領(lǐng)域。

2.了解自身的行為方式。

包括：分析自己在溝通中扮演什么角色，是傾訴者還是傾聽者；認(rèn)識(shí)清楚自己的學(xué)習(xí)和工作方式的特征，了解自己善于獨(dú)立完成工作還是與他人合作完成工作。

3.了解自身價(jià)值觀。

個(gè)人價(jià)值觀與組織價(jià)值觀不要求完全一致，但須大致相同，并能夠互相并存。每個(gè)人的成長環(huán)境不同，有著各不相同的價(jià)值定位，要認(rèn)清自己的價(jià)值觀，與組織價(jià)值觀和諧共處，營造一個(gè)融洽的工作環(huán)境。

4.了解自身歸屬。

所謂歸屬是指個(gè)人應(yīng)把握清楚自己的價(jià)值觀、劣勢(shì)、優(yōu)勢(shì)，并清楚自己的歸屬，在機(jī)會(huì)來臨時(shí)必須緊緊抓住，以取得事業(yè)成功。

5.了解自己應(yīng)該貢獻(xiàn)什么。

即善于分析形勢(shì)需要什么，想要實(shí)現(xiàn)什么樣的工作結(jié)果以及如何完成工作。面對(duì)工作任務(wù)要認(rèn)真分析，在現(xiàn)實(shí)狀況下應(yīng)該如何利用自己優(yōu)勢(shì)和工作方式，最有效地完成工作。

6.對(duì)關(guān)系負(fù)責(zé)。

個(gè)人必須充分了解上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)的表達(dá)方式、價(jià)值觀和優(yōu)勢(shì)，以提高溝通效果，并建立良好的人際關(guān)系。大多數(shù)人都需要與他人合作，而且只有與他人合作人們才能更有效率。

（二）“自我管理理論”對(duì)行政文秘的啟示

自我管理理論對(duì)于行政文秘有效提高自身素質(zhì)、增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力具有非常重要的意義。行政文秘在日常工作和生活中要經(jīng)常進(jìn)行反思，按照自我管理理論的六個(gè)組成部分進(jìn)行自我管理，具體如下：

1.行政文秘要充分了解自身優(yōu)勢(shì)

自我管理理論主要要求自我管理者要做到以下兩方面：（1）分析自己需要改善的技能，完善自身長處。（2）集中自身優(yōu)勢(shì)，將精力集中在自己能力強(qiáng)或知識(shí)豐富的領(lǐng)域。

2.行政文秘要了解自身的行為方式

行政文秘在自我認(rèn)知的基礎(chǔ)上要弄清自己屬于“閱讀型”還是“傾聽型”的人、是擅長獨(dú)自完成工作還是和別人合作一起完成工作。根據(jù)自己的性格特質(zhì)進(jìn)行信息搜集、建言獻(xiàn)策等工作，確定自己擅長的學(xué)習(xí)和工作方式，用更高效的方式進(jìn)行學(xué)習(xí)和工作。

3.行政文秘要對(duì)自身價(jià)值觀有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)

因?yàn)槊總€(gè)人的成長環(huán)境不同，所以每個(gè)人都有各自的價(jià)值定位，這是自己職業(yè)規(guī)劃和人生規(guī)劃的前提。行政文秘要根據(jù)自己的價(jià)值觀選擇從業(yè)單位和行業(yè)，從而在一個(gè)和諧的價(jià)值環(huán)境下開展工作，實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。

4.行政文秘要了解自身歸屬

行政文秘只有了解自己的優(yōu)勢(shì)、價(jià)值觀、行為方式，并清楚自己的歸屬，才能抓住機(jī)遇，有一個(gè)良好的職業(yè)前景。行政文秘在弄清自己的行為方式、價(jià)值觀和優(yōu)勢(shì)之后，要進(jìn)行自我定位，確定自己的歸屬，順利地開展工作就是水到渠成的事了。

5.行政文秘要協(xié)調(diào)各方關(guān)系

行政文秘需要承擔(dān)維系人際關(guān)系的責(zé)任。文秘工作者需要接受一個(gè)事實(shí)，那就是其他人與我們一樣都是獨(dú)立的個(gè)人，有各自的處事方式，要相互包容；同時(shí)要了解他人的長處、做事方式、價(jià)值觀，以便在工作中發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，協(xié)同互助。

二、管理學(xué)中的“SWOT”分析法

（一）SWOT分析

SWOT分析即優(yōu)勢(shì)（strengths，S）、劣勢(shì)（weaknesses，W）、機(jī)遇（opportunities，O）和威脅（threats，T）的分析，從根本意義上說是一個(gè)決策過程，最早是由美國舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授在20世紀(jì)80年代初提出來的。③具體如下：

1.S（Strength優(yōu)勢(shì)）是內(nèi)部因素，具體包括：有利的競爭態(tài)勢(shì)；良好的形象；較強(qiáng)的能力；良好的人際關(guān)系；領(lǐng)導(dǎo)的器重；良好的職業(yè)發(fā)展前景等。

2.W（Weakness弱勢(shì)）是指在競爭中相對(duì)弱勢(shì)的方面，具體包括：觀念落后、思想不靈活、學(xué)歷低、單位內(nèi)部存在人際矛盾等。

3.O（Opportunity機(jī)會(huì)）是組織機(jī)構(gòu)的外部因素，具體包括：提升學(xué)歷的機(jī)會(huì)、能夠幫助公司接到新訂單、領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注等。

4.T（Threat威脅）也是組織機(jī)構(gòu)的外部因素，具體包括：新的競爭對(duì)手；組織市場(chǎng)緊縮；行業(yè)政策變化；經(jīng)濟(jì)衰退；市場(chǎng)偏好改變；突發(fā)事件等。

（二）“SWOT”分析對(duì)行政文秘的啟示

行政文秘在進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃和自我管理中，要有一個(gè)清晰明確的自我定位，對(duì)自己進(jìn)行一次從內(nèi)到外的“體檢”。這時(shí)SWOT分析可以作為一個(gè)自我認(rèn)知的良好工具，讓文秘從業(yè)人員明了自己的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，并且仔細(xì)地評(píng)估出自己所感興趣的工作領(lǐng)域和外部威脅所在。一般來說，行政文秘在進(jìn)行SWOT分析時(shí)，應(yīng)遵循以下四個(gè)步驟：

1.評(píng)估自己的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)

每個(gè)人都有自己獨(dú)特的天賦、能力，在專業(yè)化分工日益精細(xì)的今天，文秘工作也進(jìn)一步細(xì)化。行政文秘要了解清楚自己的專業(yè)特長和優(yōu)勢(shì)，在工作中集中精力去做自己擅長的部分，這樣在更有效率完成工作的同時(shí)，也使自身價(jià)值實(shí)現(xiàn)了最大化。

找出你的劣勢(shì)與發(fā)現(xiàn)你的優(yōu)勢(shì)同等重要，因?yàn)槟憧梢曰谧约旱牧觿?shì)做兩種選擇：（1）針對(duì)自己的弱勢(shì)進(jìn)行自我完善，增強(qiáng)自己的綜合素質(zhì)；（2）放棄對(duì)某些你不擅長的技能要求很高的工作，更有效率去完成自己的擅長的部分。

2.找出你的職業(yè)機(jī)會(huì)和威脅

不同的環(huán)境面臨著不同的職業(yè)機(jī)會(huì)和威脅，找出這些外部因素對(duì)自己非常重要，因?yàn)樗鼈冇绊懼鴤€(gè)人的工作任務(wù)和職業(yè)發(fā)展。行政文秘在日常工作中要善于捕捉關(guān)于外部機(jī)遇的信息，從而在強(qiáng)化自身素質(zhì)的同時(shí)，拓展自己的職業(yè)發(fā)展領(lǐng)域。同時(shí)也要注意觀察并且發(fā)現(xiàn)外部威脅，以便早做打算，應(yīng)對(duì)可能對(duì)自己的工作及職業(yè)發(fā)展產(chǎn)生惡劣影響的威脅。

3.提綱式地列出自己一定時(shí)期內(nèi)的職業(yè)目標(biāo)

行政文秘做完一個(gè)詳細(xì)的SWOT分析評(píng)估，可以列出五年內(nèi)最想實(shí)現(xiàn)的幾個(gè)職業(yè)目標(biāo)。這些目標(biāo)可以包括：你想要自己在那個(gè)領(lǐng)域有所拓展，你希望達(dá)到什么職位，或者你希望自己拿到多少薪水。但是，必須盡力地發(fā)揮出自己的優(yōu)勢(shì)，使之與單位提供的工作機(jī)會(huì)相匹配。

4.提綱式地列出一份職業(yè)行動(dòng)計(jì)劃

這一步主要涉及到行政文秘職業(yè)目標(biāo)具體的實(shí)現(xiàn)計(jì)劃和行動(dòng)方針。針對(duì)提出的目標(biāo)，擬出一份實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的行動(dòng)計(jì)劃，并且詳細(xì)地說明為了實(shí)現(xiàn)每一目標(biāo)，自己應(yīng)該做出何種努力。誠然，行政文秘做此類個(gè)人SWOT分析會(huì)占用一些時(shí)間，而且還需認(rèn)真地對(duì)待，但是，文秘從業(yè)者詳盡的個(gè)人SWOT分析是非常重要的，因?yàn)樽鐾暝敱M的個(gè)人SWOT分析后，文秘工作者將有一個(gè)針對(duì)自己的個(gè)人職業(yè)前景。

三、行政文秘的文書管理

（一）管理學(xué)的四大職能

管理學(xué)有四大職能，即計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。計(jì)劃主要包括規(guī)定組織的目標(biāo)，制定整體戰(zhàn)略以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，開發(fā)一個(gè)完善的分層計(jì)劃體系以綜合和協(xié)調(diào)各種活動(dòng)。4組織是為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，所必須進(jìn)行的各項(xiàng)工作的分類和歸并，并進(jìn)行整合和協(xié)調(diào)的過程。在文秘工作中，領(lǐng)導(dǎo)可理解為協(xié)調(diào)，指影響其他成員，使其為確立和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而做出努力和貢獻(xiàn)的過程?？刂剖侵副O(jiān)控活動(dòng)的進(jìn)行，以保證他們按照計(jì)劃進(jìn)行，并糾正偏差和錯(cuò)誤的過程。

（二）管理學(xué)中的四大職能對(duì)行政文秘接待、差旅的啟示

接待，就是接洽招待，是指接待者對(duì)來訪的客人給予招待。接待是行政文秘的一項(xiàng)經(jīng)常性的事務(wù)工作，是樹立文秘良好形象、協(xié)助上司做好交際、溝通工作的重要渠道。隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)者和文秘的差旅活動(dòng)日益增多。安排領(lǐng)導(dǎo)的外出洽談業(yè)務(wù)、出席會(huì)議、增進(jìn)溝通等差旅活動(dòng)也成為文秘日常性的工作事務(wù)，有時(shí)還需要陪同領(lǐng)導(dǎo)出差。

對(duì)于接待工作和差旅工作，行政文秘首先要做好計(jì)劃，計(jì)劃的內(nèi)容可以概括為5W1H。如果安排差旅活動(dòng)的話，計(jì)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：了解上司出訪的情況和目標(biāo)、與對(duì)方聯(lián)系、訂票、預(yù)訂賓館、與陪同人員溝通、預(yù)支差旅費(fèi)、準(zhǔn)備出行相關(guān)資料和物品。

其次，行政文秘要做好組織工作。比如在接待工作中，要確定好接待的規(guī)格、做好迎接工作、布置會(huì)客室、安排宴請(qǐng)和住宿、接待結(jié)束后安排合影和送別。組織工作是鍛煉文秘工作者綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，也是考驗(yàn)行政文秘業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要部分。

再次，行政文秘要做好溝通協(xié)調(diào)工作。無論什么工作，都需要行政文秘進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，在接待工作中文秘工作者要和來訪者溝通、和領(lǐng)導(dǎo)溝通，如需安排餐飲還需溝通協(xié)調(diào)相關(guān)人員陪同。在差旅工作中，行政文秘需溝通接待者、溝通餐飲住宿單位等等。

最后，行政文秘還需做好控制工作。無論是接待還是差旅工作，控制成本是控制工作的重要內(nèi)容，此外，還需控制活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)、控制時(shí)間。

四、行政文秘的會(huì)務(wù)管理

會(huì)務(wù)管理是行政文秘工作的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)內(nèi)容，通過會(huì)議可以發(fā)揮決策指揮、貫徹執(zhí)行、信息溝通、組織協(xié)調(diào)、檢查督促等功能。行政文秘要掌握會(huì)議知識(shí)，通曉會(huì)議程序、方法和技巧，發(fā)揮以會(huì)輔政的功能。

（一）管理學(xué)中的5S管理法

5S現(xiàn)場(chǎng)管理法起源于日本，5s即日文的整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）五個(gè)項(xiàng)目，5S管理法是指在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)人員、設(shè)備、材料等要素進(jìn)行有效的管理。⑤

（二）5S管理法對(duì)于行政文秘會(huì)務(wù)工作的啟示

行政文秘的會(huì)務(wù)工作可分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中協(xié)調(diào)、會(huì)后總結(jié)。將5S管理法應(yīng)用于行政文秘的會(huì)務(wù)管理工作，把管理學(xué)的思維方法應(yīng)用于文秘會(huì)務(wù)工作，可以使會(huì)務(wù)工作更加高效、有序地開展。

會(huì)前準(zhǔn)備包括制定會(huì)議預(yù)案、確定會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)送會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料、布置會(huì)場(chǎng)。在這一過程中要進(jìn)行整理（Seiri）、整頓（Seiton），把會(huì)議必需品留在現(xiàn)場(chǎng)，不相關(guān)的物品清除出場(chǎng)；會(huì)議必需品也要進(jìn)一步歸類，按照一定次序擺放、陳列，確保符合會(huì)議需要，有利于會(huì)議地開展。

會(huì)中協(xié)調(diào)包括接待服務(wù)、會(huì)議記錄、編寫簡報(bào)等工作。在這一過程中要進(jìn)行清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）的步驟，把會(huì)議過程中產(chǎn)生的垃圾、廢棄的資料進(jìn)行處理，營造一個(gè)潔凈的會(huì)議環(huán)境，以便下一步會(huì)議地有序進(jìn)行。

會(huì)后總結(jié)包括清理會(huì)議文件、送別、撰寫會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議總結(jié)。在這一過程中要對(duì)良好的會(huì)議秩序進(jìn)行宣傳總結(jié)，讓與會(huì)者在意識(shí)中形成對(duì)良好會(huì)議秩序的認(rèn)同，從而在個(gè)人素養(yǎng)（Shitsuke）方面得到改善，也就是素養(yǎng)的形成過程。 （作者單位：上海師范大學(xué)法政學(xué)院）

注解：

① 史玉嶠.涉外秘書原理與實(shí)踐[M].濟(jì)南：山東友誼出版社，2008

② 楊永杰.自我管理思想的演進(jìn)[J].甘肅省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)2006（02）

③ 申彧.SWOT分析法的應(yīng)用進(jìn)展及展望[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì).2009（08）

④ 王吉春.運(yùn)用管理四大職能構(gòu)建先進(jìn)性教育的長效機(jī)制[J].淮陰工學(xué)院學(xué)報(bào).2006（12）

⑤ 鞏沖，苗雯.5s現(xiàn)場(chǎng)管理法應(yīng)用現(xiàn)狀及趨勢(shì)探討[J].中外企業(yè)家.2011（02）