人力資源檔案管理的問題研究

作者簡介：劉曉菊，女，遼源市農(nóng)業(yè)科學院，助理館員。

摘要：二十一世紀最重要的是人才，如果我們想要充分的開發(fā)利用人力資源，就必須要做好人事檔案的建設與管理工作。從而提高企業(yè)對人事檔案管理的重視。

關鍵詞：人力資源；檔案管理；問題；措施

近年來，我國的社會主義市場經(jīng)濟正在迅速發(fā)展，人力資源已逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)的核心發(fā)展的重要資源。知識經(jīng)濟時代的到來，更讓人們更加關注現(xiàn)代人力資源管理工作。人事檔案管理，可以說是人力資源管理中最重要的部分之一。因此，完全在人事檔案管理存在的問題進行分析，并進一步探索有效的解決措施，加強人事檔案工作的管理，以促進企業(yè)的進一步發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理已經(jīng)成為主要要解決的重要課題之一。

一、人力資源檔案管理存在的問題

1、企業(yè)單位不夠重視

在一些企業(yè)單位中，企業(yè)只是注重這些人帶給企業(yè)的利益，而不夠注重對人事檔案的管理。這種情況在現(xiàn)今中國企業(yè)中仍然存在，因為他們認為這是沒有太大意義的，只要他們能夠保證了自己員工的重要信息不被* * * *，不流傳出去被人利用就是成功的。但是也就是因為這種原因造成了人事管理部門經(jīng)常疏忽檔案管理，這就造成了一些問題的發(fā)生，嚴重時甚至影響到了企業(yè)發(fā)展問題。也使得職員沒有個人信息安全保障，造成了工作不用心的更嚴重的問題。

2、人力資源檔案管理的硬件設施不齊

人力資源檔案管理質(zhì)量不高的另一個原因，是人力資源檔案管理的硬件設施不齊全。這些硬件包括檔案館和設備。但有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施，對人力資源檔案的管理名存實亡，導致原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護很可能出現(xiàn)蟲蛀，霉變等現(xiàn)象計算機的管理更是不可能實現(xiàn)。

3、人事檔案材料不完整，歸檔不及時

人事檔案收存的是職工的履歷，自傳，鑒定（考評），學習學歷職稱，政治歷史等方面的有關材料，檔案中的材料只有完整，齊全，規(guī)范，才能真實地反映員工自身的成長歷史和人生軌跡。歸檔的政審材料中有未經(jīng)組織審查核實和蓋的章。在收集歷史久遠的材料使用復印件歸檔時，卻沒有注明復印件的出處，時間，復制人，也沒有并加蓋材料出具單位或干部人事關系所在單位組織人事部門的印章，無法保證復制材料的真實，有效。

4、管理技術落后

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，我們已經(jīng)不能只關注于以往的人工記錄管理方法，而是采用新時代的新技術，對人事檔案管理進行信息化管理。在科學技術飛速發(fā)展的今天，計算機得到了普遍應用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會發(fā)現(xiàn)有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

5、檔案管理人員素質(zhì)偏低

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠，難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因，往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。隨著當前企業(yè)規(guī)模日益擴大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量逐漸增多，檔案管理難度增大，有關的管理措施卻未能及時跟進。

二、提高人力資源檔案管理水平的方法

1、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和服務質(zhì)量，增強檔案

提高檔案管理的質(zhì)量，不僅要提高他們的業(yè)務素質(zhì)和知識，更注重提高政治素質(zhì)和實踐能力，加強教育和培訓。必須加強政治學習，加強黨性黨性培訓和思想道德素質(zhì)。提高實踐能力適應工作要求，珍惜檔案工作。應該進行深入的調(diào)查研究，不斷提高管理水平。

2、完善人力資源檔案管理制度

應該建立完善的人力資源檔案管理體系。首先是建立一個合理、科學的管理系統(tǒng)。第二個目標是確保系統(tǒng)可以有效地管理簡單的文件，管理以這種方式可以發(fā)揮良好作用。第三個是確保雙向文件管理系統(tǒng)。系統(tǒng)正面臨著所有員工和領導的人形成一個約束，體現(xiàn)公平完善地人力資源文件管理；四是檔案管理過程中必須進行嚴格的獎懲制度等權威的能力。

3、人力資源的數(shù)字化管理文件

首先建立虛擬人力資源的信息通道，按照文件格式和內(nèi)容分類。根據(jù)需求建立電子賬戶，實現(xiàn)信息共享。和人力資源檔案數(shù)據(jù)庫建設的人力資源檔案信息工作人員報名表電子文檔。此外，人事檔案信息網(wǎng)絡服務平臺的建設，可以用來進行人力資源服務、發(fā)布人才供求信息資源。

4、完善人事檔案設備，實現(xiàn)規(guī)范

增加資本投資，購置人事檔案設備，如空調(diào)、濕度表，保持倉庫內(nèi)的溫度和濕度，和日常監(jiān)控和填寫倉庫溫度和濕度的記錄。

5、加大人事檔案管理的宣傳力度

檔案管理、如何讓領導和群眾支持工作，首先要宣傳檔案工作的重要性，所以你需要增加宣傳力度。使各級領導要充分認識到檔案的重要性，并堅定地建立一種意識，注意管檔案人員和理論和業(yè)務水平，高度重視干部人事的基本工作文件，從而整體提高干部人事檔案管理水平。人事檔案管理的工作競爭，層層挑選，必須選擇有黨性意識，有較強的奉獻精神和責任感，有保密意識，勤奮，專注的人才管理工作，注意保護和激發(fā)他們的熱情，幫助解決困難，促進人事檔案管理水平的持續(xù)改進。

結束語

人才是一個企業(yè)發(fā)展壯大不可或缺的重要因素，人力資源也已成為企業(yè)最重要的資源，而在人力資源管理中的基礎工作就是人事檔案管理，人事檔案工作已經(jīng)成為企業(yè)管理工作的重要組成部分，對于企業(yè)來講，員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關的人事信息數(shù)據(jù)支持。（作者單位：遼源市農(nóng)業(yè)科學院）

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