探析檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

劉曉菊

摘 要：檔案是一種信息資源，由各種各樣的信息組成，檔案管理就是管理這些信息。提高檔案的科學(xué)管理水平是一個(gè)重要的主題，新時(shí)期檔案工作，是國家文化軟實(shí)力的需要，也是一個(gè)不可避免的選擇，符合信息化發(fā)展的趨勢，對文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化具有重要意義。在本文中，我們探索檔案管理的科學(xué)水平提高問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)水平；路徑選擇

檔案存在于人們生產(chǎn)和生活的各個(gè)環(huán)節(jié)，它是一種原始記錄，包括聲音圖像和文本。信息資源不僅是過去的記錄，而且是必要的信息保護(hù)。文件管理的重要性已得到廣泛認(rèn)可。現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及，各種文本信息的增長數(shù)據(jù)記錄發(fā)生了重大變化，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)變化的變化。檔案管理的科學(xué)性是檔案管理的必然發(fā)展趨勢。

1.提高檔案管理科技水平的重要性

1.1提高科學(xué)管理水平

科學(xué)管理的需求是檔案的時(shí)代，本質(zhì)上是在科學(xué)理論的指導(dǎo)下，科學(xué)的檔案管理手段?，F(xiàn)在，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息反饋的文件已成為重要的資源，調(diào)整決策和實(shí)現(xiàn)有著非常重要的作用。面臨著越來越重要，越來越多的繁雜的文件管理，提高檔案的科學(xué)管理水平變得越來越緊迫。

1.2檔案發(fā)展經(jīng)過長時(shí)間的發(fā)展

中國的國家和企業(yè)檔案管理越來越完美，提高檔案科學(xué)管理水平成為迫切需求。文件管理的管理范圍和管理類別或管理技術(shù)，取得了很大的發(fā)展。但相比之下，當(dāng)前信息科技發(fā)展的速度，仍然是滯后的。存在管理相對落后，系統(tǒng)不完善等等問題。提高檔案的科學(xué)管理水平迫切需要促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

2.提高科研檔案管理水平有效方法

2.1樹立先進(jìn)的、科學(xué)的檔案管理理念

檔案管理者必須要有先進(jìn)的管理理念和想法，理念需要理論作為指導(dǎo)，也需要用行動作為實(shí)踐。領(lǐng)導(dǎo)者必須有先進(jìn)的理念和想法，運(yùn)用科學(xué)方式去管理檔案。采用分級管理，分類管理，科學(xué)地管理方法。

2.2不斷提高檔案管理的信息化和現(xiàn)代化水平

在信息社會發(fā)展的必然趨勢的推動下，檔案管理也應(yīng)該信息化。提高檔案科學(xué)管理水平的途徑，離不開文件管理信息化，它是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然需要?？茖W(xué)化的檔案管理也必不可少各種現(xiàn)代管理的設(shè)備的協(xié)助。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，原有的面對面的檔案服務(wù)，逐漸延伸到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。隨著人們生活節(jié)奏的加快和工作節(jié)奏的加快，人們對信息的獲取有了更高的要求。這種情況要求數(shù)據(jù)庫的建立和完善，檔案管理部門應(yīng)具有較強(qiáng)的信息檢索能力。這就要求檔案管理現(xiàn)代化，引進(jìn)先進(jìn)的管理和檔案管理工具。整合現(xiàn)代檔案管理工具，信息檢索，提高安全性，節(jié)約人力資源，提高工作效率。

2.3不斷增強(qiáng)檔案管理人員的工作能力

文件管理是一個(gè)非常系統(tǒng)、全面的工作。在檔案管理中，需要更廣泛、更準(zhǔn)確的專業(yè)知識作為基礎(chǔ)。這對檔案管理人員的能力提出了更高的要求。現(xiàn)在的檔案管理工作者既要可以對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行科學(xué)的管理。同時(shí)也懂得如何運(yùn)用現(xiàn)代科技、信息技術(shù)和先進(jìn)的操作技術(shù)，除了掌握專業(yè)知識也有各種各樣的學(xué)科，都要了解咨詢，提供有效的建議。檔案管理者是檔案管理的實(shí)施方，他們決定了檔案管理的水平可以有效地實(shí)現(xiàn)。因此，檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的工作能力是提高檔案管理科學(xué)化的必要手段。

2.4不斷創(chuàng)新檔案管理工作服務(wù)方式

檔案管理工作應(yīng)該改變服務(wù)的方式，由傳統(tǒng)的檔案管理者，轉(zhuǎn)變成為提供檔案信息的咨詢服務(wù)的人員，由原來的紙質(zhì)信息的提供者，通過網(wǎng)絡(luò)等新的技術(shù)，對服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新。隨著人們生活水平的不斷提高，社會檔案的應(yīng)用越來越多，信息使用者的數(shù)量也不斷的巨大。隨著信息量的不斷增加，檔案管理部門已經(jīng)力不從心。因此，檔案管理不應(yīng)該局限于檔案管理部門。例如，對電子數(shù)據(jù)的歸檔可以由數(shù)據(jù)產(chǎn)生者進(jìn)行。數(shù)據(jù)產(chǎn)生者對所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)有最深刻的認(rèn)識，通過自己的檔案工作，不僅減少了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，也能在最大限度的避免數(shù)據(jù)中出現(xiàn)錯(cuò)誤。

檔案工作的管理是衡量一個(gè)國家和一個(gè)企業(yè)管理的重要標(biāo)志。現(xiàn)今社會的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)的生成提供了一個(gè)“爆炸式”增長，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及也影響著文件管理的水平和發(fā)展。采取各種各樣的手段來改善文件管理的科學(xué)水平已成為應(yīng)對發(fā)展需要。我們應(yīng)該認(rèn)識到這一點(diǎn)。文件管理工作始終堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，促進(jìn)檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，積極探索檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展道路，以提高檔案的科學(xué)管理水平，最大限度地發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。通過從完善檔案管理制度體系、轉(zhuǎn)變檔案管理觀念、加快檔案信息化建設(shè)、強(qiáng)化檔案人員整體素質(zhì)等各方面入手，通過不斷提高檔案管理的科技水平，使檔案管理工作不斷地、更好地發(fā)展。（作者單位：遼源市農(nóng)業(yè)科學(xué)院）

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