特色檔案資源建設(shè)

楊寅慶

摘要獨具特色的檔案資源建設(shè)是檔案資源建設(shè)的重中之重，是檔案館和高校生存發(fā)展的必要條件，是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)和基本前提。但是特色檔案資源建設(shè)方面逐漸顯現(xiàn)其不足和存在的問題。本文從以下五個方面建設(shè)特色檔案資源：建立相關(guān)高校檔案管理辦法和制度，加大檔案宣傳力度；拓寬特色檔案資源征集渠道；改進(jìn)和創(chuàng)新檔案編研工作，打造文化精品；優(yōu)化館藏資源，滿足師生和社會的需要求；加強(qiáng)特色檔案資源信息化建設(shè)力度，實現(xiàn)資源利用共享局面。

關(guān)鍵詞特色檔案資源建設(shè)

檔案資源作為國家信息資源的重要組成部分其價值與作用日益凸現(xiàn)，尤其是高校檔案部門肩負(fù)著服務(wù)高校和服務(wù)社會的雙重責(zé)任，更加突出檔案資源的重要性。高校檔案資源真實的記載了高校學(xué)生學(xué)籍、教學(xué)、科研、基建及黨政管理等職能活動及高校發(fā)展的歷史軌跡，是高校進(jìn)行服務(wù)和改革的重要信息來源，而獨具特色的檔案資源建設(shè)則是檔案資源建設(shè)的重中之重，是檔案館和高校生存發(fā)展的必要條件，是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)和基本前提。

隨著社會對高校利用需求的增長，高校檔案部門在服務(wù)范圍，服務(wù)的廣度和深度不夠方面的問題日益凸顯。特色檔案涉獵較少這也導(dǎo)致了高校檔案資源門類與內(nèi)容的相對單一，檔案資源利用對象和類型也相對集中，服務(wù)面狹窄的現(xiàn)象。特色檔案資源建設(shè)方面逐漸顯現(xiàn)其不足和存在的問題。

首先體現(xiàn)在檔案觀念淡薄，依法治檔意識不強(qiáng)。由于傳統(tǒng)觀念的影響，高校檔案工作在校領(lǐng)導(dǎo)眼中一直屬于邊沿工作，重視度不夠，這就造成了檔案工作人員日常工作難以開展，經(jīng)常會出現(xiàn)通知掛出，下面兼職檔案員不配合或敷衍的局面產(chǎn)生，致使歸檔材料收集不全，種類單一，雜亂無章。其次，歸檔范圍不合理。不少人把豐富館藏資源理解為館藏數(shù)量的增加，沒有意識到質(zhì)量的重要性，沒有精品意識、特色意識。服務(wù)對象狹窄，檔案部門的功能類型、建設(shè)目標(biāo)沒能顯現(xiàn)。各個門類和載體的檔案資源、入藏材料和館藏檔案比例有失調(diào)現(xiàn)象，致使資源收集的歸檔模式無法以用戶為向?qū)В瑱n案服務(wù)的針對性和時效性不足。再次，檔案資源建設(shè)征集渠道狹窄。特色檔案資源是吸引用戶的重要途徑。高校檔案部門大多沒有根據(jù)實際事物的發(fā)展變化從動態(tài)中分析目標(biāo)客戶的需求，因此無法及時、主動收集材料，有效拓寬收集渠道。更別說有效搭建一個種類齊全、系統(tǒng)完整、館藏豐富、網(wǎng)上網(wǎng)下相結(jié)合的有特色的檔案資源體系，不能更好的為校內(nèi)學(xué)生、教師、學(xué)校和校外社會服務(wù)。最后，檔案信息化與數(shù)字化觀念深入人心與其整體程度較低的現(xiàn)狀共存。各高校購買信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化，建設(shè)檔案查詢網(wǎng)頁，在檔案利用方面取得較大進(jìn)步。但是單一的信息化工具的更新?lián)Q代是不夠的，檔案資源建設(shè)信息化的整體布局缺陷眾多，諸如，電子文件歸檔方式和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)多樣，無法實現(xiàn)校與校之間資源共享，檔案資源局域網(wǎng)大多無法與校園網(wǎng)、其他外部網(wǎng)絡(luò)連通，全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠等問題突顯，影響檔案信息資源有效的開發(fā)和利用，阻礙了檔案信息事業(yè)的發(fā)展。

“檔案是人們在社會實踐活動中形成的，具有保存?zhèn)洳榈脑加涗?，是一種信息資源，影響著人類生活的方方面面?！备咝Ｌ厣珯n案資源是高校在從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項活動中形成精華部分，是對學(xué)校和社會有保存價值的檔案總和。他沉積這學(xué)校特色專業(yè)、人物和反應(yīng)悠久的歷史或現(xiàn)代文化，其為校內(nèi)外的各項活動服務(wù)發(fā)揮著不可忽視的作用。所以建設(shè)特色檔案資源對當(dāng)今高校尤為重要。那我們建設(shè)特色檔案資源的有效途徑和方法是什么呢？

（一）建立相關(guān)高校檔案管理辦法和制度，加大檔案宣傳力度。

高校檔案館應(yīng)經(jīng)過調(diào)研、考察、學(xué)習(xí)建立相關(guān)，并行之有效的檔案管理辦法和制度。加大《檔案法》及制度規(guī)章的宣傳學(xué)習(xí)，逐步提高廣大師生員工的檔案意識，保管好并及時上交有特色的檔案資源。利用校內(nèi)報紙和校園網(wǎng)進(jìn)行檔案宣傳，開設(shè)專欄專門刊登無涉密范圍的有價值的檔案信息或根據(jù)史料撰寫的關(guān)于檔案類的文章登載在校內(nèi)報紙或校園網(wǎng)上。通過特色館藏資源的展覽，豐富史料的講解，定期的講座與培訓(xùn)，讓廣大師生真正了解檔案的重要性，更好的利用特色檔案。

（二）拓寬特色檔案資源征集渠道。

高校要拓寬征集渠道，要加強(qiáng)收集和征集工作力度，開展史料檔案、人物檔案、事物檔案的收集和征集工作。應(yīng)從檔案載體、內(nèi)容、形式等方面拓寬收集門類，加強(qiáng)與各級各類檔案館、博物館、文化館及高校間的合作與交流，征集有關(guān)高校發(fā)展的特色檔案史料；通過發(fā)布“征集公告”，擴(kuò)展檔案資源建設(shè)的視野，搜集、查找散落于社會、民間、個人手中的檔案史料；積極開展“口述校史”、“學(xué)校記憶”工程，搶救瀕臨遺失的校史資源和歷史記憶。主動采取各種方式和渠道，能動地、創(chuàng)造性地開展名人檔案的收集、征集工作，將學(xué)校里有突出教學(xué)科研貢獻(xiàn)的領(lǐng)軍人物、專家、學(xué)者、教學(xué)名師和行政領(lǐng)導(dǎo)納入征集范圍，征集他們在在教學(xué)、科研及管理工作中所形成的檔案材料，這是高校辦學(xué)歷程的真實記錄，也是學(xué)校寶貴的獨具特色的精神財富。建立校友人物檔案，因為知名校友是學(xué)校的“品牌”與特色，這些學(xué)生畢業(yè)后在社會各種崗位上繼續(xù)發(fā)揚學(xué)校精神，做出突出了貢獻(xiàn)，我們要利用一切可以利用的時機(jī)進(jìn)行“零距離”的征集與采訪，利用各種信息技術(shù)，從各大報刊網(wǎng)絡(luò)媒體中征集知名校友信息，收集他們的相關(guān)報道。加強(qiáng)基建活動檔案資料的征集，校內(nèi)從教學(xué)樓、辦公樓、宿舍樓、餐廳、道路的命名，到各種人文景點、標(biāo)語牌、校園廣場設(shè)計創(chuàng)意、室內(nèi)裝飾布局，處處都是學(xué)校特色精神文化的物質(zhì)體現(xiàn)；加強(qiáng)各種證件、書稿、小型儀器設(shè)備、紀(jì)念品、榮譽證書等，建立實物檔案特藏室。

（三）改進(jìn)和創(chuàng)新檔案編研工作，打造文化精品。

“檔案編研是通過對檔案信息的搜集、選擇、加工、整理并進(jìn)行有效開發(fā)和整合，將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為社會需要的文化產(chǎn)品的過程。”面向廣大利用者，我們充分發(fā)揮館藏資源優(yōu)勢，有選擇并且目標(biāo)明確的開展史料編纂和創(chuàng)造性的編研工作，將檔案中有特色的文化價值挖掘出來。將編研工作與大眾傳媒相結(jié)合，利用現(xiàn)代技術(shù)，編撰圖案文并茂的具有特定內(nèi)容的專題匯編，并利用多媒體技術(shù)，舉辦各類有特色的專題性展覽，宣傳高校歷史、名人、辦學(xué)特色、辦學(xué)理念。根據(jù)實施文化精品工程需要，積極發(fā)掘檔案特色資源，為影視劇創(chuàng)作、專題片、美術(shù)作品創(chuàng)作等提供基礎(chǔ)性材料，從而實現(xiàn)檔案的文化價值開發(fā)與特色文化建設(shè)雙贏的局面，擴(kuò)大檔案服務(wù)和以史育人的教育功能。

（四）優(yōu)化館藏資源，滿足師生和社會的需求。

隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案的社會化服務(wù)功能越來越明顯，為了創(chuàng)造更好地為公眾服務(wù)的特色檔案資源。檔案部門要從現(xiàn)在做起，不斷豐富館藏檔案的特色館藏資源。采取征集和捐贈相結(jié)合，與相關(guān)單位建立合作、交換關(guān)系，把館藏中珍藏在個人和其他單位的反映本高校發(fā)展足跡的資源吸收進(jìn)來，補(bǔ)充館藏資源的不足。豐富知名學(xué)者，專家、校友、自然環(huán)境、重大活動的檔案，作為愛校、愛國熱情的鮮活教材，改變高校檔案館館藏載體單一的局面。著重接收那些能否反映本校教學(xué)、科研、行政管理及重大活動狀況的和能夠突顯辦學(xué)特色的重點學(xué)科的檔案資料，如教學(xué)安排、教學(xué)設(shè)計，教師學(xué)術(shù)科研成果、項目、著書等，展現(xiàn)高校教學(xué)辦學(xué)風(fēng)貌。擴(kuò)大與師生民情密切相關(guān)的民生檔案的收集，注重學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生活動、學(xué)生榮譽、教職工晉升、教職工職稱、工資、福利、黨政文件的收集，不斷豐富館藏，合理改善結(jié)構(gòu)，不斷實現(xiàn)靜態(tài)資源和動態(tài)需求的結(jié)合，整合出有特色的高校館藏檔案資源，滿足師生和社會的利用要求。

（五）加強(qiáng)特色檔案資源信息化建設(shè)力度，實現(xiàn)資源利用共享局面。

要以檔案信息化建設(shè)為抓手，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，整合檔案資源，實現(xiàn)資源共享。整合檔案館與檔案館之間的檔案資源，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部的跨地區(qū)資源共享。高校檔案部門要盡快實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公平臺的銜接和電子文件的全文查詢與規(guī)范歸檔，確保網(wǎng)上信息的采集和檔案信息資源的社會利用更加方便、快捷，實現(xiàn)資源共享。要加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化與特色專題數(shù)據(jù)庫的建立及增量檔案數(shù)字化建設(shè)，建立完善的信息化館藏特色資源服務(wù)體系，有效推動特色館藏資源系統(tǒng)的建設(shè)，最大程度達(dá)到資源共享。

進(jìn)一步建設(shè)和完善學(xué)校特色檔案資源建設(shè)，牢牢掌握檔案信息資源建設(shè)的主動權(quán)，有利于擴(kuò)大檔案資源的服務(wù)廣度和深度；有利于內(nèi)接學(xué)校、外連社會的有效檔案資源利用系統(tǒng)的形成；有利于更好的豎立高校的外部形象，更是當(dāng)今高校檔案資源建設(shè)的重要組成部分。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱偉文.高校檔案資源建設(shè)新視角的探究[J].黑龍江史志，2014：23，186.

[2]魏超.淺析檔案工作與文化建設(shè)[J].山東檔案，2014：6，28.

（作者單位：三峽大學(xué)檔案館）