新時期關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的研究

張玲

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)打破了傳統(tǒng)沉悶的模式，發(fā)展成為了以計算機(jī)為主的智能化、信息化和社會化的全新管理模式。檔案管理信息化主要是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對檔案進(jìn)行分類、整理、保存等，檔案管理信息化極大提高了檔案管理的工作效率，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了極大的技術(shù)支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；功能；工作效率；科學(xué)技術(shù)；

文章編號：1674-3520（2015）-06-00-01

隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速增長，我國的信息化有了顯著的發(fā)展與進(jìn)步，信息化代表了一種信息技術(shù)被高度應(yīng)用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，個人行為、組織決策和社會運行趨于合理化的理想狀態(tài)。隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理信息化已成為實現(xiàn)檔案管理事業(yè)可持續(xù)化發(fā)展和提高市場競爭力的重要保障。在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說，檔案信息化建設(shè)就是檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

一、檔案管理信息化的功能

（一）檔案管理信息化具有明顯的數(shù)字化功能。隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段的高度利用，檔案管理已經(jīng)從紙質(zhì)文件、聲像文件等團(tuán)同方式進(jìn)化成系統(tǒng)的、有序的檔案信息庫，不僅做到了檔案目錄信息的數(shù)字化，還做到了檔案全文信息的數(shù)字化。檔案信息管理的數(shù)字化模式，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，大大縮短了檔案管理分類、整理的時間，使檔案文件的篩選和利用更為方便，提高了檔案管理的效率。

（二）檔案管理信息化具有服務(wù)社會、服務(wù)民眾的宣傳導(dǎo)向功能。隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛利用，網(wǎng)絡(luò)也被人們稱為信息交流網(wǎng)絡(luò)，在檔案管理中運用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，建立以公共信息服務(wù)網(wǎng)站為基礎(chǔ)的檔案網(wǎng)站，通過頁面方式向人們提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站充分體現(xiàn)著檔案管理信息化的服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能、導(dǎo)向功能。

（三）檔案管理信息化具有資源共享、信息共享的智能化功能。運用信息化條件進(jìn)行檔案管理工作，利用先進(jìn)科技取締傳統(tǒng)手工操作管理檔案資料，避免重復(fù)性的腦力勞動，通過機(jī)器的高速運轉(zhuǎn)達(dá)到對檔案信息的系統(tǒng)、精煉加工，通過深層次的智能操作滿足不同的需求，從而實現(xiàn)檔案資源、信息最大程度的共享，提高檔案利用效率。

二、檔案管理信息化建設(shè)的措施

當(dāng)前我國檔案管理信息化建設(shè)存在著眾多阻礙與困難，我們必須充分認(rèn)識到檔案管理工作中存在的不足，重視現(xiàn)代科技帶來的前所未有的優(yōu)勢力量，重視檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向，采取積極有效的措施，推動檔案管理信息化建設(shè)邁入新的高潮。

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識，重視現(xiàn)代化管理，強(qiáng)化統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理，重在人的管理，管理者的優(yōu)劣決定著檔案管理事業(yè)的發(fā)展方向。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，就需要檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者具有卓越的眼光，最大程度地發(fā)揮管理者的積極性和創(chuàng)造性，重視現(xiàn)代管理模式和提高員工工作能力。要想檔案管理工作跟隨信息化的進(jìn)程，就需要領(lǐng)導(dǎo)者扎扎實實地從管理上下功夫，要實行權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)的新型管理機(jī)制，重視檔案管理工作的發(fā)展水平，促進(jìn)檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展能力的提升。

（二）加大資金扶持力度，在技術(shù)上進(jìn)行設(shè)備更新，完善基礎(chǔ)設(shè)施的配備?？茖W(xué)技術(shù)作為第一生產(chǎn)力，決定著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，高新技術(shù)科技促進(jìn)了勞動生產(chǎn)率的大幅度提高。檔案管理信息化建設(shè)就需要依靠科學(xué)技術(shù)的力量，通過科技的高速運轉(zhuǎn)來提高檔案管理工作的效率。實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，需要國家和政府的財政支持，需要技術(shù)部門支持，需要打破傳統(tǒng)的手工操作的模式，依靠科技的力量，實現(xiàn)科技與經(jīng)濟(jì)的有效結(jié)合。

（三）創(chuàng)建員工培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理人員的整體水平。員工的素質(zhì)以及員工的知識水平?jīng)Q定著檔案管理工作的服務(wù)水平，檔案管理員工的能力直接決定著檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。因此，必須針對檔案管理員工的素質(zhì)、能力、等全方面進(jìn)行再教育和培訓(xùn)，提高其關(guān)于檔案服務(wù)和管理的綜合水平，提高員工整體的工作能力，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加快檔案管理信息化進(jìn)程，適應(yīng)現(xiàn)代化檔案建設(shè)的需求和發(fā)展。

（四）建立健全檔案管理體制，規(guī)范檔案管理系統(tǒng)。檔案管理信息化建設(shè)必須要確立信息化環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，這就要求企業(yè)必須建立并完善相關(guān)的檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范，互聯(lián)互通、協(xié)同辦公，通過專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理體系的規(guī)范化、檔案管理的系統(tǒng)化、信息獲取的高速化，檔案借閱的流程化、工作實施的可控化。系統(tǒng)的檔案管理模式不僅可以有效提高檔案管理的工作效率，同時能夠提高工作質(zhì)量，規(guī)范性、安全性的操作方式也能夠保證客戶檔案信息的安全性和可靠性。

（五）以成就客戶為使命，以客戶滿意為愿景，持續(xù)為客戶創(chuàng)造最大價值。無論什么樣的管理模式，客戶滿意才是企業(yè)服務(wù)的宗旨。檔案管理信息化建設(shè)不僅要注重技術(shù)的開發(fā)、設(shè)備的更新、工作效率的提高，更在意的是客戶的滿意程度。要時刻聚焦客戶的關(guān)注和需求，提供高效、有內(nèi)容的管理解決方案和服務(wù)，在檔案管理領(lǐng)域幫助用戶獲得成功，秉承正直、誠信、感恩、責(zé)任的理念，穩(wěn)健經(jīng)營，與客戶建立長期合作關(guān)系，為客戶創(chuàng)造長期價值。

檔案管理信息化建設(shè)不僅需要國家、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，還需要每位員工的加倍努力。推動檔案管理信息化建設(shè)，必須要積極完善檔案管理信息化建設(shè)體制，轉(zhuǎn)變落后的、陳舊的思想觀念，充分運用信息技術(shù)提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，重點思考檔案管理的新情況、新問題，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、安全化和社會化。加快檔案管理信息化建設(shè)，必須要構(gòu)建高效的檔案資源管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化加工、信息化咨詢，構(gòu)建以客戶滿意為導(dǎo)向的業(yè)務(wù)模式，打造卓越的信息化管理方案，不斷創(chuàng)新和努力，推動檔案資源的共享和交流，實現(xiàn)檔案管理水平的不斷提高。

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