見證城市變遷 服務百姓生活

胡菡

在今年的“國際檔案館日”暨北京市第七屆“檔案館日”當天，北京市城市建設檔案館（以下簡稱“城建檔案館”）舉辦了“1949年北京城原狀模型”展。展廳內(nèi)，一位八旬高齡的北京老人在模型前駐足觀望，久久不愿離去，甚至在當天展覽結(jié)束后又反復多次懇請工作人員允許他再次回到展廳觀展。當這位老人終于在模型中找到他兒時在北京居住的院落時，竟激動得難掩淚水，興奮地對工作人員說，“這就是我小時候住過的地方，和當年一模一樣?！毕嗨频那榫霸诔墙n案館舉辦的各種有關(guān)“城市記憶工程”的展覽中經(jīng)常出現(xiàn)，也許這就是城建檔案的魅力，它以獨特的視角記錄著城市的變遷，留存著城市的記憶，探尋著人們心中封存已久的疑問，而城建檔案館也隨之摘下了神秘的面紗，以鮮活、生動的面貌走進公眾視野。

資源建設扎實有效

城建檔案館建成于上世紀90年代，是一所以城市為單位的專業(yè)檔案館，主要負責接收、整理、保管全市應當永久和長期保存的城建檔案，并對其進行科學的管理和利用。目前館藏主要分為兩類：一類是規(guī)劃管理檔案，另一類是工程竣工檔案。館藏數(shù)量約為70余萬卷。作為專業(yè)檔案館，城建檔案館的館藏是極富專業(yè)特色的，它不僅覆蓋面廣，涵蓋了北京市范圍內(nèi)所有地上、地下的建筑工程；而且分類細，僅竣工類檔案按用途分又可以分為民用和工業(yè)兩類，而工業(yè)竣工類檔案按業(yè)務類別又可細分出市政、管線、水利、園林等若干小類。針對專業(yè)檔案的這些特點，城建檔案館在加強資源體系建設中，樹立了“大檔案”觀念，爭取逐步建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系。同時，考慮到檔案利用多元化的趨勢，注重民生保障、生態(tài)環(huán)境、現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)和能源資源、城市規(guī)劃、地下管線等多方面檔案的收集，不斷擴大館藏范圍，豐富館藏內(nèi)容。面對檔案利用者紛繁蕪雜的特殊要求，繼續(xù)加大建筑設計類檔案、城市雕塑類檔案和聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的接收征集力度，制定相關(guān)標準，搞好綜合服務，改善館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量。

為了做到應收盡收，確保北京市范圍內(nèi)的城建檔案能夠及時進館，城建檔案館的同志們不斷改進工作機制、創(chuàng)新管理方式，采取了一系列行之有效的方法。例如，他們通過改進管理措施，突破性地解決了多年來地下管線工程檔案進館難的僵局，對這類檔案采取了接收與征集并舉的進館方式。對歷史遺留的權(quán)屬單位的檔案采取征集方式，充分發(fā)揮行業(yè)主管部門檔案機構(gòu)的作用，通過明確征集標準、建立良好的工作機制，與管線權(quán)屬單位共享管線資料，協(xié)同開展地下管線工程檔案的歸檔工作。2011年，城建檔案館以市燃氣集團、軌道交通公司為試點，開展地下管線竣工檔案的征集工作，采取不斷推進試點單位的方式，于2012年向全市推開。截止2013年6月底，87%的竣工檔案遺留項目及時進館。而對在建工程備案項目檔案則采取接收方式，在北京市住建委質(zhì)量處的支持配合下，嚴格按照法律要求和地方標準規(guī)范工作環(huán)節(jié)。

為豐富檔案資源，城建檔案館不僅在正常的檔案接收中下功夫，在重點建設工程的檔案管理工作中也取得重大進展?！笆濉逼陂g，納入各級城建檔案館進館范圍的重點工程檔案已全部通過檔案預驗收，重點工程竣工檔案進館率達到100%。在這份成績的背后體現(xiàn)了城建檔案館在管理方式上的創(chuàng)新。一是以工程檔案登記、監(jiān)督指導、預驗收為手段，有力地促進了重點工程建設檔案的規(guī)范化管理。二是對這類檔案采取分類管理的方式，保證了它們能夠齊全完整并及時地移交進館。例如，對未來科技城、麗澤商務區(qū)等大型園區(qū)建設工程采取統(tǒng)籌管理，抓住牽頭的園區(qū)建設管理單位，將原來對多家業(yè)主單位的分散管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)籌管理模式；對園博園、園博湖等重點建設工程，與市檔案局等各委辦局通力合作，聯(lián)合檢查指導，通過協(xié)調(diào)會的形式協(xié)商解決問題，保證過程檔案的齊全完整。對區(qū)縣重點建設工程采取分工合作管理，與區(qū)縣城建檔案館聯(lián)合對重點工程進行檢查，推動市、區(qū)兩級城建檔案管理部門對重點工程的接收。

此外，為優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，使不同載體形式的檔案被及時接收進館，城建檔案館還積極探索全市重點工程、重點區(qū)域聲像檔案管理的新方式。據(jù)館里相關(guān)部門負責人介紹，“‘十二五期間，我館接收市屬重點建設工程照片8751張；開展市屬重點工程建設項目和重點區(qū)域的跟蹤拍攝工作，共拍攝照片6314張、錄像1622分鐘；開展‘城市記憶工程，把處在城市化進程中的首都城鄉(xiāng)結(jié)合部的變革過程，以聲像檔案的形式保存記錄下來，共形成照片1600余張，錄像297分鐘?！贝送?，為拓寬聲像檔案的收集渠道，除了被動接收外，城建檔案館還采取向社會主動征集的方式。比如，從北京市規(guī)劃學會征集照片6673張，其中名人故居、北京四合院、煙袋斜街等承載歷史積淀的照片5738張；征集到市住建委建筑企業(yè)聯(lián)合會2010-2012年國優(yōu)工程魯班獎、詹天佑獎北京地區(qū)獲獎工程等59個項目的照片1598張、視頻360余分鐘，這些都極大地豐富了館藏資源。

截止到2014年年底，城建檔案館保存的各類紙質(zhì)檔案共69萬卷，照片檔案15萬張，底圖15萬張，縮微膠片2029萬幅。

服務利用彰顯特色

“發(fā)展與服務”是城建檔案館在制定“十二五”規(guī)劃過程中確立的主題。圍繞這個主題，城建檔案館著力于加強公共服務能力，深化城建檔案的有效利用，近年來他們不斷完善館藏檔案的利用制度，依法向社會提供檔案利用服務。據(jù)相關(guān)部門負責人介紹：“館里結(jié)合當前利用工作的狀況和社會需求，修訂了業(yè)務流程，制定了‘科室業(yè)務流程圖和‘工作守則，使各項工作做到有章可循；針對大宗檔案利用增多的狀況制訂了‘大宗檔案利用辦法；從提高工作效率及規(guī)范化程度出發(fā)，制定了‘復制檔案取件制度，進一步優(yōu)化了工作效率和質(zhì)量?！?/p>

除了有制度方面的保障外，城建檔案館還通過不斷改善檔案提供利用方式，改善利用環(huán)境，為社會提供優(yōu)質(zhì)便利的檔案查詢服務。館里本著“以人為本、服務為先”的理念，不斷增強服務意識，改進服務措施，陸續(xù)開展了電話預約服務、定期回訪、簡化工作流程等人性化服務方式，為利用者提供了更加便捷的服務。在服務手段上，城建檔案館加強了信息化管理，首次將現(xiàn)代電子商務管理模式應用到本館的MIS系統(tǒng)，將檔案利用的登記、檢索、調(diào)卷、庫房定位等全部過程統(tǒng)一納入管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了同一利用者對不同類別檔案的快速檢索并有效縮短了調(diào)卷時間，提高了工作效率。在服務空間上，城建檔案館對利用環(huán)境也進行了不斷改善。改造后的利用場所重新劃定了服務功能區(qū)，形成查詢接待及裝具銷售區(qū)、紙質(zhì)檔案閱覽區(qū)、縮微檔案閱覽區(qū)、電子檔案閱覽區(qū)四個區(qū)域。同時，更新利用設施，購置了縮微檔案閱讀器等現(xiàn)代化設備，為利用者營造了更為舒適的利用環(huán)境。

面對檔案利用呈現(xiàn)的新特點，城建檔案館又開展了有針對性的檔案服務。其一是針對公民檔案意識和維權(quán)意識不斷增強，因維修、改造、訴訟、糾紛等緣由查詢檔案的業(yè)主及業(yè)委會數(shù)量急劇增長的現(xiàn)狀，城建檔案館為用戶提供了電子檔案查詢服務，將利用率高的類別檔案進行數(shù)字化掃描。并于2012年正式啟用“竣工檔案數(shù)字化影像查詢系統(tǒng)”，使利用者可以通過計算機直接查看電子檔案，提升了檔案利用效率，并降低了對檔案實體的磨損，有效地保護了檔案原件。隨之，電子檔案也成為繼紙質(zhì)檔案、縮微檔案、聲像檔案后又一向社會提供利用的載體形式。其二是針對有關(guān)部門在專題研究中對檔案新需求的特點，城建檔案館為用戶提供了專題檔案查詢服務。如為北京城建勘測設計研究院及中航設計院等多家設計單位的軌道交通建設項目、地調(diào)院的全國地質(zhì)鉆孔基本信息清查項目、熱力公司的節(jié)能減排項目、市政市容管委的熱計量改造項目、國家科技項目“綜合風險防范關(guān)鍵技術(shù)研究與示范”等項目共提供5000多項8335卷檔案用于專題科研。

此外，更值得一提的，城建檔案館在館藏的開發(fā)利用中更著力于展現(xiàn)專業(yè)技術(shù)類檔案的文化內(nèi)涵及其貼近百姓生活、為民服務的本色。例如，“北京舊城中心城區(qū)歷史照片展覽”展現(xiàn)了京城舊貌，吸引了大量參觀者；《北京市城鄉(xiāng)結(jié)合部50個重點村規(guī)劃建設紀實》專題片不僅是對政府重點工程的宣傳，更反映了新農(nóng)村的變化；《國家體育場建設紀實》畫冊不是單純的圖片集合，還包括設計理念、施工工藝、建造歷程的描述，是一部圖文并茂的編研精品。無論是展覽、視頻、畫冊、光盤哪種載體形式的檔案，都不僅僅是技術(shù)的總結(jié)，更是從不同角度進行文化宣傳。而為“北京老舊小區(qū)綜合改造項目”、中小學校舍抗震加固排查等政府重點工程調(diào)閱檔案，更體現(xiàn)了城建檔案為政府服務、為百姓排憂解難的特色。

信息化建設穩(wěn)步推進

高速發(fā)展的信息化技術(shù)，使傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足政府部門、建設單位和社會公眾對檔案的利用需求，因此加強信息化建設成為北京城建檔案館適應時代發(fā)展的重要舉措。

首先，城建檔案館針對資源建設開展的信息化工作主要體現(xiàn)在對電子文件的接收與利用。據(jù)相關(guān)部門負責人介紹：“電子文件包括電子著錄數(shù)據(jù)、電子檔案以及檔案的數(shù)字化掃描副本三類。”2011年至2013年期間館里逐步開展了電子著錄數(shù)據(jù)的接收，目前接收的竣工檔案都是已經(jīng)著錄完成的，像交通設計類、資質(zhì)審批類、建筑工程類等工程檔案都做到了實體檔案和電子著錄數(shù)據(jù)同步進館；聲像檔案已經(jīng)達到100%電子化；規(guī)劃類檔案達到100%數(shù)字化掃描，而且是隨時形成，隨時掃描。

其次，全面優(yōu)化檔案資源管理系統(tǒng)。城建檔案館對檔案資源的管理分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)。內(nèi)網(wǎng)擁有城建檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)已經(jīng)運行10年，今年，城建檔案館對其進行升級改造，通過優(yōu)化該系統(tǒng)，提高檔案管理和利用的效率。在優(yōu)化內(nèi)網(wǎng)的同時，今年，城建檔案館又建立了基于GIS技術(shù)的外網(wǎng)網(wǎng)站，并作為市規(guī)劃委外網(wǎng)子系統(tǒng)。通過外網(wǎng)，聲像檔案資料可以向公眾展示，市民也可以查詢到政府允許公開的城建檔案，就像是為館藏資源做了一個檢索工具，利用者可以通過它知道城建檔案館中是否有自己需要的城建檔案，以便于后期更有針對性地到館里調(diào)閱，極大地方便了公眾對城建檔案的利用。目前外網(wǎng)系統(tǒng)處于測試階段，預計年內(nèi)可以上線使用。

再次，針對檔案資源分類較多、較細的特點，城建檔案館開展了全市“城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫”建設，即通過調(diào)研建立一個全市城建檔案目錄中心，由市城建檔案館制定標準，市與各郊區(qū)縣城建檔案機構(gòu)提供數(shù)據(jù)，在統(tǒng)一的系統(tǒng)中進行管理，實現(xiàn)資源共享。相當于對全市的城建檔案資源做了一個清晰的梳理，使很多信息一目了然，比如全市有多少城建檔案，哪些是竣工類，哪些是規(guī)劃類，分別在哪里保存等等都可以通過該目錄數(shù)據(jù)庫知曉，從而為公眾提供方便快捷的調(diào)閱、查詢服務。

最后，為防止檔案數(shù)據(jù)的丟失和誤刪，城建檔案館還開展了檔案數(shù)據(jù)備份工作，做到每周一次差額備份，每月一次全額備份，并在全市范圍內(nèi)有異地備份存儲，更于2014年與對口城市重慶建立了異地備份合作方案，使保密措施更安全、完備。

愛教宣傳方興未艾

北京是世界歷史文化名城，有三千多年建城史，850年建都史，城建檔案忠實地記載了經(jīng)過漫長的歷史演變而形成的北京城的歷史，集中體現(xiàn)了我國歷代都城規(guī)劃建筑成就，包含了哲學、社會科學、文學藝術(shù)、科學技術(shù)諸多方面，內(nèi)容博大精深，蘊含著優(yōu)秀的民族傳統(tǒng)文化、民族精神和道德情操，是進行愛國主義教育的寶貴資源。尤其是自2001年底被授予市級愛國主義教育基地以來，城建檔案館更是把愛教宣傳視為己任?！皭蹏髁x教育功在當代，利在千秋。”城建檔案館以愛教基地為平臺，把檔案優(yōu)勢變?yōu)槲幕逃齼?yōu)勢，彰顯檔案工作的社會教育功能。

在上述思路的指引下，城建檔案館開展了各種形式的愛教宣傳活動。比如，利用館藏照片檔案先后制作了“北京的立交橋”、“變化中的北京長安街”、“舊貌換新顏”、“北京的雕塑”、“北京內(nèi)城九門展”、“北京外城七門展”、“北京市舊城中心區(qū)歷史照片展覽”、“北京市軌道交通建設成就展覽”等圖片展覽；利用聲像檔案材料制作了“第29屆奧林匹克運動會臨時比賽場館建設紀實”、“城之脊梁”、“神州第一街”、“十三陵現(xiàn)狀”、“明皇城遺址公園舊狀新貌”、“從空中看北京”“北京市軌道交通地鐵六號線規(guī)劃建設紀實”等專題錄像片，采取走出去和請進來的方式，對廣大青少年進行非常直觀的教育，收到了很好的效果。又如，先后與一些中小學、駐館武警中隊、東城區(qū)教委等單位簽訂共建協(xié)議，共同開展了邀請共建學校師生、少年宮師生、工讀學校師生走進“神秘檔案館”活動；組織“看立交、愛北京”的主題征文活動；策劃了復外一小高年級學生近200人到檔案館參觀展覽，近距離接觸檔案的活動開展了“從城建檔案看北京城的發(fā)展變化”的征文活動；參與東城區(qū)、西城區(qū)教委組織的“藍天工程”活動，以及向共建單位贈書等豐富多彩的愛國主義教育活動。這些活動對于培養(yǎng)青少年的檔案意識，激發(fā)他們愛首都愛家鄉(xiāng)愛祖國的情感起到了積極的促進作用，受到共建單位和參與者的一致好評。

在開展這些活動的過程中，城建檔案館也因展廳面積小，展區(qū)位置不利等因素，遇到很多困難，而且作為保密單位，接待參觀者的人數(shù)和來源都受一定的局限，其中青少年所占比例更小，但是相關(guān)負責同志對此的詮釋更體現(xiàn)了城建檔案館作為愛教基地的意義，即“愛國主義教育不僅僅針對青少年，通過我們的展覽和活動對每一位成年人都是一次生動的愛祖國、愛家鄉(xiāng)的教育課?！笨梢哉f，這些愛教宣傳活動都發(fā)揮了城建檔案“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的作用。

當前，北京已經(jīng)進入全面建設中國特色世界城市的新階段，在首都科學發(fā)展的新形勢下，全面提高城鄉(xiāng)規(guī)劃建設管理水平，推動保障和改善民生，推進城鄉(xiāng)一體化發(fā)展，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級，重點工程和重大發(fā)展項目不斷推進，經(jīng)濟社會管理體制機制不斷創(chuàng)新，都將對城建檔案工作帶來新的挑戰(zhàn)與機遇。愿城建檔案館百尺竿頭更進一步，不斷適應行政管理與公共服務的新需求，以更高的標準推動發(fā)展，更好地為首都的城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、管理工作服務。