淺議信息公開環(huán)境下的檔案管理

胡淑珍

摘 要：《中華人民共和國(guó)檔案法》是國(guó)家為加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)所制定的一部法律?！吨腥A人民共和國(guó)政府信息公開條例》的施行也是國(guó)家為提高政府工作透明度，促進(jìn)依法行政所采取的一項(xiàng)重大舉措。本文圍繞如何將二者有機(jī)結(jié)合起來(lái)，創(chuàng)新檔案管理模式，展開重點(diǎn)論述，并提出相應(yīng)建議。

關(guān)鍵詞：《檔案法》；《政府信息公開條例》；黨政機(jī)關(guān)；檔案管理制度創(chuàng)新；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-01

《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）是我國(guó)較早出臺(tái)的一部法律，它于1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)， 后又在1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議上進(jìn)行了修改。《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》（以下簡(jiǎn)稱《信息公開條例》）于2007年1月17日國(guó)務(wù)院第165次常務(wù)會(huì)議通過(guò)，自2008年5月1日起施行。當(dāng)前，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入自媒體時(shí)代，黨政機(jī)關(guān)和人民群眾對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)檔案室是政府信息資源聚集的部門，同時(shí)也是政府信息公開查閱點(diǎn)，它們具體承擔(dān)著政府信息資源管理與開放服務(wù)的任務(wù)，因此，如何根據(jù)《政府信息公開條例》的要求系統(tǒng)構(gòu)建起與政府信息公開要求相配套的檔案管理制度就成為一個(gè)緊迫的課題。

一、正確認(rèn)識(shí)政府信息公開與當(dāng)前檔案管理存在的矛盾

檔案是政府信息公開的主要內(nèi)容。在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)中，文件作為政務(wù)活動(dòng)的辦事工具和載體之一，記錄著政府對(duì)社會(huì)管理活動(dòng)的內(nèi)容，是反映政府部門為民眾服務(wù)及管理能力的重要依據(jù)，同時(shí)也是民眾了解政府行為和國(guó)家方針、政策的重要窗口。在國(guó)家大力推行政府信息公開時(shí)，文件就理所當(dāng)然地成為信息公開的主體，作為文件歸宿的檔案同樣也具有與文件一樣的信息公開功能?，F(xiàn)在，距離《檔案法》修訂已經(jīng)有將近二十年的時(shí)間，部分內(nèi)容已不能適應(yīng)當(dāng)前的要求，甚至《檔案法》的部分規(guī)定已與政府信息公開及所需條件產(chǎn)生了明顯沖突，影響了檔案事業(yè)與其他事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。如《檔案法》第四章第十九條規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于三十年?！边@里明確規(guī)定了檔案開放的期限，在一定程度上限制了檔案的開放與利用。根據(jù)此規(guī)定，不管是否屬于保密檔案，凡是未滿30年，原則上都是不公開的，這顯然阻礙了包括政府信息在內(nèi)的信息利用。另外，在檔案法規(guī)中對(duì)開放檔案期限、檔案利用者身份、利用目的告知、利用范圍、利用手續(xù)等一系列的限定，這種保守的規(guī)定，給信息公開造成了很大的障礙，擋住了政府信息公開的步伐。這種情況，不僅不符合當(dāng)前群眾的要求，也與推進(jìn)依法行政的方向不吻合。

二、創(chuàng)新檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）實(shí)施黨政檔案信息分類管理

政府工作應(yīng)當(dāng)是規(guī)范、透明的?！墩畔⒐_條例》第19條明確要求，行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制、公布政府信息公開指南和政府信息公開目錄，并及時(shí)更新。政府信息公開指南應(yīng)當(dāng)包括政府信息的分類、編排體系、獲取方式，政府信息公開工作機(jī)構(gòu)的名稱、辦公地址、辦公時(shí)間、聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼、電子郵箱等內(nèi)容；政府信息公開目錄應(yīng)當(dāng)包括政府信息的索引、名稱、內(nèi)容概述、生成時(shí)期等內(nèi)容。檔案信息資源分類是指把具有某種共同屬性或特征的檔案信息歸并在一起，通過(guò)其類別屬性或特征對(duì)檔案信息進(jìn)行區(qū)別，并有針對(duì)性地采取不同管理業(yè)務(wù)規(guī)范。一般來(lái)看，政府檔案信息的基本大類可以分為保密信息、公共信息（或公益信息）和增值信息等幾類；從基本分級(jí)看，政府檔案信息可以分為三級(jí)：社會(huì)公開類、依法專用類和部門共享類。在分級(jí)分類基礎(chǔ)上，各級(jí)政府機(jī)關(guān)檔案室和公共檔案館應(yīng)根據(jù)《政府信息公開條例》在公開范圍上的總體要求，建立政府檔案信息資源公開目錄與指南的發(fā)布和更新制度 ，分別確立不同的政府檔案信息管理與開放重點(diǎn)，并圍繞這些重點(diǎn)內(nèi)容組織日常業(yè)務(wù)管理工作，以確保《政府信息公開條例》提出的不同層級(jí)人民政府及其部門政府信息公開的重點(diǎn)任務(wù)能得以順利完成。

（二）完善黨政信息檔案查閱管理制度

《政府信息公開條例》第16條規(guī)定，各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，行政機(jī)關(guān)可以根據(jù)需要設(shè)立公共查閱室、資料索取點(diǎn)。上述規(guī)定明確了國(guó)家檔案館在政府信息公開中的地位。除此之外，黨政機(jī)關(guān)檔案室也應(yīng)是政府機(jī)關(guān)信息公共查閱室的首選地點(diǎn)。其服務(wù)范圍也應(yīng)從局部與有限服務(wù)向全方位的開放服務(wù)轉(zhuǎn)變。 其主要職能是：一是提供必要的檢索服務(wù)；二是解答有關(guān)利用咨詢的義務(wù)（而非信息內(nèi)容的解釋義務(wù)）；三是提供郵寄、復(fù)制等幫助服務(wù)；四是對(duì)特殊人群，如視聽障礙者的幫助義務(wù)；五是對(duì)信息申請(qǐng)者的指引服務(wù)；六是參與和指導(dǎo)有關(guān)公開義務(wù)機(jī)關(guān)主體的政府信息密級(jí)審查；七是接受有關(guān)人員的來(lái)電、來(lái)函查詢服務(wù)；八是對(duì)實(shí)施政府信息公開的義務(wù)機(jī)關(guān)無(wú)償提供政策與方法的指導(dǎo)和培訓(xùn)等。 而要做好以上工作，一方面，應(yīng)當(dāng)要求黨政機(jī)關(guān)按照《政府信息公開條例》的要求，在信息形成、發(fā)布或更新的同時(shí)及時(shí)抄送檔案室，以便公眾集中查閱；黨政機(jī)關(guān)檔案室及管理人員為保證其提供政府信息的一致性和公開申請(qǐng)受理的及時(shí)性，也應(yīng)及時(shí)溝通并協(xié)調(diào)有關(guān)政府機(jī)關(guān)的關(guān)系。

（三）加強(qiáng)黨政信息檔案的審核把關(guān)

根據(jù)權(quán)責(zé)相一致的原則，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)檔案室作為政府信息公開查閱點(diǎn)也應(yīng)認(rèn)真做好公開的安全審查，承擔(dān)連帶的開放與安全保密責(zé)任。應(yīng)按照《政府信息公開條例》和《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，具體審查公開或不公開的政府信息內(nèi)容范圍。一方面，為了擴(kuò)大檔案開放范圍和提高信息公開的全面性，有必要根據(jù)實(shí)際需要明確并縮小保密檔案的范圍。另一方面，應(yīng)在加強(qiáng)對(duì)有關(guān)公開信息的安全保管，保證信息的物質(zhì)安全以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期公開利用；針對(duì)有關(guān)機(jī)讀文件物理壽命有限的問(wèn)題，集中查閱點(diǎn)應(yīng)針對(duì)性采取一定的保護(hù)措施，并定期檢查其安全性能和復(fù)制相關(guān)信息；針對(duì)有關(guān)公民、法人或其他組織向行政機(jī)關(guān)申請(qǐng)與其自身有關(guān)的政府信息的，應(yīng)由政府信息查點(diǎn)驗(yàn)明申請(qǐng)者的有效身份證件或者證明文件，并確保其使用過(guò)程處于安全監(jiān)控之中。做到既要公開透明，又不能失密泄密。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息公開的大背景下，黨政部門的檔案管理面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。黨政部門的管理者和檔案工作人員，都進(jìn)一步解放思想、更新觀念、大膽創(chuàng)新，開創(chuàng)黨政部門檔案管理的新模式，讓組織放心，讓群眾滿意。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》