更新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

潘琳嘉

摘 要：檔案管理是當(dāng)前企業(yè)和單位運(yùn)營過程中不可或缺的部分，檔案管理能夠有效地提高企業(yè)的人力資源管理水平，從而才能夠?yàn)槠髽I(yè)打造出一個高素質(zhì)核心團(tuán)隊奠定基 礎(chǔ)，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理直接影響到企業(yè)的發(fā)展情況。

關(guān)鍵詞：檔案管理；更新理念；檔案管理科學(xué)化；

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

引言

檔案中所隱藏的豐富信息在我們社會生活中的各個領(lǐng)域都發(fā)揮著不可替代的作用，提高檔案管理工作水平，推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展就需要改變以前的傳統(tǒng)工作理念，形成正確的檔案管理意識。

一、當(dāng)前檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問題

（一）檔案管理制度不盡完善

就我國目前檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀而言，其中仍舊存在很多的不足，由于檔案管理體系的不完善，使檔案管理工作面臨著巨大的困 難，造成檔案管理工作出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的快速發(fā)展?，F(xiàn)階段的檔案管理工作還沒有一個較為健全的規(guī)章制度，導(dǎo)致很多細(xì)節(jié)問題無法得到解決，尤其是一些基層單位在檔案管理工作中存在的問題最多，檔案管理 工作缺乏統(tǒng)一管理，無法保證檔案管理工作的效率與質(zhì)量，再加之檔案數(shù)據(jù)量的龐大，該單位又沒有較為健全的檔案管理工作體系，從而導(dǎo)致檔案資源發(fā)生混亂，甚 至還會丟失檔案，造成其經(jīng)濟(jì)效益的損失。因此，這些問題發(fā)生的主要原因都是由于缺乏完善的檔案管理工作體系和明確的規(guī)章制度，從而造成了電子歸檔中頻繁出 現(xiàn)錯誤，很容易受到人為的破壞和更改，無法確保檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案管理的理念相對落后

一直以來，大多人對于檔案管理工作的認(rèn)知存在很多的偏見，其并不理解檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)效益相掛鉤，他們普遍認(rèn)為， 只要將檔案進(jìn)行收集、歸類和整理等程序工作就可以了，缺乏對檔案管理工作的意識和重視，而這種對檔案管理工作錯誤的認(rèn)識，常常會導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量較 低，甚至敷衍了事的帶過。這也是檔案管理工作一直停滯不前的主要原因，從而導(dǎo)致檔案管理工作無法適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。

此外，盡管建好管好檔案是檔案管理工作中最基本的條件，但是，檔案管理最重要的作用是可以被有效利用，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案自身存在的價 值。然而，現(xiàn)在大部分的檔案管理理念仍舊存在一定的問題，相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)并沒有了解用戶真正的需求，缺乏與用戶之間的溝通交流，這不僅影響了檔案管理 工作的效率與質(zhì)量，還對檔案事業(yè)的生存和發(fā)展有著嚴(yán)重的影響。

（三）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高

由于檔案管理工作的重要性以及檔案信息更新的迅速性，就要求檔案管理人員既具有較高的專業(yè)技能，還要具備良好的綜合 素質(zhì)。檔案的管理人員在很大程度上決定著檔案管理水平的高低以及檔案服務(wù)質(zhì)量優(yōu)劣，也是檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。雖然目前我國的檔案管理隊伍得到 了穩(wěn)定的發(fā)展，但是與管理科學(xué)化的發(fā)展要求相比，還是存在很大差距的。

二、更新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

（一）提高檔案管理的信息儲存利用以及信息開發(fā)能力

縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等行動技術(shù)的采用，能夠提高檔案信息的存貯密度，減少存貯空間，給日益增多的檔案 的存儲和管理提出了有效的解決措施，增強(qiáng)了檔案部門的儲存能力，加大了存貯的信息量，成為社會存貯回溯性信息的基地。檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電 子計算機(jī)的應(yīng)用。電子計算機(jī)具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進(jìn)行各種統(tǒng)計分析等。在這些業(yè)務(wù)中代替某些人操作，大大提高了檔 案信息處理能力，加快工作進(jìn)度，提高工作效率和服務(wù)水平。應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。它的突出優(yōu)點(diǎn)是速度快、準(zhǔn)確性 高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要。實(shí)現(xiàn)多次重復(fù)利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，為檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了條件。運(yùn)用現(xiàn)代信息處 理技術(shù)手段來開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。

（二）加強(qiáng)檔案綜合管理力度

由于現(xiàn)在綜合檔案管理室一般都是以一個班組存在，在開展具體的工作時，首先要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng) 工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開展起來也較為困難。于是，有些部門便自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。有 些單位的檔案資料竟然不時出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，或者是檔案資料借出后難以收回，這些現(xiàn)象都應(yīng)引起重視并應(yīng)認(rèn)真克服。

（三）建立規(guī)范的檔案管理體系

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，建立規(guī)范的檔案管理體系。在以往，我國的檔案管理質(zhì)量較低，檔案管理的重 要性沒有得到應(yīng)有的重視，要想推廣檔案管理的信息化發(fā)展，就必須建立標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一且行之有效的檔案管理體系，這是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的前提。然而我國現(xiàn)如今 檔案管理仍處于較低的水平，這就更加需要推進(jìn)檔案管理規(guī)范體系的建立和發(fā)展，只有這樣，才能保證檔案管理的不斷發(fā)展，為其逐步走向信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（四）完善檔案管理的安全措施

檔案管理的安全性是較為重要的一個因素，無論是傳統(tǒng)的檔案管理，還是信息化檔案管理，其依靠的都是人。因而，保障檔案管理的安全性首當(dāng)其沖要考慮對的是人，為此，要注重培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和警惕性，從而保證檔案管理在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中處于安全的環(huán)境

三、結(jié)束語

隨著我國檔案管理現(xiàn)代化水平的不斷提高，檔案工作要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的要求，不斷更新舊的觀念，不斷的加強(qiáng)檔案管理，提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能， 積極探索運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)化管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，充分的發(fā)揮出檔案管理的資源優(yōu)勢，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，促進(jìn)社會主義的和諧社會建設(shè)。

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