談高校檔案管理信息化建設(shè)

宋紹梅

摘 要：隨著信息化腳步的加快，高校在發(fā)展過(guò)程中，逐漸認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的信息化建設(shè)對(duì)于高校發(fā)展和進(jìn)步的重要性，高校檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，那么在其發(fā)展過(guò)程中，促進(jìn)高校檔案管理信息化速度的發(fā)展和建設(shè)，不斷的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，是當(dāng)前促進(jìn)高校檔案檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的重要保障。

關(guān)鍵詞：淺談 高校檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）03（c）-0140-01

高校檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展，一方面能夠?yàn)楦咝５男畔①Y源進(jìn)行很好的保存，另一方面也能夠促進(jìn)高校和外部之間的聯(lián)系，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化連接能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行不斷的更新和處理，拓寬高校內(nèi)部以及社會(huì)用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)搜素的途徑和范圍。同時(shí)通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了高校檔案資源管理的科學(xué)性、安全性，檔案資料需要長(zhǎng)期的進(jìn)行保存，那么在其資源發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中，很多的紙質(zhì)材料很容易隨著年久后，就變得紙張變舊變色，那么這些情況的出現(xiàn)都很容易檔案資料的缺失，一旦出現(xiàn)火災(zāi)等重大事故，那么就會(huì)造成資料的全部丟失，無(wú)法進(jìn)行查閱，這些都給高校的檔案管理工作開(kāi)展帶來(lái)了非常不利的影響，因此在數(shù)字化管理的過(guò)程中，需要對(duì)各種數(shù)據(jù)資料進(jìn)行很好的保存，那么就可以通過(guò)利用計(jì)算機(jī)等進(jìn)行資料的儲(chǔ)存，這樣就算是原始資料損毀，丟失等，也不會(huì)造成信息資料的丟失，由于所有檔案的查閱都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行操作的，那么這就很容易造成檔案資料的丟失，同時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類管理，一旦需要時(shí)，也可以準(zhǔn)確、及時(shí)的獲取資料，提高了檔案管理工作開(kāi)展的效率。

1 當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題分析

第一，思想誤區(qū)，當(dāng)前我國(guó)高校在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，將更多的精力放在了數(shù)字化發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中，注重對(duì)歷史資料的收集和整理，但是其資料更新速度較慢，對(duì)于當(dāng)前的信息資料缺乏必要的科學(xué)認(rèn)識(shí)，沒(méi)有對(duì)正在形成的電子文件開(kāi)展很好的收集和管理工作。同時(shí)高校檔案資料的整理和收集就只是作為資料的收集和整理來(lái)開(kāi)展，并沒(méi)有在學(xué)校內(nèi)部將這些收集和整理的資料進(jìn)行廣泛的利用，在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息化技術(shù)發(fā)展的時(shí)代背景下，沒(méi)有資源就難以取得發(fā)展，因此在這兩個(gè)方面存在較大的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。

第二，管理機(jī)制不協(xié)調(diào)，高校在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，對(duì)其管理工作的開(kāi)展是分割的，那么在高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，缺乏一個(gè)科學(xué)準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和劃分處理，那么在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)于其資源共享和資源建設(shè)工作缺乏一個(gè)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)和管理。很多學(xué)校對(duì)于檔案信息化建設(shè)的發(fā)展缺少周密的計(jì)劃和組織過(guò)程，沒(méi)有很好的將檔案信息化納入到學(xué)校的整體把握中，導(dǎo)致在政策和資金等方面都缺乏必要的支持力度。

第三，投入不足，高校開(kāi)展檔案管理建設(shè)，就必須要加大人力、物力以及財(cái)力的投入，在檔案管理建設(shè)工作開(kāi)展過(guò)程中，信息化建設(shè)要想取得發(fā)展進(jìn)步，就必須要充分的認(rèn)識(shí)和重視檔案信息化建設(shè)，在當(dāng)前的高校信息化管理建設(shè)過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)大部分的高校仍然存在技術(shù)設(shè)備落后，信息化程度偏低等情況，因此在檔案資料的發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，我們需要做好檔案信息的良好儲(chǔ)存和處理，做好數(shù)字化的收集和傳遞，能夠真正的針對(duì)檔案信息化管理過(guò)程中的存在的問(wèn)題加以科學(xué)探討和分析。

第四，管理工作人員素質(zhì)較低，當(dāng)前的高校檔案管理工作人員的專業(yè)技能和基本素質(zhì)都比較低，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，人才是促進(jìn)管理工作順利實(shí)施和開(kāi)展的重要保證，那么在當(dāng)前高校普遍存在的問(wèn)題就是計(jì)算機(jī)操作水平較低，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作水平較低，對(duì)于技術(shù)的掌握和學(xué)習(xí)缺乏必要的平臺(tái)和決心，導(dǎo)致其在工作開(kāi)展過(guò)程中缺乏檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)，不能夠很好的開(kāi)展工作，降低了工作效率。

2 淺談高校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 基礎(chǔ)建設(shè)是重要保證

高校檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)重要保障條件就是高校檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)建設(shè)，完成檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和數(shù)字化設(shè)備建設(shè)，在檔案管理工作過(guò)程中，能夠使用現(xiàn)金的管理設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備、路由器、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行綜合的管理和考量，建立一個(gè)統(tǒng)一的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而在高校檔案管理工作室內(nèi)搭建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完成高校檔案管理工作開(kāi)展所必須要堅(jiān)持的基礎(chǔ)建設(shè)工作。

2.2 思想進(jìn)步

開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，必須要在做好歷史資料的收集和整理工作前提的條件下，也需要對(duì)當(dāng)前的信息資料做好相應(yīng)的收集和整理過(guò)程實(shí)施，對(duì)正在形成的電子文件開(kāi)展很好的收集和管理工作。同時(shí)促進(jìn)高校內(nèi)部的各項(xiàng)工作開(kāi)展以及教師、學(xué)生等對(duì)于檔案資料的充分利用，在學(xué)習(xí)和研究的過(guò)程中，能夠正確的認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性。

2.3 完善管理機(jī)制

在管理工作開(kāi)展過(guò)程中，檔案信息的利用率越來(lái)越高，那么信息的安全管理問(wèn)題也日益突出，在高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，必須要不斷的完善管理機(jī)制，保證各項(xiàng)工作的順利實(shí)施和開(kāi)展，形成一個(gè)科學(xué)準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和劃分處理，對(duì)于高校檔案資源共享和資源建設(shè)工作建立一個(gè)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)和管理。將檔案信息化納入到學(xué)校的整體把握中，在政策和資金等方面都給予其必要的支持力度。

2.4 不斷提高管理人員素質(zhì)

高校在選擇檔案管理工作人員的過(guò)程中，需要選擇綜合素質(zhì)水平較高且專業(yè)技能較強(qiáng)的工作人員，要想實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，一方面需要提高其崗位工作待遇和環(huán)境條件等，建立完善的升職機(jī)制，吸引更多的優(yōu)秀人才競(jìng)聘上崗。同時(shí)需要加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的后續(xù)教育培訓(xùn)工作開(kāi)展，促進(jìn)其管理人員的素質(zhì)不斷的提升，在信息化建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，能夠給予其科學(xué)的指導(dǎo)和認(rèn)識(shí)，從而不斷的提高其管理工作人員的綜合素質(zhì)，更好的在工作管理過(guò)程中做好相應(yīng)的管理工作，促進(jìn)其信息化管理建設(shè)水平不斷的提升。

3 結(jié)語(yǔ)

高校在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，需要正確的認(rèn)識(shí)高校教育質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平以及管理水平的正確認(rèn)識(shí)，在工作過(guò)程中，能夠建立使用當(dāng)前高校發(fā)展和人們需求的管理機(jī)制，不斷的對(duì)其管理方法進(jìn)行創(chuàng)新和改革，運(yùn)用現(xiàn)代化發(fā)展手段，實(shí)現(xiàn)高校檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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