淺議不同所有制企業(yè)的檔案工作

王方剛

摘 要：為充分發(fā)揮和挖掘企業(yè)檔案價值，使檔案工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，不同經(jīng)濟性質(zhì)的企業(yè)，應該采取不同的檔案管理模式，檔案工作側(cè)重點也有所不同。企業(yè)根據(jù)經(jīng)濟性質(zhì)不同可分為：國有企業(yè)、集體所有制企業(yè)、混合所有制企業(yè)、私營企業(yè)、中外合資企業(yè)、中外合作企業(yè)及外商獨資企業(yè)等。筆者試分別談?wù)劜煌兄破髽I(yè)檔案工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；所有制；管理模式

1國有企業(yè)與集體所有制企業(yè)檔案工作

盡管兩者經(jīng)濟性質(zhì)有所不同，但都是公有制經(jīng)濟，二者檔案工作存在一定相似之處，特別是面臨當前國際市場經(jīng)濟大環(huán)境，檔案工作對這兩種公有制經(jīng)濟尤為重要。

1.1 檔案管理模式

大中型國有企業(yè)與集體所有制企業(yè)各分公司，分布較零散，這種情形適宜采取統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的模式。即母公司或總部檔案部門對分公司檔案工作給予業(yè)務(wù)監(jiān)督指導，而檔案實體仍由分公司自身管理。這種模式既充分發(fā)揮了分公司檔案人員熟悉本公司業(yè)務(wù)活動的長處，又便于檔案工作更好地為企業(yè)服務(wù)。這種情形若實行檔案集中統(tǒng)一管理，不僅浪費人力、財力，還不便于利用，結(jié)果往往適得其反。

大中型國有企業(yè)與集體所有制企業(yè)各分公司，分布相對集中，這種情形適宜于建立企業(yè)檔案館。由于分布集中，無論是接收進館還是調(diào)閱利用，都方便易行。該管理模式，便于為母公司或總部重大經(jīng)營決策提供及時的檔案參考服務(wù)。當然，企業(yè)檔案館必須配備齊專兼職檔案人員，便于檔案管理和信息開發(fā)利用工作的開展。

中小型國有企業(yè)與集體所有制企業(yè)各分公司，宜建立綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。因為企業(yè)規(guī)模不大，沒有采取分級管理的必要，否則就會因檔案人員眾多給企業(yè)帶來負擔，最主要的會因檔案員之間推諉扯皮造成重要檔案的遺失，給企業(yè)經(jīng)營決策造成無法挽回的損失。

1.2 科學應對檔案工作中的難題

隨著市場競爭的加劇和國有企業(yè)改革的深化，這兩種所有制企業(yè)也面臨嚴峻考驗，檔案工作也隨之相應出現(xiàn)新難題，對其如何應對，關(guān)系企業(yè)的發(fā)展，應予科學對待。

1.2.1 加強知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理。面對國際市場的競爭，知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)問題會越來越突出，各國之間綜合國力的競爭和企業(yè)之間的競爭，越來越多地表現(xiàn)為物化在商品中的科技水平的競爭。同時，企業(yè)的商業(yè)機密已被列入《與貿(mào)易有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議》范圍之內(nèi)，而這兩種公有制經(jīng)濟仍不失為我國社會主義經(jīng)濟基礎(chǔ)的主體部分，對其涉及商業(yè)機密的檔案，企業(yè)檔案部門更應增強保密意識，對其劃定密級，制定專門的利用審批制度，并優(yōu)化保管條件，以確保企業(yè)商業(yè)機密檔案的安全。

1.2.2 改制企業(yè)的檔案工作。國企改革和現(xiàn)代企業(yè)制度的推行，使企業(yè)的產(chǎn)權(quán)、職工、債務(wù)及生產(chǎn)結(jié)構(gòu)、經(jīng)營方式等發(fā)生了深刻變化。對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變化的企業(yè)檔案，要進行合理分流，科學處置，最大限度地防止國有資產(chǎn)流失。干部職工等人事有變化的企業(yè)，一定要憑借企業(yè)職工檔案，為下崗人員切實排除后顧之憂，如購買保險的工齡問題、下崗再就業(yè)政策性優(yōu)惠等問題。在生產(chǎn)經(jīng)營等方面發(fā)生深刻變化的企業(yè)，要加強經(jīng)營決策方案和技術(shù)改造方面檔案的收集整理，并及時收集方案實施或生產(chǎn)過程中所有反饋信息，便于企業(yè)做出正確的決策。充分挖掘企業(yè)檔案的潛能，為企業(yè)改制的平穩(wěn)過渡和建立健全現(xiàn)代企業(yè)制度服務(wù)。

1.2.3 企業(yè)維權(quán)中的檔案工作。當前商品進出口中發(fā)生的法律糾紛日益增多，經(jīng)常發(fā)生起訴和應訴行為。企業(yè)檔案部門應根據(jù)世貿(mào)組織的規(guī)則要求，收集整理不同案情、違反貿(mào)易政策及侵權(quán)等相關(guān)材料，以便在發(fā)生法律糾紛時能及時利用，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

2 私營企業(yè)檔案工作

2.1 檔案管理模式

一般的私營企業(yè)，適宜集中統(tǒng)一管理檔案。因這既便于管理、利用，又與整個企業(yè)經(jīng)營管理模式相輔相成。

效益較好、發(fā)展速度較快的私營企業(yè)，可實行文檔一體化管理模式。這在目前較普及，也是大勢所趨。

2.2 科學應對檔案工作中的難題

2.2.1 私營企業(yè)檔案工作同上述公有制企業(yè)一樣，也涉及知識產(chǎn)權(quán)檔案與企業(yè)維權(quán)檔案問題，其解決方法可參照公有制企業(yè)，不再贅述。

2.2.2 信用檔案。當前，誠信檔案越來越重要。私營企業(yè)的發(fā)展，離不開資金的支持與對其有業(yè)務(wù)往來的機構(gòu)信譽，伴隨這些活動，就形成了信用檔案。企業(yè)一旦建立信用檔案，就能真實地反映企業(yè)的資質(zhì)，如守法、經(jīng)營信用、納稅信用、等級注冊、信用評估、獎懲等諸多信用信息。普通私營企業(yè)剛起步時，規(guī)模不大、品牌不響，在激烈的市場競爭中做大做強，必須講誠信，這就要依賴信用檔案，可以說，信用檔案是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的基石。因此，私營企業(yè)要更加注意收集、整理在日常經(jīng)濟交往、經(jīng)營管理等活動中形成的反映企業(yè)信譽的各種信用材料，并進行歸檔加以安全規(guī)范保管。

3 獨資企業(yè)檔案工作

3.1 檔案管理模式

文檔一體化管理模式。該模式最適合技術(shù)水平先進、經(jīng)濟實力雄厚和管理科學的獨資企業(yè)，更重要的是，文檔一體化更加方便快捷，能及時與集團總部工作對接并提供利用，保證了企業(yè)的快節(jié)奏、高效益。

實行移交、寄存的管理模式。主要適宜那些在我國與投資方國家價值界定存在差別的檔案。目前我國與多數(shù)國家在檔案保管期限上存在一定分歧，檔案保管利用不可避免會有沖突，可把那些在集團總部看來已無價值而我國規(guī)定仍有保存意義的檔案，移交到合法中介機構(gòu)或檔案館代為保管。

3.2 檔案工作的重點

獨資企業(yè)檔案工作重點不同于本土企業(yè)，因為很多企業(yè)的投資均來自發(fā)達國家，相應地，其管理水平、經(jīng)濟模式及維權(quán)意識，在一定程度上都領(lǐng)先于本土企業(yè)，如信用檔案、知識產(chǎn)權(quán)等。此外，一些對企業(yè)發(fā)展有重大影響的商業(yè)機密，更是檔案工作的重中之重。獨資企業(yè)在我國的檔案工作重點，還包括我國的法律法規(guī)、條例及出臺的一些重大決策、方針政策等內(nèi)容，只有對此加以透徹研究，在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)，獲取政策最大化，才可讓企業(yè)免遭損失、多贏利潤。

4 混合所有制企業(yè)、中外合資企業(yè)與中外合作企業(yè)檔案工作

混合所有制企業(yè)、中外合資企業(yè)，由上述三類企業(yè)以一定比例組合而成，而中外合作企業(yè)，由中方投入場所、人員，外方投入資金、設(shè)備、技術(shù)，經(jīng)營管理類似于獨資企業(yè)。這三類企業(yè)可首先視其主體的各種不同股份，決定占首位企業(yè)性質(zhì)，再對照上述三種企業(yè)方式來開展檔案工作。其次，可按不同股份、不同企業(yè)對檔案工作的不同標準來開展檔案工作。最后，不同股份的不同企業(yè)可以為檔案工作制定一套更加科學可行的實施方案。