探究圖書館檔案優(yōu)化管理的措施和思考

張賀平

摘 要：隨著當(dāng)今信息化管理建設(shè)步伐的加快，伴隨著圖書館檔案材料種類的數(shù)量在不斷增加，提高圖書館檔案管理系統(tǒng)必須能夠更好地促進(jìn)信息和專業(yè)的檔案管理庫(kù)的建 設(shè)。文章論述了圖書館檔案優(yōu)化的重要性，接著分析了圖書館檔案管理的現(xiàn)狀，重點(diǎn)探討如何提高運(yùn)用現(xiàn)代圖書管理理念和技術(shù)庫(kù)文件的管理問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：圖書館檔案；優(yōu)化管理；措施；

中圖分類碼：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。通過(guò)分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問(wèn)題，提出了優(yōu)化檔案管理的新思路，要從增強(qiáng)檔 案管理意識(shí)、提高檔案管理人員的素質(zhì)等方面入手，不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進(jìn)高校圖書館各項(xiàng)服務(wù)工作更好發(fā)展。

一、圖書館檔案管理的問(wèn)題分析

圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎(chǔ)，在隨著信息化的技術(shù)不斷進(jìn)步的同時(shí)，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對(duì)于這些問(wèn)題必須要得到重視，下面就對(duì)于這些問(wèn)題紛紛進(jìn)行闡述：

（一）檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。在檔案整體的結(jié)構(gòu)上的不足檔案數(shù)字化的進(jìn)程緩慢，對(duì)于圖書館的館藏文書檔案相對(duì)的重大，尤其是一些業(yè)務(wù)檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質(zhì)為主，在當(dāng)今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)與當(dāng)前的發(fā)展不相適應(yīng)，在整體的結(jié)構(gòu)上的優(yōu)勢(shì)愈 來(lái)愈小。

（二）檔案管理上操作不規(guī)范。在管理上操作不規(guī)范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎(chǔ)的設(shè)施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對(duì)于圖書館的檔案管理沒(méi)有得到足 夠的重視造成的，有相當(dāng)多一部分的圖書館檔案管理方面沒(méi)有專業(yè)的人員進(jìn)行管理，這對(duì)于圖書館的檔案管理的整體發(fā)展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對(duì)于圖書 館的發(fā)展起到很好的促進(jìn)參考的作用。

（三）檔案管理意識(shí)薄弱。許多圖書館都沒(méi)有意識(shí)到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認(rèn)為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行針對(duì)圖書進(jìn)行簡(jiǎn)單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在會(huì)議重點(diǎn)討論了檔案管理考核的重要性，但在實(shí)際工作中也沒(méi)有實(shí)行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。

（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術(shù)語(yǔ)文件管理，沒(méi)有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進(jìn)行排序放置，而這 種管理方法絕大多數(shù)是無(wú)法形成真正意義上的相對(duì)分類查找。由于檔案管理機(jī)構(gòu)水平不高，崗位職責(zé)不明確，責(zé)任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務(wù)質(zhì)量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒(méi)有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)及其專職人員，最終導(dǎo)致圖書館管理水平偏低。

二、圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性

（一）優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進(jìn)行。圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗(yàn)，對(duì)圖書館人員編制進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并通過(guò)檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務(wù)發(fā)展中存在的問(wèn)題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價(jià)值，以及圖書館的未來(lái)發(fā)展的真正目標(biāo)。

（二）檔案管理是圖書館進(jìn)行科學(xué)管理的重要手段。通過(guò)建立和完善圖書館檔案管理的科學(xué)性，圖書館可以進(jìn)一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對(duì)于讀者服務(wù)工作的管理過(guò)程，能夠進(jìn)行詳細(xì)記錄工作，都是為未來(lái)圖書館進(jìn)一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、圖書館檔案優(yōu)化管理的措施

（一）優(yōu)化完善圖書館檔案管理機(jī)制?？茖W(xué)規(guī)劃圖書館檔案管理機(jī)制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高圖書檔案管理的信息化服務(wù)能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨(dú)做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個(gè)部門，需要協(xié)調(diào)多方工作進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化服務(wù)才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評(píng)估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)圖書館檔案管理建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫(kù)。所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進(jìn)程中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管 理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對(duì)圖書信息進(jìn)行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務(wù)管理，共同實(shí)現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調(diào) 處理。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。圖書館應(yīng)設(shè)置專職工作人員負(fù)責(zé)檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓(xùn)工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富的員工。對(duì)于檔案管理人 員，應(yīng)盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術(shù)，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認(rèn)識(shí)到圖書管理人員對(duì)圖書 館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷轉(zhuǎn)變其工作觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應(yīng)提高工作的嚴(yán)肅 性，增強(qiáng)工作責(zé)任感，及時(shí)的準(zhǔn)確地對(duì)檔案材料進(jìn)行分類管理。

隨著社會(huì)的發(fā)展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場(chǎng)，這就要求要有著新的管理模式來(lái)更好的促進(jìn)圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠?qū)τ诮M織機(jī)構(gòu) 的可持續(xù)的發(fā)展有著最為基礎(chǔ)的保障，對(duì)于圖書館的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展能夠?qū)τ谧陨淼乃降玫接行У奶岣?，?duì)于其中的一些不足還需要進(jìn)一步的得到創(chuàng)新 加強(qiáng)，從而把圖書館的檔案管理更現(xiàn)代化的體現(xiàn)出來(lái)。

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