高校檔案工作創(chuàng)新思考

張愛新　萬啟存　牛慶瑋

摘 要：創(chuàng)新是人類特有的認識能力和實踐能力，是推動民族進步和社會發(fā)展的不竭動力。高校檔案工作唯有創(chuàng)新工作理念，明確發(fā)展方向，優(yōu)化機構(gòu)設(shè)置，加強法制建設(shè)，提升隊伍素質(zhì)，推進數(shù)字信息化建設(shè)才能在“知識經(jīng)濟的時代背景下乘風破浪，不斷發(fā)展壯大。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；機構(gòu)設(shè)置；隊伍建設(shè)；數(shù)字化；合作交流

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）19-0159-02

高校檔案工作作為學校的基礎(chǔ)工作之一，在服務學校發(fā)展與建設(shè)，傳承優(yōu)秀校園文化，資政育人等方面發(fā)揮著重要的作用。隨著全球經(jīng)濟一體化格局的形成，以科技和教育為主導的世界科技革命的高潮已經(jīng)到來，我國高校檔案工作的內(nèi)外部環(huán)境和形勢都發(fā)生了翻天覆地的變化。面對前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，高校檔案工作唯有立足國家和經(jīng)濟建設(shè)的大局，以科學發(fā)展觀為指導，圍繞學校建設(shè)與發(fā)展的主線，解放思想，開拓進取，勇于創(chuàng)新，才會左右逢源，蓬勃發(fā)展。

一、高校檔案工作面臨的時代背景及存在的問題

（一）知識經(jīng)濟的時代背景

21世紀是知識經(jīng)濟的世紀，科技迅猛發(fā)達，信息網(wǎng)絡化深入發(fā)展，知識，信息、科技成為推動社會發(fā)展進步最重要的原動力。世界各國紛紛制定和實施面向21世紀的發(fā)展戰(zhàn)略，構(gòu)建國家創(chuàng)新體系，推動科技創(chuàng)新和人才創(chuàng)新，搶占科技制高點，增強國家的綜合國力和國際競爭力。面對知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)，我國提出了“科教興國”戰(zhàn)略和“人才強國”戰(zhàn)略，尊重知識和人才，注重創(chuàng)新和發(fā)展，創(chuàng)新成為新時代的主旋律。在這樣的時代背景下，高校檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，創(chuàng)新是唯一出路。

（二）當前高校檔案工作存在的問題

由于不被重視的歷史原因和檔案保密性的特點，人們對檔案的重要性認識不足，高校檔案工作一直處于“與世隔絕”的“閉門造車”模式。檔案管理故步自封，墨守成規(guī)；檔案機構(gòu)設(shè)置不合理，或依附學校辦公室或掛靠圖書館等教輔單位，檔案工作的主體地位無法保證；檔案工作片面?zhèn)戎赜跈n案的收集、整理和編目等“保管”工作；“重藏輕用”、“酒好不怕巷子深”的傳統(tǒng)觀念在高校檔案管理中一直居于主導地位；檔案服務內(nèi)容單一，以提供紙質(zhì)檔案為主，電子檔案數(shù)量極少；服務方式一直沿用“等客上門”的慣例，缺乏主動服務意識；檔案隊伍結(jié)構(gòu)不合理，從事基礎(chǔ)性工作的人員居多，掌握現(xiàn)代化新技術(shù)的人員較少，數(shù)字化檔案館建設(shè)進展緩慢；檔案開發(fā)利用局限于館藏案卷，服務對象也僅是學校師生和校內(nèi)單位，不利于高校檔案資源社會價值和經(jīng)濟、文化價值的實現(xiàn)。這些因素嚴重阻礙了高校檔案工作發(fā)展的步伐，折斷了它對外交流的“翅膀”，已無法適應學校發(fā)展與建設(shè)的大局，與國家檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展和建設(shè)“四位一體”檔案館的要求相差甚遠，檔案工作已經(jīng)到了“距離已經(jīng)消失，要么創(chuàng)新，要么死亡”的緊急狀態(tài)。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新高校檔案工作已迫在眉睫。

二、高校檔案工作創(chuàng)新的措施和建議

（一）轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案工作理念

理論是實踐的先導，思路決定出路。高校檔案工作創(chuàng)新首先要轉(zhuǎn)變觀念，探索適合高校檔案發(fā)展的科學理念。在信息科學、網(wǎng)絡技術(shù)高速發(fā)展的21世紀，知識創(chuàng)新、科技創(chuàng)新已成為新時代的主旋律，高校檔案工作創(chuàng)新必須牢固樹立“科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的思想，以科學發(fā)展觀為指導，突破傳統(tǒng)思維定式，以開放的思維，長遠的戰(zhàn)略眼光不斷地創(chuàng)新檔案工作理念，推動高校檔案工作持續(xù)健康和諧發(fā)展。

（二）立足實際，明確發(fā)展方向

凡事預則立，不預則廢。高校檔案工作的開展亦是如此。檔案工作要想做到事半功倍有的放矢就必須立足工作實際，制定切實可行的工作規(guī)劃，有條不紊地推進各項工作協(xié)調(diào)可持續(xù)地發(fā)展。當前大多數(shù)高校根據(jù)自身的發(fā)展情況制定了近、中、遠“三步走”的發(fā)展目標和工作規(guī)劃，進一步加強檔案基本業(yè)務建設(shè)，拓展檔案編研工作，開展對外合作與交流，推進檔案數(shù)字信息化建設(shè)，為實現(xiàn)檔案資源共享，建設(shè)現(xiàn)代化檔案館邁出了堅實的一步。

（三）調(diào)整機構(gòu)設(shè)置，加強制度建設(shè)

1.優(yōu)化機構(gòu)設(shè)置

沒有規(guī)矩，不成方圓。高校檔案工作的開展需要制度做保障。當前，各個高校檔案機構(gòu)的設(shè)置五花八門，形式多樣，有掛靠在學校機關(guān)部處的，有依存于圖書館等教輔單位的，也有獨立的科級或處級檔案館，這些落后的機構(gòu)設(shè)置嚴重束縛了檔案事業(yè)的發(fā)展，不利于檔案工作的自主開展和檔案價值的實現(xiàn)。因此，必須改革不合理的檔案機構(gòu)，層層優(yōu)化機構(gòu)設(shè)置，建立能夠推動檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的獨立處級檔案館（室）是高校檔案工作創(chuàng)新的根本。

2.建章立制，加強制度建設(shè)

高校檔案工作的順利開展必須建立健全《檔案歸檔范圍和保管期限表》、《基建檔案歸檔辦法》、《教學類檔案歸檔辦法》、《科學技術(shù)研究檔案歸檔辦法》、《檔案館基本職責》、《檔案管理人員崗位職責》、《檔案案卷質(zhì)量驗收要求》、《檔案立卷制度》、《檔案保管制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案安全保密制度》等相應的規(guī)章制度，并根據(jù)學校的人事變動和工作需要，建立檔案工作管理委員會和檔案工作鑒定小組，培養(yǎng)一支相對穩(wěn)定的專（兼）職檔案員隊伍，完善檔案管理體系，才能做到檔案管理規(guī)范化和科學化。

（四）加強隊伍建設(shè)，提升服務質(zhì)量

馬克思主義認為，人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，盛衰成敗皆在人。高校檔案事業(yè)發(fā)展的好壞關(guān)鍵在于檔案隊伍整體素質(zhì)和管理水平的高低，因此，提高檔案隊伍素質(zhì)，創(chuàng)建政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴、層次明、結(jié)構(gòu)優(yōu)的檔案隊伍是檔案事業(yè)發(fā)展之根本。

1.培養(yǎng)隊伍政治素質(zhì)，樹立正確價值觀

高校檔案工作的機密性和嚴謹性要求檔案工作人員必須堅持正確的政治方向，具備較高的政治素養(yǎng)和正確的價值觀，才能在工作中以高度的自覺性嚴格遵守《保密法》，正確處理檔案開發(fā)利用與保密之間的關(guān)系，甘于清貧樂于奉獻，杜絕私自復印、倒賣、違規(guī)使用檔案等違法情況的發(fā)生，用堅定的政治信念指導自己做一名默默無聞的“檔案守護神”。

2.注重培養(yǎng)“四種意識”，建設(shè)學習創(chuàng)新型團隊

在檔案工作中注重培養(yǎng)檔案隊伍學習、創(chuàng)新、協(xié)作和前瞻四種意識，通過每周例會制度和集體學習討論制度，提升隊伍的學習創(chuàng)新能力和基礎(chǔ)業(yè)務知識的掌控能力；通過傳幫帶、自主學習、經(jīng)驗交流、項目錘煉等形式提高年輕人員乃至全館人員的業(yè)務素質(zhì)和團隊合作意識；推行“案頭一本書”的學習工程，加快培養(yǎng)多層次復合型的檔案專業(yè)人才，建設(shè)學習創(chuàng)新型檔案工作團隊。

3.優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，開拓工作新局面

檔案隊伍的結(jié)構(gòu)是一個動態(tài)發(fā)展的過程，它受檔案發(fā)展水平和各檔案部門具體條件的制約，同時它又具有穩(wěn)定性的特點。因此，創(chuàng)建最佳的檔案隊伍結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮檔案隊伍的團隊優(yōu)勢是檔案工作者的目標。根據(jù)筆者多年的檔案工作經(jīng)驗，金字塔形的檔案隊伍結(jié)構(gòu)最有利于檔案工作的開展和團隊優(yōu)勢的發(fā)揮。所謂金字塔形隊伍結(jié)構(gòu)就是指檔案隊伍中從事檔案基礎(chǔ)管理、開發(fā)利用、數(shù)字信息化的人員比例要合理。既要有學歷層次低但工作細致嚴謹?shù)摹袄像R識途”人員從事檔案的收集、整理、編號、排架入庫等基礎(chǔ)工作，又要有工作經(jīng)驗和檔案專業(yè)知識豐富，同時具備學習創(chuàng)新能力能夠發(fā)揮“中流砥柱”作用的人員捕捉檔案的發(fā)展理念，制定工作規(guī)劃，還要有善于學習創(chuàng)新“初生牛犢不怕虎”的年輕人員從事檔案的數(shù)字信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理體系，開拓檔案工作的新局面。

（五）創(chuàng)新檔案服務機制，提升服務質(zhì)量

創(chuàng)新檔案服務機制是高校檔案工作創(chuàng)新的重點。高校檔案工作的目的是發(fā)揮檔案“留史存檔、資政育人、服務師生”乃至服務社會的功能，因此，在檔案工作過程中，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的消極被動服務方式，推進“一把椅子”工作作風，做到“三個一”：一把椅子、一張笑臉、一顆熱心，樹立主動和優(yōu)質(zhì)服務意識；簡化檔案借閱手續(xù)，優(yōu)化服務流程，充分利用電話、傳真、網(wǎng)絡等現(xiàn)代化手段，提供多項遠程服務，滿足不同檔案借閱者的個性化需求；宣傳檔案基礎(chǔ)知識、舉辦檔案知識圖片展和專題展、評選國際檔案日征文等活動提升隊伍的整體服務質(zhì)量，增強人們的檔案意識，擴大檔案資源共享，最大限度地實現(xiàn)檔案的文化價值和社會價值。

（六）推進數(shù)字信息化建設(shè)，開展對外合作交流

1.穩(wěn)扎穩(wěn)打，建設(shè)數(shù)字化檔案館

當今網(wǎng)絡已經(jīng)滲透到世界的各個角落，高校檔案工作在科技革命的大潮中應充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段加快數(shù)字信息化建設(shè)，逐步建立電子檔案資源數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡檔案數(shù)據(jù)庫，借助網(wǎng)絡宣傳檔案知識，提供在線咨詢、檔案借閱和展覽等服務，挖掘潛在的檔案用戶，并滿足他們多形式的個異性需求，建設(shè)數(shù)字化檔案館，實現(xiàn)檔案的社會價值和文化價值。

2.時不我待，開展對外合作交流

哲學認為，整個世界是相互聯(lián)系的統(tǒng)一體，聯(lián)系是普遍存在的，任何事物都不可能孤立存在，高校檔案工作也必然如此。只有順應時代潮流和社會需要，捕捉機遇，適時地開展理論和實踐調(diào)研、參加國內(nèi)外檔案學術(shù)交流、開展專題合作、學習借鑒其他高?；蛳嚓P(guān)企業(yè)的優(yōu)勢資源和管理經(jīng)驗，把握檔案最前沿的發(fā)展理念，才能在合作中求發(fā)展，在交流中尋靈感，在創(chuàng)新中成就高校檔案工作美好的明天。

三、結(jié)語

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是國家興旺發(fā)達的不竭動力，也是永葆高校檔案工作生機的保障。在風云突變、社會科技化的21世紀，高校檔案工作唯有開放思維，以長遠的戰(zhàn)略眼光，不斷開發(fā)探究，以科學發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，創(chuàng)新檔案工作理念和服務機制，加快信息數(shù)字化建設(shè)，高校檔案工作才會持續(xù)健康的發(fā)展，更好地實現(xiàn)高校檔案的社會和文化價值。

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