淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

許麗

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理的信息環(huán)境也有了本質(zhì)的變化，檔案信息資料的生成及傳遞也呈現(xiàn)出越來越多的方式，事業(yè)單位檔案管理中的各類不同群體對(duì)檔案的信息資料需求也越來越個(gè)性化和多樣化。針對(duì)這樣的情況，本文研究和介紹了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，詳細(xì)的分析了事業(yè)單位檔案管理的具體內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上對(duì)如何通過強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理，提升事業(yè)單位管理水平進(jìn)行了分析研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

1.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位管理的基礎(chǔ)部門之一就是事業(yè)單位檔案管理部門，對(duì)事業(yè)單位發(fā)展和進(jìn)步有著很大的影響。從我國(guó)的檔案管理工作開展以來，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作就沒有得到應(yīng)有的重視，具體的來說，就是在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的過程之中，投入的人力物力資源都相對(duì)比較有限，難以發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理的重要作用。在這樣的背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案的管理有很大影響。截至目前為止，事業(yè)單位檔案管理服務(wù)主要存在以下三點(diǎn)問題：

1.1 事業(yè)單位檔案管理員觀念陳舊，檔案種類匱乏

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理員普遍思想觀念都很傳統(tǒng)，事業(yè)單位檔案管理處的收藏資源也有很大不足。由于過去事業(yè)單位檔案管理是以資料整理為主，缺少現(xiàn)代管理意識(shí)。導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案管理所還是沒將其歸入現(xiàn)代信息管理的軌道。這也是事業(yè)單位管理人員的管理能力不足的具體體現(xiàn)。與此同時(shí)，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理的分類也存在嚴(yán)重的不均情況。

1.2 事業(yè)單位檔案管理方法需要改進(jìn)

目前，我國(guó)的很多事業(yè)單位檔案管理處在檔案管理這方面還是堅(jiān)持運(yùn)用傳統(tǒng)的記錄方式，在信息化科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理的信息自動(dòng)化程度還是不高。主要體現(xiàn)為事業(yè)單位檔案管理員的素質(zhì)水平偏低，工作缺少積極性，很難主動(dòng)去為事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展作貢獻(xiàn)。再加上現(xiàn)代化的辦公硬件配備不到位，使得現(xiàn)代化信息技術(shù)無法在事業(yè)單位檔案信息管理中廣泛的推廣應(yīng)用，從而約束了事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)。

1.3 事業(yè)單位檔案管理工作不到位

現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理中的隱私范圍較多，也相應(yīng)增加了事業(yè)單位檔案管理單位在進(jìn)行對(duì)內(nèi)部檔案管理過程之中的難度。截至目前為止，我國(guó)各級(jí)政府職能部門和相關(guān)的專家學(xué)者已經(jīng)充分的意識(shí)到了進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理工作的重要意義，為事業(yè)單位的檔案管理工作所投入的資金的數(shù)目也正在逐步增多。在這樣的背景下，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理所進(jìn)行管理的檔案的數(shù)目也逐步增多，這也就從側(cè)面證明了我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作的任務(wù)量也越來越多，所要進(jìn)行的事業(yè)單位檔案管理工作的重要性也越來越多，事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)一定的比例也相對(duì)較多。

2.如何通過強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展

2.1 強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的雙向性

根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位建設(shè)案例的創(chuàng)新與傳播，提供相關(guān)檔案信息資源是最基本要求。同時(shí)做到既對(duì)內(nèi)服務(wù)又面向社會(huì)開放事業(yè)單位檔案，提供各項(xiàng)檔案信息服務(wù)。這些行為能夠有效推動(dòng)事業(yè)單位檔案工作的前進(jìn)。

2.2 強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性與創(chuàng)造性

事業(yè)單位檔案管理中傳統(tǒng)的“應(yīng)答式”服務(wù)項(xiàng)目和服務(wù)方式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位建設(shè)對(duì)于檔案的需求。這種被動(dòng)式的服務(wù)影響檔案信息的充分性和系統(tǒng)性，使得檔案部門的檔案價(jià)值不能盡情發(fā)揮。事業(yè)單位檔案部門應(yīng)向社會(huì)服務(wù)部門借鑒經(jīng)驗(yàn)，有效、合理引進(jìn)到事業(yè)單位的檔案管理工作過程之中來。與此同時(shí)，在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理工作過程之中，還要充分的重視到對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作的具體內(nèi)容的更新工作，做到有保障的進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理工作，幫助事業(yè)單位的檔案管理工作在運(yùn)行的過程之中，可以為事業(yè)單位工作的促進(jìn)和提升提供相應(yīng)的發(fā)展空間，并不斷完善事業(yè)單位的檔案管理工作，使得事業(yè)單位的檔案管理工作可以準(zhǔn)確有效的完成。可以從根本上提升事業(yè)單位檔案服務(wù)的管理質(zhì)量與服務(wù)效益。

2.3 強(qiáng)調(diào)利用現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理方法

在進(jìn)行對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作方法的引進(jìn)的過程之中，要充分的考慮到將高新的網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)和事業(yè)單位的檔案管理工作充分的結(jié)合在一起，利用網(wǎng)絡(luò)的信息傳輸快、信息傳輸便捷的優(yōu)勢(shì)，高效的進(jìn)行對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作的創(chuàng)新。目前，我國(guó)的人民群眾都生活在互聯(lián)網(wǎng)的影響之下，就需要人民群眾更多的利用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)來彌補(bǔ)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作之中存在的不足，在這樣的背景下，為了充分的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理工作和互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)的共同發(fā)展，就需要在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理工作的過程之中，充分的利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)之中的網(wǎng)絡(luò)辦公的優(yōu)勢(shì)，充分的合理利用網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)來進(jìn)行對(duì)檔案管理工作的使用，充分的意識(shí)到應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于提升事業(yè)單位檔案管理技術(shù)的重要作用。截至目前為止，事業(yè)單位的檔案管理工作的認(rèn)知度并沒有得到社會(huì)的足夠重視，在這樣的背景下，如果事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程之中，如果還是不能夠有時(shí)俱進(jìn)的和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)的結(jié)合在一起，就很有可能導(dǎo)致檔案部門的重要性進(jìn)一步下降。在這樣的背景下，就需要采用網(wǎng)絡(luò)化手段和事業(yè)單位檔案管理的有機(jī)結(jié)合，將事業(yè)單位檔案管理之中的資源可以得到有效的合理利用，提升事業(yè)單位的檔案的利用效率。

2.4 明確事業(yè)單位檔案服務(wù)重點(diǎn)

在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理工作的過程之中，還要充分意識(shí)到進(jìn)行對(duì)事業(yè)單位檔案之中的一些重要資料的特殊管理，明確在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的重要作用，并根據(jù)事業(yè)單位建設(shè)的切實(shí)需要進(jìn)行對(duì)相關(guān)檔案內(nèi)容的設(shè)定，并為相應(yīng)的事業(yè)單位建設(shè)過程設(shè)置個(gè)性化的應(yīng)對(duì)策略務(wù)，以便于從事業(yè)單位的特性出發(fā)選擇適宜的建設(shè)對(duì)策，而針對(duì)核心檔案信息資源開展有針對(duì)性的服務(wù)無疑是有效個(gè)性化服務(wù)的關(guān)鍵?，F(xiàn)階段應(yīng)圍繞事業(yè)單位事業(yè)單位建設(shè)方面的核心工作來展開事業(yè)單位檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)?？偟膩碚f，應(yīng)做好事業(yè)單位信息檔案，包括事業(yè)單位的環(huán)境特征、事業(yè)單位的種類、事業(yè)單位的乏味區(qū)域等，以保障事業(yè)單位建設(shè)的相關(guān)檔案需求；還應(yīng)做好事業(yè)單位檔案后續(xù)管理工作，滿足相關(guān)單位所需要的檔案審查；事業(yè)單位的成長(zhǎng)檔案，事業(yè)單位檔案是各類評(píng)估檔案的管理與服務(wù)基地，為事業(yè)單位建設(shè)決策提供重要依據(jù)；建立專門數(shù)據(jù)庫(kù)，為有效使用與管理事業(yè)單位提供依據(jù)。為基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)與事業(yè)單位建設(shè)提供依據(jù)。

3 結(jié)論

綜上所述，通過強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理，可以有效的提升事業(yè)單位檔案信息對(duì)于事業(yè)單位建設(shè)的服務(wù)水平。與此同時(shí)，通過完善事業(yè)單位檔案信息管理，可以有效的完善事業(yè)單位建設(shè)的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，為提升事業(yè)單位建設(shè)水平提供參考依據(jù)。針對(duì)這樣的情況，就需要通過不斷的完善事業(yè)單位檔案信息管理的管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位建設(shè)的持續(xù)快速健康發(fā)展。

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