加強物資采購過程控制 確保物資供應規(guī)范管理

【摘 要】物資采購過程中涉及到多方面的管理和控制問題，為了更好的適應運輸生產力布局調整和物資系統(tǒng)的整合發(fā)展，必須要對物資采購流程進行規(guī)范化、流程化管理，能夠一強化物資采購和供應管理為方向，切實加強對物資采購過程中的管理和控制，這樣才能夠保證物資供應任務的有效開展。

【關鍵詞】物資采購；過程控制；供應規(guī)范管理

當前隨著我國運輸生產力布局調整和物資系統(tǒng)整合發(fā)展，我國很多地方的物資供應過程中都存在一些方面的問題，正面臨著嚴峻的改革形勢，當前面對物資供應職能任務增加帶來的問題，針對物資供應管理過程中提出了新的要求和標準，需要正確識別物資采購過程中容易出現的問題，采取有效的監(jiān)督管理措施，通過對采購過程中的個人行為和集體行為進行監(jiān)督管理，切實做好物資采購過程中的管理和控制，從而有效的保證物資供應過程實現規(guī)范化管理，切實達到各項管理目標。

一、嚴格準入審核，實現對采購渠道的規(guī)范化管理，從源頭上做好管理和監(jiān)督

為了更好的優(yōu)化當前我國各個物資采購渠道，需要對物資采購行為進行規(guī)范化管理，進一步提高物資管理水平，當前比如我國沈陽物資供應段在物資采購過程中就實施了科學有效的管理過程，對物資采購渠道從源頭上進行規(guī)范化管理操作，實施了有效的市場準入制度，同時在采購管理過程中，確保廠商資質的三證，公允價格以及決策原則等都符合要求。

1.嚴格準入辦理程序

在具體開展準入辦理工作過程中，需要對其準入辦理程序進行嚴格的管理和操作，從對供應商的申請進行明確，之后進入到業(yè)務審核階段，進一步由業(yè)務管理科室對其進行進一步的審核，之后由準入管理委員會進行核準，達到標準要求后準入證辦理，在各個業(yè)務員對所分管科目的物資逐筆逐項的進行審核監(jiān)督，在保證廠商資質的前提下，能夠對所分管的物資準入廠商的資質進行詳細的審查，之后交由業(yè)務科室進行審核和管理，最后經過物資準入管理委員會審核通過后進行審批。

2.嚴格細化資質標準

針對當前我國物資采購過程中存在的問題進行準確的識別后，能夠針對物資資質界限劃分不明確的問題及時的向上級有關部門進行請示和咨詢，進一步通過上網查詢國家關于不同物資的生產許可證發(fā)放范圍，能夠確保段管理物質所需要的認證資料在規(guī)定范圍內，同時在具體的資質標準細化過程中，需要詳細的按照我國關于具體的物資供應和采購過程中的管理規(guī)定進行規(guī)范化管理，從而保證其物資滿足質量認證標準。按照物資處下發(fā)的有關會議紀要能夠進行正確合作，細化各項物質資質管理標準。

3.嚴格審核準入資質

按照我國相關部門的管理規(guī)定，開展雙兌規(guī)活動，包括準入資質兌規(guī)和供應范圍兌規(guī)，能夠有效的組織全體業(yè)務人員對所有的廠商準入資質以及準入范圍進行科學核對和管理操作，對其相關的資料進行全面核查，及時的發(fā)現整改問題，進一步對準入資料進行檔案收集和整理，單獨設立檔案進行存放。對于準入證需要進行動態(tài)管理方式，加強對準入單位日常行為規(guī)范和監(jiān)督管理，對于一些資質不全或者是企業(yè)信譽受損、售后服務水平較差的企業(yè)終止其資質準入資格，能夠真正的從源頭上做好監(jiān)督管理工作，不斷提升物資采購和供應過程的規(guī)范化管理。

二、強化預算管理

認真執(zhí)行路局有關采購預算額度管理工作，嚴格按照沒有預算不發(fā)料、超過預算停發(fā)料等管理制度，在物資供應規(guī)范化管理工作開展過程中，能夠對預算管理方式進行科學改革，進一步利用財務科室對物資采購過程和供應管理過程做好預算管理調整，對其相關預算項目做好統(tǒng)計和預算控制，進一步根據物資處的管理要求，嚴格按照物資采購預算作業(yè)流程執(zhí)行操作，對采購預算過程中能夠實現科學受理、實施、調整和預警管理，按照制定的預算結算方式，一步一步的完成預算控制和監(jiān)督管理，確定財務科室將各個單位剩余預算額度在每隔二十天前能夠隨著預算進行修訂，加強對庫發(fā)料以及網點供應料的管理和控制，確保預算能夠實現及時控制。當然在預算管理過程中，需要保證將有限的預算資金用在保證緊急需要的物資供應過程，這樣可以有效的降低預算外的開支情況。

三、確定采購招標，強化價格管理

在采購招標工作開展過程中，凡是能夠形成整批量的物資都必須要開展招標工作，這樣能夠爭取批量采購折扣，更好的節(jié)省運輸倉儲費用，通過成立招投標領導小組，在領導小組中設立招標工作室、小組組長和小組成員等，選擇適合的管理人員擔任相應的職位，嚴格的按照招投標流程開展工作，提前制定完善的招標書，對其招標項目中進行明確規(guī)定，提前將招標書下發(fā)到準入資質的廠商手中，然后廠商會根據招投標需要以及自身企業(yè)的發(fā)展需要確定報價水平，之后在正式招投標工作開展過程中能夠進行確認，在這段時間內必須要保證沒有人能夠接觸到招投標項目書，避免造成對招投標報價的更改，影響招投標結果。

價格管理過程中，需要對局部物資實施局部指導價格管理制度，對于新出現的物資價格需要按照新的物資采購指導價審批表進行填寫，之后對其舊的相應價格進行調整，一次性超指導價格采購填報相應的審批表，實現對段物資管理部門有效的監(jiān)督管理，保證其價格合理，實現對價格的動態(tài)管理，及時的掌握相應的價格信息，根據市場對應物資的公允價格變化對其價格管理方式進行調整，這樣能夠根據市場價格變化情況對其物資調價事宜進行審核和監(jiān)督，并且將其相關的資料和數據存入到檔案中，任何人都不能夠隨意進行定價，在這個基礎上，做好對日常采購價格的抽查和管理，加大管理力度，每個月由相關部門的領導人員負責進行抽查管理，一旦出現價格過高的情況后，而這種價格過高情況沒有正當理由后，必須要對相關的責任人員進行處罰。

四、驗收環(huán)節(jié)把好關，實施及時的跟蹤反饋，確保物資質量

質量是安全的保障，安全是運輸生產的重要生命，物資供應質量的好壞直接關系著鐵路運輸生產的安全和效率，因此要想保證真?zhèn)€物資采購過程和供應過程的安全高效，就必須要將物資質量放在第一位對待，能夠把好物資質量關，堅持權責劃分，誰采購誰負責的管理方式，形成完善的質量監(jiān)督管理體系，進一步對采購、驗收、存儲等各個環(huán)節(jié)都能夠實現有效監(jiān)督管理，保證驗收環(huán)節(jié)以及其他環(huán)節(jié)的安全有效，提高物資供應過程的管理效率，保證物質質量達到既定的標準要求。

除此之外，還需要對直發(fā)料和段發(fā)料做好相應的質量管理和監(jiān)督，在直發(fā)料質量管理過程中，主要是以機車策劃兩一項配件為依據來開展的管理工作，重點工作就是確定生產廠的資質，能夠為相關部門定點生產廠提供必要的準入證明和依據，并且在規(guī)定的標準范圍內能夠及時的開展供應。

在段發(fā)料的質量管理過程中，主要是由物資倉庫庫存管理人員、段專職的檢驗人員以及主管業(yè)務管理人員共同來完成檢驗工作，確保這些檢驗工作可以在三天內全部完成，在檢驗過程中，要對物料的數量、質量等多個方面進行查收和檢驗，之后達到規(guī)定標準要求后才可以入庫進行確認。在對庫存物資進行保管過程中，需要對庫存物資全程保管過程的保管方式等進行直觀展示，這樣使得用料單位可以根據自己的需要來選擇適合的物料，當物資需要出庫時，由業(yè)務管理人員和庫存管理人員按照相應的檢查、核對原則和方式，對數量、質量等進行詳細的檢查和核對，對于各種原因形成的庫存長期無動態(tài)的物資，都需要及時的和廠家進行聯系，保證庫存物資在使用期限內，及時的對一些快要過期的產品進行物料更換，節(jié)約采購資金，降低庫存量，縮小庫存保管成本。

五、嚴格承付手續(xù)，做好物資采購資金結算管理

在資金結算之前，需要由各個業(yè)務科室的科長和相關的工作人員對每個月的收料單位進行分析，對其收料價格等方面進行嚴格的審查，之后對各個單位的預算進行平衡，進一步對預算金額進行核對后進行核銷，并且結轉簽字。在承付料款的過程中，取消個人掛支單方式，采用集中付款方式，這樣能夠保證承付的資金在一天內全部付出，避免業(yè)務人員向廠商示好的行為出現，同時也加強了對整個資金運營全過程的監(jiān)督管理，有效的避免付款過程中出現的一些個人行為不良的情況。

六、結束語

加強對物資采購過程的控制和管理，建立相應的監(jiān)督管理制度，不斷健全管理機制，使得業(yè)務行為變得更加規(guī)范和科學合理，有效的確保了物資供應過程的規(guī)范化管理。

參考文獻：

[1]王俊博. 加強物資采購過程控制 確保物資供應規(guī)范管理[J]. 鐵路采購與物流，2007，07：12-14.

[2]史偉澤. 基于B/S的鐵路物資管理系統(tǒng)的設計與實現[D].上海交通大學，2012.

[3]劉林. 軍工科研單位物資采購管理研究[D].西南財經大學，2008.