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    試論現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書的角色定位策略

    2015-04-29 00:00:00王艷雪
    中國經(jīng)貿(mào) 2015年7期

    【摘 要】在許多人眼里,秘書的角色定位呈現(xiàn)兩極分化:有的人認為某些秘書就是領(lǐng)導(dǎo)的私人秘書;有的人則認為秘書就是打字員和辦事員。辦公室秘書作為秘書工作領(lǐng)域的一部分,在企業(yè)的日常管理工作中發(fā)揮著承上啟下、參謀助手的作用。隨著時代的發(fā)展,企業(yè)對辦公室秘書的要求越來越高。因此,準確理解現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書的角色定位,積極探討成功進行角色實踐的策略選擇,具有重要的理論意義和現(xiàn)實意義。

    【關(guān)鍵詞】秘書;定位;企業(yè)

    文秘工作是辦公室的一個不可缺少的重要崗位,它通過辦會、辦文、辦事,為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機關(guān)服務(wù)、為基層群眾服務(wù)。因此,在企業(yè)的日常管理中,只有依靠秘書的協(xié)助,企業(yè)管理者才能更有效地從事企業(yè)的日常經(jīng)營和管理。

    一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書的特點分析

    1.秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

    辦公室是一個單位聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐部門,工作關(guān)聯(lián)度高,輻射面廣。作為一個綜合性機構(gòu),企業(yè)辦公室是一個地地道道的服務(wù)部門;既是領(lǐng)導(dǎo)的喉舌與耳目,又是從屬領(lǐng)導(dǎo)的一個輔助性部門。了解其角色定位和角色意識,對于加強辦公室秘書工作,改善企業(yè)工作作風(fēng)具有重要的意義。秘書要堅持實事求是的工作作風(fēng),如實撰寫各種報告文書,如實向領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳實的依據(jù),反之,就會影響到?jīng)Q策的正確性、可靠性、可行性,以致影響企業(yè)各項工作的正常運行。由此可見,秘書參謀和助手工作的開展,是不斷發(fā)展變化的新形勢的需要,是秘書部門職能自我完善的需要。

    2.秘書工作具有綜合性特點

    秘書工作是一項政治性和事務(wù)性很強的工作,既要當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手、信息樞紐和關(guān)口。文秘工作點多、面廣、線長,要能眼觀六路,耳聽八方,心有全局,全面、準確、深入地掌握實際情況。文秘工作有常規(guī)性的,也有突擊性的;有事務(wù)性的,也有系統(tǒng)性的;有基礎(chǔ)性的,也有開拓性的。由于企業(yè)的發(fā)展靠的是全體職員的共同努力,而文秘的工作正好是傳達上級指令、協(xié)調(diào)各部門展開工作。因此,秘書工作是一項參謀服務(wù)、承上啟下的系統(tǒng)性、綜合性工作。作為一名秘書,不僅要成為公文寫作方面的“行家”,而且還要成為運籌策劃、組織協(xié)調(diào)、信息處理、分析判斷、后勤服務(wù)等方面“里手”。

    3.秘書工作具有中介性特點

    秘書是企業(yè)樹立于客戶面前的形象窗口,是一個樞紐起著承上啟下的作用,是領(lǐng)導(dǎo)的左右手。一個優(yōu)秀的秘書能為領(lǐng)導(dǎo)分擔一半以上的事務(wù)及管理工作。歷史上的秘書活動實踐證明,秘書活動的主體始終處于中介地位?,F(xiàn)代社會中秘書活動的中介地位更加明顯。秘書部門是決策層和履行層的轉(zhuǎn)換中介,是各個職能部門的聯(lián)系中介,是內(nèi)外信息交換的中介。秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的“紐帶”和“橋梁”的作用,另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

    二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書的角色定位

    1.要提升謀劃全局能力

    辦公室工作是政治性、政策性、全局性很強的工作,我們的每一項工作,必須服從和服務(wù)于企業(yè)發(fā)展工作的大局。做到思想上始終清醒、政治上始終堅定、作風(fēng)上始終務(wù)實,自覺從政治上觀察、思考和處理問題。隨著企業(yè)形勢的發(fā)展變化,對辦公室文秘工作不斷提出新的要求,墨守成規(guī)是不行的,必須結(jié)合實際,緊緊圍繞企業(yè)黨委中心工作,潛心研究新情況、新思路、新特點,不斷探索文秘工作規(guī)律,增強服務(wù)的針對性、適應(yīng)性和實效性。因此,辦公室秘書就要以對事業(yè)高度負責(zé)的態(tài)度,積極謀劃工作,主動承擔任務(wù),自覺靠前服務(wù),全力做好工作。

    2.必須掌握良好的溝通藝術(shù)與技巧

    在人際互動中,溝通無所不在。所謂溝通,是指為了一個設(shè)定的目標,把信息、思想和情感在個人或群體間傳遞,并且達成共同協(xié)議的過程。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快,在開展各項工作時,更加游刃有余,還會使一個單位的整體形象在無形中得到進一步的提高。秘書的崗位職責(zé)是瑣碎且重要的,尤其是對領(lǐng)導(dǎo)工作及部門工作有著關(guān)鍵性的影響。今天,作為一個稱職的秘書,不僅要能處理文件、接待來訪、安排活動,而且還要能說會道,掌握語言藝術(shù),懂得溝通技巧,做好協(xié)調(diào)工作。溝通在秘書協(xié)調(diào)工作中的必要性由于在立場、角度和觀點等方面的不同,不同的部門或不同的人對同一事件或問題的看法肯定有差異,這就需要進行有效的溝通來協(xié)調(diào)。

    3.要明確“對位“知道“該做什么“

    首先,要樹立誠實、守信、嚴謹、勤勉、服務(wù)的思想意識。任何時候都必須忠誠堅定,把政治素質(zhì)作為自己的第一素質(zhì)。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅定性,學(xué)會從政治的角度,辨證的分析問題和解決問題。其次,要不斷提高文秘人員綜合素質(zhì)。作為文秘工作者,是領(lǐng)導(dǎo)與干部、領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間聯(lián)系的橋梁,一言一行,都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性,要求每一個文秘工作者必須不斷學(xué)習(xí),提高自己的綜合素養(yǎng)。根據(jù)實際情況進行合理分工、合理安排,認真落實崗位責(zé)任制,確保工作井然有條;還要創(chuàng)造性地工作,不斷探索工作的新思路、新辦法和新經(jīng)驗。

    三、結(jié)束語

    隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善,秘書工作在適應(yīng)體制轉(zhuǎn)軌過程中,以積極態(tài)勢快速跟進,特別是在思路、方式、手段等方面也迅速改變。因此,企業(yè)要發(fā)展,要提高工作效率,秘書就必須要把繁雜的工作任務(wù)梳理整齊、分理清楚、按時完成,真正為領(lǐng)導(dǎo)分憂、為基層服務(wù)、為同級助力,其秘書的角色定位就顯得尤為重要。

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