推進精細化管理 提高辦公室工作質(zhì)效

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摘要：精細化是社會分工的精細化以及服務(wù)質(zhì)量的精細化對現(xiàn)代企業(yè)管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。

關(guān)鍵詞：精細化；工作手段；質(zhì)效

精細化管理就是落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理。服務(wù)精細化管理是以最經(jīng)濟的管理方式獲取最大的效益，達到組織可持續(xù)發(fā)展目的的管理方式，即管理的每一個步驟都要精心，每一個關(guān)節(jié)都要精細。精細化的時代已經(jīng)到來，細節(jié)決定成敗，“認真做能把事情做對，用心做才能把事情做好”。

一、為什么要進行辦公室的精細化管理

從辦公室的工作內(nèi)容來看，它既是一個單位的綜合管理部門，又是一個單位具體的辦事機構(gòu)，其工作關(guān)系千絲萬縷，錯綜復(fù)雜，事務(wù)性的工作很多，處于一個單位工作的關(guān)鍵位置，它承擔(dān)了文件管理、接待后勤、文秘工作、車輛調(diào)度等眾多業(yè)務(wù)工作，涉及面很廣，各項工作之間的關(guān)聯(lián)和支撐顯得尤為重要。而這些基礎(chǔ)工作的執(zhí)行情況如何，直接影響到上級工作能否有效部署，關(guān)系到整個項目能否有序運轉(zhuǎn)，可謂牽一發(fā)動全身。

辦公室工作的特點大致可以概括為以下四點：

一是原則性強，辦公室起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、連結(jié)內(nèi)外的樞紐作用，無論是執(zhí)行上級政策還是處理內(nèi)部事務(wù)，每項工作都具有極強的政策性和原則性。

二是服務(wù)性強，辦公室所有工作都是圍繞單位中心工作展開的，服務(wù)于單位整個工作大局。

三是突發(fā)性強，辦公室所具有的職能決定辦公室要經(jīng)常處理臨時性、突發(fā)性的事務(wù)，實際工作不確定因素多，對辦公室人員素質(zhì)要求較高。

四是內(nèi)容繁瑣，辦公室工作涵蓋辦文辦事、來信來訪、調(diào)查研究、會務(wù)組織、協(xié)調(diào)服務(wù)、安全保衛(wèi)、后勤保障等諸多方面，涉及面廣，內(nèi)容繁雜。

五是工作影響面廣、責(zé)任大?！稗k公室工作無小事”。它是文件的中轉(zhuǎn)站，是上情下達和下情上達的中樞，是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)活動、開展日常管理的重要部門，它承擔(dān)著“內(nèi)聚人心、外樹形象”的宣傳任務(wù)。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小事變大事，甚至影響單位的正常運轉(zhuǎn)，影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。

辦公室工作職能的內(nèi)在要求，決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、規(guī)范化、精細化的道路，眾多基層管理辦公室，構(gòu)成公司各項決策的重要執(zhí)行者，加強綜合管理辦公室的管理能力，提升其全面發(fā)展、綜合發(fā)展能力顯得很有必要?！霸诒粍又星笾鲃印⒃跓o序中求有序、在務(wù)實中求精細”。

二、辦公室精細化管理過程中常見的主要問題

一是傳統(tǒng)的辦公室管理理念和管理模式不能完全適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的要求，辦公室工作任務(wù)不應(yīng)僅僅滿足于完成日常事務(wù)性工作和維持本單位的正常運轉(zhuǎn)。

二是有關(guān)辦公室工作的規(guī)章制度還不夠完善，現(xiàn)有規(guī)章制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性還需進一步提升，工作流程也有不夠科學(xué)的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。

三是崗責(zé)體系還需進一步健全，工作職責(zé)不明確，責(zé)任不落實的情況還不同程度地存在，難以實施科學(xué)的量化考核。在事務(wù)繁雜，辦公室工作人員有限的情況下，勢必影響辦公室的整體工作效率。

四是人員素質(zhì)參差不齊，有些員工習(xí)慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節(jié)奏慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，其素質(zhì)和能力與科學(xué)化精細化管理的要求還存在一定差距。

三、如何推進辦公室精細化管理

精細化管理體系的主要內(nèi)容包括四個方面：思考系統(tǒng)化、工作細化、工作量化及業(yè)務(wù)優(yōu)化。

思考系統(tǒng)化。要有全局意識和大局意識。兼顧企業(yè)長遠利益與眼前利益，以提升管理效率為目的進行流程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化完善。同時堅持持續(xù)改進、不斷創(chuàng)新。

工作細化。要科學(xué)、精確的定位。突出工作重點，合理設(shè)定工作目標(biāo)，制定詳細計劃把管理目標(biāo)層層分解，每一項工作落實到人，專項工作專人負責(zé)，管理過程“精、細、嚴、準(zhǔn)、實”，執(zhí)行講究標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化；提高執(zhí)行力度，做到每天每周每月按計劃安排開展工作，按規(guī)章制度嚴格執(zhí)行。

工作量化及業(yè)務(wù)優(yōu)化。一是強調(diào)數(shù)據(jù)化、精確性。在數(shù)據(jù)化、精確化的前提下，嚴謹成為一種習(xí)慣性的行為，在管理上的每一個執(zhí)行細節(jié)上都可以做到精確化、數(shù)據(jù)化。而這些數(shù)據(jù)化、精確性的資料可以成為管理者進行決策的重要依據(jù)，是決策更具科學(xué)性和可操作性。產(chǎn)品和服務(wù)的高質(zhì)量不是粗放的管理模式可以創(chuàng)造出來的，而是要通過精細化的管理來實現(xiàn)。精細化管理不再像粗放型管理那樣采用“差不多”的說法，而更多的是要依靠嚴謹?shù)男袨椤?/p>

二是改進和完善管理流程。精細化管理需要在組織的流程的每一個環(huán)節(jié)中得到體現(xiàn)，所以不斷改進和優(yōu)化流程是精細化管理的主要特征。要達到管理精細化的目的，必需經(jīng)過摒棄不適合的管理方式和資源配置模式的過程，探尋到企業(yè)價值觀相匹配的管理模式，“尋找問題-探討解決思路-制定解決方案-執(zhí)行-反饋-尋找問題”如此循環(huán)，便可固本強源，同時提升面對問題時的韌性，以不變應(yīng)萬變，剛?cè)嵯酀?，解決問題。

三是強調(diào)持續(xù)不斷的改進。精細化管理沒有固定的模式，也不能照搬別人的精細化管理模式，要從管理的實踐經(jīng)驗中不斷地總結(jié)，不斷地提升。別人的經(jīng)驗可以借鑒，但絕不能簡單地移植。

四是以人為核心。管理最核心的問題是人的問題，精細化管理更是強調(diào)以人為核心，管理就是使有限的資源發(fā)揮最大的效能的過程。而在一個組織中人的資源是最重要的資源，要創(chuàng)造最大效率和效益，就必須使人的潛力得到最大程度的發(fā)揮。而如何最大程度地發(fā)揮人的潛力，則是管理中面臨的最大的難題，也是精細化管理面臨的最大的難題。

五是強調(diào)創(chuàng)新。精細化管理以持續(xù)的自我改進為特征，而創(chuàng)新則是自我改進的永恒的主題。沒有創(chuàng)新，則談不到自我改進，而精細化管理即強調(diào)創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷地否定自我，不斷地進步。細節(jié)是一種創(chuàng)造，包含著把小事做細的精細化管理則強調(diào)非數(shù)據(jù)不精、非創(chuàng)新不細。

六是提高認識。一方面，增強工作的自覺性、及時性、細致性、有效性，不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事在自己這里延誤、不讓傳遞的文件在自己這里中斷、不讓辦理的文件在自己這里積壓、不讓各種差錯在自己這里發(fā)生、不讓前來辦事的人在自己這里受到冷落、不讓辦公室的形象在自己這里受損，增強責(zé)任意識、創(chuàng)新意識和程序意識，“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。

七是完成工作任務(wù)落實的轉(zhuǎn)變。首先，變主任工作督催為個人主動匯報。即經(jīng)辦人事情辦理后，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反饋辦理意見，使每件事情有始有終，有因有果。其次，變職工被動接受檢查為個人自查在先組織檢查在后。即每個員工逐日認真填寫日清日結(jié)工作日記，對照本人精細化崗位工作職責(zé)要求，逐條逐項查漏補缺，及時進行整改完善，對工作中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)或預(yù)計可能出現(xiàn)的情況提出對策，供領(lǐng)導(dǎo)決策。再次，變粗方式考核為精細化考核。即參照上級和本級規(guī)范化管理工作考核辦法和標(biāo)準(zhǔn)，對每個專業(yè)的精細化崗位職責(zé)任務(wù)逐條逐項分解，按周、按月公開考核到崗到人，真正做到獎勤罰懶、獎優(yōu)罰劣，促使每個精細化管理點都能達到規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，真正發(fā)揮精細化管理的作用，達到精細化管理的目標(biāo)。

四、精細化管理的進一步提升

首先，不斷創(chuàng)新、深化精細化管理。在實施精細化過程中，注重樹立規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合的意識。規(guī)范性方法是基本性的、不可或缺的條件、要求、手段，創(chuàng)新的方法與技巧是在規(guī)范性的基礎(chǔ)上發(fā)展的要求和手段規(guī)范是精細的表現(xiàn)形式，精細是創(chuàng)新的方向和動力。

其次，努力將辦公室精細化管理上升為一種文化。推行辦公室精細化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設(shè)，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀，把精細化管理當(dāng)作一種工作要求，一種精神境界，一種文化素養(yǎng)，真正做到圍繞中心、服務(wù)大局、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻、雷厲風(fēng)行、嚴謹細致，創(chuàng)造一流工作業(yè)績。

精細化管理是一種現(xiàn)代化的管理理念，也是現(xiàn)在企業(yè)管理發(fā)展的趨勢，將其應(yīng)用到辦公室管理工作中，可更好地提高管理水平和工作效率。開拓創(chuàng)新、總結(jié)經(jīng)驗，在管理的實踐中不斷摸索，最終將實現(xiàn)成功管理，促進企業(yè)的發(fā)展進步。

參考文獻：

[1]精細化管理，汪中求、吳宏彪.

[2]辦公室工作精細化管理探析，周金群.

[3]辦公室工作中的精細化管理，煙草在線專稿，大白。