電力檔案管理工作中存在的問題及對策

摘要：電力檔案管理工作作為電力管理工作的重要環(huán)節(jié)，它在很大程度上影響著電力企業(yè)是否能健康發(fā)展，同時也是企業(yè)獲得市場競爭力有力保障。因此，強(qiáng)化電力企業(yè)的電力檔案管理，探究電力檔案管理工作中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出建設(shè)性的建議，具有重大現(xiàn)實(shí)意義。下文筆者主要圍繞電力檔案管理工作的問題與對策展開探討。

關(guān)鍵詞：電力檔案;檔案管理;問題與對策

前言

電力檔案涉及的信息量很大、門類很多、范圍很廣，它對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常運(yùn)行有著重大作用，能夠真實(shí)反應(yīng)出電力企業(yè)的成長以及發(fā)展的歷程，并且具備廣泛科技資源與特有知識信息是企業(yè)難以估量寶貴資源?；谶@種狀況，電力企業(yè)勢必要掌握電力檔案管理工作所存在問題，將科學(xué)創(chuàng)新作為理念，把握機(jī)會，推動電力檔案管理的現(xiàn)代化步伐，以達(dá)到適應(yīng)社會發(fā)展新需求，擴(kuò)寬電力檔案新領(lǐng)域，促進(jìn)企業(yè)朝著又好又快道路發(fā)展。

1.電力檔案管理工作中存在的問題

1.1對電力檔案管理工作重視程度不夠

電作為工業(yè)革命產(chǎn)物，自中國電力大力發(fā)展以來，電力行業(yè)大多將重心放在了電力工程建設(shè)上，忽視了電力企業(yè)檔案的建設(shè)。這樣使得部分電力企業(yè)檔案管理人員不夠重視檔案管理的工作，沒有較強(qiáng)工作責(zé)任意識，導(dǎo)致原先部分電力檔案資源缺失，沒有豐富電力企業(yè)檔案資源，這將嚴(yán)重影響電力企業(yè)日后發(fā)展，難以為企業(yè)提供工作支持與檔案服務(wù)，企業(yè)在檔案需求上以及檔案利用上不能取得很好效果。雖然電力企業(yè)加大了人力物力投資力度，但是電力企業(yè)在改革時，部分企業(yè)管理檔案資產(chǎn)常常體現(xiàn)上形式上，管理不到位、沒有發(fā)揮檔案資產(chǎn)開發(fā)利用的效益、并未認(rèn)識檔案是無形資產(chǎn)與有形資產(chǎn)原始憑證與記錄，本身同樣為企業(yè)資產(chǎn)一部分。

1.2檔案管理和電力技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r尚未有機(jī)融合

由于電力服務(wù)所涉及的顧客來自千家萬戶，且電力從管理、生產(chǎn)傳輸?shù)竭\(yùn)行、銷售以及使用結(jié)算等都是十分繁瑣復(fù)雜的過程，所以為了滿足管理需求，對應(yīng)的電力企業(yè)也構(gòu)建了系統(tǒng)的專業(yè)的計(jì)算機(jī)型管理體系，計(jì)算機(jī)型管理體系肩負(fù)著大量電力企業(yè)的管理信息，同時伴隨著電力發(fā)展速度的加快而更新。但是實(shí)際運(yùn)行中，系統(tǒng)卻在先期開發(fā)當(dāng)中沒有考慮有效融合檔案系統(tǒng)，使得電力檔案的管理人員若沒有進(jìn)入企業(yè)信息的集成系統(tǒng)里，那么就難以掌握企業(yè)信息核心部分，又或者檔案根本接受不到。

1.3電力檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)要與電力發(fā)展相適應(yīng)

要想培養(yǎng)一批合格的電力檔案管理隊(duì)伍，不僅要求電力檔案管理人員具備一定的政治素養(yǎng)與理論水平，還要求具備一定文字表達(dá)與工作能力，以適應(yīng)不斷發(fā)展的時代需求。人作為現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)最為關(guān)鍵因素，無論是管理，還是網(wǎng)絡(luò)都離不開人，只有在人的管理下，才能發(fā)揮出軟硬件設(shè)備的作用。但是電力企業(yè)在實(shí)際檔案管理中，并未充分發(fā)揮出人員的作用，只是將檔案管理看做簡單收集和分類工作，電力檔案人員專業(yè)素質(zhì)、責(zé)任意識有待提高。電力檔案能力的人員中對于復(fù)合型的人才較為缺乏，沒有既懂得計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及騰訊技術(shù)，然后又對檔案業(yè)務(wù)精通的綜合性人才，因此難以滿足電力檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需要和檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)。

1.4電力檔案信息化程度有待提高

目前，我國電力企業(yè)的電力檔案管理信息化程度尚且很低，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識到檔案信息建設(shè)的重要性，并未將檔案信息建設(shè)融入到企業(yè)信息整體規(guī)劃中，導(dǎo)致檔案信息建設(shè)資金投入存在缺乏現(xiàn)象;

（2）企業(yè)檔案的信息化制度與標(biāo)準(zhǔn)還不夠完善，在實(shí)際開展中缺乏有效可行依據(jù)與措施;

（3）數(shù)字化的硬件設(shè)備有著較低的使用效率，索然部分企業(yè)已經(jīng)配備了數(shù)字檔案設(shè)備，但是在數(shù)據(jù)的錄入量上卻有限;

（4）沒有充分利用開發(fā)信息檔案資源，雖然部分企業(yè)在檔案數(shù)字管理上做了很多工作，卻沒有充分開發(fā)利用數(shù)字化的資源，另外雖然部分企業(yè)檔案達(dá)到了計(jì)算機(jī)利用、檢索的目的，卻僅僅是在檔案室的內(nèi)部里使用，沒有實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體信息資源網(wǎng)絡(luò)的共享。

2.電力檔案管理工作中問題的對策

2.1健全電力檔案管理機(jī)制

為了保證電力檔案管理工作的順利進(jìn)行，必須健全電力檔案管理體制。健全電力檔案管理體制，要求密切聯(lián)系電力企業(yè)其檔案工作特點(diǎn)，根據(jù)國家檔案管理局頒發(fā)并執(zhí)行企業(yè)檔案的工作規(guī)范，來制定出健全的檔案工作各項(xiàng)規(guī)章體制，構(gòu)建并全面落實(shí)各部門立卷的責(zé)任制，把檔案工作三納入與四參加以及四同步融入在電力企業(yè)各項(xiàng)的工作流程中，做到責(zé)任分工嚴(yán)格、管控規(guī)范過程、閉環(huán)管理形成。此外，構(gòu)建檔案管理負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)，電力企業(yè)各部門參與到檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中，并形成上下聯(lián)系、互相配合以及檔案室與部門相互貫通與左右協(xié)調(diào)檔案工作網(wǎng)絡(luò)局面。

2.2加大電力檔案管理工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度

隨著電力檔案工作范圍的擴(kuò)大，對電力檔案管理人員政治素養(yǎng)、操作技能、專業(yè)水平和文化知識等方面的要求也越來越高。為了適應(yīng)新時代發(fā)展要求，電力檔案管理人員要不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)電力檔案相關(guān)政策和相關(guān)業(yè)務(wù)知識，要善于跟工程項(xiàng)目施工部門和管理部門溝通。=并通過培訓(xùn)讓檔案專業(yè)管理人員能更好適應(yīng)電力檔案事業(yè)與信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀，擁有更為廣博知識，運(yùn)用數(shù)字化、信息化管理手段管理人事方面的檔案信息。另外為了及時了解掌握電力工程建設(shè)的動態(tài)，還培訓(xùn)激勵檔案管理人員要參與到電力工程建設(shè)中，對電力工程項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收和評審，有計(jì)劃地做好收集工作。電力檔案人員只有真正參與到企業(yè)管理中，不斷更新自身知識，積極主動關(guān)心電力公司發(fā)展，才能保證檔案工作和企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.3電力檔案與企業(yè)主體相結(jié)合

電子環(huán)境下，若電力檔案管理人員不能夠積極投入到文件形成與保管過程中，那么文件在絕大多數(shù)情況下會出現(xiàn)不存在現(xiàn)象或者文件過少到難以被提供使用、編目、保存、鑒定情況。針對電力企業(yè)現(xiàn)狀，電力檔案管理工作要積極參與到電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)，在電子文件產(chǎn)生源頭行使檔案指導(dǎo)監(jiān)督職能，各系統(tǒng)設(shè)計(jì)與運(yùn)行途中要積極主動的介入，并加入電力企業(yè)電子檔案其文件鑒定歸檔、保存與利用各管理的內(nèi)容，運(yùn)用專業(yè)檔案信息管理的平臺來強(qiáng)化電力檔案信息實(shí)時性、可靠性與有效性。

2.4加大電力工程檔案管理力度

加大電力工程檔案管理力度，要狠抓電力檔案管理和工程的三同步，即電力工程開始建設(shè)時，電力檔案工作也要同步開始;電力工程在建設(shè)中時，相關(guān)竣工資料累計(jì)、整編以及審定工作都要同步進(jìn)行;當(dāng)電力工程竣工進(jìn)行驗(yàn)收時，電力檔案驗(yàn)收工作也要同步進(jìn)行。另外，還要確保電力檔案的準(zhǔn)確性和完整性，要將事后控制轉(zhuǎn)變成事前控制、電力項(xiàng)目檔案管理由末端轉(zhuǎn)變成前沿、后續(xù)工作轉(zhuǎn)變成前置工作、電力項(xiàng)目檔案管理納入到程序管理中和項(xiàng)目建設(shè)各環(huán)節(jié)同步，從而實(shí)現(xiàn)全程控制記錄體系。

3.總結(jié)語

綜上所述，電力檔案管理工作是電力企業(yè)獲得市場競爭力有利保障，是確保企業(yè)經(jīng)營活動正常開展寶貴資源。作為電力檔案相關(guān)管理人員，為了適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求，勢必要不斷更新理念，強(qiáng)化電力檔案收集、保護(hù)、整理、開發(fā)和利用能力，在給電力企業(yè)發(fā)展創(chuàng)建寶貴資源基礎(chǔ)上，還需提升自身素養(yǎng)，增強(qiáng)信息化水平與檔案編研的能力，以達(dá)到體現(xiàn)檔案本質(zhì)價值，給電力企業(yè)提供高效率、全方位以及多渠道優(yōu)質(zhì)服務(wù)目的。

參考文獻(xiàn)：

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