利用Excel辦公軟件實現(xiàn)人事數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的無縫對接

人事部門與財務(wù)部門是單位相對獨立的兩個部門，人事部門負責職工薪酬標準的制定，財務(wù)部門負責職工薪酬的核算與發(fā)放，在紙質(zhì)辦公時代，人事部門制定每位職工的薪酬標準后，通過紙質(zhì)文檔或表格傳遞到財務(wù)部門，財務(wù)部門再按標準進行核算發(fā)放，形成兩個獨立的兩個工作環(huán)節(jié)。

進入辦公自動化后，人事部門和財務(wù)部門一般都有自己獨立的辦公應(yīng)用軟件，兩個部門各自運用辦公軟件處理職工薪酬業(yè)務(wù)雖然都非常便利，但由于系統(tǒng)間數(shù)據(jù)往往難以兼容共享，因而兩個部門的數(shù)據(jù)往往難以直接對接共享，也就是說人事部門提供的工資數(shù)據(jù)財務(wù)部門還需通過人工再次錄入財務(wù)工資管理系統(tǒng)進行核算和發(fā)放，而且，兩套系統(tǒng)的購置費用和每年運行維護費用價格不菲。

我單位人事部門和財務(wù)部門在之前的工作中也一直分別使用兩套系統(tǒng)進行職工薪酬的制定和核發(fā)，但始終無法解決兩套系統(tǒng)的對接問題。后來為了節(jié)約辦公費用，嘗試應(yīng)用免費的Excel表格進行數(shù)據(jù)處理，通過近兩年的實踐，我們發(fā)現(xiàn)運用Excel表格進行數(shù)據(jù)處理不僅節(jié)約了辦公費用，而且能實現(xiàn)人事數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的有效對接共享，大大節(jié)約了辦公經(jīng)費，減輕了兩個部門的工作量。

Excel是由Microsoft為Windows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的電腦而編寫和運行的一款試算表軟件。直觀的界面、出色的計算功能、圖表工具，使Excel成為最流行的微機數(shù)據(jù)處理軟件。Excel表格所具備的復(fù)制粘貼功能和數(shù)據(jù)匯總功能，使得表格之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和計算十分便利。

一、利用Excel表格實現(xiàn)薪酬標準制定與核發(fā)放的無縫對接

分別設(shè)計兩套Excel表格，第一套“職工工資薪酬標準表”表由人事部門負責錄入。

第一套表表樣如下：

第二套表由財務(wù)部門負責錄入，第二套表由三張表格組成，“表一”為“工資發(fā)放表”，“表二”為“工資發(fā)放匯總表”，“表三”為“工資發(fā)放單”?！氨硪弧睘榛A(chǔ)性表格，“表二”和“表三”分別從“表一”中提取數(shù)據(jù)。

第二套表格樣式如表1：

利用“職工編號”進行排序，始終保持人事部門與財務(wù)部門的編號順序的始終，這樣，人事部門提供的工資標準便能通過“復(fù)制、粘貼”的方式直接導(dǎo)入財務(wù)部門的工資核發(fā)表格。

利用Excel表格的公式計算以及自動匯總功能，財務(wù)部門在“工資發(fā)放表中”自動計算出每位職工每月應(yīng)發(fā)工資額及實發(fā)工資金額，并自動匯總出單位的月工資發(fā)放數(shù)據(jù)。

利用Excel表格的表格間取數(shù)功能，還可將“表1”的這些工資發(fā)放數(shù)據(jù)自動調(diào)入“表3”“工資發(fā)放單”，并將匯總數(shù)據(jù)調(diào)入“表2”“工資匯總表”。

二、利用Excel表格實現(xiàn)“工資薪金個人所得稅”計算與扣繳的無縫對接

通過Excel表格的自動計算功能，財務(wù)部門還能在“表1”中設(shè)置公式，直接以每位職工的月收入為基數(shù)，自動計算出每位職工每月應(yīng)繳稅金金額。由于Excel表格能夠隨意變換形式，還可將“表1”變化為能夠直接導(dǎo)入網(wǎng)上繳稅系統(tǒng)的“繳稅表格”樣式，完成工資發(fā)放與個稅繳納的無縫對接。

由“表1”變化的“繳稅表格”樣式如下：

該表能直接導(dǎo)入“網(wǎng)上自助辦稅系統(tǒng)”，由此大大減輕了財務(wù)部門計算和繳納職工每月個人所得稅的工作量，同時也能避免人工錄入的可能的失誤。

三、利用Excel表格實現(xiàn)公積金計算與扣繳的無縫對接

銀行計繳公積金的工作表也是Excel表格，因此，利用Excel表格的復(fù)制粘貼功能還能把通過“表一”直接計算出的職工每月應(yīng)繳公積金金額，通過復(fù)制粘貼直接導(dǎo)入銀行公積金計繳工作表，完成職工公積金計算與扣繳的無縫對接。

銀行公積金計繳工作表的表格樣式如下：

上表中的職工身份證號碼可以從人事部的“職工工資薪酬標準表”直接導(dǎo)入，職工公積金月繳存額可從“表一”直接導(dǎo)入，繳存公積金月均工資可運用公式，由職工公積金月繳存額直接計算得出。

由此，通過Excel表格便完成了公積金計算與扣繳的無縫對接。

總之，在人事工作和會計工作電子化時代，不需要使用價格昂貴的操作系統(tǒng)，只要善于運用Excel表格，我們也能簡單、高效地完成大量的數(shù)據(jù)運算和導(dǎo)入工作，Excel表格所具備的強大功能還有待我們在日常工作中一一開發(fā)。