論企業(yè)項(xiàng)目管理中良好溝通的策略

潘磊

摘 要：項(xiàng)目管理是一項(xiàng)重要的工作，為了提高項(xiàng)目管理的水平，必須做好溝通工作，各個(gè)部門之間要相互協(xié)作，還要做好資源信息的共享工作，這樣才能及時(shí)解決項(xiàng)目管理中存在的問題。本文對(duì)項(xiàng)目管理中良好溝通的策略進(jìn)行了探討，希望可以有效提高項(xiàng)目過程控制的水平，保證最終的項(xiàng)目質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；溝通；體系；策略

在項(xiàng)目管理中，溝通的方法有很多，為了保證溝通成功，保證施工項(xiàng)目可以按照計(jì)劃順利展開，工作人員一定要注意溝通的方法，可以采用書面、口頭、郵件等多種方式，在選擇溝通方式時(shí)需要結(jié)合工程實(shí)際。書面溝通一般被用作通知活動(dòng)，而口頭溝通主要應(yīng)用在會(huì)議或者討論工作中。在制定項(xiàng)目管理溝通策略時(shí)，一定要選擇能被大多數(shù)人接受的溝通方式，這樣才能保證溝通的效果。

一、建立良好的溝通體系

在制定項(xiàng)目管理策略時(shí)，首先要建立良好的溝通體系，還要對(duì)這一管理體系進(jìn)行完善。在項(xiàng)目管理計(jì)劃中，要制定項(xiàng)目管理培訓(xùn)溝通計(jì)劃，這項(xiàng)工作對(duì)項(xiàng)目施工質(zhì)量有著重要影響，但是很多管理人員會(huì)忽視這項(xiàng)工作，由于沒有制定完整的溝通計(jì)劃，所以項(xiàng)目溝通管理一直處于比較混亂的形式下，影響了溝通的效率以及質(zhì)量。項(xiàng)目溝通可以與客戶建立良好的關(guān)系，在溝通的過程中，主要依靠了項(xiàng)目經(jīng)理的業(yè)務(wù)水平以及工作經(jīng)驗(yàn)，所以，高效的溝通體系一般只存在于項(xiàng)目經(jīng)理的大腦中，缺乏書面計(jì)劃，只是口頭傳教的方式效率比較低。只有對(duì)溝通計(jì)劃方案的編制進(jìn)行規(guī)范，才能提高溝通的效率，通過以往項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目經(jīng)理可以總結(jié)出書面的計(jì)劃報(bào)告，通過書面文字對(duì)其他工作人員進(jìn)行教育，通過經(jīng)驗(yàn)交流的方式，可以實(shí)現(xiàn)信息與經(jīng)驗(yàn)的共享，可以提高工作的效率以及工作人員的業(yè)務(wù)水平。

項(xiàng)目管理中包括多項(xiàng)項(xiàng)目溝通計(jì)劃，在編制的過程中，一定要掌握組織結(jié)構(gòu)以及項(xiàng)目干系的相關(guān)信息，項(xiàng)目經(jīng)理要了解組織結(jié)構(gòu)中溝通需求對(duì)組織計(jì)劃的影響，項(xiàng)目經(jīng)理需要定期向項(xiàng)目管理部門遞交分析報(bào)告，這也是溝通計(jì)劃中的重要內(nèi)容。在項(xiàng)目管理中包含多個(gè)項(xiàng)目干系人，為了保證其利益，要對(duì)項(xiàng)目干系人的需要進(jìn)行調(diào)查，還要認(rèn)真考慮并盡量滿足其要求。在項(xiàng)目管理體系中，最重要的項(xiàng)目干系人就是客戶，其次還包括項(xiàng)目經(jīng)理等工作人員，制定完善的溝通體系后，可以更好的了解到客戶的需求，可以掌握不同階段，項(xiàng)目干系人需求的變化情況，可以了解到客戶的偏好，相關(guān)工作人員要認(rèn)真分析與處理這些信息，在制定溝通計(jì)劃時(shí)，要保證溝通系統(tǒng)的完善性以及全面性。

二、保證溝通的及時(shí)性與積極性

在項(xiàng)目管理中，要保證溝通的及時(shí)性，要快速提取溝通內(nèi)容的要點(diǎn)，還要及時(shí)解決溝通中提出的問題，要保證項(xiàng)目信息溝通的時(shí)效性。在對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與存儲(chǔ)時(shí)，也要提高工作的效率，一定要保證信息交流的暢通性，這樣可以保證溝通的目的盡快達(dá)到。項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理溝通中占有重要的地位，其主要負(fù)責(zé)信息的傳輸以及中轉(zhuǎn)，其主要責(zé)任就是保證信息交流的暢通性。項(xiàng)目經(jīng)理一定要做好各個(gè)部門之間的交流與溝通工作，還做好部門領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通工作，還要對(duì)項(xiàng)目組內(nèi)成員之間的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)。另外，公司與外聯(lián)公司之間的溝通也是通過項(xiàng)目經(jīng)理完成的，所以，項(xiàng)目經(jīng)理的工作繁多、責(zé)任重大，其必須發(fā)揮出重要的溝通與協(xié)調(diào)作用，才能保證項(xiàng)目管理溝通策略的完善性。

1.業(yè)務(wù)部門之間的溝通

項(xiàng)目管理中包括多個(gè)業(yè)務(wù)部門，項(xiàng)目經(jīng)理首先要做好不同部門之間的溝通，要對(duì)業(yè)務(wù)部門的需求進(jìn)行分析，還要總結(jié)出重點(diǎn)問題，在溝通的過程中要發(fā)揮協(xié)調(diào)的作用，還要做到有的放矢，要以項(xiàng)目的整體性為前提，使各個(gè)部門了解到項(xiàng)目組的實(shí)際困難，要盡量解決部門提出的問題，使部門之間相互理解。在溝通與交流的過程中，可能會(huì)涉及一些專業(yè)性比較強(qiáng)的問題，所以，項(xiàng)目經(jīng)理也需要請(qǐng)業(yè)務(wù)專家進(jìn)行調(diào)節(jié)，可以使業(yè)務(wù)專家參與到溝通討論工作中，使其做技術(shù)上的引導(dǎo)。

2.做好與部門領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通

在溝通的過程中，由于涉及的部門比較多，所以項(xiàng)目經(jīng)理需要與不同部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，由于一些部門的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限要大于項(xiàng)目經(jīng)理，在溝通的過程中，可能會(huì)受到較大的干擾與限制，為了保證溝通的效果，項(xiàng)目經(jīng)理需要定期向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際情況，請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)作出重要的指導(dǎo)，并給予一定支持。項(xiàng)目經(jīng)理可以通過郵件的方式與部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，根據(jù)不同部門領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限，需要提出不同的問題，還要降低溝通的成本，提高解決問題的效率。針對(duì)原則性問題，不能由于權(quán)限而向領(lǐng)導(dǎo)妥協(xié)，一定要堅(jiān)持原則，對(duì)承諾的問題一定要兌現(xiàn)，這樣才是對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

3.做好與項(xiàng)目組成員之間的溝通

對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說，規(guī)模較大的項(xiàng)目主要是與各應(yīng)用的專業(yè)經(jīng)理以及架構(gòu)師之間的溝通。在某廠改造項(xiàng)目系統(tǒng)測(cè)試階段，開發(fā)經(jīng)理和測(cè)試經(jīng)理關(guān)于提交的測(cè)試問題數(shù)量存在爭(zhēng)論，開發(fā)經(jīng)理認(rèn)為測(cè)試部門提交問題重復(fù)，且數(shù)量過多；而測(cè)試經(jīng)理認(rèn)為項(xiàng)目辦對(duì)于測(cè)試部門給出了測(cè)試標(biāo)桿值，他是按照這個(gè)來執(zhí)行的，而且他認(rèn)為開發(fā)經(jīng)理一味偏袒開發(fā)人員，且拒絕修改的問題答復(fù)過于簡(jiǎn)單。

從這個(gè)案例當(dāng)中，筆者認(rèn)為關(guān)鍵在于項(xiàng)目經(jīng)理接收到各方面信息之后，不要急于做出結(jié)論，因?yàn)檫@個(gè)結(jié)論很可能是以偏概全或者根本就是錯(cuò)誤的，要對(duì)信息進(jìn)行有效的確認(rèn)。同時(shí)在溝通過程當(dāng)中項(xiàng)目經(jīng)理要做到立場(chǎng)的合理切換，有時(shí)候要站在項(xiàng)目的立場(chǎng)上、有時(shí)候站在專業(yè)經(jīng)理的立場(chǎng)上。最后一點(diǎn)就是要堅(jiān)持項(xiàng)目管理過程當(dāng)中的公正、公平原則，對(duì)項(xiàng)目所涉及應(yīng)用不偏不倚，只談問題的解決不談其余的個(gè)人問題。

三、結(jié)語

項(xiàng)目管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，為了保證項(xiàng)目施工的質(zhì)量，相關(guān)工作人員一定要做好溝通工作，溝通是協(xié)調(diào)的主要方式，在溝通中，可以提高人們的工作效率，可以保證項(xiàng)目順利完成。項(xiàng)目施工單位要建立良好的溝通體系，還要注重溝通的流暢性，一定要以積極的態(tài)度解決問題。溝通包括陳述、討論等多種方式，在描述的過程中要盡量簡(jiǎn)潔，不能流于形式，溝通的方式也要盡量簡(jiǎn)單，這樣才能保證時(shí)效性。

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